قادة الفكر
لماذا تعد هيكلة المعلومات العمود الفقري للبوابات الداخلية للعاملين في عالم مدفوع بالذكاء الاصطناعي
منذ سنوات، كان لي الفرصة لقيادة عملية تحديث البوابة الداخلية لشركة سبرينت للاتصالات، التي تتخذ من مدينة كانساس سيتي مقراً لها. لم نبنِ نظاماً جديداً فحسب، بل قمنا بتحويل طريقة تفاعل الآلاف من الموظفين مع مكان عملهم الرقمي. هذا المشروع حصل على مكانة في قائمة “أفضل البوابات الداخلية” التي تصدرها مجموعة نيلسن نورمان، ولم يكن ذلك بالصدفة. لقد استغرق الأمر تركيزاً لا يكل لتنسيق أصحاب المصلحة، وإعادة التفكير في تنظيم المحتوى، وتقديم شيء يعمل. لقد قمنا بتحديث الحوكمة، وتجربة المستخدم، ووظائف البحث، والتحليلات، والميزات الاجتماعية، والوصول المحمول – كل شيء. لقد كان ذلك مرهقاً، ولكنه علمني ما يلزم لجعل البوابة الداخلية تعمل بشكل صحيح.
كان هذا في أيام ما قبل البرامج كخدمة، قبل أن تجعل أدوات مثل Staffbase الحياة أسهل لأولئك منا في خنادق البوابات الداخلية. هل تريد من الموظفين أن “يعجبهم” منشور إخباري أو تتبع بيانات الاستخدام؟ عليك أن تبنيها بنفسك. التحديثات كانت كابوسا – الأنظمة المبرمجة يدويًا تعني أن خطأً واحدًا في تنظيم المحتوى يمكن أن يستغرق أسبوعًا أو شهرًا للتصحيح. لهذا السبب كنا نركز على هيكلة المعلومات (IA). إذا فشلت، فإنك سوف تحصل على بوابة داخلية غير مريحة تسبب إزعاجاً للجميع.
لنحصل على هيكلة المعلومات الصحيحة، لجأنا إلى الأساليب التقليدية: تصنيفات بطاقات المستخدم باستخدام بطاقات فهرسة مادية. كنا نجمع 20-30 موظفاً في غرفة مؤتمر، ونشرح السياق، ثم نسألهم فرز البطاقات إلى أكوام، وتسمية كل واحدة منها. ثم كنا نتحليل البيانات – جداول، تصورات، الأعمال – لتوجيه القيادة حول ما يبدو منطقياً للمستخدمين الحقيقيين. لقد استغرق ذلك وقتاً طويلاً، أحياناً يستغرق أشهر، ولكنه كان يستحق ذلك. النتيجة كانت بوابة داخلية داعمة من قبل القيادة وتم استخدامها من قبل الموظفين دون الشتائم.
اليوم، في Staffbase، قمنا بتبسيط هذه العملية، ولكن المبدأ الأساسي لا يزال قائماً: الاستماع إلى الموظفين أولاً. عندما ننضم إلى العملاء، نقوم بورش عمل لجلب الاتصالات الداخلية، و الموارد البشرية، و تكنولوجيا المعلومات (فرق غالباً ما تكون لديها أجندات مختلفة بشكل كبير) للاتفاق على تنظيم المحتوى. ليس هذا بالأمر السهل. هذه الجلسات يمكن أن تأخذ يوماً كاملاً، أحياناً أكثر، لصياغة هيكلة معلومات بسيطة ولكن فعالة. ثم يأتي ذلك بعد ذلك مع مرور المسودات للحصول على موافقة أصحاب المصلحة.对于 العملاء الذين يريدون أن يذهبوا إلى أبعد من ذلك، ما زلت أوصي بدراسات التصنيف الرقمي باستخدام أدوات مثل Optimal Workshop. إنه سريع، ويبقي الموظفين على اطلاع، ولا يبطئ عملية البناء.
على مر السنين، رأينا مئات من هياكل المعلومات – بعضها عبقري، وبعضها كوارث. لا توجد هياكل متطابقة، ولكن这里 هي أنماط التنقل التي تعمل باستمرار:
- شركةنا / عنا: الرؤية، والمهمة، والقيم، والهيكل التنظيمي، والمناصب. هذا النوع من المحتوى يؤسس للموظفين الصورة الكبيرة ويدعم الاستراتيجية التحريرية.
- الموارد البشرية / الوظيفة والمزايا: الراتب، والمزايا، والرفاهية، والتدريب، ومراجعات الأداء – المحتوى الأساسي لعلاقة الموظف بالموظف.
- عملي / كيف نعمل: محتوى مركز على المهام مثل السفر، وتقارير النفقات، ودعم تكنولوجيا المعلومات، أو قوائم المطعم، منظمة حسب الموضوع، وليس حسب الإدارة، مع روابط إلى المحتوى المرتبط.
- الإدارات / المنظمات: حيث تنشر الفرق الكبيرة مثل تكنولوجيا المعلومات، والمرافق، أو القانون تحديثاتها. لا توجد محتوى مكرر – فقط رابط إلى المصدر.
- المنتجات والخدمات: يعرض ما تبيعه الشركة، خاصة للشركات التي تدفعها المبيعات.
- التبويبات المخصصة: أقسام مثل “فريقي” أو “موارد القيادة”، مخصصة لمجموعات محددة.
- المساعدة / موارد تكنولوجيا المعلومات: روابط دعم واضحة مع سياق كافٍ لتحقيق الوقت.
بناء هيكلة المعلومات بهذه الطريقة – الجذور في ملاحظات الموظفين – يؤدي إلى نتائج قابلة للقياس. يجد الموظفون ما يحتاجون إليه دون النقر المستمر. أفرق الاتصالات تعمل بشكل أفضل مع الإدارات الأخرى عندما لديهم بيانات المستخدم لدعمها. حملات الإطلاق تنجح بشكل أفضل لأنها مستوحاة من رؤى حقيقية. وبعد الإطلاق، يمكن لأفرق العمل مراقبة الاتجاهات وإجراء تعديلات ذكية بدلاً من الاستجابة لكل شكوى.
هيكلة المعلومات في عالم الذكاء الاصطناعي: الرهانات أعلى
الذكاء الاصطناعي يغير مكان العمل الرقمي، ويجعل هيكلة المعلومات أمراً لا يتنازل عنه. هيكلة معلومات ضعيفة لا تسبب فقط إزعاجاً للموظفين – بل يمكن أن تسبب فشل مبادرات الذكاء الاصطناعي. لقد رأيت ذلك يحدث: بوابة داخلية غير منظمة تحول ميزات التخصيص إلى فوضى، وتضييع الوقت والمال.
هنا السبب في أهمية هيكلة المعلومات أكثر من أي وقت مضى:
- البحث الذي يوفر: محركات البحث التي تعمل بالذكاء الاصطناعي تحتاج إلى تنقل واضح وبيانات وصفية لتوفير نتائج دقيقة. هيكلة معلومات قوية تضمن أن يحصل الموظفون على الإجابات بسرعة.
- التخصيص الذي يعمل: الذكاء الاصطناعي يمكن أن يخصص المحتوى حسب الأدوار، ولكن فقط إذا كانت هيكلة المعلومات منطقية بما يكفي للخوارزميات لفهمها.
- الروبوتات الحوارية التي لا تفشل: هيكلة معلومات غير منظمة تسبب ارتباكاً لأدوات الذكاء الاصطناعي مثل الروبوتات الحوارية، مما يؤدي إلى إجابات خاطئة أو محتوى مكرر.
- الرؤى في الوقت الفعلي: تحليلات الذكاء الاصطناعي تكشف كيف يتنقل الموظفون، مما يسمح لك بتحسين هيكلة المعلومات بناءً على الاستخدام الفعلي، وليس على التخمين.
هيكلة معلومات صلبة، مبنية على ما يحتاجه الموظفون، تحول البوابة الداخلية إلى أداة تمكن الموظفين.随着 الذكاء الاصطناعي يأخذ المزيد من مكان العمل، هيكلة المعلومات هي الأساس الذي يجعل تلك الأدوات فعالة. ليس الأمر عن التكنولوجيا المبهرة – بل عن التنفيذ الذي يحترم الموظفين بقدر ما يحترم العملاء. عندما تجمع بين رؤى الذكاء الاصطناعي وهيكلة معلومات تم اختبارها من قبل المستخدم، تحصل على بوابة داخلية لا تعمل فقط – بل تقود النتائج. هذا ما قمت ببناءه على مر السنين، وما يبقيني مركزاً على الحصول عليه بشكل صحيح. ُوادع ُفعلت. لا تُستخدم للتكنولوجيا المبهرة – بل التنفيذ الذي يحترم الموظفين بقدر ما يحترم العملاء. عندما تجمع بين رؤى الذكاء الاصطناعي وهيكلة معلومات تم اختبارها من قبل المستخدم، تحصل على بوابة داخلية لا تعمل فقط – بل تقود النتائج. هذا ما قمت ببناءه على مر السنين، وما يبقيني مركزاً على الحصول عليه بشكل صحيح. ُوادع ُفعلت. لا تُستخدم للتكنولوجيا المبهرة – بل التنفيذ الذي يحترم الموظفين بقدر ما يحترم العملاء. عندما تجمع بين رؤى الذكاء الاصطناعي وهيكلة معلومات تم اختبارها من قبل المستخدم، تحصل على بوابة داخلية لا تعمل فقط – بل تقود النتائج. هذا ما قمت ببناءه على مر السنين، وما يبقيني مركزاً على الحصول عليه بشكل صحيح.
