Tại Sao Kiến Trúc Thông Tin Là Xương Sống Của Mạng Nội Bộ Công Ty Trong Thế Giới Được Lái Xe Bởi Trí Tuệ Nhân Tạo

Vài năm trước, tôi đã có cơ hội lãnh đạo một dự án cải tạo mạng nội bộ trong 10 tháng cho công ty Truyền Thông Sprint, có trụ sở tại Thành Phố Kansas. Chúng tôi không chỉ xây dựng một hệ thống mới – chúng tôi đã biến đổi cách hàng nghìn nhân viên tương tác với nơi làm việc kỹ thuật số của họ. Dự án đó đã được vinh danh trong danh sách “10 Mạng Nội Bộ Tốt Nhất” của Nielsen Norman Group, và điều đó không xảy ra ngẫu nhiên. Nó đòi hỏi sự tập trung không ngừng nghỉ để thống nhất các bên liên quan, suy nghĩ lại tổ chức nội dung và cung cấp một thứ gì đó hoạt động. Chúng tôi đã thay đổi quản lý, trải nghiệm người dùng, chức năng tìm kiếm, phân tích, tính năng xã hội, truy cập di động – mọi thứ. Đó là một quá trình khó khăn, nhưng nó đã dạy tôi những gì cần thiết để có một mạng nội bộ đúng cách.

Đây là thời kỳ trước khi có các công cụ như Staffbase làm cho cuộc sống của những người trong lĩnh vực mạng nội bộ dễ dàng hơn. Nếu bạn muốn nhân viên “thích” một bài đăng tin tức hoặc theo dõi dữ liệu sử dụng? Bạn phải tự xây dựng nó. Các bản cập nhật là một cơn ác mộng – các hệ thống được mã hóa cố định có nghĩa là một bước sai nhỏ trong tổ chức nội dung có thể mất vài tuần hoặc vài tháng để sửa chữa. Đó là lý do tại sao chúng tôi tập trung vào kiến trúc thông tin (IA). Nếu bạn làm sai, bạn sẽ bị kẹt với một mạng nội bộ cồng kềnh mà khiến mọi người thất vọng.

Để làm chủ IA, chúng tôi đã sử dụng phương pháp cũ: sắp xếp thẻ dựa trên người dùng với thẻ chỉ mục vật lý. Chúng tôi sẽ tập hợp 20-30 nhân viên trong một phòng họp, giải thích bối cảnh và yêu cầu họ sắp xếp thẻ vào các chồng, đặt tên cho từng chồng. Sau đó, chúng tôi sẽ phân tích dữ liệu – bảng tính, hình ảnh hóa, v.v. – để hướng dẫn lãnh đạo về những gì có ý nghĩa đối với người dùng thực sự. Đó là một quá trình tốn thời gian, đôi khi mất vài tháng, nhưng nó đã mang lại kết quả. Kết quả là một mạng nội bộ mà lãnh đạo ủng hộ và nhân viên thực sự sử dụng mà không than thở.

Ngày nay, tại Staffbase, chúng tôi đã tối ưu hóa quá trình này, nhưng nguyên tắc cốt lõi vẫn còn: lắng nghe nhân viên trước. Khi chúng tôi tích hợp khách hàng, chúng tôi tổ chức các buổi hội thảo để các nhóm Truyền Thông Nội Bộ, Nhân Sự và CNTT (các nhóm thường bị ảnh hưởng bởi các chương trình nghị sự khác nhau) thống nhất về tổ chức nội dung. Điều đó không dễ dàng. Các phiên này có thể mất một ngày đầy đủ, đôi khi nhiều hơn, để soạn thảo một IA đơn giản nhưng hiệu quả. Sau đó, đó là một quá trình gửi草稿 cho các bên liên quan phê duyệt. Đối với khách hàng muốn đi sâu hơn, tôi vẫn thích giới thiệu các nghiên cứu sắp xếp thẻ kỹ thuật số với các công cụ như Optimal Workshop. Nó nhanh chóng, giữ cho nhân viên trong vòng lặp và không làm chậm quá trình xây dựng.

Trong những năm qua, chúng tôi đã thấy hàng trăm IA – một số rất xuất sắc, một số là thảm họa. Không có hai IA nào giống hệt nhau, nhưng đây là các mẫu điều hướng mà thường hoạt động:

• Công Ty Chúng Ta/Về Chúng Ta: Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị, cấu trúc tổ chức và vai trò. Loại nội dung này giúp nhân viên hiểu được bức tranh lớn và hỗ trợ chiến lược biên tập.
• Nhân Sự/Sự Nghiệp & Lợi Ích: Mức lương, lợi ích, chăm sóc sức khỏe, đào tạo, đánh giá hiệu suất – nội dung cốt lõi cho mối quan hệ giữa nhân viên và người sử dụng lao động.
• Công Việc Của Tôi/Làm Thế Nào Chúng Ta Làm Việc: Nội dung tập trung vào công việc như du lịch, báo cáo chi phí, hỗ trợ CNTT hoặc thực đơn nhà ăn, được tổ chức theo chủ đề, không phải theo bộ phận, với liên kết đến nội dung liên quan.
• Bộ Phận/Tổ Chức: Nơi các đội lớn như CNTT, Cơ Sở Hạ Tầng hoặc Pháp Lý đăng tải các cập nhật của họ. Không có nội dung trùng lặp – chỉ liên kết đến nguồn.
• Sản Phẩm & Dịch Vụ: Giới thiệu những gì công ty bán, đặc biệt là đối với các công ty có động lực bán hàng.
• Tab Cá Nhân Hóa: Các phần như “Đội Của Tôi” hoặc “Tài Nguyên Lãnh Đạo”, được tùy chỉnh cho các nhóm cụ thể.
• Trợ Giúp/Tài Nguyên CNTT: Liên kết hỗ trợ rõ ràng với đủ bối cảnh để tiết kiệm thời gian.

Xây dựng một IA theo cách này – dựa trên phản hồi của nhân viên – mang lại kết quả có thể đo lường được. Nhân viên tìm thấy những gì họ cần mà không cần nhấp chuột nhiều. Các nhóm Truyền Thông Nội Bộ hợp tác tốt hơn với các bộ phận khác khi họ có dữ liệu người dùng để hỗ trợ. Các chiến dịch ra mắt đạt được kết quả tốt hơn vì chúng được định hình bởi những hiểu biết thực sự. Và sau khi ra mắt, các đội có thể theo dõi xu hướng và thực hiện các điều chỉnh thông minh thay vì phản ứng với mọi khiếu nại.

IA Trong Thế Giới Trí Tuệ Nhân Tạo: Cái Giá Của Nó Cao Hơn

Trí tuệ nhân tạo đang thay đổi nơi làm việc kỹ thuật số, và nó đang khiến IA trở nên không thể thương lượng. Một IA yếu không chỉ làm cho nhân viên khó chịu – nó thực sự có thể khiến các sáng kiến trí tuệ nhân tạo của bạn thất bại. Tôi đã thấy nó xảy ra: một mạng nội bộ được tổ chức kém biến các tính năng cá nhân hóa thành một mớ hỗn độn,浪 phí thời gian và tiền bạc.

Dưới đây là lý do tại sao IA lại quan trọng hơn bao giờ hết:

• Tìm Kiếm Mang Lại Kết Quả: Các công cụ tìm kiếm trí tuệ nhân tạo cần điều hướng rõ ràng và siêu dữ liệu để trả về kết quả chính xác. Một IA mạnh mẽ đảm bảo nhân viên nhận được câu trả lời nhanh chóng.
• Cá Nhân Hóa Hoạt Động: Trí tuệ nhân tạo có thể tùy chỉnh nội dung cho các vai trò, nhưng chỉ nếu IA đủ logic để các thuật toán phân tích.
• Trợ Lý Ảo Không Lỗi: Một IA hỗn độn làm cho các công cụ trí tuệ nhân tạo như trợ lý ảo bị nhầm lẫn, dẫn đến câu trả lời sai hoặc nội dung trùng lặp.
• Hiểu Biết Theo Thời Gian Thực: Phân tích trí tuệ nhân tạo tiết lộ cách nhân viên điều hướng, cho phép bạn tinh chỉnh IA dựa trên sử dụng thực tế, không phải suy đoán.

Một IA vững chắc, được xây dựng dựa trên nhu cầu của nhân viên, biến một mạng nội bộ thành một công cụ trao quyền cho nhân viên. Khi trí tuệ nhân tạo chiếm lĩnh nhiều hơn nơi làm việc, IA là nền tảng làm cho những công cụ đó hiệu quả. Nó không phải là về công nghệ bóng bẩy – nó là về việc thực hiện tôn trọng nhân viên cũng như khách hàng. Khi bạn kết hợp những hiểu biết của trí tuệ nhân tạo với một IA được kiểm tra người dùng, bạn sẽ có một mạng nội bộ không chỉ hoạt động – nó mang lại kết quả. Đó là những gì tôi đã dành nhiều năm để xây dựng, và đó là những gì giữ tôi tập trung vào việc làm cho nó đúng. ơn.