Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì?

Phần lớn công việc mà mọi người làm hàng ngày không liên quan đến bất kỳ khả năng sáng tạo hay kỹ năng độc đáo nào của họ, mà là những công việc đơn giản và tẻ nhạt như phân loại email và tin nhắn, cập nhật bảng tính, xử lý giao dịch, v.v. Tự động hóa quy trình robot (RPA) là một công nghệ mới nổi thường tận dụng các khía cạnh của trí tuệ nhân tạo để tự động hóa các nhiệm vụ này, với mục tiêu cho phép người lao động tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. RPA có thể được thực hiện bằng nhiều kỹ thuật, công cụ và thuật toán khác nhau và các ứng dụng RPA được sửa chữa có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức.

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì?

Mặc dù có tên “robot”, nhưng Tự động hóa quy trình bằng robot không liên quan gì đến robot vật lý. Đúng hơn, các robot được đề cập trong RPA là các bot phần mềm và hệ thống RPA về cơ bản chỉ là một tập hợp các bot thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, thường tẻ nhạt. Các bot RPA có thể chạy trên máy vật lý hoặc máy ảo và chúng có thể được người dùng phần mềm hướng dẫn thực hiện các tác vụ. Giao diện RPA nhằm mục đích cho phép ngay cả những người không quen với việc xây dựng bot cũng có thể xác định một nhóm nhiệm vụ để bot thực hiện.

Như đã đề cập trước đó, mục đích chính của RPA là tự động hóa nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nhàm chán mà mọi người thường phải làm ở nơi làm việc. Tiết kiệm thời gian và nguồn lực là mục tiêu của RPA. Các nhiệm vụ mà RPA được sử dụng để thực hiện cần phải khá đơn giản, với một loạt các bước cụ thể cần tuân theo để hoàn thành nhiệm vụ này.

Lợi ích của Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA)

Khi được sử dụng đúng cách, công nghệ RPA có thể giải phóng bộ đếm thời gian, nhân sự và tài nguyên, cho phép chúng được áp dụng cho các nhiệm vụ và thách thức quan trọng hơn. RPA có thể được sử dụng để hỗ trợ dịch vụ khách hàng tốt hơn bằng cách xử lý các tương tác đầu tiên với khách hàng và hướng họ đến đại lý dịch vụ khách hàng phù hợp. Các hệ thống RPA cũng có thể được sử dụng để cải thiện cách thu thập và xử lý dữ liệu. Chẳng hạn, khi các giao dịch xảy ra, chúng có thể được số hóa và tự động nhập vào cơ sở dữ liệu.

Các hệ thống RPA cũng có thể được sử dụng để đảm bảo rằng các hoạt động của một doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định đã được thiết lập. RPA cũng có thể giảm đáng kể tỷ lệ lỗi do con người và ghi nhật ký các hành động được thực hiện để nếu có nếu hệ thống tạo ra lỗi, thì có thể dễ dàng xác định các sự kiện dẫn đến lỗi. Cuối cùng, lợi ích của RPA áp dụng cho bất kỳ tình huống nào mà quy trình có thể được thực hiện hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa nhiều bước cần thiết để hoàn thành quy trình đó.

Cách thức hoạt động của quá trình tự động hóa bằng robot (RPA)

Các phương pháp chính xác mà nền tảng RPA và bot sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của chúng là khác nhau, nhưng chúng thường sử dụng một số thuật toán học máy và AI cũng như thuật toán thị giác máy tính.

Các kỹ thuật máy học và AI có thể được sử dụng để cho phép các bot tìm hiểu hành động nào tương quan với các mục tiêu mà người vận hành đã xác định. Tuy nhiên, các nền tảng RPA thường thực hiện hầu hết các hành động của chúng theo các quy tắc, do đó hoạt động giống các chương trình truyền thống hơn là AI. Kết quả là, có một số cuộc tranh luận về việc liệu các hệ thống RPA có nên được phân loại là hệ thống AI hay không.

Mặc dù vậy, RPA thường hoạt động cùng với các thuật toán và công nghệ AI. Mạng lưới thần kinh sâu có thể được sử dụng để giải thích dữ liệu văn bản và hình ảnh phức tạp, cho phép bot xác định hành động nào cần được thực hiện để xử lý dữ liệu này theo cách người dùng đã chỉ định, ngay cả khi hành động mà bot thực hiện dựa trên quy tắc nghiêm ngặt . Chẳng hạn, mạng thần kinh tích chập có thể được sử dụng để cho phép mạng diễn giải hình ảnh trên màn hình và phản ứng dựa trên cách những hình ảnh đó được phân loại.

Quy trình nào có thể được xử lý bằng RPA?

Ví dụ về các tác vụ có thể được xử lý bởi hệ thống RPA bao gồm thao tác dữ liệu cơ bản, xử lý giao dịch và giao tiếp với các hệ thống kỹ thuật số khác. Hệ thống RPA có thể được thiết lập để thu thập dữ liệu từ các nguồn cụ thể hoặc dữ liệu sạch đã nhận được. Nói chung, có bốn tiêu chí mà một tác vụ phải đáp ứng để trở thành ứng cử viên sáng giá cho việc tự động hóa với RPA.

Đầu tiên, quy trình phải dựa trên quy tắc, với các hướng dẫn rất cụ thể và các sự kiện cơ bản có thể được sử dụng để xác định phải làm gì với thông tin mà hệ thống gặp phải. Thứ hai, quá trình nên xảy ra vào những thời điểm cụ thể hoặc có một điều kiện bắt đầu xác định. Thứ ba, quy trình phải có đầu vào và đầu ra rõ ràng. Cuối cùng, nhiệm vụ phải có khối lượng, nó phải xử lý một lượng thông tin lớn và cần một khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành để việc tự động hóa quy trình trở nên hợp lý.

Dựa trên các nguyên tắc này, hãy xem xét một số trường hợp sử dụng tiềm năng cho RPA.

Một cách mà RPA có thể được sử dụng là đẩy nhanh quá trình xử lý hàng trả lại của khách hàng. Lợi nhuận thường là một nỗ lực tốn kém, tốn nhiều thời gian. Khi yêu cầu hoàn trả, nhân viên dịch vụ khách hàng phải gửi một số tin nhắn xác nhận việc hoàn trả và cách khách hàng muốn được hoàn lại tiền, cập nhật hàng tồn kho hiện tại trong hệ thống, sau đó sau khi thanh toán cho khách hàng, cập nhật doanh số bán hàng số liệu. Phần lớn trong số này có thể được xử lý bởi một RPA nhằm xác định những mặt hàng nào đang được trả lại và cách khách hàng muốn khoản tiền hoàn lại của họ được phân bổ như thế nào. RPA sẽ chỉ sử dụng các quy tắc lấy sản phẩm được trả lại và thông tin của khách hàng làm đầu vào và xuất ra một tài liệu hoàn tiền hoàn chỉnh mà đại lý chỉ cần xem qua và phê duyệt.

Một trường hợp sử dụng tiềm năng khác cho RPA là dành cho các nhà bán lẻ muốn tự động hóa các khía cạnh trong quản lý chuỗi cung ứng của họ. RPA có thể được sử dụng để giữ các mặt hàng trong kho, kiểm tra mức tồn kho bất cứ khi nào một mặt hàng được bán và khi lượng hàng tồn kho giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định, có thể đặt hàng thay thế.

Hạn chế đối với tự động hóa quy trình bằng robot (RPA)

Mặc dù các hệ thống RPA có khả năng tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức cho các công ty, nhưng chúng không phù hợp với mọi nhiệm vụ. Việc triển khai RPA thường có thể thất bại do các hạn chế của hệ thống mà chúng vận hành. Nếu không được thiết kế và triển khai đúng cách, các hệ thống RPA cũng có thể làm trầm trọng thêm các vấn đề hiện có khi chúng hoạt động theo các quy tắc có thể không còn áp dụng được khi tình huống phát triển. Ví dụ: nếu một hệ thống RPA được hướng dẫn đặt hàng thay thế các mặt hàng bất cứ khi nào lượng hàng dự trữ giảm xuống quá thấp, thì hệ thống đó có thể không điều chỉnh được các biến động về nhu cầu và tiếp tục đặt hàng các lô sản phẩm lớn ngay cả khi nhu cầu chung đối với các sản phẩm đó giảm. Việc mở rộng quy mô các nền tảng RPA trong toàn công ty cũng tỏ ra khó khăn, vì hệ thống càng dựa trên nhiều quy tắc thì càng trở nên không linh hoạt.

Ngoài ra, hành động cài đặt hàng nghìn bot trên một hệ thống có thể tốn nhiều thời gian và chi phí hơn dự kiến, có khả năng tốn kém đến mức khoản tiết kiệm mà hệ thống RPA mang lại không bù đắp được chi phí cài đặt. Tác động kinh tế của các hệ thống RPA có thể khó dự đoán và mối quan hệ giữa tự động hóa và giảm chi phí không phải là tuyến tính. Tự động hóa 30% nhiệm vụ sẽ không nhất thiết giảm 30% chi phí của công ty.