Tìm hiểu về Tự động hóa Quy trình Robot (RPA)

Một lượng lớn công việc mà con người thực hiện hàng ngày không yêu cầu sự sáng tạo hoặc kỹ năng độc đáo của họ, mà chỉ là những nhiệm vụ đơn điệu và đơn giản như phân loại email và tin nhắn, cập nhật bảng tính, xử lý giao dịch, v.v. Tự động hóa Quy trình Robot (RPA) là một công nghệ mới nổi, thường tận dụng các khía cạnh của trí tuệ nhân tạo để tự động hóa các nhiệm vụ này, với mục tiêu cho phép người lao động tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. RPA có thể được thực hiện bằng nhiều kỹ thuật, công cụ và thuật toán khác nhau, và các ứng dụng chính xác của RPA có thể mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức.

Tìm hiểu về Tự động hóa Quy trình Robot (RPA)

Mặc dù có tên “robot” trong đó, Tự động hóa Quy trình Robot không liên quan đến robot vật lý. Thay vào đó, các robot được đề cập trong RPA là các bot phần mềm, và các hệ thống RPA cơ bản chỉ là một tập hợp các bot thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, thường là những nhiệm vụ đơn điệu. Các bot RPA có thể chạy trên máy tính vật lý hoặc ảo, và chúng có thể được chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ bởi người dùng phần mềm. Các giao diện RPA được thiết kế để cho phép даже những người không quen với việc xây dựng bot cũng có thể định nghĩa một tập hợp các nhiệm vụ cho bot thực hiện.

Như đã đề cập trước đó, mục đích chính của RPA là tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, đơn điệu mà con người thường phải thực hiện trong một môi trường làm việc. Tiết kiệm thời gian và tài nguyên là mục tiêu của RPA. Các nhiệm vụ mà RPA được sử dụng để thực hiện cần phải khá đơn giản, với một loạt các bước cụ thể để thực hiện nhiệm vụ đó.

Lợi ích của Tự động hóa Quy trình Robot (RPA)

Khi được sử dụng đúng cách, công nghệ RPA có thể giải phóng thời gian, nhân sự và tài nguyên, cho phép họ được áp dụng cho các nhiệm vụ và thách thức quan trọng hơn. RPA có thể được sử dụng để cho phép dịch vụ khách hàng tốt hơn bằng cách xử lý các tương tác đầu tiên với khách hàng và chỉ đạo họ đến đúng đại lý dịch vụ khách hàng. Các hệ thống RPA cũng có thể được sử dụng để cải thiện cách thu thập và xử lý dữ liệu. Ví dụ, khi các giao dịch xảy ra, chúng có thể được số hóa và tự động nhập vào cơ sở dữ liệu.

Các hệ thống RPA cũng có thể được sử dụng để đảm bảo rằng hoạt động của một doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định đã thiết lập. RPA cũng có thể giảm đáng kể tỷ lệ lỗi của con người và ghi lại các hành động được thực hiện để nếu hệ thống sản xuất lỗi, các sự kiện dẫn đến lỗi có thể dễ dàng được xác định. Cuối cùng, lợi ích của RPA áp dụng cho bất kỳ tình huống nào mà một quy trình có thể được thực hiện hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa nhiều bước cần thiết để hoàn thành quy trình đó.

Làm thế nào Tự động hóa Quy trình Robot (RPA) hoạt động

Các phương pháp chính xác mà các nền tảng và bot RPA sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của chúng có thể khác nhau, nhưng chúng thường sử dụng một số thuật toán học máy và trí tuệ nhân tạo, cũng như các thuật toán tầm nhìn máy tính.

Các kỹ thuật học máy và trí tuệ nhân tạo có thể được sử dụng để cho phép bot học các hành động nào liên quan đến các mục tiêu mà người vận hành đã định nghĩa. Tuy nhiên, các nền tảng RPA thường thực hiện hầu hết các hành động của chúng theo các quy tắc, do đó hoạt động giống như các chương trình truyền thống hơn là trí tuệ nhân tạo. Do đó, có một số tranh luận về việc liệu các hệ thống RPA có nên được phân loại là hệ thống trí tuệ nhân tạo hay không.

Tuy nhiên, RPA thường hoạt động cùng với các công nghệ và thuật toán trí tuệ nhân tạo. Các mạng nơ-ron sâu có thể được sử dụng để giải thích các dữ liệu hình ảnh và văn bản phức tạp, cho phép bot xác định các hành động cần được thực hiện để xử lý dữ liệu theo cách mà người dùng đã chỉ định, ngay cả khi các hành động bot thực hiện là dựa trên quy tắc. Ví dụ, các mạng nơ-ron tích chập có thể được sử dụng để cho phép một mạng lưới giải thích các hình ảnh trên màn hình và phản ứng dựa trên cách các hình ảnh được phân loại.

Những quy trình nào có thể được xử lý bởi RPA?

Các ví dụ về nhiệm vụ có thể được xử lý bởi các hệ thống RPA bao gồm việc thao tác dữ liệu cơ bản, xử lý giao dịch và giao tiếp với các hệ thống kỹ thuật số khác. Một hệ thống RPA có thể được thiết lập để thu thập dữ liệu từ các nguồn cụ thể hoặc làm sạch dữ liệu đã nhận được. Generally, có bốn tiêu chí mà một nhiệm vụ phải đáp ứng để trở thành một ứng cử viên tốt cho tự động hóa với RPA.

Trước hết, quy trình phải dựa trên quy tắc, với các hướng dẫn và sự kiện cụ thể có thể được sử dụng để xác định hành động cần thực hiện với thông tin mà hệ thống gặp phải. Thứ hai, quy trình nên xảy ra tại các thời điểm cụ thể hoặc có một điều kiện bắt đầu có thể xác định. Thứ ba, quy trình nên có đầu vào và đầu ra rõ ràng. Cuối cùng, nhiệm vụ nên có khối lượng, nó nên liên quan đến một lượng thông tin đáng kể và yêu cầu một lượng thời gian đáng kể để hoàn thành để việc tự động hóa quy trình đó là hợp lý.

Dựa trên các nguyên tắc này, hãy xem xét một số trường hợp sử dụng tiềm năng cho RPA.

Một cách mà RPA có thể được sử dụng là để đẩy nhanh quá trình xử lý trả hàng. Trả hàng thường là một việc tốn kém và mất thời gian. Khi một yêu cầu trả hàng được thực hiện, đại lý dịch vụ khách hàng phải gửi một số tin nhắn xác nhận trả hàng và cách khách hàng muốn nhận lại tiền, cập nhật hàng tồn kho hiện tại trong hệ thống, và sau đó, sau khi thanh toán cho khách hàng, cập nhật số liệu bán hàng. Hầu hết những việc này có thể được xử lý bởi một RPA xác định các mặt hàng được trả lại và cách khách hàng muốn nhận lại tiền. RPA sẽ chỉ sử dụng các quy tắc lấy sản phẩm được trả lại và thông tin khách hàng làm đầu vào và tạo ra một tài liệu hoàn trả hoàn chỉnh mà đại lý chỉ cần xem xét và phê duyệt.

Một trường hợp sử dụng tiềm năng khác cho RPA là cho các nhà bán lẻ muốn tự động hóa các khía cạnh của quản lý chuỗi cung ứng. RPA có thể được sử dụng để giữ hàng trong kho, kiểm tra mức tồn kho mỗi khi một mặt hàng được bán và khi hàng tồn kho giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định, đặt hàng thay thế có thể được thực hiện.

Nhược điểm của Tự động hóa Quy trình Robot (RPA)

Mặc dù các hệ thống RPA có tiềm năng giúp các công ty sử dụng chúng tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức, nhưng chúng không phù hợp với mọi nhiệm vụ. Các triển khai RPA có thể thường thất bại do các hạn chế của hệ thống mà chúng hoạt động. Nếu không được thiết kế và triển khai đúng cách, các hệ thống RPA cũng có thể làm trầm trọng thêm các vấn đề hiện có khi chúng hoạt động theo các quy tắc có thể không còn áp dụng khi tình huống thay đổi. Ví dụ, nếu một hệ thống RPA được chỉ đạo để đặt hàng thay thế khi hàng tồn kho giảm xuống quá thấp, nó có thể không điều chỉnh được với sự thay đổi nhu cầu và tiếp tục đặt hàng lớn các sản phẩm ngay cả khi nhu cầu chung đối với các sản phẩm đó giảm. Việc mở rộng các nền tảng RPA trên toàn công ty cũng chứng minh là khó khăn, vì càng nhiều quy tắc mà một hệ thống trở nên, nó càng trở nên kém linh hoạt.

Ngoài ra, việc cài đặt hàng nghìn bot trên một hệ thống có thể tốn nhiều thời gian và chi phí hơn dự kiến, có thể tốn kém đến mức tiết kiệm mà hệ thống RPA mang lại không bù đắp cho chi phí cài đặt. Các tác động kinh tế của các hệ thống RPA có thể khó dự đoán và mối quan hệ giữa tự động hóa và giảm chi phí không phải là tuyến tính. Tự động hóa 30% một nhiệm vụ sẽ không nhất thiết giảm chi phí của một công ty xuống 30%.