Sự Cần Thiết Cấp Bách Về Kỹ Năng GenAI Trong Quản Lý Dự Án

Đi trước những thách thức, điều hướng sự gián đoạn và giảm thiểu rủi ro – tất cả đều là những phần quan trọng trong các cuộc trò chuyện về tương lai của trí tuệ nhân tạo sinh (GenAI). Chúng cũng là những phần quan trọng trong vai trò mà các chuyên gia quản lý dự án đã thực hiện trong nhiều thập kỷ.

Mặc dù họ có sự quen thuộc hàng ngày với những vấn đề này, nhiều chuyên gia dự án có thể thấy mình không chuẩn bị đầy đủ cho cách tổ chức của họ sẽ tận dụng GenAI hoặc cách nó sẽ ảnh hưởng đến công việc cụ thể của họ. Mặc dù không ai có thể dự đoán tất cả các cách GenAI sẽ thay đổi hoạt động và quy trình của công ty, nhưng không có gì nghi ngờ rằng công nghệ mới nổi này sẽ tăng cường vai trò của nhiều công nhân tri thức, bao gồm cả chuyên gia dự án.

GenAI có tác động đáng kể đến giải phẫu của công việc dự án. Với tốc độ nhanh chóng của sự tiến hóa và áp dụng GenAI, có một cảm giác cấp bách ngày càng tăng đối với các chuyên gia dự án để xây dựng các kỹ năng liên quan đến AI – để tăng năng suất, hiệu quả và thành công của dự án.

Đối với các nhà quản lý dự án, GenAI có thể thực hiện các công việc nặng nhọc trên các hoạt động dự án khác nhau, bao gồm: tạo báo cáo tự động, cập nhật thời gian, phân tích dữ liệu, ước tính chi phí và nhiều hơn nữa. Các chuyên gia dự án có thể tận dụng sức mạnh của AI sẽ cuối cùng giải phóng thời gian của họ để tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, thúc đẩy thành công của dự án. Kết quả là, nó nên cho phép họ tập trung nhiều hơn vào việc thêm giá trị kinh doanh mới, phát triển khả năng lãnh đạo và thúc đẩy đổi mới cho tổ chức của họ – phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Nghiên cứu cho thấy rằng các tổ chức đang tăng đáng kể đầu tư vào AI trong năm nay. Các chuyên gia dự án ở vị trí hàng đầu của sự tiến bộ của công nghệ mới nổi và giúp thúc đẩy việc áp dụng AI trong tổ chức của họ sẽ đặt mình vào vị trí tốt nhất cho thành công trong sự nghiệp.

Phát Triển Kỹ Năng, Trở Thành Sẵn Sàng Cho AI

Để tận dụng được sự phong phú của những lợi thế mà AI có thể cung cấp, các chuyên gia dự án sẽ cần ưu tiên nâng cao kỹ năng. Nghiên cứu của PMI cho thấy rằng chỉ khoảng 20% nhà quản lý dự án báo cáo có kinh nghiệm thực tế rộng rãi hoặc tốt với các công cụ và công nghệ AI. Và 49% có rất ít hoặc không có kinh nghiệm với hoặc hiểu biết về AI trong bối cảnh quản lý dự án. Điều này thật đáng kinh ngạc khi so sánh với thực tế là 82% lãnh đạo cấp cao cho biết AI sẽ có ít nhất một số tác động đến cách chạy dự án tại tổ chức của họ trong vòng năm năm tới.

Sử dụng GenAI để tự động hóa, hỗ trợ và tăng cường khả năng quản lý dự án của bạn đòi hỏi các kỹ năng mới và một tư duy mới về công việc dự án. Các chuyên gia dự án có thể sử dụng GenAI để tăng cường kỹ năng dự án của họ trên ba lĩnh vực cốt lõi của PMI Talent Triangle: Cách Làm Việc, Kỹ Năng Quyền Lực và Nhạy Bén Kinh Doanh.

Cách Làm Việc. Khía cạnh này tập trung vào việc áp dụng phương pháp, thực hành, kỹ thuật và công cụ tốt nhất để quản lý dự án thành công. Với sự sẵn có rộng rãi và tiềm năng của các công cụ GenAI ở cả cấp độ cá nhân và tổ chức, điều quan trọng là phải tận dụng lợi thế của kết quả cải thiện mà GenAI có thể giúp các nhà quản lý dự án cung cấp.

Hãy nghĩ về “cách làm việc” như một chuỗi sự kiện và nhiệm vụ để cung cấp một kết quả, nơi trí tuệ nhân tạo sinh có thể tự động hóa, hỗ trợ hoặc tăng cường kỹ năng và năng lực quản lý dự án. Các lĩnh vực cụ thể mà bạn có thể tận dụng GenAI trong không gian này bao gồm: lập kế hoạch dự án, quản lý thời gian và chi phí, quản lý rủi ro, hỗ trợ viết và đọc.

Các nhà quản lý dự án cũng nên tìm hiểu về mối quan hệ cơ bản giữa dữ liệu và AI và trở nên quen thuộc với chiến lược và thực hành dữ liệu của tổ chức. Bằng cách hiểu cách dữ liệu nuôi các công cụ này, các nhà quản lý dự án sẽ được đặt vào vị trí tốt hơn để hiểu và đánh giá đầu ra AI. Sự thông thạo dữ liệu cũng sẽ cho phép các nhà quản lý dự án định hình các công cụ và mô hình cụ thể cho dự án – những mô hình dự đoán kết quả dự án, rủi ro, tài nguyên, v.v. – để cung cấp dự đoán và phân tích chính xác nhất để đưa ra quyết định. Kiến thức này cũng sẽ giúp các nhà quản lý dự án xác định và giải quyết rủi ro mà việc sử dụng GenAI có thể giới thiệu cho doanh nghiệp.

Kỹ Năng Quyền Lực. Đảm bảo các đội có kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ – mà chúng tôi gọi là “kỹ năng quyền lực” – cho phép họ duy trì ảnh hưởng với nhiều bên liên quan. Đây là một thành phần quan trọng để tạo ra sự thay đổi và thúc đẩy kết quả dự án thành công.

Khảo sát Pulse of the Profession của chúng tôi đã xác định bốn kỹ năng quyền lực quan trọng giúp các tổ chức chuyển đổi và cung cấp kết quả bền vững: tư duy chiến lược, giải quyết vấn đề, lãnh đạo hợp tác và giao tiếp. Tất cả những kỹ năng này là đặc điểm của con người có thể được tăng cường bởi AI ở một mức độ nào đó. Ví dụ, các nhà quản lý dự án có thể đóng góp nhiều hơn vào dự án và tổ chức của họ bằng cách áp dụng các công cụ AI vào các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, ngành và thị trường, để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Có bốn lĩnh vực chính mà bạn có thể tận dụng AI để tăng cường kỹ năng quyền lực:

• Để nhúng tư duy chiến lược
• Cải thiện hợp tác
• Giải quyết vấn đề nhanh hơn
• Cải thiện giao tiếp.

Kỹ năng quyền lực sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh thậm chí còn lớn hơn, tạo ra hoặc phá vỡ từng dự án khi lợi ích về năng suất của AI cho phép nhiều thời gian hơn được dành cho tương tác của con người. Nghiên cứu của chúng tôi, cũng như nhiều nghiên cứu quy mô nhỏ và lớn trong hai thập kỷ qua, liên tục trích dẫn các yếu tố con người trong số các nguyên nhân hàng đầu của thất bại dự án. Hãy nhớ rằng các thuật toán không thể nhìn ai đó thẳng vào mắt, nói sự thật với quyền lực, duy trì khóa đạo đức hoặc chịu trách nhiệm về quyết định của họ. Các nhà quản lý dự án có thể làm tất cả những điều này và nhiều hơn nữa, bao gồm khả năng tương tác với con người, thể hiện sự đồng cảm, thích nghi, tạo ra các giải pháp phản trực giác, quyết định trong sự không chắc chắn, đàm phán, quản lý các bên liên quan, lãnh đạo và động viên. Các nhà quản lý dự án có kỹ năng sẽ không bao giờ tìm thấy cách vào máy móc, bất kể máy móc thông minh đến đâu.

Nhạy Bén Kinh Doanh. Các chuyên gia có nhạy bén kinh doanh hiểu được các ảnh hưởng vĩ mô và vi mô trong tổ chức và ngành của họ và có kiến thức cụ thể về chức năng hoặc lĩnh vực để đưa ra quyết định tốt. Các chuyên gia ở tất cả các cấp cần phải có khả năng nuôi dưỡng việc ra quyết định hiệu quả và hiểu cách dự án của họ phù hợp với bức tranh lớn hơn của chiến lược tổ chức và xu hướng toàn cầu.

Hãy tưởng tượng bạn muốn có một góc nhìn tốt hơn về rủi ro ở cấp độ doanh nghiệp của dự án hoặc chương trình của mình và các kịch bản có thể xảy ra nhất mà bạn có thể gặp phải nếu một số rủi ro thực sự xảy ra. AI có thể giúp bạn có được những hiểu biết để chuẩn bị một phân tích rủi ro kinh doanh toàn diện và đánh giá tác động vì các vấn đề dự án. Điều này sẽ chuẩn bị cho tổ chức với một kế hoạch phục hồi và để dự đoán tất cả các hành động giảm thiểu trước khi một sự kiện lớn xảy ra và ảnh hưởng đến tổ chức. Các nhà quản lý dự án có thể bắt đầu tận dụng khả năng của GenAI cho phân tích kịch bản, tạo ra thông tin và đổi mới, đánh giá các ý nghĩa kinh doanh và quyết định tư duy hệ thống.

Sử dụng các công cụ AI sẽ tăng cường nhạy bén kinh doanh theo hai cách. Thứ nhất, bằng cách xử lý các nhiệm vụ tốn thời gian, nhàm chán, nó sẽ giải phóng thời gian của các nhà quản lý dự án để tập trung vào các ảnh hưởng, mục tiêu và mối quan hệ trong tổ chức. Thứ hai, GenAI có thể tăng cường khả năng của các nhà quản lý dự án để nhìn thấy các ý nghĩa chiến lược của công việc của họ, cho phép họ thực hành và khung các cuộc trò chuyện với các bên liên quan cấp cao và đưa ra quyết định tốt hơn về dự án của họ. Sự hiện diện của các công cụ này cũng có thể thay đổi các loại nhạy bén kinh doanh mà các nhà quản lý dự án cần hiểu sâu sắc, so với những gì có thể được truy cập bởi các công cụ.

Ví dụ, trí tuệ nhân tạo sinh giúp cho bất kỳ nhà quản lý dự án nào cũng dễ dàng xem xét một tình huống qua mắt của một chuyên gia ngành (qua một lời nhắc). Vì vậy, giống như số điện thoại cá nhân, kiến thức ngành chung có thể ít quan trọng hơn để giữ trong não bộ con người. Tuy nhiên, chi tiết về lợi thế cạnh tranh của tổ chức, đòn bẩy tiềm năng từ dữ liệu tồn tại trong hệ sinh thái, hoặc dữ liệu mới được tạo ra bởi dự án của bạn – sẽ là điều cần hiểu rõ.

Các hoạt động vận hành chức năng đang trở nên tự động hóa và minh bạch hơn. Các quy trình được kích hoạt bởi phần mềm như dịch vụ (SaaS) cũng được định nghĩa rõ ràng trong các tập dữ liệu chung. Một lần nữa, ở đây, nhạy bén kinh doanh sẽ giúp bạn khác biệt có nhiều hơn liên quan đến cách tổ chức của bạn hoạt động. Điều gì làm cho nó đặc biệt, hiệu quả hơn, hiệu quả hơn? Mức độ hiểu biết này sẽ giúp bạn không chỉ kết nối chắc chắn với chiến lược bằng dự án của mình mà còn cho phép bạn đảm bảo rằng tất cả các kết nối dự án với tổ chức đều được thiết lập để thực sự đạt được kết quả.

Bạn Có Sẵn Sàng Để Nâng Cao Kỹ Năng?

Kiến thức là một yếu tố quan trọng để trao quyền cho các chuyên gia trong hành trình AI của họ. Bạn có thể tận dụng đào tạo chuyên biệt cho các nhà quản lý dự án sẽ giúp bạn điều hướng cảnh quan dự án mới được kích hoạt bởi GenAI. Viện Quản lý Dự án (PMI) gần đây đã phát hành một khóa học điện tử giới thiệu miễn phí để giúp chống lại lo lắng về việc áp dụng AI và lấp đầy khoảng trống kiến thức giữa các chuyên gia dự án. Nó bao gồm các trường hợp sử dụng và lời khuyên liên quan về cách sử dụng GenAI cụ thể để cung cấp dự án.

Rõ ràng là AI sẽ tăng cường cách thức các dự án được thực hiện, chuyển đổi vai trò của các nhà quản lý dự án thành các nhà lãnh đạo dự án. Sẽ có những thách thức và rủi ro mới phía trước, nhưng bằng cách áp dụng tư duy AI và vẫn tò mò về tiềm năng của GenAI, các chuyên gia dự án sẽ được chuẩn bị để cung cấp kết quả dự án thành công. Học tập liên tục là chìa khóa để điều hướng cuộc cách mạng AI và nâng cao vai trò mà các chuyên gia dự án đóng trên các ngành.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, tháng 4 ngày 12). Trí tuệ nhân tạo sinh sẽ thay đổi doanh nghiệp của bạn. Đây là cách thích nghi. Harvard Business Review. Có sẵn tại: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt