Nhu cầu cấp thiết về kỹ năng GenAI trong quản lý dự án

Vượt qua những thách thức, điều hướng sự gián đoạn và giảm thiểu rủi ro—tất cả đều không thể thiếu trong các cuộc trò chuyện ngày nay về tương lai của AI thế hệ mới (GenAI). Họ cũng đóng vai trò không thể thiếu đối với vai trò mà các chuyên gia quản lý dự án đã đảm nhiệm trong nhiều thập kỷ.

Mặc dù quen thuộc hàng ngày với những vấn đề này, nhiều chuyên gia dự án có thể thấy mình chưa chuẩn bị về cách tổ chức của họ sẽ tận dụng GenAI hoặc nó sẽ ảnh hưởng cụ thể đến công việc của họ như thế nào. Mặc dù không ai có thể dự đoán tất cả các cách GenAI sẽ thay đổi hoạt động và quy trình của công ty nhưng chắc chắn rằng công nghệ mới nổi này sẽ nâng cao vai trò của nhiều nhân viên tri thức, bao gồm cả các chuyên gia dự án.

GenAI có tác động đáng kể đến cấu trúc của công việc dự án. Với tốc độ phát triển và áp dụng GenAI nhanh chóng, các chuyên gia dự án ngày càng có nhu cầu xây dựng các bộ kỹ năng liên quan đến AI—để tăng năng suất, hiệu quả và thành công của dự án.

Đối với người quản lý dự án, GenAI có thể thực hiện các công việc nặng nhọc trong nhiều hoạt động khác nhau của dự án, bao gồm: tạo báo cáo tự động, cập nhật dòng thời gian, phân tích dữ liệu, ước tính chi phí, v.v. Các chuyên gia dự án có thể khai thác sức mạnh của AI cuối cùng sẽ giải phóng thời gian của họ để tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn nhằm thúc đẩy sự thành công của dự án. Do đó, nó sẽ cho phép họ tập trung nhiều hơn vào việc tăng thêm giá trị kinh doanh mới, phát triển khả năng lãnh đạo và thúc đẩy sự đổi mới cho tổ chức của họ—phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Nghiên cứu cho thấy các tổ chức đang tăng cường đầu tư đáng kể vào AI trong năm nay. Các chuyên gia dự án luôn đi đầu trong sự phát triển của các công nghệ mới nổi và giúp thúc đẩy việc áp dụng AI trong tổ chức của họ sẽ giúp họ đạt được thành công trong sự nghiệp một cách tốt nhất.

Phát triển kỹ năng, sẵn sàng cho AI

Để khai thác vô số lợi thế mà AI có thể mang lại, các chuyên gia dự án sẽ cần ưu tiên nâng cao kỹ năng. PMI nghiên cứu cho thấy chỉ có khoảng 20% ​​người quản lý dự án cho biết họ có kinh nghiệm thực tế sâu rộng hoặc tốt với các công cụ và công nghệ AI. Và 49% có ít hoặc không có kinh nghiệm hoặc hiểu biết về AI trong bối cảnh quản lý dự án. Điều này thật đáng kinh ngạc khi so sánh với thực tế là 82% lãnh đạo cấp cao nói rằng AI sẽ có ít nhất một số tác động đến cách các dự án được triển khai tại tổ chức của họ trong XNUMX năm tới.

Việc sử dụng GenAI để tự động hóa, hỗ trợ và nâng cao khả năng quản lý dự án của bạn đòi hỏi những kỹ năng mới và tư duy mới đối với công việc dự án. Các chuyên gia dự án có thể sử dụng GenAI để nâng cao kỹ năng dự án của họ trên ba lĩnh vực cốt lõi của PMI Talent Triangle®: Cách làm việc, Kỹ năng quyền lực và Sự nhạy bén trong kinh doanh.

Cách thức làm việc. Khía cạnh này tập trung vào việc áp dụng cách tiếp cận, thực tiễn, kỹ thuật và công cụ tốt nhất để quản lý dự án thành công. Với sự sẵn có rộng rãi và tiềm năng của các công cụ GenAI ở cả cấp độ cá nhân và tổ chức, điều quan trọng là tận dụng những kết quả được cải thiện mà GenAI có thể giúp các nhà quản lý dự án mang lại.

Hãy coi “cách làm việc” như một chuỗi các sự kiện và nhiệm vụ để mang lại kết quả, trong đó AI tổng quát có thể tự động hóa, hỗ trợ hoặc nâng cao các kỹ năng và năng lực quản lý dự án. Các lĩnh vực cụ thể mà bạn có thể tận dụng GenAI trong không gian này bao gồm: lập kế hoạch dự án, quản lý thời gian và chi phí, quản lý rủi ro, hỗ trợ viết và đọc.

Người quản lý dự án cũng nên tìm hiểu về mối quan hệ cơ bản giữa dữ liệu và AI, đồng thời làm quen với chiến lược và thực tiễn về dữ liệu của tổ chức họ. Bằng cách hiểu cách cung cấp dữ liệu cho các công cụ này, người quản lý dự án sẽ có định hướng tốt hơn để hiểu và đánh giá kết quả đầu ra của AI. Kiến thức dữ liệu cũng sẽ cho phép người quản lý dự án định hình các công cụ và mô hình dành riêng cho dự án - những công cụ dự đoán kết quả, rủi ro, tài nguyên, v.v. - để họ đưa ra những dự đoán và phân tích chính xác nhất nhằm thúc đẩy việc ra quyết định. Kiến thức này cũng sẽ giúp các nhà quản lý dự án xác định và giải quyết những rủi ro mà việc sử dụng GenAI có thể gây ra cho doanh nghiệp.

Kỹ năng quyền lực. Việc đảm bảo các nhóm có kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ – mà chúng tôi gọi là “kỹ năng quyền lực” – cho phép họ duy trì ảnh hưởng với nhiều bên liên quan. Đây là một thành phần quan trọng để tạo ra sự thay đổi và thúc đẩy kết quả dự án thành công.

Của chúng tôi Xung của cuộc khảo sát nghề nghiệp đã xác định bốn kỹ năng quyền lực quan trọng cần thiết để giúp các tổ chức chuyển đổi và mang lại kết quả bền vững: tư duy chiến lược, giải quyết vấn đề, lãnh đạo hợp tác và giao tiếp. Tất cả những đặc điểm này của con người có thể được tăng cường nhờ AI ở một mức độ nào đó. Ví dụ: người quản lý dự án có thể đóng góp chiến lược hơn cho các dự án và tổ chức của họ bằng cách áp dụng các công cụ AI vào các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, ngành và thị trường để giải quyết vấn đề hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Có bốn lĩnh vực chính mà bạn có thể tận dụng AI để nâng cao kỹ năng sức mạnh:

• Để nhúng tư duy chiến lược
• Cải thiện sự cộng tác
• Giải quyết vấn đề nhanh hơn
• Giao tiếp đã cải thiện.

Các kỹ năng sức mạnh thậm chí sẽ trở thành một lợi thế cạnh tranh, tạo ra hoặc phá vỡ từng dự án vì năng suất AI tăng lên cho phép dành nhiều thời gian hơn cho sự tương tác giữa con người với nhau. Nghiên cứu của chúng tôi, cũng như nhiều nghiên cứu quy mô nhỏ và quy mô lớn trong hai thập kỷ qua, luôn chỉ ra yếu tố con người là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại của dự án. Hãy nhớ rằng các thuật toán không thể nhìn thẳng vào mắt bất kỳ ai, nói lên sự thật trước quyền lực, giữ vững đường lối đạo đức hoặc chịu trách nhiệm về các quyết định của mình. Người quản lý dự án có thể làm tất cả những điều này và hơn thế nữa, bao gồm khả năng tương tác với con người, thể hiện sự đồng cảm, thích ứng, tạo ra các giải pháp phản trực giác, quyết định mơ hồ, đàm phán, quản lý các bên liên quan, lãnh đạo và động viên. Người quản lý dự án có những kỹ năng sẽ không bao giờ tìm được đường vào máy móc, cho dù máy móc có trở nên thông minh đến đâu.

Sự nhạy bén trong kinh doanh. Các chuyên gia có sự nhạy bén trong kinh doanh hiểu được những ảnh hưởng vĩ mô và vi mô trong tổ chức và ngành của họ, đồng thời có kiến ​​thức về chức năng cụ thể hoặc lĩnh vực cụ thể để đưa ra quyết định đúng đắn. Các chuyên gia ở mọi cấp độ cần có khả năng trau dồi khả năng ra quyết định hiệu quả và hiểu cách dự án của họ phù hợp với bức tranh toàn cảnh về chiến lược tổ chức rộng hơn và xu hướng toàn cầu.

Hãy tưởng tượng bạn muốn có cái nhìn rõ hơn về những rủi ro ở cấp độ công ty trong dự án hoặc chương trình của bạn và những tình huống có thể xảy ra nhất mà bạn có thể gặp phải nếu một số rủi ro thực sự xảy ra. AI có thể giúp bạn hiểu rõ hơn để chuẩn bị phân tích rủi ro kinh doanh toàn diện và đánh giá tác động do các vấn đề của dự án. Điều này sẽ chuẩn bị cho tổ chức một kế hoạch phục hồi và dự đoán tất cả các hành động giảm nhẹ trước khi một sự kiện lớn xảy ra và tác động đến tổ chức. Các nhà quản lý dự án có thể bắt đầu tận dụng các khả năng của GenAI để phân tích kịch bản, tạo ra thông tin chi tiết và đổi mới, đánh giá ý nghĩa kinh doanh và đưa ra các quyết định về tư duy hệ thống.

Việc sử dụng các công cụ AI sẽ nâng cao sự nhạy bén trong kinh doanh theo hai cách. Đầu tiên, bằng cách xử lý các công việc nhàm chán, tốn thời gian, nó sẽ giải phóng các nhà quản lý dự án để dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào những ảnh hưởng, mục tiêu và mối quan hệ trong nội bộ tổ chức. Thứ hai, GenAI có thể nâng cao khả năng của các nhà quản lý dự án trong việc nhìn thấy ý nghĩa chiến lược trong công việc của họ, cho phép họ thực hành và sắp xếp các cuộc trò chuyện với các bên liên quan cấp cao và đưa ra quyết định tốt hơn về các dự án của họ. Sự hiện diện của những công cụ này cũng có thể thay đổi loại hình nhạy bén trong kinh doanh mà người quản lý dự án cần hiểu sâu sắc, so với những loại công cụ có thể tiếp cận được.

Ví dụ: AI tổng quát giúp bất kỳ người quản lý dự án nào dễ dàng xem xét tình huống qua con mắt của một chuyên gia trong ngành (thông qua lời nhắc). Vì vậy, giống như các số điện thoại riêng lẻ, kiến ​​thức chung về ngành có thể ít quan trọng hơn để ghi nhớ trong não con người. Tuy nhiên, chi tiết về lợi thế cạnh tranh của tổ chức, đòn bẩy tiềm năng từ dữ liệu tồn tại trong hệ sinh thái hoặc dữ liệu mới do dự án của bạn tạo ra – sẽ là điều cần hiểu chi tiết.^[1]

Các hoạt động chức năng cũng ngày càng trở nên tự động và minh bạch hơn. Các quy trình hỗ trợ phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) phổ biến này cũng được xác định rõ ràng trong các tập dữ liệu chung. Một lần nữa, ở đây, sự nhạy bén trong kinh doanh sẽ khiến bạn trở nên khác biệt có liên quan nhiều hơn đến những điểm khác biệt trong cách tổ chức của bạn vận hành. Điều gì khiến nó trở nên đặc biệt, hiệu quả hơn, hiệu quả hơn? Mức độ hiểu biết này sẽ giúp bạn không chỉ kết nối chắc chắn với chiến lược với dự án của mình mà còn cho phép bạn đảm bảo rằng tất cả các kết nối giữa dự án với tổ chức đều được thực hiện để thực sự đạt được kết quả.

Bạn đã sẵn sàng để nâng cao kỹ năng chưa?

Kiến thức là yếu tố quan trọng để hỗ trợ các chuyên gia trong hành trình AI của họ. Bạn có thể tham gia khóa đào tạo chuyên biệt dành cho người quản lý dự án để giúp bạn điều hướng bối cảnh dự án mới hỗ trợ GenAI này. Viện Quản lý Dự án (PMI) gần đây đã phát hành miễn phí khóa học điện tử giới thiệu để giúp chống lại sự lo lắng về việc áp dụng AI và lấp đầy khoảng trống kiến ​​thức giữa các chuyên gia dự án. Nó bao gồm các trường hợp sử dụng có liên quan và lời khuyên về cách sử dụng GenAI cụ thể để thực hiện các dự án.

Rõ ràng là AI sẽ nâng cao cách thức phân phối dự án, chuyển đổi vai trò của người quản lý dự án thành người lãnh đạo dự án. Sẽ có những thách thức và rủi ro mới ở phía trước, nhưng bằng cách áp dụng tư duy AI và luôn tò mò về tiềm năng của GenAI, các chuyên gia dự án sẽ sẵn sàng mang lại kết quả dự án thành công. Học hỏi liên tục là chìa khóa để định hướng cuộc cách mạng AI và nâng cao vai trò của các chuyên gia dự án trong các ngành.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, ngày 12 tháng XNUMX). AI sáng tạo sẽ thay đổi doanh nghiệp của bạn. Đây là cách để thích nghi. Harvard Business Review. Có sẵn tại: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt