AI Có Thể Làm Cho Cuộc Sống Làm Việc Tốt Hơn Như Thế Nào, Không Chỉ Hiệu Quả Hơn

Khi chúng ta nói về sự chuyển đổi mà AI có thể mang lại cho các ngành như kế toán và tài chính, hầu hết cuộc thảo luận tập trung vào năng suất, hiệu quả và ROI — và có lẽ đúng là nên như vậy. Theo một nghĩa nào đó, điều đó cũng dễ hiểu – các doanh nghiệp có lý khi nghĩ về lợi nhuận cuối cùng và cải thiện các quy trình ảnh hưởng đến nó. Nhưng việc thu hẹp suy nghĩ của chúng ta về AI chỉ vào những con số là bỏ lỡ một phần tiềm năng tác động đáng kể của nó – cụ thể là cách nó ảnh hưởng đến cuộc sống làm việc của nhân viên. Xét cho cùng, sự hài lòng và năng suất của nhân viên vốn có mối liên hệ mật thiết.
Tuy nhiên, về vấn đề này cũng có một quan điểm rập khuôn – rằng AI được định sẵn chỉ để thay thế hoặc giảm bớt công việc của con người, khiến các kế toán viên và nhóm tài chính phải vật lộn để giành lấy một phần thị trường lao động ngày càng thu hẹp. Nhưng trên thực tế, nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra một thực tế khác, đáng khích lệ hơn nhiều. Và ngay từ đầu, hãy để tôi nói rằng triết lý của chúng tôi với tư cách là một công ty là ‘bởi kế toán viên, dành cho kế toán viên’ – chúng tôi đã từng trải qua những áp lực cuối tháng và chúng tôi muốn điều tốt nhất cho những người trong ngành này. –Cho đến thời điểm này, những gì chúng tôi thực sự thấy là AI có thể là sự đổi mới hiếm hoi vừa thúc đẩy năng suất công ty vừa cải thiện sức khỏe nhân viên.

AI chống lại kiệt sức và cải thiện sự hài lòng

Cuộc khảo sát AI toàn cầu mới của FloQast tiết lộ rằng những kế toán viên cộng tác với AI không chỉ hiệu quả hơn mà còn hạnh phúc và khỏe mạnh hơn. 52% ‘người cộng tác với AI’ – những người chủ động làm việc với AI một cách có chủ đích để đạt được các nhiệm vụ và kết quả cụ thể – cho biết họ cảm thấy được nghỉ ngơi đầy đủ, so với chỉ 18% người không sử dụng. Những kế toán viên cộng tác chặt chẽ với AI báo cáo mức cải thiện 38 điểm về cân bằng công việc-cuộc sống và có khả năng có thời gian để hoàn thành công việc cao hơn 56%.
Tương tự, chúng tôi nhận thấy rằng việc sử dụng AI có chủ đích làm giảm 24% tình trạng kiệt sức sau hơn một năm sử dụng. Khi được chấm điểm trên ‘thang đo kiệt sức’ từ một đến 100, những người cộng tác với AI chỉ đạt 17,5 điểm so với người không dùng AI là 21,6 điểm – một chỉ số khác cho thấy AI có thể bảo vệ, chứ không phải gây áp lực, cho lực lượng lao động.
Bên cạnh những con số đó, các kế toán viên và CFO cộng tác với AI cũng có nhiều khả năng hơn khi nói rằng họ có cơ hội chủ động, cảm thấy gắn kết hơn và có tiếng nói có giá trị trong vai trò của mình. Họ có khả năng đưa ra các lựa chọn tác động đến hiệu suất tổ chức và đưa ra đề xuất để đạt được các mục tiêu chiến lược cao gần gấp đôi – nhìn chung, họ có nhiều khả năng hơn khi nói rằng họ được tham gia và lắng nghe trong các cuộc thảo luận về định hướng chiến lược.
Đây là một sự kết hợp mạnh mẽ – giảm căng thẳng, cải thiện việc nghỉ ngơi và công việc cấp cao, đáng giá hơn. Những phản hồi này chỉ ra sự xác nhận cho những hy vọng mà nhiều người đã bày tỏ rằng AI sẽ giảm bớt những công việc lặp đi lặp lại, vất vả và cho phép các kế toán viên bước vào các vai trò chiến lược hơn, sử dụng tự động hóa cấp độ tiếp theo để có cái nhìn sâu sắc hơn, mang tính dự đoán hơn về tài chính của công ty hoặc khách hàng, từ đó đóng góp vào việc ra quyết định thông minh hơn.
Đây rõ ràng là tin tốt, không chỉ cho nhân viên mà còn cho người sử dụng lao động của họ – đó là một vòng tuần hoàn tích cực. Nghiên cứu trước đây cho thấy các công ty cải thiện sự hài lòng công việc và cân bằng cuộc sống-công việc của nhân viên thường có hiệu suất tốt hơn, từ đó hỗ trợ tăng trưởng.

Một cơ hội lớn

Tuy nhiên, có một vấn đề. Bất chấp bức tranh tích cực từ những người cộng tác với AI, hầu hết các nhà lãnh đạo tài chính vẫn chưa xác định cách đưa AI vào công việc hàng ngày của nhóm một cách có ý nghĩa, và chỉ 5–6% CFO có tầm nhìn rõ ràng về tích hợp AI. Tương tự, chỉ một trong năm CFO nói rằng họ tự tin khi chọn đúng công cụ AI cho doanh nghiệp của mình. Ở giai đoạn này, có vẻ như tầm nhìn lãnh đạo, chứ không phải công nghệ, hiện là rào cản lớn nhất đối với tiến bộ. Những con số đó thấp một cách đáng kinh ngạc. Nhưng đó không phải là điều tiêu cực – nó có nghĩa là phần lớn ngành công nghiệp có một cơ hội thực sự phía trước để tiếp cận những lợi ích mà chúng ta đang thấy trong sự cộng tác với AI.
Và mặc dù có thể nói rằng còn một chặng đường dài trước khi hầu hết kế toán viên cộng tác với AI một cách thực sự có giá trị, điều đó không có nghĩa là AI hoàn toàn xa lạ. Trên thực tế, 76% người được hỏi cho chúng tôi biết họ đã sử dụng AI tại nơi làm việc. Ở mức độ cơ bản, AI đã được tích hợp trong toàn ngành nghề. Nhưng sự khác biệt quan trọng nằm ở cách nó được sử dụng. Ý tưởng ‘sử dụng’ AI có thể đề cập đến bất cứ điều gì, từ soạn thảo email bằng chatbot đến tải dữ liệu vào một công cụ tạo sinh chưa được phê duyệt và yêu cầu tóm tắt.
Trong số 76% này, ít hơn 10% nói rằng AI đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của họ. Việc chuyển từ sử dụng ở bề mặt sang cộng tác có ý nghĩa đòi hỏi một tư duy hoàn toàn khác. Nó đòi hỏi sự rõ ràng về những gì AI được yêu cầu đạt được và một cách tiếp cận có chủ đích, có cấu trúc để tích hợp nó. Khi được thực hiện tốt, AI không chỉ nên thay đổi cách thức công việc được thực hiện; nó nên làm cho công việc đó hiệu quả hơn một cách đáng kể.

Nơi các nhà lãnh đạo có thể bắt đầu

Vậy làm thế nào để chúng ta đi từ vị trí hiện tại, với các CFO thiếu một kế hoạch AI rõ ràng, đến điểm mà hầu hết kế toán viên đều được hưởng lợi từ nó? Có một số hành động có tác động cao mà tất cả các nhà lãnh đạo có thể thực hiện như một điểm khởi đầu.
Trước hết, nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng việc thiết lập một chiến lược AI rõ ràng là chìa khóa. Các doanh nghiệp cần tránh đơn giản là lao vào mà không cân nhắc những gì họ đang cố gắng đạt được, xác định các nhu cầu thực sự mà AI có thể giúp đáp ứng và thiết lập ý thức rõ ràng về quyền sở hữu và sự đồng thuận trong toàn công ty. Nói một cách đơn giản, chỉ trả tiền cho một số công nghệ hỗ trợ AI sẽ không mang lại lợi ích thực sự. Nhân viên sẽ chỉ thấy kết quả khi AI được sử dụng một cách có chủ đích và thông minh.
Mặt khác, cũng quan trọng là phát triển một văn hóa tưởng thưởng cho việc thử nghiệm. Mọi người cần biết rằng họ được phép thử những điều mới với AI, để họ có thể khám phá các trường hợp sử dụng và phương pháp cộng tác tốt nhất. Nếu mọi đề xuất quy trình làm việc mới đều phải trải qua nhiều vòng phê duyệt, sự thay đổi đáng kể sẽ không xảy ra.
Cuối cùng, điều quan trọng là phải định nghĩa lại ý nghĩa của ‘cộng tác’ với AI – điều cần thiết là nhúng AI trực tiếp vào các quy trình làm việc kế toán với tư cách là một người đóng góp tích cực, chứ không phải là một công cụ độc lập. Làm như vậy có nghĩa là cung cấp cho các nhóm sự rõ ràng về việc ai sở hữu công nghệ, nó được thiết kế để đạt được điều gì, nó hoạt động như thế nào và các mục tiêu của nó nên phát triển ra sao.
Kết hợp lại, những hành động này có thể biến AI từ một từ thông dụng thành một thực tế hàng ngày – và, nếu dựa vào dữ liệu, thì đó là một yếu tố nhân lên sức khỏe.