En İyi 5 Yapay Zeka Doküman Yönetimi Çözümü (Mayıs 2024)

Hızla gelişen dijital çağda işletmeler, belge yönetimi süreçlerini kolaylaştırmak için sürekli olarak yenilikçi çözümler arıyor. Yapay zeka (AI), modern çalışmanın çeşitli yönlerini dönüştürmeye devam ederken, AI destekli belge yönetim sistemleri, benzersiz verimlilik, doğruluk ve güvenlik sunan, oyunun kurallarını değiştiren bir unsur olarak ortaya çıktı. Bu araçlar gücünden yararlanıyor makine öğrenmesi doğal dil işlemeve kritik iş belgelerinin oluşturulmasını, saklanmasını ve alınmasını basitleştiren akıllı otomasyon.

Akıllı belge sınıflandırma ve ayıklamadan mevcut iş akışlarıyla kusursuz entegrasyona kadar, bu en iyi yapay zeka belge yönetimi araçları, farklı iş ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmış çok çeşitli özellikler sunar. Bu makalede, kuruluşların dijital varlıklarını yönetme biçimini yeniden tanımlayan ve kuruluşunuzun belge yönetimi gereksinimleri için ideal platformu seçerken bilinçli bir karar vermenizi sağlayan en iyi yapay zeka belge yönetimi çözümlerini inceleyeceğiz.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect, çeşitli kaynaklardan belgelerin yakalanması, işlenmesi ve dağıtılması sürecini basitleştiren güçlü bir belge yakalama ve optik karakter tanıma (OCR) yazılım çözümüdür. Yazılım, yazıcı sürücüleri, klasörler, web tarayıcıları ve e-posta sistemleri gibi çok çeşitli belge türlerini ve kaynaklarını destekleyerek mevcut iş akışlarıyla sorunsuz bir şekilde entegre olacak şekilde tasarlanmıştır.

Yapay zeka ve makine öğrenimi teknolojilerinden yararlanan DeskConnect, belgelerden ilgili bilgileri tanıyıp çıkararak veri yakalama sürecini otomatikleştirir. Bu özellik, manuel veri girişi ihtiyacını önemli ölçüde azaltarak zamandan tasarruf sağlar ve hata riskini en aza indirir. Yazılımın gelişmiş OCR yetenekleri, rasterleştirilmiş belgeleri işlerken yüksek doğruluk sağlar ve bu da onu çeşitli belge formatlarıyla uğraşan işletmeler için güvenilir bir seçim haline getirir.

FabSoft ayrıca ChatGPT tarafından desteklenen gelişmiş AI Sohbet entegrasyonuna sahip bir Belge Yardımcısı da sunar. Bu son teknoloji geliştirme, belge içe aktarma ve birleştirmeyi basitleştirerek, verimli belge analizi için yapay zeka destekli sohbete anında erişim sağlayarak ve en son teknolojiye sahip OCR teknolojisiyle hassasiyet sağlayarak belge yönetimini yeniden tanımlıyor.

FabSoft DeskConnect'in Temel Özellikleri:

• Çok Yönlü Belge Desteği: Yazdırma sürücülerini, klasörleri, web tarayıcılarını, e-posta sistemlerini ve daha fazlasını barındırır.
• Akıllı Veri Çıkarma: Belgelerdeki verileri otomatik olarak tanımak ve çıkarmak için yapay zeka ve makine öğreniminden yararlanır.
• Üstün OCR Performansı: Rasterleştirilmiş belgeler için endüstri lideri doğruluk sağlar.
• Kolaylaştırılmış Belge Dağıtımı: Microsoft OneDrive, SharePoint ve Power Apps dahil olmak üzere belge yakalamayı ve buluta veya şirket içi çözümlere dağıtımını otomatikleştirir.
• Özelleştirilebilir API: Eklentilerin belge dağıtımını kontrol etmesine ve eylemleri ve gönderim yöntemlerini otomatikleştirmesine olanak tanıyan kullanıcı dostu bir API sunar.
• Güçlü Güvenlik Önlemleri: Belge gizliliğini korumak ve yetkili kullanıcıların erişimini kısıtlamak için üst düzey güvenlik özelliklerini uygular.

FabSoft DeskConnect'in kullanıcı dostu API'si, işletmelerin özel iş akışları ve entegrasyonlar oluşturmasına olanak tanıyarak belge işleme ve veri çıkarma süreçlerini daha da optimize eder. Yazılımın sağlam güvenlik önlemleri, hassas belgelerin gizli kalmasını ve yalnızca yetkili personelin erişebilmesini sağlar.

2. Belge Aşaması

Kaynak: DocuPhase

DocuPhase, her büyüklükteki işletme için belge depolama, tarama, alma ve arşivleme süreçlerini optimize etmek üzere tasarlanmış, her şeyi kapsayan bir belge yönetimi yazılımı çözümüdür. Bu platform, basit bir dijital dosya dolabının özelliklerinin ötesine geçerek devam eden işleri yöneten, takip eden ve tamamlayan özellikler sunarak üretkenliği önemli ölçüde artırır.

DocuPhase'in öne çıkan özelliklerinden biri, yapay zeka destekli veri yakalama ve belge alma yetenekleridir. Bu akıllı araçlar, çeşitli belgelerden önemli bilgilerin çıkarılması ve eski dosyalardan veri alınması sürecini basitleştirir. Yapay zeka destekli işlevsellik, çok sayfalı belgeleri hızlı bir şekilde tarayarak ilgili bilgileri tanımlayıp çıkarabilir ve böylece zaman alan manuel arama ihtiyacını ortadan kaldırır. Ayrıca platformun yapay zeka ve makine öğrenimi yetenekleri, otomatik dosya yönlendirme ve indekslemeyi mümkün kılarak kullanıcıların değerli zaman ve çabalarından tasarruf etmesini sağlar.

DocuPhase'in Temel Özellikleri:

• Yapay Zeka Destekli Veri Yakalama: Çeşitli belgelerden önemli bilgilerin akıllıca çıkarılması.
• Verimli Belge Erişimi: Gelişmiş yapay zeka yeteneklerini kullanarak eski dosyalardan hızlı ve doğru veri alımı.
• Otomatik Dosya Yönlendirme ve İndeksleme: Kolaylaştırılmış belge organizasyonu için yapay zeka ve makine öğrenimi odaklı otomasyon.
• Eksiksiz bütünleşme: Gelişmiş çok yönlülük ve azaltılmış program geçişi için kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleri gibi ortak platformlarla uyumluluk.
• Güvenli Bulut Tabanlı Çözüm: Dijital belgeleri saklamak ve gereksiz evrak işlerini ortadan kaldırmak için sezgisel arayüz.
• Gelişmiş Arama İşlevleri: Hızlı belge alımı için anahtar kelime ve yapılandırılabilir arama araçları.
• Kullanıcı dostu arayüz: Sorunsuz bir başlangıç ​​ve iş akışı entegrasyonu için rehberli eğitim içeren öğrenmesi kolay yazılım.

DocuPhase'in entegrasyon dostu yapısı, ERP sistemleri gibi diğer ortak platformlarla sorunsuz bir şekilde bağlantı kurmasına olanak tanır ve bu da onu günlük operasyonların yürütülmesinde çok yönlü bir araç haline getirir. Bu entegrasyon, kullanıcıların programlar arasında geçiş yapmak için harcadığı zamanı azaltarak iş akışlarını kolaylaştırır. Yazılımın bulut tabanlı çözümü, dijital belgelerin saklanması için güvenli ve sezgisel bir arayüz sağlayarak gereksiz evrak işlerini etkili bir şekilde ortadan kaldırır.

3. Akışkan

Fluix, saha servis yönetimi için özel olarak tasarlanmış, mobil odaklı bir belge ve iş akışı yönetimi platformudur. Bu yenilikçi yazılım, işletmelerin kritik belgeleri ve formları merkezi bir depoda güvenli bir şekilde saklamasına ve bunlara erişmesine olanak tanır. Fluix, internet bağlantısının sınırlı olduğu veya hiç olmadığı konumlarda bile saha servis teknisyenleri ve yöneticilerine temel dosyalara kolay erişim sağlayarak uzaktan çalışmayı kolaylaştırır ve genel verimliliği artırır.

Fluix'in temel özelliklerinden biri, ekip üyeleri arasında etkili iletişimi ve sorumluluğu teşvik eden özel iş akışlarıdır. Platform, yeni görevler, değişiklikler veya önemli mesajlar için gerçek zamanlı güncellemeler ve bildirimler sağlayarak tüm paydaşların bilgili ve uyumlu kalmasını sağlar. Fluix'in otomatik dosya yönlendirme ve indeksleme yetenekleri, manuel çabayı önemli ölçüde azaltarak işletmelerin iş akışlarını optimize etmesine ve verimliliği artırmasına olanak tanır.

Fluix'in Temel Özellikleri:

• Mobil Öncelikli Tasarım: Saha hizmeti yönetimi için optimize edilmiş olup, hareket halindeyken güvenli belge depolama ve erişim olanağı sağlar.
• Merkezi Belge Havuzu: Alanla ilgili kritik belgeler için tek ve kolayca erişilebilen bir konum sağlar.
• Özel İş Akışları: Gerçek zamanlı güncellemeler ve bildirimler yoluyla ekip üyeleri arasındaki iletişimi ve sorumluluğu kolaylaştırır.
• Eksiksiz bütünleşme: ERP sistemleri gibi ortak platformlarla uyumlu olup günlük operasyonları kolaylaştırır ve program değiştirmeyi en aza indirir.
• OCR Teknolojisi: Metin görüntülerinin makine tarafından kodlanmış metne doğru şekilde dönüştürülmesi için optik karakter tanımayı destekler.
• Yapay Zeka Sohbet Özelliği: ChatGPT tarafından desteklenen, belgeyle ilgili bilgilere anında erişim sağlayarak manuel aramaları ortadan kaldırır.
• Kullanıcı Dostu Kurulum: Document Companion'daki OpenAI Sohbet özelliğinin kolay yapılandırılması.

Fluix'in entegrasyon dostu mimarisi, ERP sistemleri gibi diğer yaygın platformlarla sorunsuz bir şekilde bağlantı kurmasına olanak tanır. Bu entegrasyon, işletmelerin günlük operasyonları daha verimli bir şekilde yürütmesine olanak tanır ve programlar arasında geçiş yapmak için harcanan zamanı azaltır. Üstelik Fluix, OCR teknolojisini destekleyerek AI sohbet özelliğine iletilen verilerin ayrıntılı analiz için doğru ve kapsamlı olmasını sağlar.

4. M Dosyaları

M-Files, içeriğin tüm yaşam döngüsü boyunca yönetilmesine daha akıllı bir yaklaşım sunan akıllı bir bilgi yönetimi platformudur. M-Files, içeriği sorunsuz bir şekilde birbirine bağlayarak ve akıllı otomasyondan yararlanarak, doğru bilgiyi doğru kişilere doğru zamanda sunarak bilgi çalışanlarının daha üretken olmasını sağlar.

Platform, tek bir depoya karmaşık ve pahalı bir geçiş gerektirmeden, kuruluş çapındaki içeriğin kapsamlı bir görünümünü sağlar. M-Files'ın dijital belge yönetimi çözümü, güçlü arama ve alma yeteneklerine sahip olup, kullanıcıların yanlış yerleştirilmiş dosyaları aramakla zaman kaybetmeden veya bir şeyin nerede saklandığını hatırlamakta zorluk çekmeden belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde bulmasına olanak tanır. Platform ayrıca şablonlar, kolay adlandırma ve kaydetme işlevleri ve yapay zeka destekli teknoloji aracılığıyla gizli belgeleri ve karanlık verileri ortaya çıkarma yeteneği sunarak belge oluşturmayı da basitleştiriyor.

M-Files'ın Temel Özellikleri:

• Akıllı Bilgi Yönetimi: Üretkenliği artırmak ve içeriğin 360 derecelik görünümünü sağlamak için bağlantılı içerik ile akıllı otomasyonu birleştirir.
• Hızlı Arama ve Alma: Kullanıcıların belgeleri hızlı ve kolay bulmasını sağlayarak zamandan ve emekten tasarruf sağlar.
• Belge Oluşturma Basitleştirildi: Şablonlar, belgelerin kolay adlandırılması ve kaydedilmesi, gizli belgelerin ve karanlık verilerin keşfedilmesini sağlar.
• Otomatik Uyumluluk ve Güvenlik: Şirket politika ve düzenlemelerine uyumu sağlar, erişim hakları ve şifreleme yoluyla veri güvenliğini sağlar.
• Kusursuz İşbirliği: Belgelerin aynı anda birlikte yazılmasına, yorumlanmasına ve açıklama eklenmesine olanak tanır.
• Popüler Araçlarla Entegrasyon: Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook ve yaygın olarak kullanılan diğer uygulamalarla entegrasyon sunar.
• Yapay Zeka Destekli Süreçler: Bilgileri düzenlemek, belge içeriğini anlamak ve doğal dili kullanarak bilgiyle etkileşimde bulunmak için M-Files Aino gibi yapay zekayı kullanır.

M-Files'ın otomasyon yetenekleri, şirket politikalarına ve düzenlemelerine uyumu kolaylaştırır, sıkı erişim hakları ve kurumsal düzeyde şifreleme yoluyla veri güvenliğini sağlar ve aynı anda birlikte yazma, yorum yapma ve belgelere açıklama ekleme yoluyla basit işbirliğine olanak tanır. Son derece yapılandırılabilir bir platform üzerine inşa edilen M-Files, API'ler, çözüm şablonları ve üçüncü taraf eklentiler aracılığıyla belirli iş ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde kolayca özelleştirilebilir.

5. SharePoint yapay zekası

Kaynak: Microsoft

Microsoft SharePoint, yapay zeka teknolojileriyle entegre edildiğinde iş akışlarını dönüştüren, işbirliğini geliştiren ve kuruluşlar için üretkenliği artıran güçlü bir işbirliği ve belge yönetimi platformudur. İşletmeler, AI yeteneklerini SharePoint'e dahil ederek süreçleri otomatikleştirebilir, belge yönetimini kolaylaştırabilir, arama işlevselliğini geliştirebilir ve verilerden değerli bilgiler elde edebilir.

SharePoint AI, çalışanların daha akıllı ve daha hızlı çalışmasını sağlarken manuel çalışmaları azaltır ve üretkenliği artırır. Platform, akıllı belge yönetimi, iş akışı otomasyonu, sohbet robotu entegrasyonu ve tahmine dayalı analitikler dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sunarak kuruluşların operasyonlarını optimize etmesine, işbirliğini geliştirmesine ve günümüz ortamında rekabetçi kalmasına olanak tanıyor. Gelişmiş içerik yönetimi ve deneyim platformu SharePoint Premium, içerik deneyimlerine, işlemeye ve yönetişime yapay zeka, otomasyon ve ek güvenlik getirerek kuruluşların kritik içerikleri yaşam döngüsü boyunca yönetmesine ve korumasına yardımcı olur.

SharePoint AI'nin Temel Özellikleri:

• Akıllı Doküman Yönetimi: Yapay zeka destekli belge işleme, belgelerdeki bilgilerin otomatik olarak sınıflandırılması, çıkarılması ve etiketlenmesi, verimliliğin artmasına ve iş akışlarının kolaylaştırılmasına yol açar.
• İş Akışı Otomasyonu: Yapay zekayla geliştirilmiş iş akışı otomasyonu, geçmiş verileri analiz eder, geçmiş kararlardan ders alır ve görevlerin otomatikleştirilmesinde ve belgelerin yönlendirilmesinde akıllı seçimler yapar.
• Chatbot Entegrasyonu: SharePoint ile entegre yapay zeka destekli sohbet robotları, çalışanların sistemle doğal dil aracılığıyla etkileşim kurmasına olanak tanıyarak anında yanıtlar ve destek sağlıyor.
• Tahmine Dayalı Analitik: Verileri analiz etmek ve değerli bilgiler sağlamak için yapay zekadan yararlanarak kuruluşların veriye dayalı kararlar almasına ve çağın ilerisinde kalmasına olanak tanır.
• Gelişmiş İçerik Yönetimi: Yapay zeka, otomasyon ve içerik deneyimlerine, işlemeye ve yönetişime eklenen güvenlik, kuruluşların kritik içerikleri yaşam döngüsü boyunca yönetmesine ve korumasına yardımcı olur.
• Yüksek Değerli Belge Çözümleri: Sözleşmeler, iş bildirimleri, siparişler, faturalar gibi değeri yüksek belgelerle çalışmaya yönelik çözümler sunar.

SharePoint AI'nın akıllı belge yönetimi yetenekleri, belgelerdeki bilgilerin otomatik olarak sınıflandırılmasına, çıkarılmasına ve etiketlenmesine olanak tanıyarak verimliliğin artmasına ve iş akışlarının kolaylaştırılmasına olanak tanır. Platformun tahmine dayalı analitik yetenekleri, verileri analiz etmek ve değerli bilgiler sağlamak için yapay zekadan yararlanarak kuruluşların veriye dayalı kararlar almasına ve çağın ilerisinde kalmasına olanak tanıyor.

Yapay Zeka Doküman Yönetimi Çözümleriyle İş Akışınızı Kolaylaştırın

Günümüzün hızlı iş ortamında yapay zeka destekli belge yönetimi çözümleri, iş akışlarını kolaylaştırmak, işbirliğini geliştirmek ve üretkenliği artırmak isteyen kuruluşlar için temel araçlar haline geldi. Bu makalede ele alınan yapay zeka belge yönetimi çözümleri, farklı iş ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmış çok çeşitli özellikler ve yetenekler sunar.

Akıllı belge sınıflandırma ve ayıklamadan mevcut iş akışlarıyla kusursuz entegrasyona kadar bu araçlar, kritik iş belgelerinin oluşturulmasını, depolanmasını ve alınmasını kolaylaştırmak için yapay zekanın gücünden yararlanır. Manuel süreçleri otomatikleştirerek, arama işlevselliğini iyileştirerek ve değerli bilgiler sağlayarak bu çözümler, kuruluşların operasyonlarını optimize etmelerine, maliyetleri azaltmalarına ve daha iyi karar alma süreçlerine yön vermelerine olanak tanır.