Notion-recension: Den här arbetsytan kan enkelt ersätta 5 appar

Har du någonsin öppnat fem olika appar för att planera ett projekt? Exempel: Google Docs för anteckningar, Trello för uppgifter och Excel för spårning. Ganska löjligt om du frågar mig.

Med Notion, att jonglera flera appar samtidigt kan vara ett minne blott. Över 100 miljoner människor Använd nu Notion för att göra dig av med utspridda verktyg och bygga en flexibel arbetsyta som gör allt!

I den här Notion-recensionen kommer jag att diskutera för- och nackdelar, vad det är, vem det är bäst för och dess viktigaste funktioner. Sedan visar jag hur jag använde Notion för att skapa en sida, lägga till innehållsblock, lägga till en databasOch mycket mer.

Jag avslutar artikeln genom att jämföra Notion med mina tre bästa alternativ (Miro, ClickUpoch Monday.com).

Om du någonsin önskat att dina anteckningar, uppgifter och lagchatt skulle kunna finnas på en anpassningsbar plats, kan Notion vara ditt nya favoritverktyg.

Slutsats

Notion är en allt-i-ett flexibel arbetsyta som kombinerar anteckningar, uppgifter, databaser och samarbete i realtidDet kan dock vara komplicerat att lära sig inledningsvis, och det saknar vissa avancerade projekt- och säkerhetsfunktioner.

Vad är uppfattning?

Notion är en anteckningsapp och en allt-i-ett-arbetsyta för individer och team. Du kan använda den för att samla tankar, hantera projekt, organisera information och samarbeta med andra.

Grundades i 2013 av Ivan Zhao och Simon Last, Begreppet har utvecklats från en enkel anteckningsredigerare till en omfattande produktivitetsplattform som används av både frilansare, studenter, startups och företag.

Det enklaste sättet att förstå Notion är att föreställa sig att kombinera Google Docs, Excel, Trello och wikis till ett sammanhängande system där allting kopplas samman. Det är i huvudsak vad Notion gör: det skapar en flexibel arbetsyta där du kan bygga nästan vad som helst du behöver för att organisera information och hantera projekt.

Notion är mer än en anteckningsapp. Det är en flexibel digital arbetsyta för att hantera produktivitet och samarbete i affärer under ett enda gränssnitt.

Från enkla anteckningar till affärskraftpaket

När Notion Den lanserades första gången 2016 och erbjöd grundläggande anteckningsfunktioner. Grundarna ville dock skapa något mer flexibelt än traditionella dokumentredigerare. De ville skapa en plattform där man kunde blanda olika typer av innehåll på samma sida.

Människor började skapa komplexa projektledningssystem, företagswikier, CRM-databaseroch till och med fullständiga affärsoperativsystem inom Notion. Plattformens blockbaserade struktur (där varje innehållsdel är ett flyttbart block) möjliggjorde denna typ av anpassning.

År 2019 hade Notion utvecklats från ett personligt produktivitetsverktyg till en seriös affärsplattform som företag använde för att ersätta hela programvarupaket.

Vad som gör Notion annorlunda

Traditionella produktivitetsverktyg tenderar att vara ganska stela jämfört med NotionMicrosoft Word är utmärkt för dokument, Excel hanterar kalkylarkoch projektledningsverktyg som Asana eller Monday.com fokusera på uppgiftsspårning.

Dessa verktyg kommunicerar dock inte med varandra. Det innebär att du får information utspridd över flera plattformar, vilket gör det svårare att hitta det du behöver.

Notion vänder helt på den här metoden. Istället för separata verktyg för olika funktioner finns allt i en sammankopplad arbetsyta. Du kan bädda in en databas i ett dokument, länka uppgifter till mötesanteckningar och skapa mallar som kombinerar flera innehållstyper.

Anpassningsnivån är också ganska hög jämfört med andra verktyg. Medan Google Workspace erbjuder inbyggda appar har Notion byggstenar som du kan ordna på det sätt som passar ditt arbetsflöde.

AI-integration och smarta funktioner

Tillägget av AI har fört Notion in på nya territorier. AI-assistent hjälper till med skrivandet, sammanfatta innehålloch bygga arbetsflöden. Istället för att byta till ChatGPT eller andra AI-verktyg kan du generera innehåll direkt på dina befintliga Notion-sidor.

Det jag älskar med deras AI-implementering är hur den integreras med dina befintliga dataAI:n kan referera till information från dina databaser, förstå sammanhanget för dina projekt och hjälpa till automatisera rutinuppgifterDenna kontextuella medvetenhet gör den mer användbar än fristående AI-verktyg för många affärsarbetsflöden.

Vem är Notion bäst för?

Här är de typer av människor som får ut mest av att använda Notion:

• Studenter kan använda Notion för att organisera anteckningar, studiematerial, projekt och scheman på ett ställe. De kan också använda mallar för journalföring och måluppföljning.
• Frilansare kan använda Notion för att spåra kunder, deadlines, fakturor och portföljer. De kan också planera innehåll, organisera idéer, lagra research och anpassa dashboards för att passa sina unika arbetsflöden.
• Små team kan använda Notion för att samarbeta i realtid, dela filer, hantera uppgifter och organisera information.
• Startups kan använda Notion för att ersätta flera verktyg med en flexibel arbetsyta för att spara pengar och arbeta snabbare.
• Företag kan använda Notion för att samarbeta och bygga företagswikier.
• Vem som helst kan använda Notion för anteckningar, uppgiftshantering, projektuppföljning, läslistor och måltidsplanering.

Begreppets nyckelfunktioner

Här finns Notion’s nyckelfunktioner:

• Block- och sidarkitektur: Innehåll byggs med hjälp av dra-och-släpp-innehållsblock (som stycken, listor, bilder, kod, tabeller, databaser etc.), och sidor kan innehålla valfritt innehåll med en kapslad struktur och länkar.
• Databaser: Helt flexibla databaser med flera vyer, där varje post är en egen detaljerad sida.
• Mallar: Skapa mallar för sidor och databaser för att spara tid och hålla arbetet konsekvent.
• Samarbetsverktyg: Arbeta tillsammans live, kommentera var som helst, tagga personer och håll teamwork samlat på ett ställe.
• Rich Media och inbäddningar: Lägg till bilder, filer, ljud, video-och bäddar in med förhandsvisningar.
• Projekt- och uppgiftshantering: Använd uppgiftslistor, anslagstavlor, påminnelser och kalendrar för att spåra arbete och framsteg.
• Avancerad sökning och organisation: Hitta allt snabbt med enhetlig sökning på alla sidor och filer.
• AI-integration: Den inbyggda AI:n kan sammanfatta, skriva, Översättoch analysera din arbetsyta.
• Integration och utökningsbarhet: Koppla Notion till Slack, Google Drive, GitHub, Jira och automatisera med Notions API.
• Skapande av webbplats och portfolio: Publicera sidor och databaser online för webbplatser och portföljer.
• Anpassningsbara arbetsytor: Designa dashboards, wikis och projekt med sekretessinställningar och tilldelade roller.
• Versionshistorik: Se dokumenthistorik och återställ gamla versioner när som helst.
• Notion for StartupsSkaffa en uppkopplad arbetsyta med AI-verktyg för att bygga och skala upp din startup.

Hur man använder Notion

Så här kan du komma igång med Notion:

1. Registrera dig för Notion
2. Skapa din första sida
3. Lägg till innehållsblock
4. Ordna om dina block
5. Lägg till en databas
6. Lägg till egenskaper i databasen
7. Ändra vyn
8. Skapa en mall
9. Anpassa din mall
10. Använd sökfunktionen
11. Dela din sida
12. Nämn en samarbetspartner

Steg 1: Registrera dig för Notion

Jag började med att gå till notion.com och välj "Skaffa Notion gratis" längst upp till höger.

Steg 2: Skapa din första sida

Efter att jag skapat mitt konto hamnade jag i en tom arbetsyta med en lista över sätt att komma igång.

Detta var min första "sida" i Notion. Det är en utmärkt testplats för att experimentera utan någon press.

Steg 3: Lägg till innehållsblock

Allt i Notion är byggd med block:

• När du skriver ett stycke är det ett textblock
• Lägg till en rubrik, det vill säga ett rubrikblock
• Infoga en tabell, så har du skapat ett databasblock

För att komma åt dessa block tryckte jag på "Enter" på tangentbordet för att starta en ny rad och sedan "/" för att se en meny med allt jag kunde infoga.

Här är några viktiga slash-kommandon att komma ihåg:

• /h1 för stora rubriker
• /todo för kryssrutor
• /tabell för enkla tabeller
• /sida för att länka till andra sidor

Steg 4: Ordna om dina block

Jag lade till en tabell i mitt dokument och kunde enkelt flytta runt block genom att klicka och dra i handtaget med sex punkter som visades när jag höll muspekaren över innehållet.

Den här dra-och-släpp-funktionen innebar att jag kunde omorganisera mina tankar allt eftersom de utvecklades, snarare än att fastna i min ursprungliga struktur.

Steg 5: Lägg till en databas

Det är i databaser som Notion blir kraftfullt, men det är också där många kör fast. Jag skapade en ny databas genom att skriva "/database" och välja "Database – Full page".

Steg 6: Lägg till egenskaper i databasen

Därifrån gav jag det ett tydligt namn och började med bara några få egenskaper: Titel (text), Författare (text), Status (välj) och Betyg (nummer). Du kan spåra alla möjliga saker, inklusive projekt på jobbet eller restauranger att prova.

Steg 7: Ändra vyn

Notion Databaser är inte bara kalkylblad. De är mer som flexibla datasamlingar som kan visas på olika sätt. Samma bokdatabas kan visas som en tabell, en kanban-tavla, en kalender eller ett galleri, beroende på vad som är lämpligt för ditt arbetsflöde.

För att lägga till olika vyer trycker jag bara på "+" under titeln på min databas.

Steg 8: Skapa en mall

Sedan gjorde jag om min bokspårningsdatabas till en mall. Mallar sparar enormt mycket tid när du väl börjar skapa repetitivt innehåll.

Om du märker att du skapar liknande sidor, gör om en av dem till en mall. Mötesanteckningar, projektplaner och veckovisa genomgångar är perfekta för mallar.

För att skapa en mall klickade jag på rullgardinspilen bredvid "Ny" i min databas och valde "Ny mall".

Steg 9: Anpassa din mall

Detta öppnade ett nytt fönster där jag kunde anpassa min mall med sidor, text, checklistor och alla block jag behövde. När den var klar sparade jag den. Jag kan nu återanvända den när som helst.

Det största misstaget folk gör är att försöka skapa det perfekta organisationssystemet innan de förstår hur det fungerar. Börja enkelt och låt ditt system utvecklas organiskt. Skapa sidor när du behöver dem, inte för att du tror att du borde.

Använd en kombination av kapslade sidor och databaser för att organisera olika typer av information:

• Sidor fungerar bra för statiskt innehåll som dokumentation eller referensmaterial.
• Databaser är utmärkta för att hantera dynamisk information som du behöver sortera, filtrera eller spåra över tid.

Steg 10: Använd sökfunktionen

Sökfunktionen är kraftfull, så stressa inte för mycket över perfekt organisation.

Du kan hitta nästan vad som helst genom att skriva Ctrl+K (eller Cmd+K på Mac) och söka efter nyckelord. Det betyder att du kan fokusera mer på att skapa användbart innehåll och mindre på att arkivera det perfekt.

Steg 11: Dela din sida

Delar in Notion fungerar på sidnivå. Du kan dela enskilda sidor eller hela databaser med specifika personer eller göra dem offentliga genom att välja "Dela" längst upp till höger, bjuda in samarbetspartners och ändra behörighetsnivåerna.

Behörighetsnivåerna är enkla:

• "Kan redigera" låter folk ändra innehåll
• "Kan kommentera" tillåter feedback utan ändringar
• "Kan visa" ger skrivskyddad åtkomst

För teamsamarbete, etablera några grundläggande konventioner tidigt. Bestäm hur ni ska namnge sidor, när ni ska använda kommentarer kontra direkta redigeringar och hur ni ska hantera aviseringar.

Steg 12: Nämn en samarbetspartner

@mention-systemet fungerar bra för att få någons uppmärksamhet, och du kan nämna hela team eller grupper om din arbetsyta är konfigurerad på det sättet.

Funktionerna för samarbete i realtid fungerar smidigt. Du kan se andra personers markörer och redigeringar allt eftersom de görs. Detta gör Notion särskilt effektivt för gemensamma planeringssessioner eller gruppbrainstorming, där alla behöver bidra samtidigt.

Sammantaget blir Notion som mest värdefullt när du slutar försöka använda det som andra verktyg och börjar tänka på dina faktiska arbetsflöden. Istället för att återskapa dina befintliga system exakt, fundera över vad du försöker åstadkomma och bygg utifrån det.

Många människor lyckas med att börja med ett specifikt användningsfall (t.ex. projektuppföljning eller anteckningsorganisation) och gradvis utöka det allt eftersom de blir vana vid det. Att försöka migrera allt på en gång leder vanligtvis till frustration och att man överger det.

Notions flexibilitet är både dess största styrka och dess största utmaning. Du kan bygga nästan vad som helst, men det betyder inte att du borde.

Fokusera på att lösa verkliga problem du har snarare än att skapa komplicerade system bara för att de ser imponerande ut. Den bästa Notion-uppsättningen är den du använder konsekvent!

Topp 3 Notion-alternativ

Här är de bästa Notion alternativ jag skulle rekommendera:

Miro

Den första Notion Ett alternativ jag skulle rekommendera är Miro. Miro är ett visuellt verktyg för brainstorming, planering och samarbete på en oändlig whiteboardtavla online.

Både Miro och Notion erbjuder flexibla arbetsytor utan kod där team kan hantera projekt och samarbeta på ett och samma ställe.

Miro sticker dock ut från Notion med sin visuella duk. Du kan brainstorma med klisterlapparBygg flödesscheman, trådramaroch tankekartor. Du kan också använda mallar för workshops, presentationer, och idégenerering.

Miros realtidsverktyg är utmärkta för distansteam som trivs med visuella, interaktiva sessioner. Det är också ansluts enkelt med Slack, Jira, Microsoft Teams och mer.

Samtidigt är Notion utmärkt på att hålla arbetet organiserat och dokumenterat. Det kombinerar anteckningar, wikis, uppgifter och databaser i en anpassningsbar, blockbaserad arbetsyta.

Notion är älskat för att vara en allt-i-ett informationsnav. Med Notion kan du kapsla sidor, hantera uppgifter, bygga databaser och automatisera arbetsflöden som stöds av AI. Det är utmärkt för företagswikier, projektledning och för att hålla uppgifter, dokument och teamwork på ett sökbart ställe.

För visuellt lagarbete och whiteboardtavlor i realtid, välj Miro. För anteckningar, uppgifter, wikis och organisation, välj Notion!

ClickUp

Nästa Notion Ett alternativ jag skulle rekommendera är ClickUp. ClickUp är ett komplett projektledningsverktyg med tidsspårning, 15 vyer och automatisering.

Dess gratisplan är mer generös än Notions på vissa områden, som att erbjuda obegränsat antal platser. Detta gör ClickUp mer attraktivt för större team med en begränsad budget.

Samtidigt utmärker sig Notion som en mångsidig allt-i-ett-arbetsyta. Den kombinerar anteckningar och flexibla databaser med ett anpassningsbart gränssnitt och mallar. Den har kraftfullare antecknings- och innehållsrika funktioner än ClickUp.

För detaljerad projekthantering och automatisering, välj ClickUp. För en flexibel arbetsyta med anteckningar, dokument och projektuppföljning, välj Notion!

Monday.com

Den slutliga Notion Ett alternativ jag skulle rekommendera är Monday.com. Monday.com är en teamplattform för att hantera projekt, arbetsflöden och uppgifter med stark automatisering och enkel anpassning.

Å ena sidan utmärker sig Notion med sin blockbaserade arkitektur. Varje del av innehållet är helt anpassningsbart med hjälp av dra-och-släpp-block.

Samtidigt betonar Monday.com arbetsflödesautomation och projektledning. Du kan integrera dina favoritappar, som Slack, Gmail och Microsoft Teams. Behörighetskontrollerna och den inbyggda rapporteringen hjälper team att följa framstegen.

För en allt-i-ett-arbetsyta med stark anpassningsförmåga, välj Notion. För projektuppföljning och automatisering av arbetsflöden, välj Monday.com.

Notion Recension: Rätt verktyg för dig?

Notion är tillräckligt flexibel för att hantera mina spridda idéer och tillräckligt smart för att ersätta ett halvdussin andra appar. Det tar dock lite tid att installera.

Så om du är någon som älskar att bygga system och justera dem allt eftersom, kommer du att älska Notion. Om du föredrar strikt struktur och färdiga arbetsflöden kanske du vill ha något mer fokuserat.

Annars, överväg dessa alternativ:

• Miro är bäst för team som trivs med brainstorming, mindmapping och whiteboardtavlor i realtid.
• ClickUp är bäst för dem som vill ha projektledning med inbyggd tidsspårning och automatisering.
• Monday.com är bäst för team som behöver automatisering av arbetsflöden, projektuppföljning och enkla integrationer.

Tack för att du läste min Notion-recension! Jag hoppas att du tyckte att den var hjälpsam.

Notion offers a free plan för individer att organisera sina projekt och liv. Prova själv och se hur du gillar det!

Vanliga frågor

Vad används Notion så till?

Notion används främst som en allt-i-ett-arbetsyta för anteckningar, projektledning och samarbete. Den låter dig tänka, skriva och planera i ett enda anpassningsbart utrymme.

Är Notion så fritt?

Notion’s free plan erbjuder obegränsat antal sidor och block, samt samarbete med upp till 10 gäster. Avancerade funktioner som fullständig AI-åtkomst, obegränsade filuppladdningar, utökad sidhistorik och förbättrat samarbete är dock endast tillgängliga på betalda planer.

Är Notion bättre än OneNote?

Notion är bättre än OneNote för organisering, databaser och kraftfullt samarbete. Dess modulära struktur och mallar överträffar OneNote för att hantera komplexa projekt eller bygga anpassade produktivitetssystem.

OneNote är dock bättre för snabba anteckningar i fritt format. Detta gäller särskilt om du föredrar handskrivna anteckningar eller är starkt beroende av Microsoft Office-ekosystemet.

Vad är betydelsen av ordet Notion?

Ordet "uppfattning" betyder i allmänhet ett koncept, en idé eller en övertygelse om något.

Är Notion verkligen värt det?

Notion är värt det för alla som söker en flexibel arbetsyta för att hantera anteckningar, projekt, databaser och samarbete. Vissa kan dock tycka att inlärningskurvan och gränssnittet är överväldigande för grundläggande uppgifter.

Är Notion överdrivet för personligt bruk?

Notion kan kännas som överdrivet för personligt bruk om dina behov är enkla (t.ex. att-göra-listor eller grundläggande anteckningar) på grund av dess överflöd av funktioner. Men om du gillar att anpassa arbetsflöden eller behöver organisera komplexa projekt kan Notion vara kraftfullt även för individer.

Är Notion AI bättre än ChatGPT?

Notion AI är bättre än ChatGPT för dokumenthantering, innehållsorganisation och produktivitet. ChatGPT erbjuder dock starkare konversationsförmågor och bättre prestanda för kreativt skrivande, kodningshjälp och att svara på allmänna frågor.

Är Notion bättre än Google?

Notion är bättre för att skapa anpassningsbara arbetsflöden som kombinerar anteckningar och databaser i ett enda utrymme. Samtidigt är Google Workspace bättre för e-post och dokumentredigering tack vare dess verktygssvit som Gmail, Dokument och Drive.

I slutändan utmärker sig Notion på att organisera komplex information och uppgifter på ett mycket personligt sätt, medan Google Workspace är idealiskt för dokumentskapande, fildelning och affärskommunikation i stor skala.