Charles Yang, grundare och vd för Vibe – intervjuserien

Charles Yang, grundare och vd för Vibe, är en entreprenör som vill förändra hur team dokumenterar, bevarar och bygger vidare på organisationens kunskap. Han var med och grundade ett mobilspelsföretag som växte till över 800 anställda och 50 miljoner spelare per månad innan det blev en del av Tencent. Därefter intresserade han sig alltmer för hur organisationer kan bevara sitt gemensamma minne när de växer. Senare utforskade han immersiv samarbetsteknik genom Inlight Interactive innan han grundade Vibe 2017. Under hans ledning utvecklades Vibe från ett företag med smart hårdvara för samarbete och produkter som används av över 50 000 organisationer, till den bredare plattformen ”Contextual AI Workspace”. Den ska med hjälp av AI omvandla möten, samtal och beslut till ett strukturerat, levande organisationsminne.

Vibe bygger vad företaget kallar en kontextuell AI-arbetsyta, som kombinerar AI-programvara med specialbyggd hårdvara för samarbete. Målet är att hjälpa organisationer att bevara sin kunskap och omsätta den i praktiken. Företaget fick först genomslag med interaktiva smarta tavlor för företag och utbildningsinstitutioner, men har sedan breddat verksamheten till AI-baserad bearbetning av mötesinformation, kontextuella minnessystem och fysiska AI-enheter som Vibe Bot. Plattformen ska dokumentera samtal från möten, dokument och gemensamma arbetspass och organisera dem i sökbara, bestående arbetsflöden. Team kan kontinuerligt bygga vidare på dem i stället för att återskapa sammanhanget gång på gång. Den större visionen kretsar kring organisationer med minnet inbyggt från grunden, där AI fungerar mindre som en chattbot och mer som ett föränderligt lager av gemensam intelligens, direkt integrerat i vardagens samarbetsverktyg.

Du grundade flera företag före Vibe, bland annat ett spelföretag som växte till över 50 miljoner spelare per månad och senare köptes av Tencent. Hur formade de erfarenheterna din övertygelse om att organisationsminnet skulle bli ett av de största olösta problemen inom företags-AI?

När jag drev flera företag, särskilt spelföretaget, var det inte den tekniska tillväxten som överraskade mig mest. Det var tillväxten på personalsidan. Man anställer hundra personer på sex månader, och plötsligt fattar halva företaget beslut utifrån samtal som den andra halvan inte deltog i. Möten som sammanfattar förra veckans möte. Arbete som görs om för att någon mindes en beslutad uppgift fel. Måndagsmorgnar som börjar med: ”Vänta, vad bestämde vi förra veckan?”

Jag trodde att detta var ett problem för nystartade företag som vi skulle växa ifrån. Så är det inte. Ju större företaget blev, desto värre blev det, eftersom sammanhang skapades snabbare än något system kunde bevara dem. När vi sålde till Tencent var jag övertygad om att den verkliga flaskhalsen i de flesta organisationer inte var talang eller strategi, utan minne.

Det var det jag ville att Vibe skulle lösa. Inte för att organisationsminne är ett abstrakt begrepp, utan för att jag har sett skickliga team förlora månaders framsteg på grund av problemet.

Apple (AAPL ) visade att uppkopplade enheter blir mer värdefulla som delar av ett större ekosystem än som isolerad hårdvara. Varför trodde du att företags-AI så småningom skulle behöva en liknande ekosystemstrategi i stället för att enbart förlita sig på SaaS-applikationer?

SaaS byggdes egentligen aldrig för hur arbete faktiskt går till. Varje verktyg hanterar sin egen del: CRM-systemet affärerna, dokumentverktyget dokumenten och mötesverktyget mötena. Medarbetaren får till sist göra integrationsarbetet i huvudet, kopiera mellan appar och påminna varje verktyg om vad de andra redan vet. Det fungerar när arbetet består av avgränsade uppgifter och sker på en skärm. Det faller samman så fort ett projekt under en eftermiddag rör sig mellan en arbetsplats, en korridor, ett kundsamtal och tre olika appar. Det gäller de flesta projekt.

Jag kom till detta efter att ha byggt konsumentprodukter i flera år före Vibe, och lärdomen från Apple stannade kvar. De vann inte för att deras enskilda enheter var bättre. De vann för att enheterna delade sammanhang. Man flyttade mellan dem, och arbetet följde med.

Företags-AI behöver fungera mer så och mindre som ännu en app som man måste lära upp. Enheter som dokumenterar sammanhang där arbetet sker och skickar allt till samma plats. Medarbetaren behöver inte längre vara den sammanbindande länken.

Du beskriver Vibe som en ”Contextual AI Workspace” där samtal blir bestående gemensam intelligens för teamet. Vilken avgörande insikt övertygade dig om att detta behövde lösas med fysiska enheter som Vibe Board, Vibe Bot och Vibe Dot, inte enbart med programvara?

Insikten var faktiskt ganska vardaglig. Jag såg människor arbeta och märkte hur mycket av det verkliga tänkandet som skedde bortom deras bärbara datorer. Någon skissar en idé på en whiteboard. En arbetsledare hittar en lösning stående framför problemet. Två chefer fattar ett verkligt beslut på promenaden tillbaka från lunchen. Inget av detta sker på en skärm, vilket betyder att AI-programvaran inte vet att det har hänt.

Det är gränsen för AI som enbart bygger på programvara. Om arbetsdagens viktigaste ögonblick inte sker på en skärm kan programvara ensam inte ge en verklig bild av organisationen. Dokumentationen måste finnas i miljön där arbetet faktiskt sker: rummet, arbetsplatsen och samtalet. Det är det Vibe Board, Bot och Dot är till för.

Den fysiska formen spelar också roll eftersom jag ville bygga något vackert. Om vi vill ha detta på arbetsplatsen varje dag måste det vara något som människor faktiskt vill ha där.

Mycket kunskap i organisationer försvinner fortfarande i korridorsamtal, arbete vid whiteboards och informella diskussioner. Varför har traditionell företagsprogramvara haft så svårt att effektivt dokumentera sammanhang som uppstår utanför skärmen?

Det är för många steg. Tänk dig att du är mitt i ett samtal och något intressant kommer upp. För att dokumentera det måste du ta fram telefonen, låsa upp den med Face ID, hitta anteckningsappen, leta upp inspelningsknappen och trycka på den. Det tar trettio sekunder till en minut. När inspelningen väl börjar är ögonblicket borta. Idén är borta. Den andra personen har gått vidare.

Det djupare skälet till att företagsprogramvara har svårt med detta är strukturellt. Programvara förutsätter att användaren kommer till den. Du öppnar appen, loggar in och navigerar till rätt ställe. Modellen fungerar när någon sitter stilla vid ett skrivbord. Den fungerar inte i en korridor, på en arbetsplats eller under de fem sekunder efter ett möte då det verkliga samtalet sker. Det som behöver dokumenteras väntar inte på att du ska starta en app. Det är ett hårdvaruproblem, inte ett programvaruproblem.

Därför utformade vi Vibe Dot som vi gjorde. Tryck och spela in. Hindret försvinner, vilket gör att dokumentationen faktiskt blir av.

Många AI-företag tävlar om att utveckla autonoma agenter, men ditt tillvägagångssätt verkar prioritera bestående minne och sammanhang. Tror du att minnesinfrastruktur är den saknade förutsättningen för att AI-agenter verkligen ska fungera effektivt i företag?

Ja. En AI-agent utan minne är som att anställa någon som glömmer allt mellan måndag och tisdag. Du skulle inte anförtro den personen något viktigt, och du bör inte lita på en agent som är byggd på samma sätt.

Agenter misslyckas inte för att de underliggande modellerna saknar intelligens. De misslyckas för att de tar sig an varje uppgift utan sammanhang. De vet inte vad som beslutades förra veckan, vilken historik kunden har eller vad som redan har prövats utan att fungera. Därför fattar de självsäkra och till synes rimliga beslut som är fel på sätt som bara någon med minne skulle upptäcka. Samma agent kan fatta två olika beslut om samma uppgift på två olika dagar, eftersom det saknas kontinuitet som håller ihop det.

Det går inte att bygga tillförlitlig autonomi på ingenting. Den måste byggas på minne. Får man det lagret rätt blir agenter användbara. Hoppar man över det producerar man bara självsäkra gissningar i stor skala.

Du har talat om organisationer med minnet inbyggt från grunden. Hur annorlunda kommer företag att fungera när AI-system kan bevara och koppla samman flera års organisatoriska sammanhang, i stället för att förlita sig på fragmenterade dokument och människors minne?

Den största förändringen är inte snabbhet eller precision i abstrakt mening. Det är att en organisation med inbyggt minne slutar upprepa sig själv.

Ta introduktion till en ny roll. När man anställer eller befordrar någon i dag tar det veckor att sätta personen in i arbetet: hitta dokument, leta efter arbetsflöden och fråga fem personer om sammanhang som aldrig skrevs ned. Det mesta en ny medarbetare faktiskt behöver finns inte i något system, utan i någons huvud. Ett företag med inbyggt minne ger personen allt som någonsin har beslutats, diskuterats eller prövats redan från första stund.

Men introduktion är bara det enkla exemplet. Man kan faktiskt besvara frågan ”varför gjorde vi så här?” i stället för att gissa. Överlämningar mellan team slutar tappa information: från försäljning till kundframgångsteamet och från design till teknisk utveckling. När någon slutar försvinner inte personens sammanhang ut genom dörren. De flesta företag lär sig samma läxor på nytt vartannat eller vart tredje år, eftersom de som lärde sig dem har slutat. Den kostnaden behöver man inte längre betala.

Hybridarbete ökade efterfrågan på samarbetsverktyg, men många företag har fortfarande svårt med samsyn och kontinuitet. Tror du att företags-AI:s nästa fas handlar mindre om att generera innehåll och mer om att bevara organisationens gemensamma intelligens?

Ja. Och jag tror att de flesta företag redan vet det, även om de ännu inte har satt ord på det. Problemet med att generera innehåll är till stor del löst. Det som inte fungerar är kontinuiteten. Ett beslut fattas i en korridor, ett kundsamtal avslöjar något viktigt, en rundvandring på arbetsplatsen ändrar projektets riktning, och inget av det hamnar i något system. Organisationens gemensamma intelligens finns i samtal som försvinner. Nästa fas handlar om att dokumentera det lagret, inte om att producera mer utifrån det. Man kan inte bygga ett verkligt organisationsminne på efterhandskonstruktioner som skrivits in om vad som faktiskt hände.

Det uppstår självklara frågor om integritet och styrning när samtal på arbetsplatsen fortlöpande dokumenteras och struktureras till organisationsminne. Hur bör företag balansera fördelarna med bestående AI-minne mot medarbetarnas förtroende och behovet av öppenhet?

Frågan har ett enklare svar än de flesta tror. Man måste vara tydlig med vad som dokumenteras, vem som får se det och vad det används till. Obehaget människor känner gäller vanligtvis inte dokumentationen i sig, utan att den sker utan samtycke eller tydlighet. De flesta motsätter sig inte att ett möte spelas in. De motsätter sig att inte veta att det sker eller var sammanfattningen hamnar. Det som förstör förtroendet är otydlighet. Företag som behandlar detta som en policyfråga i stället för en kulturfråga kommer att hantera det fel.

Ditt företag har utvecklats från smarta samarbetstavlor till kroppsburna AI-enheter och intelligens som är integrerad i arbetsmiljön. Hur avgör du när ett problem i arbetsflödet ska lösas med hårdvara och när det ska lösas med programvara?

Jag skulle först formulera om det lite: jag ser dem mindre som kroppsburna AI-enheter och mer som hårdvara integrerad i de miljöer där arbetet sker. Just den skillnaden avgör vårt val mellan hårdvara och programvara.

Programvara kan bara arbeta med det den får. Om sammanhanget inte kommer in har den inget att agera på. När jag ser på ett problem i ett arbetsflöde ställer jag därför en enkel fråga: var sker det verkliga arbetet, och kan programvaran nå dit?

De flesta företagsprogram utformades med antagandet att svaret är ja: användaren kommer till slut att sätta sig vid en bärbar dator och skriva in sammanhanget. För många typer av arbete är det inte realistiskt. En entreprenör tar inte med sig datorn på en rundvandring på arbetsplatsen. En lärare öppnar inte en app mellan lektionerna. En delägare på en advokatbyrå skriver inte anteckningar under ett kundmöte. Där blir hårdvaran nödvändig. Programvara kan inte nå de platserna. Hårdvara kan.

Om du blickar fem år framåt, kommer företag fortfarande främst att samspela med AI genom skärmar och appar, eller blir AI-enheter integrerade i omgivningen och kontextmedvetna miljöer det dominerande gränssnittet för arbetet?

Skärmarna blir troligen kvar, men de upphör att vara den primära eller enda kanalen för inmatning. I dag ser vi skärmen både som platsen där arbetet utförs och där vi berättar för AI om arbetet. De två sakerna kommer att skiljas åt. Skärmen förblir värdefull för resultat, granskning och beslut. Men dokumentationsdelen, där AI lär sig vad man faktiskt arbetar med, flyttar ut i miljön i takt med att enheter integrerade i omgivningen, kroppsburen teknik och hårdvara i rummen blir vanligare. Om fem år kommer tanken att man måste skriva in sitt sammanhang i ett AI-verktyg innan det kan hjälpa en att kännas som något från en annan tid.

Tack för en givande intervju. Läsare som vill veta mer kan besöka Vibe.