Den offentliga handlingarnas kris är verklig. Att ta ut avgifter av medborgarna är inte rätt sätt att lösa det.

En tyst kris utvecklas i stadshus och länskontor över hela landet.

Allmänheten är mer engagerad än någonsin. Människor vill veta hur deras skattemedel används och hur politiken utformas, och de har alla rätt att fråga. Men en ny verklighet gör det svårare för lokala myndigheter att hålla jämna steg: en flod av begäran om offentliga handlingar genererade av AI.

Generativ AI har gjort det möjligt att skicka iväg massiva, omfattande begäran om handlingar med ett enda klick. Och detta är inte längre bara enskilda personer. Hela företag har nu byggt team vars enda uppgift är att lämna in begäran om offentliga handlingar i stor skala, och sedan sälja den informationen till leverantörer och den privata sektorn. För de statliga tjänstemän som tar emot dem är resultatet en överväldigande arbetsbörda.

Detta är inte på väg att försvinna. AI-drivna begäran kommer bara att bli vanligare och mer aggressiva.

Offentliga tjänstemän drunknar

Faced med den arbetsbördan, försöker vissa lagstiftare att ta ut avgifter för tillgång. Kaliforniens Assembly Bill 1821, författad av Assemblymedlemmen Blanca Pacheco och nyligen granskad av CalMatters, är ett tidigt exempel. Lagförslaget skulle tillåta offentliga myndigheter att ta ut en obegränsad avgift när en begäran tar längre tid än två timmar för personalen att undersöka, plus en extra avgift när personalen lägger mer än 10 timmar på en enda månad på begäran från samma person.

Kalifornien är inte ensam. När begäran om offentliga handlingar ökar över hela landet, överväger myndigheter överallt hur de ska återvinna kostnaderna.

Och om du vet hur den lokala regeringen faktiskt fungerar, är motivationen lätt att förstå. Varje timme som läggs på begäran om handlingar är en timme som dras från annat viktigt arbete: att bearbeta företagslicenser, underhålla offentliga arkiv, genomföra val.

Siffrorna är häpnadsväckande.

En enda begäran i Chula Vista, Kalifornien, krävde 150 till 300 timmars personalarbete. I Fontana, lämnade en person in mer än 100 begäran med det uttalade målet att störa verksamheten, vilket kostade staden över 300 000 dollar i rättsliga och personalrelaterade utgifter.

Versioner av den historien utspelar sig i samhällen över hela landet. Kalla det vad det är: administrativ krigföring, utkämpad en begäran om handlingar i taget.

Köbildningen är inte bara dyrt. Det är en regelefterlevnadsrisk.

Kostnad och utbrändhet är bara en del av historien. Den större risken är regelefterlevnad.

Lagarna om offentliga handlingar uppmuntrar inte bara myndigheter att svara. De kräver det, på en klocka. Enligt Kaliforniens lag om offentliga handlingar, har en myndighet vanligtvis 10 dagar på sig att bestämma om den ska producera handlingar, och liknande tidsfrister finns i nästan alla stater. Dessa tidsfrister skrevs för en värld med pappersfiler och den tillfälliga begäran, inte för en inkorg som översvämmas av AI.

När volymen överstiger personalen, börjar tidsfristerna att glida. Och en missad tidsfrist är inte en mindre administrativ hicka. Det är rättsligt ansvar. Begärande som stämmer för att tvinga fram produktion och som vinner är rutinmässigt tilldelade advokatkostnader, så en enda köbildning kan bli en domstolsorder plus en räkning som skattebetalarna slutligen betalar.

Det lämnar myndigheterna i ett verkligt dilemma. Gör ingenting, och de riskerar att falla ur regelefterlevnad med de lagar som är tänkta att hålla regeringen öppen. Ta ut en avgift, och de riskerar att prissätta bort invånarna från tillgång. Ingen av vägarna skyddar egentligen allmänheten.

Avgiftsärenden som AB 1821 är en förståelig reaktion från ett utmattat system som försöker skydda sig själv. Avsikten är värdig, och ersättningen det erbjuder är rättvis. Men det finns en snabbare, mer effektiv lösning.

Uppgradera verktygen, inte tullavgiften

Den samma teknologi som driver upp begäran om handlingar kan också lösa dessa begäran till en bråkdel av kostnaden. Istället för att ta ut mer av medborgarna för tillgång, kan vi stänga den operativa gapen med bättre verktyg.

Det är exakt vad vi byggt på Madison AI. Vår modell för offentliga handlingar hämtar, sorterar och maskerar kommunala handlingar på ett säkert sätt, och förvandlar en arbetsprocess som en gång tog flera dagar till en som tar cirka en timme.

Den hanterar det tunga arbetet från början till slut: automatiserad mottagning, nästan-duplikatdetektering, AI-assisterad maskering och komplett revisionshistorik som håller myndigheter i regelefterlevnad med lagring och sekretesslagar.

De preliminära resultaten är slående. I Washoe County, Nevada, vår utvecklingspartner, levererar den offentliga handlingen assistent upp till 90% tidsbesparing, skär av så mycket som 9 till 10 timmars personalarbete från en enda begäran. En begäran som en gång kostade cirka 1 000 dollar eller mer att slutföra med hjälp av äldre programvara och personalarbete kan nu slutföras för cirka 150 dollar, allt inklusive personalarbete, med AI som hanterar det tunga arbetet. Palm Springs och Culver City, Kalifornien, rullar ut samma modell nästa.

Och detta är inte en standardprodukt. Vi anpassar varje assistent till en myndighets specifika arbetsflöden och data, byggt tillsammans med de människor som lever dessa operativa verkligheter varje dag. Samma tillvägagångssätt fungerar för en liten stad eller ett stort län, i vilken stat som helst.

Att beskatta transparens är inte rätt lösning

Låt oss vara ärliga: detta är ett otroligt svårt problem, och lagstiftare har inte många bra alternativ. När personalen drunknar och budgetarna är sträckta, kan det se ut som att ta ut en avgift för de mest extrema begäran är den enda möjliga åtgärden.

Men en avgift är fortfarande en betalvägg. Och en betalvägg för offentliga handlingar gör det som offentliga handlingar lagstiftningen finns för att förhindra: den minskar allmänhetens tillgång till information. De som prissätts ut är sällan de som missbrukar systemet. De är vanliga invånare, föräldrar och grannar som försöker förstå sin egen regering.

För i slutändan vill alla ha samma sak: en regering som är öppen, ansvarig och transparent. Vi behöver inte välja mellan att skydda offentliga tjänstemän från utbrändhet och att skydda den tillgången.

Så vi uppmanar lagstiftare, i Kalifornien och bortom, att överväga en annan väg. Vad om en stat skapade en säker hamn för myndigheter som antar en AI-först modell? Vad om begärande använde en automatiserad portal innan de lämnade in uppföljningar? Vad om myndigheter som använde trovärdiga AI-plattformar, uppfyllde grundläggande krav för offentliga handlingar i god tro, och löste den största delen av allmänhetens förfrågningar, fick mer utrymme för svarstid och kostnadsåtervinning?

Det tillvägagångssättet belönar äkta transparens istället för att beskatta den. Låt oss upprätthålla andan i öppen regering och ge lokala myndigheter teknologin för att göra transparens till standard.