AI för det allmänna bästa: Förbättring av globala utbildningsresor

Trots decennier av framsteg finns fortfarande 251 miljoner ungdomar som inte har tillgång till utbildning globalt. En av de främsta orsakerna är underinvestering i utbildning, särskilt i låginkomstländer.

Tekniska framsteg har dock öppnat upp nya möjligheter för att stödja global utbildning. AI förbättrar specifikt tillgången till utbildning för alla, särskilt i områden med fattigdom, där utbildning bidrar till lokal ekonomisk tillväxt.

Chorkor, Ghana, är ett område med extrem fattigdom som saknar den närvaro av ideella organisationer som behövs för att förbättra samhällets allmänna välbefinnande. BASICS International, en ideell organisation som tillhandahåller utbildning, mat och hälsovård för barn i Chorkor och omgivande fattiga samhällen, har bidragit till utbildningsinitiativ och har sett mätbara framgångar med hjälp av AI-teknologier.

Behovet: AI:s kraft

BASICS har sitt huvudkontor i Queens, New York, och ett kontor i Chorkor, och hanterar över 1 000 volontärer mellan de två länderna för att bryta cykler av fattigdom, analfabetism, hunger och barnarbete i Afrika. BASICS initiativ fokuserar på att hjälpa hela samhället att stiga ut ur fattigdom, genom att tilldela medel för att subventionera avgifter så att barn kan gå i skolan, och inte arbeta för att stödja hushållet.

När BASICS växte som organisation och fler barn anmälde sig till skolan på grund av deras arbete, insåg de att de behövde hjälp med att utveckla och skala upp sina processer. På AWS re:Invent 2023 hade de möjlighet att visa upp sitt arbete, där de mötte Vasion.

Efter konferensen skapade Vasion AI-drivna program som möter BASICS unika utmaningar, behov och långsiktiga mål. Lösningen har framgångsrikt brottat den digitala klyftan och drastiskt förbättrat effektiviteten, vilket har hjälpt till att utveckla och skala upp organisationen.

Utmaningen: föråldrade, otillräckliga processer

Sedan dess grundande 2000 har BASICS förlitat sig på pappersbaserade processer inom organisationen, och dessa manuella processer har resulterat i fel och ineffektiviteter. Allt från att gå ut i samhället, anmäla studenter och spåra information om barnen har krävt timmar av pappersarbete, ofta försvunnet, vilket har påverkat en barns chans till den utbildning som behövs för en bättre livskvalitet.

Dessutom saknade BASICS grundläggande teknologi på sina kontor och i omgivande områden i Chorkor, vilket ledde till betydande kommunikationsutmaningar. Kontoret i Chorkor och huvudkontoret kunde ofta inte ens kommunicera om tidskänsliga frågor.

BASICS genererar större delen av sin inkomst genom att dela personliga berättelser från sina studenter med sponsorer. Studenter utbyter brev, foton, betygsrapporter och andra prestationer med sina sponsorer. All korrespondens var initialt skriven för hand och skickades via posten, vilket ofta försenar svar och tar månader.

Dessa pappersprocesser visade också organisationens oförmåga att dela uppdateringar om ett barns framsteg och dess sponsor. Personal la ner en överväldigande mängd arbete på att hålla informationen flödande, och i många fall tog det i genomsnitt ett år för ett barn och sponsor att kommunicera. Till slut påverkade de försenade kommunikationerna donationer och, ofta, brist på intresse från en sponsor. På grund av bristen på snabb kommunikation tvingades BASICS att omstrukturera, från att få inkomst från enskilda donatorer till att få inkomst från företagssponsring.

Förutom de försenade kommunikationerna var registrering av studenter en tidskrävande uppgift. Volontärer gick ut i samhället med endast papper och en klibb för att samla in information från flera familjer. Organisationen mötte också utmaningar med fysiska dokument som hade försvunnit, vilket krävde dubblettarbete eller resulterade i en förlorad möjlighet för en student.

Lösningen: AI specifikt för deras behov

Det första steget i att hantera BASICS utmaningar var att identifiera deras brister och mål, vilket följdes av att skapa program specifikt för deras behov. Att digitalisera processer med AI för att förstärka organisationens kraft och minska mänskligt arbete var också nödvändigt.

När processerna övergår till papperslösa, måste arbetsbelastningar och arbetsflöden hanteras. Implementering av AWS i Vasions automatiseringsplattform hjälpte till att förbättra AI-förmågorna och mildra arbetsflödena för personalen. AWS-teknologier hjälpte till att mildra 90% av arbetsflödena med hjälp av AI för att rensa upp och identifiera ineffektiviteter.

Lösningen fungerar genom att tillhandahålla arbetsflöden som ett kontrollsystem. Med varje arbetsflöde slutför BASICS-teamet varje steg innan de går vidare till nästa. Denna design hjälper till att säkerställa att alla uppgifter dirigeras korrekt för ett smidigt system och en smidig upplevelse – inget papper krävs.

Resultaten: smidiga operationer för smidiga utbildningsresor

Med alla dokument och processer digitaliserade har 10 BASICS-anställda blivit lika produktiva som 30 anställda.

BASICS personal och volontärer kan nu gå ut i samhället med en surfplatta för att samla in studentinformation, och all data är lätt tillgänglig för personalen att komma åt över hela kontoret. Eftersom AI hjälper till att förenkla processen behövs inte utbildade socialarbetare för att registrera, vilket gör att fler personal och volontärer kan delta och utöka räckvidden över samhället och omgivande områden.

Elimineringen av den pappersbaserade processen har också minskat studentregistreringen från minst fem dagar till två timmar eller mindre. De medel som var bundna till dessa aktiviteter har möjliggjort för BASICS att omfördela medel till andra mer värdefulla utgifter som mat.

Det viktigaste är att kommunikationstiden mellan studenter och sponsorer har förbättrats dramatiskt. I början av skolåret får sponsorerna sin digitala sponsorering, som sammanfattar studenten och var de kan komma åt allt från framstegsrapporter, prestationer, foton och var de kan skicka och ta emot brev.

Tack vare AI får sponsorerna regelbundna uppdateringar under den akademiska terminen, vilket säkerställer konstant kommunikation utan extra belastning. Det som tidigare tog timmar för ett barn att dela uppdateringar kan nu göras på sekunder. Samtidigt får sponsorerna mer insikt i kraften av deras anslutning och hur deras hjälp förändrar studenternas liv.

Till slut är allt mer säkert. Till exempel lagras filer som innehåller känslig studentinformation, foton och brev i molnet och skyddas med åtkomstkontroller och granskningsloggar, vilket ersätter de tidigare lagrade i pappersmappar och som kunde försvinna.

AI:s löfte: förbättring av utbildning för det allmänna bästa

Kraften av digital transformation kan inte förbises när man inser dess potential att inspirera drömmar och förbättra hela samhällen – särskilt de som är underprivilegierade. AI spelar en avgörande roll i att skapa mer inkluderande upplevelser och driva framsteg, och när tillämpningarna mognar kommer vi att se att utbildning blir mer tillgänglig för alla.

AI-integrationen som en del av detta projekt har möjliggjort för Vasion att bygga dem in i grunden av sin automatiseringslösning. Vasion kan nu tillhandahålla dessa tjänster till andra ideella organisationer som möter liknande organisatoriska och kommunikationsutmaningar genom att driva processer som formulär, arbetsflöden och rapportering.

Som ett exempel på hur AI möjliggör positiv förändring, genom att göra processer så enkla att alla, oavsett ålder och utbildningsnivå, kan engagera sig och komma åt en digital upplevelse, kommer att dramatiskt förändra hur vi närmar oss inklusivitet runt om i världen.