5 лучших решений для управления документами на основе искусственного интеллекта (январь 2026 г.)

В быстро развивающуюся цифровую эпоху компании постоянно ищут инновационные решения для оптимизации процессов управления документами. Поскольку искусственный интеллект (ИИ) продолжает трансформировать различные аспекты современной работы, системы управления документами на базе ИИ стали революционными, предлагая беспрецедентную эффективность, точность и безопасность. Эти инструменты используют возможности машинное обучение, обработки естественного языкаи интеллектуальная автоматизация, упрощающая создание, хранение и поиск важных деловых документов.

От интеллектуальной классификации и извлечения документов до бесшовной интеграции с существующими рабочими процессами — эти ведущие инструменты управления документами на базе ИИ предлагают широкий спектр функций, разработанных для удовлетворения разнообразных бизнес-потребностей. В этой статье мы рассмотрим лучшие решения для управления документами на базе ИИ, которые меняют подход организаций к работе с цифровыми активами и позволяют вам принять обоснованное решение при выборе идеальной платформы для управления документами вашей организации.

1. ФабСофт ДескКоннект

FabSoft DeskConnect — это мощное программное решение для захвата документов и оптического распознавания символов (OCR), которое упрощает процесс захвата, обработки и распространения документов из различных источников. Программное обеспечение предназначено для полной интеграции с существующими рабочими процессами и поддерживает широкий спектр типов документов и источников, таких как драйверы печати, папки, веб-браузеры и системы электронной почты.

Используя технологии искусственного интеллекта и машинного обучения, DeskConnect автоматизирует процесс сбора данных, распознавая и извлекая релевантную информацию из документов. Эта функция значительно сокращает необходимость ручного ввода данных, экономя время и минимизируя риск ошибок. Расширенные возможности оптического распознавания символов (OCR) обеспечивают высокую точность обработки растровых документов, что делает его надежным выбором для компаний, работающих с документами самых разных форматов.

FabSoft также предлагает Document Companion с расширенной интеграцией AI Chat на базе ChatGPT. Это передовое усовершенствование по-новому определяет управление документами, упрощая импорт и объединение документов, предлагая мгновенный доступ к чату на базе искусственного интеллекта для эффективного анализа документов и обеспечивая точность благодаря современной технологии оптического распознавания символов.

Ключевые особенности FabSoft DeskConnect:

• Универсальная поддержка документов: Вмещает драйверы печати, папки, веб-браузеры, системы электронной почты и многое другое.
• Интеллектуальное извлечение данных: Использует искусственный интеллект и машинное обучение для автоматического распознавания и извлечения данных из документов.
• Превосходная производительность оптического распознавания символов: Обеспечивает лучшую в отрасли точность растровых документов.
• Упрощенное распространение документов: Автоматизирует сбор документов и их распространение в облачные или локальные решения, включая Microsoft OneDrive, SharePoint и Power Apps.
• Настраиваемый API: Предлагает удобный API, который позволяет плагинам контролировать доставку документов и автоматизировать действия и методы отправки.
• Надежные меры безопасности: Реализует функции безопасности высшего уровня для защиты конфиденциальности документов и ограничения доступа авторизованным пользователям.

Удобный API FabSoft DeskConnect позволяет компаниям создавать индивидуальные рабочие процессы и интеграции, дополнительно оптимизируя процессы обработки документов и извлечения данных. Надёжные меры безопасности программного обеспечения гарантируют конфиденциальность конфиденциальных документов и доступ к ним только уполномоченным сотрудникам.

Посетите ФабСофт →

2. DocuPhase

Источник: DocuPhase

DocuPhase — это комплексное программное решение для управления документами, предназначенное для оптимизации процессов хранения, сканирования, поиска и архивирования документов для предприятий любого размера. Эта платформа выходит за рамки возможностей простого цифрового картотечного шкафа и предлагает функции управления, отслеживания и завершения текущей работы, что значительно повышает производительность.

Одной из выдающихся особенностей DocuPhase являются возможности сбора данных и поиска документов на основе искусственного интеллекта. Эти интеллектуальные инструменты упрощают процесс извлечения важной информации из различных документов и данных из старых файлов. Функциональность на основе искусственного интеллекта позволяет быстро сканировать многостраничные документы, выявляя и извлекая необходимую информацию, тем самым устраняя необходимость в трудоемком ручном поиске. Более того, возможности платформы в области искусственного интеллекта и машинного обучения обеспечивают автоматическую маршрутизацию и индексацию файлов, экономя пользователям драгоценное время и силы.

Ключевые особенности DocuPhase:

• Сбор данных с помощью искусственного интеллекта: Интеллектуальное извлечение важной информации из разнообразных документов.
• Эффективный поиск документов: Быстрое и точное извлечение данных из старых файлов с использованием расширенных возможностей искусственного интеллекта.
• Автоматическая маршрутизация и индексирование файлов: Автоматизация на основе искусственного интеллекта и машинного обучения для упрощенной организации документов.
• Полная интеграция: Совместимость с распространенными платформами, такими как системы планирования ресурсов предприятия (ERP), для повышения универсальности и сокращения необходимости переключения программ.
• Безопасное облачное решение: Интуитивно понятный интерфейс для хранения цифровых документов и устранения ненужной бумажной работы.
• Функции расширенного поиска: Ключевые слова и настраиваемые инструменты поиска для быстрого поиска документов.
• Удобный интерфейс: Простое в освоении программное обеспечение с управляемым обучением для плавного освоения и интеграции рабочих процессов.

Удобство интеграции DocuPhase позволяет ему легко взаимодействовать с другими распространёнными платформами, такими как ERP-системы, что делает его универсальным инструментом для выполнения повседневных задач. Эта интеграция сокращает время, затрачиваемое пользователями на переключение между программами, оптимизируя рабочий процесс. Облачное решение программы обеспечивает безопасный и интуитивно понятный интерфейс для хранения цифровых документов, эффективно устраняя ненужную бумажную работу.

Посетите DocuPhase →

3. Флюикс

Fluix — это мобильная платформа управления документами и рабочими процессами, предназначенная для управления выездными службами. Это инновационное программное обеспечение позволяет предприятиям безопасно хранить важные документы и формы и получать к ним доступ в централизованном хранилище. Предоставляя техническим специалистам и менеджерам на местах легкий доступ к важным файлам даже в местах с ограниченным подключением к Интернету или вообще без него, Fluix оптимизирует удаленную работу и повышает общую производительность.

Одной из ключевых особенностей Fluix являются настраиваемые рабочие процессы, которые способствуют эффективному взаимодействию и ответственности между членами команды. Платформа обеспечивает обновления и уведомления в режиме реального времени о новых задачах, изменениях или важных сообщениях, гарантируя, что все заинтересованные стороны будут в курсе событий и согласованы. Возможности автоматической маршрутизации и индексации файлов Fluix значительно сокращают ручной труд, позволяя компаниям оптимизировать свои рабочие процессы и повышать эффективность.

Ключевые особенности Fluix:

• Мобильный дизайн: Оптимизирован для управления выездным обслуживанием, обеспечивая безопасное хранение документов и доступ к ним в пути.
• Централизованное хранилище документов: Обеспечивает единое, легкодоступное место для важных документов, связанных с полевыми операциями.
• Пользовательские рабочие процессы: Облегчает общение и подотчетность между членами команды посредством обновлений и уведомлений в режиме реального времени.
• Полная интеграция: Совместимость с распространенными платформами, такими как ERP-системы, оптимизирующая повседневные операции и сводящая к минимуму переключение программ.
• Технология оптического распознавания символов: Поддерживает оптическое распознавание символов для точного преобразования текстовых изображений в текст, закодированный машиной.
• Функция AI-чата: Работает на базе ChatGPT и обеспечивает мгновенный доступ к информации, связанной с документами, исключая необходимость ручного поиска.
• Удобная настройка: Простая настройка функции чата OpenAI в Document Companion.

Удобная для интеграции архитектура Fluix позволяет ему легко взаимодействовать с другими распространёнными платформами, такими как ERP-системы. Эта интеграция позволяет компаниям эффективнее справляться с повседневными задачами и сокращает время переключения между программами. Более того, Fluix поддерживает технологию OCR, гарантируя точность и полноту данных, передаваемых в чат с искусственным интеллектом, для детального анализа.

Посетите Fluix →

4. M-файлы

M-Files — это интеллектуальная платформа управления информацией, которая предлагает более разумный подход к управлению контентом на протяжении всего его жизненного цикла. Благодаря беспрепятственному подключению контента и использованию интеллектуальной автоматизации M-Files позволяет работникам умственного труда работать более продуктивно, предоставляя нужную информацию нужным людям в нужное время.

Платформа обеспечивает комплексное представление контента всей организации, не требуя сложной и дорогостоящей миграции в единый репозиторий. Решение M-Files для управления цифровыми документами обладает мощными функциями поиска и извлечения данных, позволяя пользователям быстро и легко находить документы, не тратя время на поиск потерянных файлов и не пытаясь вспомнить, где они хранились. Платформа также упрощает создание документов, предлагая шаблоны, удобные функции именования и сохранения, а также возможность обнаружения скрытых документов и скрытых данных с помощью технологий на базе искусственного интеллекта.

Ключевые особенности M-Files:

• Интеллектуальное управление информацией: Сочетает подключенный контент и интеллектуальную автоматизацию для повышения производительности и обеспечения обзора контента на 360 градусов.
• Быстрый поиск и извлечение: Позволяет пользователям быстро и легко находить документы, экономя время и усилия.
• Упрощенное создание документов: Предлагает шаблоны, простое именование и сохранение документов, а также обнаружение скрытых документов и скрытых данных.
• Автоматизированное соответствие и безопасность: Обеспечивает соблюдение политик и правил компании, а также обеспечивает безопасность данных посредством прав доступа и шифрования.
• Бесшовное сотрудничество: Позволяет одновременно создавать, комментировать и аннотировать документы.
• Интеграция с популярными инструментами: Предлагает интеграцию с Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook и другими широко используемыми приложениями.
• Процессы на базе искусственного интеллекта: Использует искусственный интеллект, такой как M-Files Aino, для организации информации, понимания контекста документа и взаимодействия со знаниями, используя естественный язык.

Возможности автоматизации M-Files упрощают соблюдение корпоративных политик и нормативных требований, обеспечивают безопасность данных благодаря строгим правам доступа и шифрованию корпоративного уровня, а также упрощают совместную работу, позволяя одновременно совместно редактировать, комментировать и аннотировать документы. M-Files, созданный на базе гибко настраиваемой платформы, легко настраивается под конкретные бизнес-задачи с помощью API, шаблонов решений и сторонних надстроек.

Посетите M-Files →

5. ИИ SharePoint

Источник: Microsoft

Microsoft SharePoint — это мощная платформа для совместной работы и управления документами, которая при интеграции с технологиями искусственного интеллекта преобразует рабочие процессы, расширяет возможности совместной работы и повышает производительность организаций. Включив возможности искусственного интеллекта в SharePoint, компании могут автоматизировать процессы, оптимизировать управление документами, улучшить функции поиска и получать ценную информацию из данных.

SharePoint AI позволяет сотрудникам работать эффективнее и быстрее, сокращая ручную работу и повышая производительность. Платформа предлагает ряд преимуществ, включая интеллектуальное управление документами, автоматизацию рабочих процессов, интеграцию чат-ботов и прогнозную аналитику, позволяя организациям оптимизировать операции, улучшать совместную работу и сохранять конкурентоспособность в современных условиях. SharePoint Premium, передовая платформа управления контентом и пользовательским опытом, обеспечивает ИИ, автоматизацию и дополнительную безопасность для обработки, управления и взаимодействия с контентом, помогая организациям управлять критически важным контентом и защищать его на протяжении всего его жизненного цикла.

Ключевые особенности SharePoint AI:

• Интеллектуальное управление документами: Обработка документов на базе искусственного интеллекта, автоматическая классификация, извлечение и маркировка информации из документов, что приводит к повышению эффективности и оптимизации рабочих процессов.
• Автоматизация рабочих процессов: Автоматизация рабочих процессов с помощью искусственного интеллекта анализирует исторические данные, извлекает уроки из прошлых решений и делает разумный выбор при автоматизации задач и маршрутизации документов.
• Интеграция чат-бота: Чат-боты на базе искусственного интеллекта, интегрированные с SharePoint, позволяют сотрудникам взаимодействовать с системой на естественном языке, обеспечивая мгновенные ответы и поддержку.
• Предиктивная аналитика: Использует искусственный интеллект для анализа данных и предоставления ценной информации, позволяя организациям принимать решения на основе данных и оставаться на шаг впереди.
• Расширенное управление контентом: Искусственный интеллект, автоматизация и дополнительная безопасность при работе с контентом, его обработке и управлении помогают организациям управлять критически важным контентом и защищать его на протяжении всего его жизненного цикла.
• Решения для ценных документов: предлагает решения для работы с ценными документами, такими как контракты, ведомости работ, заказы и счета-фактуры.

Интеллектуальные возможности управления документами SharePoint AI позволяют автоматически классифицировать, извлекать и маркировать информацию из документов, что повышает эффективность и оптимизирует рабочие процессы. Возможности предиктивной аналитики платформы используют ИИ для анализа данных и предоставления ценных аналитических сведений, позволяя организациям принимать решения на основе данных и опережать события.

Посетите SharePoint AI →

Оптимизируйте свой рабочий процесс с помощью решений для управления документами на базе искусственного интеллекта

В современной динамичной бизнес-среде решения для управления документами на базе ИИ стали незаменимыми инструментами для организаций, стремящихся оптимизировать рабочие процессы, улучшить совместную работу и повысить производительность. Решения для управления документами на базе ИИ, обсуждаемые в этой статье, предлагают широкий спектр функций и возможностей, разработанных для удовлетворения различных бизнес-потребностей.

От интеллектуальной классификации и извлечения документов до полной интеграции с существующими рабочими процессами — эти инструменты используют возможности искусственного интеллекта для упрощения создания, хранения и поиска важных бизнес-документов. За счет автоматизации ручных процессов, улучшения функций поиска и предоставления ценной информации эти решения позволяют организациям оптимизировать свои операции, сократить расходы и повысить эффективность принятия решений.