5 лучших решений для управления документами на базе искусственного интеллекта (май 2024 г.)

В быстро развивающуюся цифровую эпоху компании постоянно ищут инновационные решения для оптимизации процессов управления документами. Поскольку искусственный интеллект (ИИ) продолжает трансформировать различные аспекты современной работы, системы управления документами на базе ИИ стали революционными, предлагая беспрецедентную эффективность, точность и безопасность. Эти инструменты используют возможности машинное обучение, обработки естественного языкаи интеллектуальная автоматизация, упрощающая создание, хранение и поиск важных деловых документов.

От интеллектуальной классификации и извлечения документов до полной интеграции с существующими рабочими процессами — эти лучшие инструменты управления документами с использованием искусственного интеллекта предлагают широкий спектр функций, предназначенных для удовлетворения разнообразных потребностей бизнеса. В этой статье мы рассмотрим лучшие решения для управления документами на базе искусственного интеллекта, которые меняют подходы организаций к управлению своими цифровыми активами, давая вам возможность принять обоснованное решение при выборе идеальной платформы для требований управления документами вашей организации.

1. ФабСофт ДескКоннект

FabSoft DeskConnect — это мощное программное решение для захвата документов и оптического распознавания символов (OCR), которое упрощает процесс захвата, обработки и распространения документов из различных источников. Программное обеспечение предназначено для полной интеграции с существующими рабочими процессами и поддерживает широкий спектр типов документов и источников, таких как драйверы печати, папки, веб-браузеры и системы электронной почты.

Используя технологии искусственного интеллекта и машинного обучения, DeskConnect автоматизирует процесс сбора данных, распознавая и извлекая соответствующую информацию из документов. Эта функция значительно снижает необходимость ручного ввода данных, экономя время и сводя к минимуму риск ошибок. Расширенные возможности оптического распознавания символов программного обеспечения обеспечивают высокую точность при обработке растровых документов, что делает его надежным выбором для предприятий, работающих с документами самых разных форматов.

FabSoft также предлагает Document Companion с расширенной интеграцией AI Chat на базе ChatGPT. Это передовое усовершенствование по-новому определяет управление документами, упрощая импорт и объединение документов, предлагая мгновенный доступ к чату на базе искусственного интеллекта для эффективного анализа документов и обеспечивая точность благодаря современной технологии оптического распознавания символов.

Ключевые особенности FabSoft DeskConnect:

• Универсальная поддержка документов: Вмещает драйверы печати, папки, веб-браузеры, системы электронной почты и многое другое.
• Интеллектуальное извлечение данных: Использует искусственный интеллект и машинное обучение для автоматического распознавания и извлечения данных из документов.
• Превосходная производительность оптического распознавания символов: Обеспечивает лучшую в отрасли точность растровых документов.
• Упрощенное распространение документов: Автоматизирует сбор документов и их распространение в облачные или локальные решения, включая Microsoft OneDrive, SharePoint и Power Apps.
• Настраиваемый API: Предлагает удобный API, который позволяет плагинам контролировать доставку документов и автоматизировать действия и методы отправки.
• Надежные меры безопасности: Реализует функции безопасности высшего уровня для защиты конфиденциальности документов и ограничения доступа авторизованным пользователям.

Удобный API FabSoft DeskConnect позволяет предприятиям создавать собственные рабочие процессы и интеграции, дополнительно оптимизируя процессы обработки документов и извлечения данных. Надежные меры безопасности программного обеспечения гарантируют, что конфиденциальные документы остаются конфиденциальными и доступны только авторизованному персоналу.

2. DocuPhase

Источник: DocuPhase

DocuPhase — это комплексное программное решение для управления документами, предназначенное для оптимизации процессов хранения, сканирования, поиска и архивирования документов для предприятий любого размера. Эта платформа выходит за рамки возможностей простого цифрового картотечного шкафа и предлагает функции управления, отслеживания и завершения текущей работы, что значительно повышает производительность.

Одной из выдающихся особенностей DocuPhase являются возможности сбора данных и поиска документов на базе искусственного интеллекта. Эти интеллектуальные инструменты упрощают процесс извлечения важной информации из различных документов и данных из старых файлов. Функциональность, основанная на искусственном интеллекте, позволяет быстро сканировать многостраничные документы, определяя и извлекая соответствующую информацию, тем самым устраняя необходимость трудоемкого поиска вручную. Кроме того, возможности искусственного интеллекта и машинного обучения платформы обеспечивают автоматическую маршрутизацию и индексирование файлов, экономя драгоценное время и усилия пользователей.

Ключевые особенности DocuPhase:

• Сбор данных с помощью искусственного интеллекта: Интеллектуальное извлечение важной информации из разнообразных документов.
• Эффективный поиск документов: Быстрое и точное извлечение данных из старых файлов с использованием расширенных возможностей искусственного интеллекта.
• Автоматическая маршрутизация и индексирование файлов: Автоматизация на основе искусственного интеллекта и машинного обучения для упрощенной организации документов.
• Полная интеграция: Совместимость с распространенными платформами, такими как системы планирования ресурсов предприятия (ERP), для повышения универсальности и сокращения необходимости переключения программ.
• Безопасное облачное решение: Интуитивно понятный интерфейс для хранения цифровых документов и устранения ненужной бумажной работы.
• Функции расширенного поиска: Ключевые слова и настраиваемые инструменты поиска для быстрого поиска документов.
• Удобный интерфейс: Простое в освоении программное обеспечение с управляемым обучением для плавного освоения и интеграции рабочих процессов.

Удобство интеграции DocuPhase позволяет ему легко подключаться к другим распространенным платформам, таким как ERP-системы, что делает его универсальным инструментом для выполнения повседневных операций. Эта интеграция сокращает время, которое пользователи тратят на переключение между программами, оптимизируя рабочий процесс. Облачное решение программного обеспечения обеспечивает безопасный и интуитивно понятный интерфейс для хранения цифровых документов, эффективно устраняя ненужную бумажную работу.

3. Флюикс

Fluix — это мобильная платформа управления документами и рабочими процессами, предназначенная для управления выездными службами. Это инновационное программное обеспечение позволяет предприятиям безопасно хранить важные документы и формы и получать к ним доступ в централизованном хранилище. Предоставляя техническим специалистам и менеджерам на местах легкий доступ к важным файлам даже в местах с ограниченным подключением к Интернету или вообще без него, Fluix оптимизирует удаленную работу и повышает общую производительность.

Одной из ключевых особенностей Fluix являются настраиваемые рабочие процессы, которые способствуют эффективному общению и подотчетности между членами команды. Платформа обеспечивает обновления и уведомления в режиме реального времени о новых задачах, изменениях или важных сообщениях, гарантируя, что все заинтересованные стороны остаются информированными и согласованными. Возможности автоматической маршрутизации и индексирования файлов Fluix значительно сокращают ручные усилия, позволяя предприятиям оптимизировать свои рабочие процессы и повысить эффективность.

Ключевые особенности Fluix:

• Мобильный дизайн: Оптимизирован для управления выездным обслуживанием, обеспечивая безопасное хранение документов и доступ к ним в пути.
• Централизованное хранилище документов: Обеспечивает единое, легкодоступное место для важных документов, связанных с полевыми операциями.
• Пользовательские рабочие процессы: Облегчает общение и подотчетность между членами команды посредством обновлений и уведомлений в режиме реального времени.
• Полная интеграция: Совместимость с распространенными платформами, такими как ERP-системы, оптимизирующая повседневные операции и сводящая к минимуму переключение программ.
• Технология оптического распознавания символов: Поддерживает оптическое распознавание символов для точного преобразования текстовых изображений в текст, закодированный машиной.
• Функция AI-чата: Работает на базе ChatGPT и обеспечивает мгновенный доступ к информации, связанной с документами, исключая необходимость ручного поиска.
• Удобная настройка: Простая настройка функции чата OpenAI в Document Companion.

Удобная для интеграции архитектура Fluix позволяет легко подключаться к другим распространенным платформам, таким как ERP-системы. Эта интеграция позволяет предприятиям более эффективно выполнять повседневные операции и сокращает время, затрачиваемое на переключение между программами. Более того, Fluix поддерживает технологию OCR, гарантируя, что данные, передаваемые в функцию чата AI, являются точными и полными для детального анализа.

4. M-файлы

M-Files — это интеллектуальная платформа управления информацией, которая предлагает более разумный подход к управлению контентом на протяжении всего его жизненного цикла. Благодаря беспрепятственному подключению контента и использованию интеллектуальной автоматизации M-Files позволяет работникам умственного труда работать более продуктивно, предоставляя нужную информацию нужным людям в нужное время.

Платформа обеспечивает комплексное представление контента по всей организации, не требуя сложной и дорогостоящей миграции в единый репозиторий. Решение M-Files для управления цифровыми документами может похвастаться мощными возможностями поиска и извлечения данных, позволяя пользователям быстро и легко находить документы, не тратя время на поиск потерянных файлов или не пытаясь вспомнить, где что-то хранилось. Платформа также упрощает создание документов, предлагая шаблоны, удобные функции именования и сохранения, а также возможность обнаруживать скрытые документы и скрытые данные с помощью технологии с поддержкой искусственного интеллекта.

Ключевые особенности M-Files:

• Интеллектуальное управление информацией: Сочетает подключенный контент и интеллектуальную автоматизацию для повышения производительности и обеспечения обзора контента на 360 градусов.
• Быстрый поиск и извлечение: Позволяет пользователям быстро и легко находить документы, экономя время и усилия.
• Упрощенное создание документов: Предлагает шаблоны, простое именование и сохранение документов, а также обнаружение скрытых документов и скрытых данных.
• Автоматизированное соответствие и безопасность: Обеспечивает соблюдение политик и правил компании, а также обеспечивает безопасность данных посредством прав доступа и шифрования.
• Бесшовное сотрудничество: Позволяет одновременно создавать, комментировать и аннотировать документы.
• Интеграция с популярными инструментами: Предлагает интеграцию с Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook и другими широко используемыми приложениями.
• Процессы на базе искусственного интеллекта: Использует искусственный интеллект, такой как M-Files Aino, для организации информации, понимания контекста документа и взаимодействия со знаниями, используя естественный язык.

Возможности автоматизации M-Files упрощают соблюдение политик и правил компании, обеспечивают безопасность данных за счет строгих прав доступа и шифрования корпоративного уровня, а также обеспечивают простоту совместной работы посредством одновременного совместного редактирования, комментирования и аннотирования документов. Построенный на легко настраиваемой платформе, M-Files можно легко настроить в соответствии с конкретными потребностями бизнеса с помощью API, шаблонов решений и сторонних надстроек.

5. ИИ SharePoint

Источник: Microsoft

Microsoft SharePoint — это мощная платформа для совместной работы и управления документами, которая при интеграции с технологиями искусственного интеллекта преобразует рабочие процессы, расширяет возможности совместной работы и повышает производительность организаций. Включив возможности искусственного интеллекта в SharePoint, компании могут автоматизировать процессы, оптимизировать управление документами, улучшить функции поиска и получать ценную информацию из данных.

SharePoint AI позволяет сотрудникам работать умнее и быстрее, сокращая при этом ручные усилия и повышая производительность. Платформа предлагает различные преимущества, включая интеллектуальное управление документами, автоматизацию рабочих процессов, интеграцию чат-ботов и прогнозную аналитику, что позволяет организациям оптимизировать операции, улучшить сотрудничество и оставаться конкурентоспособными в современной среде. SharePoint Premium, расширенная платформа управления и взаимодействия с контентом, обеспечивает искусственный интеллект, автоматизацию и дополнительную безопасность при работе с контентом, его обработке и управлении, помогая организациям управлять критически важным контентом и защищать его на протяжении всего его жизненного цикла.

Ключевые особенности SharePoint AI:

• Интеллектуальное управление документами: Обработка документов на базе искусственного интеллекта, автоматическая классификация, извлечение и маркировка информации из документов, что приводит к повышению эффективности и оптимизации рабочих процессов.
• Автоматизация рабочих процессов: Автоматизация рабочих процессов с помощью искусственного интеллекта анализирует исторические данные, извлекает уроки из прошлых решений и делает разумный выбор при автоматизации задач и маршрутизации документов.
• Интеграция чат-бота: Чат-боты на базе искусственного интеллекта, интегрированные с SharePoint, позволяют сотрудникам взаимодействовать с системой на естественном языке, обеспечивая мгновенные ответы и поддержку.
• Предиктивная аналитика: Использует искусственный интеллект для анализа данных и предоставления ценной информации, позволяя организациям принимать решения на основе данных и оставаться на шаг впереди.
• Расширенное управление контентом: Искусственный интеллект, автоматизация и дополнительная безопасность при работе с контентом, его обработке и управлении помогают организациям управлять критически важным контентом и защищать его на протяжении всего его жизненного цикла.
• Решения для ценных документов: предлагает решения для работы с ценными документами, такими как контракты, ведомости работ, заказы и счета-фактуры.

Возможности интеллектуального управления документами SharePoint AI позволяют автоматически классифицировать, извлекать и помечать информацию из документов, что приводит к повышению эффективности и оптимизации рабочих процессов. Возможности прогнозной аналитики платформы используют ИИ для анализа данных и предоставления ценной информации, что позволяет организациям принимать решения на основе данных и оставаться на шаг впереди.

Оптимизируйте свой рабочий процесс с помощью решений для управления документами на базе искусственного интеллекта

В современной быстро меняющейся бизнес-среде решения для управления документами на базе искусственного интеллекта стали важными инструментами для организаций, стремящихся оптимизировать свои рабочие процессы, улучшить совместную работу и повысить производительность. Решения для управления документами на базе искусственного интеллекта, обсуждаемые в этой статье, предлагают широкий спектр функций и возможностей, предназначенных для удовлетворения разнообразных потребностей бизнеса.

От интеллектуальной классификации и извлечения документов до полной интеграции с существующими рабочими процессами — эти инструменты используют возможности искусственного интеллекта для упрощения создания, хранения и поиска важных бизнес-документов. За счет автоматизации ручных процессов, улучшения функций поиска и предоставления ценной информации эти решения позволяют организациям оптимизировать свои операции, сократить расходы и повысить эффективность принятия решений.