5 melhores soluções de gerenciamento de documentos de IA (maio de 2024)

Na era digital acelerada, as empresas procuram constantemente soluções inovadoras para agilizar os seus processos de gestão documental. À medida que a inteligência artificial (IA) continua a transformar vários aspectos do trabalho moderno, os sistemas de gestão de documentos baseados em IA surgiram como revolucionários, oferecendo eficiência, precisão e segurança incomparáveis. Essas ferramentas aproveitam o poder do aprendizado de máquina, processamento de linguagem naturale automação inteligente para simplificar a criação, o armazenamento e a recuperação de documentos comerciais críticos.

Desde classificação e extração inteligente de documentos até integração perfeita com fluxos de trabalho existentes, essas principais ferramentas de gerenciamento de documentos de IA oferecem uma ampla gama de recursos projetados para atender a diversas necessidades de negócios. Neste artigo, exploraremos as melhores soluções de gerenciamento de documentos de IA que estão redefinindo a forma como as organizações lidam com seus ativos digitais, capacitando você a tomar uma decisão informada ao selecionar a plataforma ideal para os requisitos de gerenciamento de documentos da sua organização.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect é uma poderosa solução de software de captura de documentos e reconhecimento óptico de caracteres (OCR) que simplifica o processo de captura, processamento e distribuição de documentos de uma variedade de fontes. O software foi projetado para se integrar perfeitamente aos fluxos de trabalho existentes, suportando uma ampla variedade de tipos e fontes de documentos, como drivers de impressão, pastas, navegadores da web e sistemas de e-mail.

Aproveitando tecnologias de IA e aprendizado de máquina, o DeskConnect automatiza o processo de captura de dados, reconhecendo e extraindo informações relevantes de documentos. Esse recurso reduz significativamente a necessidade de entrada manual de dados, economizando tempo e minimizando o risco de erros. Os recursos avançados de OCR do software garantem alta precisão no processamento de documentos rasterizados, tornando-o uma escolha confiável para empresas que lidam com uma ampla variedade de formatos de documentos.

FabSoft também oferece um Document Companion com uma integração avançada de AI Chat desenvolvida por ChatGPT. Este aprimoramento de ponta redefine o gerenciamento de documentos, simplificando a importação e fusão de documentos, oferecendo acesso instantâneo ao bate-papo com tecnologia de IA para análise eficiente de documentos e garantindo precisão com tecnologia OCR de última geração.

Principais recursos do FabSoft DeskConnect:

• Suporte versátil para documentos: Acomoda drivers de impressão, pastas, navegadores da web, sistemas de e-mail e muito mais.
• Extração inteligente de dados: Utiliza IA e aprendizado de máquina para reconhecer e extrair automaticamente dados de documentos.
• Desempenho superior de OCR: Fornece precisão líder do setor para documentos rasterizados.
• Distribuição simplificada de documentos: Automatiza a captura e distribuição de documentos para soluções locais ou na nuvem, incluindo Microsoft OneDrive, SharePoint e Power Apps.
• API personalizável: Oferece uma API amigável que permite que plug-ins controlem a entrega de documentos e automatizem ações e métodos de envio.
• Medidas de segurança robustas: Implementa recursos de segurança de alto nível para proteger a confidencialidade dos documentos e restringir o acesso a usuários autorizados.

A API amigável do FabSoft DeskConnect permite que as empresas criem fluxos de trabalho e integrações personalizadas, otimizando ainda mais seus processos de processamento de documentos e extração de dados. As robustas medidas de segurança do software garantem que os documentos confidenciais permaneçam confidenciais e acessíveis apenas ao pessoal autorizado.

2. DocuPhase

Fonte: DocuPhase

DocuPhase é uma solução abrangente de software de gerenciamento de documentos projetada para otimizar os processos de armazenamento, digitalização, recuperação e arquivamento de documentos para empresas de qualquer tamanho. Essa plataforma vai além dos recursos de um simples arquivo digital, oferecendo recursos que gerenciam, rastreiam e concluem o trabalho contínuo, aumentando significativamente a produtividade.

Um dos recursos de destaque do DocuPhase são seus recursos de captura de dados e recuperação de documentos alimentados por IA. Essas ferramentas inteligentes simplificam o processo de extração de informações cruciais de vários documentos e recuperação de dados de arquivos antigos. A funcionalidade orientada por IA pode digitalizar rapidamente documentos de várias páginas, identificando e extraindo informações relevantes, eliminando assim a necessidade de pesquisas manuais demoradas. Além disso, os recursos de IA e aprendizado de máquina da plataforma permitem o roteamento e a indexação automáticos de arquivos, economizando tempo e esforço valiosos dos usuários.

Principais recursos do DocuPhase:

• Captura de dados com tecnologia de IA: Extração inteligente de informações essenciais de diversos documentos.
• Recuperação eficiente de documentos: Recuperação rápida e precisa de dados de arquivos antigos usando recursos avançados de IA.
• Roteamento e indexação automática de arquivos: Automação orientada por IA e aprendizado de máquina para organização simplificada de documentos.
• Integração perfeita: Compatibilidade com plataformas comuns, como sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), para maior versatilidade e redução da troca de programas.
• Solução segura baseada em nuvem: Interface intuitiva para armazenar documentos digitais e eliminar papelada desnecessária.
• Funções de pesquisa avançada: Ferramentas de pesquisa por palavras-chave e configuráveis ​​para recuperação rápida de documentos.
• Interface amigável: Software fácil de aprender com treinamento guiado para integração tranquila e fluxo de trabalho.

A natureza de fácil integração do DocuPhase permite que ele se conecte perfeitamente com outras plataformas comuns, como sistemas ERP, tornando-o uma ferramenta versátil para lidar com as operações do dia a dia. Essa integração reduz o tempo que os usuários gastam alternando entre programas, agilizando seu fluxo de trabalho. A solução baseada em nuvem do software fornece uma interface segura e intuitiva para armazenar documentos digitais, eliminando efetivamente a papelada desnecessária.

3. fluxo

Fluix é uma plataforma móvel de gerenciamento de documentos e fluxo de trabalho, adaptada para gerenciamento de serviços de campo. Este software inovador permite que as empresas armazenem e acessem com segurança documentos e formulários críticos em um repositório centralizado. Ao fornecer aos técnicos e gerentes de serviço de campo acesso fácil a arquivos essenciais, mesmo em locais com conectividade limitada ou inexistente à Internet, o Fluix agiliza o trabalho remoto e aumenta a produtividade geral.

Um dos principais recursos do Fluix são seus fluxos de trabalho personalizados, que promovem comunicação e responsabilidade eficazes entre os membros da equipe. A plataforma permite atualizações e notificações em tempo real para novas tarefas, alterações ou mensagens importantes, garantindo que todas as partes interessadas permaneçam informadas e alinhadas. Os recursos automáticos de roteamento e indexação de arquivos do Fluix reduzem significativamente o esforço manual, permitindo que as empresas otimizem seus fluxos de trabalho e aumentem a eficiência.

Principais recursos do Fluix:

• Design que prioriza dispositivos móveis: Otimizado para gerenciamento de serviços de campo, permitindo armazenamento seguro de documentos e acesso em qualquer lugar.
• Repositório Centralizado de Documentos: Fornece um local único e de fácil acesso para documentos críticos relacionados ao campo.
• Fluxos de trabalho personalizados: Facilita a comunicação e a responsabilização entre os membros da equipe por meio de atualizações e notificações em tempo real.
• Integração perfeita: Compatível com plataformas comuns como sistemas ERP, agilizando as operações diárias e minimizando a troca de programas.
• Tecnologia OCR: Suporta reconhecimento óptico de caracteres para conversão precisa de imagens de texto em texto codificado por máquina.
• Recurso de bate-papo AI: Desenvolvido por ChatGPT, oferece acesso instantâneo a informações relacionadas a documentos, eliminando pesquisas manuais.
• Configuração amigável: Configuração simples do recurso OpenAI Chat no Document Companion.

A arquitetura de fácil integração do Fluix permite que ele se conecte perfeitamente com outras plataformas predominantes, como sistemas ERP. Essa integração permite que as empresas lidem com as operações diárias com mais eficiência e reduzam o tempo gasto na alternância entre programas. Além disso, o Fluix oferece suporte à tecnologia OCR, garantindo que os dados transmitidos ao recurso de chat de IA sejam precisos e abrangentes para análise detalhada.

4. Arquivos M

M-Files é uma plataforma inteligente de gerenciamento de informações que oferece uma abordagem mais inteligente para gerenciar conteúdo durante todo o seu ciclo de vida. Ao conectar perfeitamente o conteúdo e aproveitar a automação inteligente, a M-Files capacita os trabalhadores do conhecimento a serem mais produtivos, fornecendo as informações certas às pessoas certas, no momento certo.

A plataforma fornece uma visão abrangente do conteúdo de toda a organização sem exigir uma migração complexa e cara para um único repositório. A solução de gerenciamento de documentos digitais da M-Files possui poderosos recursos de pesquisa e recuperação, permitindo aos usuários localizar documentos de forma rápida e fácil, sem perder tempo procurando por arquivos perdidos ou lutando para lembrar onde algo foi armazenado. A plataforma também simplifica a criação de documentos, oferecendo modelos, funcionalidades fáceis de nomear e salvar e a capacidade de descobrir documentos ocultos e dados obscuros por meio de tecnologia habilitada para IA.

Principais recursos dos arquivos M:

• Gerenciamento Inteligente de Informações: Combina conteúdo conectado e automação inteligente para aumentar a produtividade e fornecer uma visão de 360 ​​graus do conteúdo.
• Pesquisa e recuperação rápidas: Permite que os usuários encontrem documentos de forma rápida e fácil, economizando tempo e esforço.
• Criação de documentos simplificada: Oferece modelos, fácil nomeação e salvamento de documentos e descoberta de documentos ocultos e dados obscuros.
• Conformidade e segurança automatizadas: Garante a conformidade com as políticas e regulamentos da empresa e fornece segurança de dados por meio de direitos de acesso e criptografia.
• Colaboração perfeita: Permite coautoria, comentários e anotações em documentos simultaneamente.
• Integração com ferramentas populares: Oferece integração com Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook e outros aplicativos amplamente utilizados.
• Processos alimentados por IA: Utiliza IA, como M-Files Aino, para organizar informações, compreender o contexto do documento e interagir com o conhecimento usando linguagem natural.

Os recursos de automação do M-Files simplificam a conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, garantem a segurança dos dados por meio de direitos de acesso rígidos e criptografia de nível empresarial e permitem a colaboração simples por meio de coautoria, comentários e anotações simultâneas em documentos. Construído em uma plataforma altamente configurável, o M-Files pode ser facilmente personalizado para atender às necessidades específicas do negócio por meio de APIs, modelos de soluções e suplementos de terceiros.

5. IA do SharePoint

Fonte: Microsoft

O Microsoft SharePoint é uma poderosa plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos que, quando integrada às tecnologias de IA, transforma fluxos de trabalho, aprimora a colaboração e aumenta a produtividade das organizações. Ao incorporar recursos de IA no SharePoint, as empresas podem automatizar processos, agilizar o gerenciamento de documentos, melhorar a funcionalidade de pesquisa e obter insights valiosos dos dados.

A IA do SharePoint permite que os funcionários trabalhem de maneira mais inteligente e rápida, ao mesmo tempo que reduz os esforços manuais e melhora a produtividade. A plataforma oferece vários benefícios, incluindo gerenciamento inteligente de documentos, automação de fluxo de trabalho, integração de chatbot e análise preditiva, permitindo que as organizações otimizem operações, melhorem a colaboração e permaneçam competitivas no cenário atual. SharePoint Premium, a plataforma avançada de gerenciamento e experiências de conteúdo, traz IA, automação e segurança adicional para experiências, processamento e governança de conteúdo, ajudando as organizações a gerenciar e proteger conteúdo crítico durante todo o seu ciclo de vida.

Principais recursos do SharePoint AI:

• Gerenciamento Inteligente de Documentos: Processamento de documentos com tecnologia de IA, classificação automática, extração e marcação de informações de documentos, levando a maior eficiência e fluxos de trabalho simplificados.
• Automação de fluxo de trabalho: A automação de fluxo de trabalho aprimorada por IA analisa dados históricos, aprende com decisões anteriores e faz escolhas inteligentes na automação de tarefas e no roteamento de documentos.
• Integração com chatbot: Os chatbots com tecnologia de IA integrados ao SharePoint permitem que os funcionários interajam com o sistema por meio de linguagem natural, fornecendo respostas e suporte instantâneos.
• Análise preditiva: Aproveita a IA para analisar dados e fornecer insights valiosos, permitindo que as organizações tomem decisões baseadas em dados e permaneçam à frente da curva.
• Gerenciamento de conteúdo avançado: IA, automação e segurança adicional para experiências, processamento e governança de conteúdo, ajudando as organizações a gerenciar e proteger conteúdo crítico durante todo o seu ciclo de vida.
• Soluções para documentos de alto valor: oferece soluções para trabalhar com documentos de alto valor, como contratos, declarações de trabalho, pedidos e faturas.

Os recursos inteligentes de gerenciamento de documentos do SharePoint AI permitem a classificação, extração e marcação automática de informações de documentos, levando a maior eficiência e fluxos de trabalho simplificados. Os recursos de análise preditiva da plataforma aproveitam a IA para analisar dados e fornecer insights valiosos, permitindo que as organizações tomem decisões baseadas em dados e permaneçam à frente da curva.

Simplifique seu fluxo de trabalho com soluções de gerenciamento de documentos de IA

No atual ambiente empresarial acelerado, as soluções de gestão de documentos baseadas em IA tornaram-se ferramentas essenciais para organizações que procuram agilizar os seus fluxos de trabalho, melhorar a colaboração e aumentar a produtividade. As soluções de gerenciamento de documentos de IA discutidas neste artigo oferecem uma ampla gama de recursos e capacidades projetadas para atender a diversas necessidades de negócios.

Desde a classificação e extração inteligente de documentos até a integração perfeita com fluxos de trabalho existentes, essas ferramentas aproveitam o poder da IA ​​para simplificar a criação, o armazenamento e a recuperação de documentos comerciais críticos. Ao automatizar processos manuais, melhorar a funcionalidade de pesquisa e fornecer insights valiosos, essas soluções permitem que as organizações otimizem suas operações, reduzam custos e promovam melhores tomadas de decisões.