Como Realizar o Valor de uma Força de Trabalho Habilitada por GenAI

Obrigado ao ChatGPT da OpenAI, quase todos sabem sobre o GenAI hoje. Sua capacidade de satisfazer a sede de conhecimento das pessoas com apenas um simples prompt o tornou viral. O uso dessa ferramenta é realmente impressionante. Ela ganhou um milhão de usuários em apenas cinco dias e atraiu mais de 100 milhões de visitantes nos primeiros meses. Indivíduos e organizações estão integrando-a em suas vidas e atividades diárias com grande entusiasmo.

E, no entanto – embora o GenAI seja famoso globalmente, poucos foram além da experimentação. As organizações estão entusiasmadas com seu potencial, mas frequentemente lutam para adotá-lo em uma escala que possa criar valor mensurável.

Em meu papel, tive a sorte de poder testemunhar como a IA está evoluindo a forma como as organizações operam e o valor que ela pode entregar aos clientes. No entanto, as empresas precisam de um guia para transformar o potencial em desempenho. Com esses desafios em mente, minha equipe implementou um experimento de implantação com o M365 Copilot da Microsoft, para desenvolver insights valiosos e estratégias práticas para as empresas que visam alcançar uma adoção bem-sucedida e um ROI significativo.

Nossa jornada para o valor do GenAI

Ao investigarmos a adoção do Copilot, nossa abordagem nos ajudou a identificar onde as suas capacidades poderiam agregar valor.

Nossa experiência pode ser útil para qualquer organização que busque introduzir o GenAI em seus fluxos de trabalho.

Aqui estão algumas das ações que nos ajudaram ao longo do caminho:

• Comece com um quadro de adoção estruturado. Para introduzir as capacidades do GenAI, começamos identificando as personas em nossa organização que poderiam se beneficiar delas e, em seguida, casos de uso específicos e altamente direcionados para a tecnologia. Finalmente, criamos planos de treinamento personalizados para cada papel ou persona que guiam os usuários cuidadosamente, para que eles saibam exatamente como aproveitar ao máximo a capacidade.
• Use a experimentação para validar a tecnologia. Para o Copilot, realizamos um exercício com três grupos de usuários. O Grupo A não tinha licenças do Copilot, enquanto o Grupo B recebeu acesso à ferramenta, sem treinamento ou orientação: cabia a eles descobrir o que fazer. O Grupo C recebeu nosso quadro de adoção completo. Os resultados? Vimos um aumento de 31% na adoção no Grupo C em comparação com o Grupo B. Além disso, o Grupo C registrou uma economia de tempo de 2,5 horas por semana em comparação com 1,8 horas por semana para o Grupo B. O exercício também nos forneceu dados de baseline, por exemplo, sobre quanto tempo as equipes poderiam economizar em tarefas específicas, como criar apresentações. Isso foi outro exemplo forte e argumento que confirmou que nosso quadro de adoção estava funcionando.
• Envie os funcionários de forma próxima ao processo. Exercícios como nosso experimento com o Copilot garantem que as pessoas se engajem mais prontamente com a nova tecnologia. Envolver as pessoas na seleção dos casos de uso para o Copilot torna-o mais relacionado, impulsionando a adoção e, em última análise, melhorando o ROI. Esse processo cria evangelistas, também. Porque nosso grupo de Cohort C podia claramente ver o valor da tecnologia para eles, defendeu-a em toda a empresa e, especialmente, com suas equipes, incentivando uma adoção adicional.
• Crie planos de treinamento hiperpersonalizados e contínuos. Trabalhamos com gerentes de projeto e proprietários de processos para garantir que os casos de uso do Copilot fossem relevantes para suas tarefas diárias, como produzir apresentações com pouco pré-aviso. Armados com essa compreensão, criamos treinamentos altamente personalizados que mostravam como a tecnologia poderia ajudá-los a alcançar seus objetivos. Além disso, descobrimos que o treinamento contínuo sobre a criação de prompts foi muito valioso para ajudar as pessoas a obter o melhor valor do GenAI. É também divertido e ajuda a manter a comunidade unida. Por exemplo, criamos um grupo no qual compartilhamos prompts úteis e também temos sessões de compartilhamento regulares e curtas.
• Aproveite os parceiros. Utilizamos nosso parceiro para nos ajudar, trazendo casos de uso e ofertas de treinamento que ajudaram a construir nossas habilidades. Em um domínio que muda tão rapidamente quanto o GenAI, parceria e colaboração são essenciais para obter bons resultados.
• Comunique-se proativamente sobre as preocupações dos funcionários. Perguntas sobre ética da IA e se ela roubará os empregos das pessoas são comuns. Portanto, é importante garantir que o quadro de adoção defina claramente a ética da IA e o uso ético da IA. Para garantir o uso responsável e seguro da IA, utilizamos nosso quadro de IA Responsável. Esse quadro fornece diretrizes claras para nossos funcionários, alinhadas com os valores da nossa empresa e ajudando-os a usar a IA de forma responsável. E para acalmar as preocupações sobre o impacto do GenAI nos empregos, nos concentramos em sua capacidade de assumir tarefas mundanas e pressionadas por tempo, como anotação de reuniões, redação de comunicações ou vasculhando uma caixa de entrada de e-mail lotada. À medida que sua proficiência crescia, introduzimos técnicas mais sofisticadas, incluindo aprimorar sua capacidade de criar prompts avançados que produzem saídas mais precisas e personalizadas.

Tempo, inovação e treinamento

Nossa experiência com o Copilot e outros projetos de GenAI é que uma fase piloto estruturada é fundamental, e as pessoas precisam de tempo para aprender a tecnologia inovadora. É necessário ter um quadro para a adoção da IA e gestão de mudanças que seja personalizado para as necessidades específicas da sua equipe. Coupled com treinamento e engajamento ativo dos usuários, isso motivará e esclarecerá as preocupações sobre o GenAI.

Uma vez que a tecnologia se incorpora à organização e se espalha, torna-se parte da cultura e acelera o seu caminho para realizar o valor real do GenAI.