Como Realizar o Valor de uma Força de Trabalho Habilitada por GenAI

Graças ao ChatGPT da OpenAI, praticamente todos conhecem o GenAI hoje. Sua capacidade de satisfazer a sede de conhecimento das pessoas com apenas um simples prompt o tornou viral. O uso dessa ferramenta é verdadeiramente impressionante. Ela ganhou um milhão de usuários em apenas cinco dias e atraiu mais de 100 milhões de visitantes nos primeiros meses. Indivíduos e organizações estão integrando-a em suas vidas e atividades diárias com grande entusiasmo.

E, no entanto – embora o GenAI seja mundialmente famoso, poucos foram além da experimentação. As organizações estão entusiasmadas com seu potencial, mas frequentemente lutam para adotá-lo em uma escala que possa criar valor mensurável.

Em meu papel, tive a sorte de poder testemunhar como a IA está evoluindo a forma como as organizações operam e o valor que pode entregar aos clientes. No entanto, as empresas precisam de um guia para transformar o potencial em desempenho. Com esses desafios em mente, minha equipe implementou um experimento de implantação com o M365 Copilot da Microsoft, para desenvolver insights valiosos e estratégias práticas para as empresas que visam alcançar adoção bem-sucedida e ROI significativo.

Nossa Trilha para o Valor do GenAI

À medida que olhamos para a adoção do Copilot, nossa abordagem nos ajudou a identificar onde suas capacidades poderiam agregar valor.

Nossa experiência pode ser útil para qualquer organização que busque introduzir o GenAI em seus fluxos de trabalho.

Aqui estão algumas das ações que nos ajudaram no caminho:

• Comece com um quadro de adoção estruturado. Para introduzir as capacidades do GenAI, começamos identificando as personas em nossa organização que poderiam se beneficiar delas, e então casos de uso específicos e altamente direcionados para a tecnologia. Finalmente, criamos planos de treinamento personalizados para cada papel ou persona que guiam os usuários cuidadosamente, para que eles saibam exatamente como aproveitar ao máximo a capacidade.
• Use a experimentação para validar a tecnologia. Para o Copilot, realizamos um exercício com três grupos de usuários. O Grupo A não tinha licenças do Copilot, enquanto o Grupo B recebeu acesso à ferramenta, sem treinamento ou orientação: cabia a eles descobrir o que fazer. O Grupo C recebeu nosso quadro de adoção completo. Os resultados? Vimos um aumento de 31% na adoção no Grupo C em comparação com o Grupo B. Além disso, o Grupo C registrou economia de tempo de 2,5 horas por semana versus 1,8 horas por semana para o Grupo B. O exercício também nos deu dados de linha de base, por exemplo, sobre quanto tempo as equipes poderiam economizar em tarefas específicas, como criar apresentações. Isso foi outro exemplo forte e argumento que confirmou que nosso quadro de adoção estava funcionando.
• Envie os funcionários de perto no processo. Exercícios como nosso experimento do Copilot ajudam a garantir que as pessoas se engajem mais prontamente com a nova tecnologia. Enviamos as pessoas para selecionar os casos de uso para o Copilot, o que o torna mais relacionado, impulsionando a adoção e, em última análise, melhorando o ROI. Esse processo cria evangelistas, também. Porque nosso grupo de coorte C podia claramente ver o valor da tecnologia para eles, eles a defenderam em toda a empresa e especialmente com suas equipes, incentivando ainda mais a adoção.
• Crie planos de treinamento hiperpersonalizados e contínuos. Trabalhamos com gerentes de projeto e proprietários de processos para garantir que os casos de uso do Copilot fossem relevantes para suas tarefas diárias, como produzir apresentações com pouco aviso prévio. Armados com essa compreensão, criamos treinamento altamente personalizado que mostrou como a tecnologia poderia ajudá-los a alcançar seus objetivos. Também descobrimos que o treinamento contínuo sobre a criação de prompts foi muito valioso para ajudar as pessoas a obter o melhor valor do GenAI. É divertido e ajuda a manter a comunidade unida. Por exemplo, criamos um grupo no qual compartilhamos prompts úteis e também temos sessões de compartilhamento regulares e curtas.
• Aproveite os parceiros. Contamos com nosso parceiro para nos ajudar, vindo com casos de uso e ofertas de treinamento específicas que ajudaram a construir nossas habilidades. Em um domínio que muda tão rapidamente quanto o GenAI, parceria e colaboração são essenciais para obter bons resultados.
• Comunique-se proativamente sobre as preocupações dos funcionários. Perguntas sobre ética da IA e se ela roubará os empregos das pessoas são comuns. Portanto, é importante garantir que o quadro de adoção defina claramente a ética da IA e o uso ético da IA. Para garantir o uso responsável e seguro da IA, aproveitamos nosso quadro de IA Responsável. Esse quadro fornece diretrizes claras para nossos funcionários, alinhadas com os valores da nossa empresa e ajudando-os a usar a IA de forma responsável. E para aliviar as preocupações sobre o impacto do GenAI nos empregos, nos concentramos em sua capacidade de assumir tarefas mundanas e pressionadas por tempo, como tomar notas, redigir comunicações ou vasculhar uma caixa de entrada de e-mail lotada. À medida que sua proficiência cresceu, introduzimos técnicas mais sofisticadas, incluindo aprimorar sua capacidade de criar prompts avançados que produzem saídas mais precisas e personalizadas.

Tempo, inovação e treinamento

Nossa experiência com o Copilot e outros projetos do GenAI é que uma fase de piloto estruturada é fundamental, e as pessoas precisam de tempo para aprender a tecnologia inovadora. Também é necessário ter um quadro para adoção e gestão de mudanças da IA personalizado para as necessidades específicas da sua equipe. Acoplado com treinamento e engajamento ativo dos usuários, isso motivará e esclarecerá as preocupações sobre o GenAI.

Uma vez que a tecnologia se incorpora à organização e se espalha, ela se torna parte da cultura e acelera seu caminho para realizar o valor real do GenAI.