Aytekin Tank, Fundador & CEO da Jotform – Série de Entrevistas

Aytekin Tank é o fundador da Jotform, um entusiasta da automação e um autor. Fundada em 2006, Jotform é o pioneiro construtor de formulários online WYSIWYG, que cresceu para atender a mais de 25 milhões de usuários em todo o mundo e emprega uma equipe de mais de 650. Em 2016, a revista Entrepreneur nomeou a Jotform como uma das “Melhores Empresas de Propriedade Privada da América.”

Como CEO, ele se orgulha de liderar o crescimento e desenvolvimento contínuo da empresa, com uma taxa de crescimento anual de mais de 50 por cento e um compromisso de introduzir recursos e integrações de ponta.

Além de seu papel como CEO, Aytekin é um defensor da produtividade e automação e recentemente escreveu o livro de sucesso do WSJ “Automate Your Busywork“.

Aytekin compartilha suas filosofias como líder de negócios e CEO em colunas na Forbes, Entrepreneur, Fast Company e Unite.AI.

A Jotform foi uma das primeiras construtoras de formulários online WYSIWYG. O que o inspirou a criar a Jotform em 2006, e como você validou a necessidade dela no mercado?

A ideia da Jotform surgiu quando eu trabalhava como desenvolvedor para uma empresa de mídia de Nova York. Uma de minhas responsabilidades era criar formulários online do zero. Era tedioso e redundante, e nunca me deixou me sentir particularmente inspirado. Também era demorado. Em certo ponto, pensei comigo mesmo: deve haver uma maneira mais rápida e eficiente. Então, comecei a trabalhar como solopreneur – construindo meu startup de formulários online à noite e nos fins de semana e marcando um horário de 9 às 17 horas todos os dias da semana.

Quanto à validação da ideia, a Jotform foi inspirada por uma frustração que eu estava experimentando. Imaginei que qualquer pessoa no meu papel – trabalhando como desenvolvedor para qualquer organização – se beneficiaria muito disso. Comecei com um produto freemium para testar as águas. Então, quando percebi que as pessoas estavam dispostas a pagar por isso, desenvolvi uma versão paga também. Decidi que esperaria para deixar meu emprego diurno até que meus ganhos com o startup igualassem meu salário. No verão de 2005, entreguei minha carta de demissão e fui todo em para a Jotform.

Você financiou a Jotform e a transformou em uma empresa que atende a 25 milhões de usuários. Quais foram os maiores desafios que você enfrentou nos primeiros anos, e como você os superou?

Nos primeiros anos – e por favor, lembre-se de que isso foi bem antes do surgimento da IA – meu maior desafio foi encontrar tempo para o pensamento de alto nível necessário para levar minha empresa ao próximo nível. Trabalhos burocráticos, como e-mails, agendamento e tarefas administrativas do dia a dia, estavam monopolizando meu cronograma e, francamente, me deixavam esgotado ao final do dia. Eu sentia que não estava fazendo o suficiente, e ao mesmo tempo, estava funcionando em vazio. Era um verdadeiro enigma. Pior de tudo, eu sabia que estávamos perdendo oportunidades de oferecer a nossos usuários produtos e serviços adjacentes que poderiam tornar suas vidas mais fáceis.

Quando comecei a procurar soluções de automação em meus próprios processos diários, foi um momento realmente crucial – para mim e para os negócios. Não mudou a substância do meu trabalho – transformou minha abordagem. Em vez de tentar realizar tantas tarefas quanto possível em minha lista de tarefas, minha abordagem começou com a identificação de tarefas redundantes e demoradas que eu poderia automatizar. Então, encontrei-me com mais tempo para trabalhos que pareciam significativos – como estrategizar como lançar novos produtos e entrar em novos mercados. Não apenas isso, eu tinha mais tempo para descansar, o que é fundamental para o crescimento sustentável a longo prazo.

Como a evolução das ferramentas de automação e sem código influenciou o desenvolvimento de produtos e a visão da Jotform ao longo dos anos?

O número de ferramentas de automação e sem código no mercado decolou. Chegou ao ponto em que, se você não está a bordo da revolução da automação, está prestando um desserviço à sua empresa e/ou carreira. Mas uma coisa que serviu à Jotform é nossa mentalidade interna de automação em primeiro lugar. Em nível empresarial e individual, estamos sempre procurando novas maneiras de automatizar tarefas manuais – em outras palavras, estamos procurando tornar nossas próprias vidas de trabalho mais fáceis. E isso fala à nossa missão central – automatizar formulários online e ferramentas de colaboração para tornar a vida de nossos usuários mais fácil, e continuamente procurar novas maneiras de fazê-lo. Em certo sentido, praticamos o que pregamos desde o início da automação.

A Jotform está lançando seus Agentes de IA em 25 de fevereiro de 2025. Você pode nos dar uma visão geral desse novo produto e dos problemas que ele visa resolver?

Estamos realmente animados para oferecer esse novo produto a nossos usuários. Acho que isso transformará a forma como as pessoas trabalham. Basicamente, os Agentes de IA da Jotform ajudarão os usuários da Jotform a criar formulários online e alcançar metas que exigem várias etapas. Por exemplo, em vez de enviar a alguém um formulário de registro de evento, você envia um número de telefone. Eles ligam e fornecem as informações necessárias conversando com um agente de IA que entende linguagem natural – então a pessoa não precisa se ater a um roteiro rígido. Por sua vez, o agente de IA não está apenas preenchendo o formulário, mas também atualizando os registros internos da empresa, respondendo às perguntas do cliente e muito mais. O mais importante: um agente de IA pode dar os próximos passos com base em seu próprio raciocínio e tomada de decisões, reduzindo a necessidade de entrada humana. E o melhor de tudo: não precisa de descanso ou férias – está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Como os Agentes de IA da Jotform diferem de outros chatbots e ferramentas de automação alimentados por IA no mercado?

Para começar, os Agentes de IA da Jotform, como a maioria dos agentes, são mais dinâmicos e autônomos. Seus comportamentos e ações não são conscriptos. Eles raciocinam, tomam decisões, executam tarefas e aprendem à medida que avançam – todos por conta própria. Para quebrar um pouco mais, um chatbot responde a uma árvore de decisões simples com respostas scriptadas. Ele deve permanecer dentro de seu escopo. Um agente de IA, por outro lado, pode raciocinar e agir de forma autônoma, tomando decisões complexas sobre questões novas, acessando informações em toda a empresa e concluindo tarefas de acordo. A Google comparou os agentes de IA a um chef – planejando receitas, reunindo ingredientes, desenvolvendo pratos e ajustando à medida que avança. Nesse caso, um chatbot é mais como um cozinheiro de linha seguindo receitas predeterminadas.

As empresas frequentemente lutam com a automação do atendimento ao cliente. Como os Agentes de IA da Jotform garantem uma interação mais “amigável” e humana?

Em nossos testes, descobrimos que os usuários preferem interações com Agentes de IA por várias razões, a mais óbvia sendo a velocidade de resposta e a disponibilidade 24 horas por dia. Mas, interessantemente, as pessoas também parecem menos inibidas quando falam com agentes de atendimento ao cliente de IA. Elas não estão autocensuradas sobre fazer perguntas aparentemente bobas. Elas não se preocupam em fazer a mesma pergunta repetidamente até que realmente entendam algo. Em certo sentido, elas estão mais propensas a obter a ajuda e a clareza de que precisam. Descobrimos que os clientes se importam mais em obter a ajuda de que precisam de forma eficiente do que em trocar gentilezas, especialmente se for um problema que pode ser resolvido relativamente rápido.

Os usuários poderão personalizar e treinar seus Agentes de IA para atender às necessidades específicas de seus negócios, ou seguirão fluxos de trabalho pré-definidos?

Sim. Estamos lançando milhares de agentes de IA para uma ampla gama de empresas e funções – desde agentes de suporte ao cliente e vendas até agentes de IA para estúdios de tatuagem e administradores escolares. Para sua parte, uma empresa pode interagir com seu agente de IA em tempo real para refinar suas respostas e melhorar sua base de conhecimento. Por exemplo, adicionando URLs relevantes, documentos e perguntas frequentes, todos destinados a garantir que os agentes forneçam informações precisas e úteis. Uma das maneiras pelas quais os agentes diferem da IA geradora é sua capacidade de reter informações de interações passadas. Isso permite que eles se treinem também, oferecendo uma experiência de cliente mais personalizada a cada engajamento. Finalmente, treinar um agente de IA é intuitivo e flexível – nenhuma experiência em codificação é necessária.

Você recentemente escreveu sobre como os Agentes de IA estão transformando o empreendedorismo em estágio inicial. Se você estivesse começando a Jotform hoje, como os agentes de IA teriam mudado sua abordagem?

Quando eu comecei meu negócio, eu era bastante insistente em não aceitar financiamento externo. Eu estava confiante em minha ideia, mas também sentia que, para construir um negócio com poder de permanência, eu precisava crescer organicamente. Seguir o caminho do financiamento de VC pode ter distorcido a percepção da validade da Jotform. Se eu estivesse começando a Jotform hoje, eu teria ainda mais razão para seguir a rota do bootstrap. Como eu escrevi, os agentes de IA oferecem aos empreendedores em estágio inicial muitas maneiras de automatizar tarefas administrativas rotineiras e se concentrar em melhorar seus produtos e expandir seus negócios.

Então, para responder à sua pergunta, não acho que os agentes de IA teriam mudado minha abordagem, mas posso imaginar que eu teria escalado mais rápido – e ainda não teria aceito financiamento externo.

Você escreveu extensivamente sobre automação, incluindo em seu livro Automate Your Busywork. Como você usa pessoalmente os Agentes de IA ou ferramentas de automação para gerenciar suas tarefas diárias como CEO?

Quando se trata de minha carga de trabalho diária, eu começo com uma abordagem de automação em primeiro lugar – se houver uma ferramenta alimentada por IA para realizar uma tarefa que não precisa da minha atenção pessoal, eu provavelmente estou usando alguma versão dela. Eu uso Agentes de IA e ferramentas de automação para agendamento, brainstorming, ajuste de meus fluxos de trabalho diários, reuniões e muito mais. Entre o tempo economizado e o impacto aumentado, os efeitos da automação são compostos. Considere reuniões: em vez de gastar meia hora preparando a agenda, uma hora na reunião (onde sua atenção está saltando entre conversas e anotações), então preparando um resumo e redigindo e-mails de follow-up, um agente de IA pode lidar com todas as tarefas relacionadas à reunião e permitir que você se concentre totalmente nas conversas reais. É uma decisão óbvia.

Qual conselho você daria a startups e pequenas empresas que desejam integrar a IA em seus fluxos de trabalho, mas não sabem por onde começar?

Se eu tivesse que dar um conselho às startups e pequenas empresas, seria monitorar as últimas ferramentas de IA, e reservar tempo para experimentá-las e incorporá-las em seus fluxos de trabalho diários para automatizar tantos processos manuais quanto possível. Pode exigir construir algum tempo extra em sua agenda, mas você recuperará esse tempo e muito mais assim que começar a automatizar e delegar a agentes de IA. Mas talvez a mudança mais importante será sua energia: em vez de se sentir estressado com sua lista de tarefas constantemente crescente, você terá espaço e tempo para trabalhar em tarefas mais significativas que o deixem energizado – os tipos de coisas que o lembram por que você entrou no anel do empreendedorismo em primeiro lugar.

Obrigado pela grande entrevista, os leitores são incentivados a visitar Jotform, para ler seu livro Automate Your Busywork, ou para ler alguns de seus textos em nosso site.