5 najlepszych rozwiązań do zarządzania dokumentami AI (maj 2024 r.)

W szybko zmieniającej się erze cyfrowej firmy nieustannie poszukują innowacyjnych rozwiązań usprawniających procesy zarządzania dokumentami. W miarę jak sztuczna inteligencja (AI) w dalszym ciągu zmienia różne aspekty współczesnej pracy, systemy zarządzania dokumentami oparte na sztucznej inteligencji stały się rewolucjonistami, oferując niezrównaną wydajność, dokładność i bezpieczeństwo. Narzędzia te wykorzystują moc uczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnegooraz inteligentną automatyzację upraszczającą tworzenie, przechowywanie i odzyskiwanie kluczowych dokumentów biznesowych.

Od inteligentnej klasyfikacji i ekstrakcji dokumentów po bezproblemową integrację z istniejącymi przepływami pracy, te najlepsze narzędzia do zarządzania dokumentami oparte na sztucznej inteligencji oferują szeroką gamę funkcji zaprojektowanych z myślą o zaspokojeniu różnorodnych potrzeb biznesowych. W tym artykule omówimy najlepsze rozwiązania do zarządzania dokumentami oparte na sztucznej inteligencji, które na nowo definiują sposób, w jaki organizacje radzą sobie z zasobami cyfrowymi, umożliwiając podjęcie świadomej decyzji przy wyborze idealnej platformy spełniającej wymagania Twojej organizacji w zakresie zarządzania dokumentami.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect to zaawansowane oprogramowanie do przechwytywania dokumentów i optycznego rozpoznawania znaków (OCR), które upraszcza proces przechwytywania, przetwarzania i dystrybucji dokumentów z różnych źródeł. Oprogramowanie zaprojektowano tak, aby bezproblemowo integrowało się z istniejącymi przepływami pracy, obsługując szeroką gamę typów dokumentów i źródeł, takich jak sterowniki druku, foldery, przeglądarki internetowe i systemy poczty elektronicznej.

Wykorzystując technologię sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, DeskConnect automatyzuje proces przechwytywania danych poprzez rozpoznawanie i wydobywanie odpowiednich informacji z dokumentów. Funkcja ta znacznie zmniejsza potrzebę ręcznego wprowadzania danych, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów. Zaawansowane możliwości OCR oprogramowania zapewniają wysoką dokładność podczas przetwarzania dokumentów rastrowych, co czyni go niezawodnym wyborem dla firm zajmujących się różnorodną gamą formatów dokumentów.

FabSoft oferuje także Document Companion z zaawansowaną integracją AI Chat obsługiwaną przez ChatGPT. To nowatorskie ulepszenie na nowo definiuje zarządzanie dokumentami, upraszczając importowanie i łączenie dokumentów, oferując natychmiastowy dostęp do czatu opartego na sztucznej inteligencji w celu wydajnej analizy dokumentów i zapewniając precyzję dzięki najnowocześniejszej technologii OCR.

Kluczowe cechy FabSoft DeskConnect:

• Wszechstronna obsługa dokumentów: Obsługuje sterowniki druku, foldery, przeglądarki internetowe, systemy poczty e-mail i nie tylko.
• Inteligentna ekstrakcja danych: Wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do automatycznego rozpoznawania i wydobywania danych z dokumentów.
• Doskonała wydajność OCR: Zapewnia wiodącą w branży dokładność dokumentów rastrowych.
• Usprawniona dystrybucja dokumentów: Automatyzuje przechwytywanie i dystrybucję dokumentów do rozwiązań chmurowych lub lokalnych, w tym Microsoft OneDrive, SharePoint i Power Apps.
• Konfigurowalne API: Oferuje przyjazny dla użytkownika interfejs API, który umożliwia wtyczkom kontrolowanie dostarczania dokumentów oraz automatyzację działań i metod przesyłania.
• Solidne środki bezpieczeństwa: Wdraża najwyższej klasy funkcje bezpieczeństwa, aby chronić poufność dokumentów i ograniczać dostęp do autoryzowanych użytkowników.

Przyjazny dla użytkownika interfejs API FabSoft DeskConnect umożliwia firmom tworzenie niestandardowych przepływów pracy i integracji, dodatkowo optymalizując procesy przetwarzania dokumentów i ekstrakcji danych. Solidne zabezpieczenia oprogramowania zapewniają, że wrażliwe dokumenty pozostają poufne i dostępne tylko dla upoważnionego personelu.

2. DocuPhase

Źródło: DocuPhase

DocuPhase to wszechstronne rozwiązanie do zarządzania dokumentami, zaprojektowane w celu optymalizacji procesów przechowywania, skanowania, wyszukiwania i archiwizacji dokumentów dla firm dowolnej wielkości. Platforma ta wykracza poza możliwości prostej cyfrowej szafki na dokumenty i oferuje funkcje umożliwiające zarządzanie, śledzenie i kończenie bieżącej pracy, znacznie zwiększając produktywność.

Jedną z wyróżniających się funkcji DocuPhase są możliwości przechwytywania danych i wyszukiwania dokumentów oparte na sztucznej inteligencji. Te inteligentne narzędzia upraszczają proces wydobywania kluczowych informacji z różnych dokumentów i odzyskiwania danych ze starych plików. Funkcjonalność oparta na sztucznej inteligencji pozwala szybko skanować wielostronicowe dokumenty, identyfikując i wyodrębniając istotne informacje, eliminując w ten sposób potrzebę czasochłonnego ręcznego wyszukiwania. Co więcej, możliwości platformy w zakresie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego umożliwiają automatyczne kierowanie i indeksowanie plików, oszczędzając użytkownikom cenny czas i wysiłek.

Kluczowe cechy DocuPhase:

• Przechwytywanie danych w oparciu o sztuczną inteligencję: Inteligentne wydobywanie istotnych informacji z różnorodnych dokumentów.
• Efektywne odzyskiwanie dokumentów: Szybkie i dokładne odzyskiwanie danych ze starych plików przy użyciu zaawansowanych możliwości AI.
• Automatyczne kierowanie i indeksowanie plików: Automatyzacja oparta na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym w celu usprawnienia organizacji dokumentów.
• Bezproblemowa integracja: Zgodność z popularnymi platformami, takimi jak systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), zapewnia większą wszechstronność i ograniczenie konieczności przełączania programów.
• Bezpieczne rozwiązanie oparte na chmurze: Intuicyjny interfejs do przechowywania dokumentów cyfrowych i eliminacji niepotrzebnej formalności.
• Zaawansowane funkcje wyszukiwania: Słowa kluczowe i konfigurowalne narzędzia wyszukiwania umożliwiające szybkie wyszukiwanie dokumentów.
• Przyjazny dla użytkownika interfejs: Łatwe do nauczenia oprogramowanie ze szkoleniami z przewodnikiem zapewniającymi płynne wdrożenie i integrację przepływu pracy.

Przyjazny dla integracji charakter DocuPhase pozwala na bezproblemowe łączenie się z innymi popularnymi platformami, takimi jak systemy ERP, co czyni go wszechstronnym narzędziem do obsługi codziennych operacji. Integracja ta skraca czas, jaki użytkownicy spędzają na przełączaniu się między programami, usprawniając przepływ pracy. Rozwiązanie oparte na chmurze oprogramowania zapewnia bezpieczny i intuicyjny interfejs do przechowywania dokumentów cyfrowych, skutecznie eliminując niepotrzebną papierkową robotę.

3. płyn

Fluix to mobilna platforma do zarządzania dokumentami i przepływem pracy, dostosowana do zarządzania usługami w terenie. To innowacyjne oprogramowanie umożliwia firmom bezpieczne przechowywanie i dostęp do najważniejszych dokumentów i formularzy w scentralizowanym repozytorium. Zapewniając technikom serwisowym i menedżerom łatwy dostęp do niezbędnych plików, nawet w lokalizacjach z ograniczonym dostępem do Internetu lub bez niego, Fluix usprawnia pracę zdalną i zwiększa ogólną produktywność.

Jedną z kluczowych cech Fluix są niestandardowe przepływy pracy, które sprzyjają skutecznej komunikacji i odpowiedzialności wśród członków zespołu. Platforma umożliwia aktualizacje w czasie rzeczywistym i powiadomienia o nowych zadaniach, zmianach lub ważnych komunikatach, zapewniając, że wszyscy interesariusze są na bieżąco informowani i dostosowani. Funkcje automatycznego routingu i indeksowania plików Fluix znacznie zmniejszają wysiłek ręczny, umożliwiając firmom optymalizację przepływów pracy i zwiększenie wydajności.

Kluczowe cechy Fluixa:

• Projekt dostosowany do urządzeń mobilnych: Zoptymalizowany pod kątem zarządzania usługami w terenie, umożliwiający bezpieczne przechowywanie dokumentów i dostęp do nich w drodze.
• Scentralizowane repozytorium dokumentów: Zapewnia jedno, łatwo dostępne miejsce na najważniejsze dokumenty związane z dziedziną.
• Niestandardowe przepływy pracy: Ułatwia komunikację i odpowiedzialność pomiędzy członkami zespołu poprzez aktualizacje i powiadomienia w czasie rzeczywistym.
• Bezproblemowa integracja: Kompatybilny z popularnymi platformami, takimi jak systemy ERP, usprawniający codzienne operacje i minimalizujący przełączanie programów.
• Technologia OCR: Obsługuje optyczne rozpoznawanie znaków w celu dokładnej konwersji obrazów tekstowych na tekst zakodowany maszynowo.
• Funkcja czatu AI: Obsługiwane przez ChatGPT, oferuje natychmiastowy dostęp do informacji związanych z dokumentami, eliminując ręczne wyszukiwanie.
• Przyjazna dla użytkownika konfiguracja: Prosta konfiguracja funkcji czatu OpenAI w aplikacji Document Companion.

Przyjazna integracji architektura Fluix pozwala na bezproblemowe łączenie się z innymi popularnymi platformami, takimi jak systemy ERP. Integracja ta umożliwia firmom efektywniejszą obsługę codziennych operacji i skraca czas przełączania między programami. Co więcej, Fluix obsługuje technologię OCR, zapewniając, że dane przesyłane do funkcji czatu AI są dokładne i kompleksowe w celu szczegółowej analizy.

4. M-Pliki

M-Files to inteligentna platforma zarządzania informacjami, która oferuje inteligentniejsze podejście do zarządzania treścią w całym jej cyklu życia. Bezproblemowo łącząc treści i wykorzystując inteligentną automatyzację, M-Files umożliwia pracownikom umysłowym zwiększanie produktywności poprzez dostarczanie właściwych informacji właściwym osobom we właściwym czasie.

Platforma zapewnia kompleksowy widok treści w całej organizacji bez konieczności skomplikowanej i kosztownej migracji do jednego repozytorium. Rozwiązanie do cyfrowego zarządzania dokumentami M-Files oferuje zaawansowane możliwości wyszukiwania i odzyskiwania, umożliwiając użytkownikom szybkie i łatwe lokalizowanie dokumentów bez marnowania czasu na szukanie zagubionych plików lub zapamiętywanie, gdzie coś było przechowywane. Platforma upraszcza także tworzenie dokumentów, oferując szablony, funkcje łatwego nadawania nazw i zapisywania, a także możliwość odkrywania ukrytych dokumentów i ukrytych danych dzięki technologii obsługującej sztuczną inteligencję.

Kluczowe cechy plików M:

• Inteligentne zarządzanie informacją: Łączy połączoną treść i inteligentną automatyzację, aby zwiększyć produktywność i zapewnić 360-stopniowy widok treści.
• Szybkie wyszukiwanie i pobieranie: Umożliwia użytkownikom szybkie i łatwe wyszukiwanie dokumentów, oszczędzając czas i wysiłek.
• Uproszczone tworzenie dokumentów: Oferuje szablony, łatwe nazewnictwo i zapisywanie dokumentów oraz odkrywanie ukrytych dokumentów i ciemnych danych.
• Zautomatyzowana zgodność i bezpieczeństwo: Zapewnia zgodność z polityką i przepisami firmy oraz zapewnia bezpieczeństwo danych poprzez prawa dostępu i szyfrowanie.
• Bezproblemowa współpraca: Umożliwia jednoczesne współtworzenie, komentowanie i dodawanie adnotacji do dokumentów.
• Integracja z popularnymi narzędziami: Oferuje integrację z Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook i innymi powszechnie używanymi aplikacjami.
• Procesy oparte na sztucznej inteligencji: Wykorzystuje sztuczną inteligencję, taką jak M-Files Aino, do porządkowania informacji, rozumienia kontekstu dokumentu i interakcji z wiedzą przy użyciu języka naturalnego.

Możliwości automatyzacji M-Files usprawniają zgodność z polityką i przepisami firmy, zapewniają bezpieczeństwo danych poprzez rygorystyczne prawa dostępu i szyfrowanie na poziomie korporacyjnym oraz umożliwiają prostą współpracę poprzez jednoczesne współtworzenie, komentowanie i dodawanie adnotacji do dokumentów. Zbudowany na wysoce konfigurowalnej platformie, M-Files można łatwo dostosować do konkretnych potrzeb biznesowych za pomocą interfejsów API, szablonów rozwiązań i dodatków innych firm.

5. Sztuczna inteligencja SharePointa

Źródło: Microsoft

Microsoft SharePoint to zaawansowana platforma do współpracy i zarządzania dokumentami, która po zintegrowaniu z technologiami AI przekształca przepływy pracy, usprawnia współpracę i zwiększa produktywność organizacji. Włączając możliwości sztucznej inteligencji do SharePoint, firmy mogą automatyzować procesy, usprawniać zarządzanie dokumentami, ulepszać funkcjonalność wyszukiwania i uzyskiwać cenne spostrzeżenia z danych.

SharePoint AI umożliwia pracownikom pracę mądrzejszą i szybszą, jednocześnie ograniczając wysiłek ręczny i poprawiając produktywność. Platforma oferuje różne korzyści, w tym inteligentne zarządzanie dokumentami, automatyzację przepływu pracy, integrację chatbotów i analizy predykcyjne, umożliwiając organizacjom optymalizację operacji, usprawnienie współpracy i utrzymanie konkurencyjności na dzisiejszym rynku. SharePoint Premium, zaawansowana platforma do zarządzania treścią i doświadczeniami, zapewnia sztuczną inteligencję, automatyzację i dodatkowe zabezpieczenia w zakresie obsługi, przetwarzania i zarządzania zawartością, pomagając organizacjom zarządzać i chronić krytyczną zawartość przez cały jej cykl życia.

Kluczowe cechy sztucznej inteligencji SharePoint:

• Inteligentne zarządzanie dokumentami: Przetwarzanie dokumentów oparte na sztucznej inteligencji, automatyczna klasyfikacja, wyodrębnianie i oznaczanie informacji z dokumentów, co prowadzi do poprawy wydajności i usprawnienia przepływów pracy.
• Automatyzacja pracy: Automatyzacja przepływu pracy wspomagana sztuczną inteligencją analizuje dane historyczne, uczy się na podstawie wcześniejszych decyzji i dokonuje inteligentnych wyborów w zakresie automatyzacji zadań i przesyłania dokumentów.
• Integracja Chatbota: Chatboty oparte na sztucznej inteligencji zintegrowane z SharePoint umożliwiają pracownikom interakcję z systemem za pomocą języka naturalnego, zapewniając natychmiastowe odpowiedzi i wsparcie.
• Analityka predykcyjna: Wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizowania danych i zapewniania cennych spostrzeżeń, umożliwiając organizacjom podejmowanie decyzji w oparciu o dane i wyprzedzanie konkurencji.
• Zaawansowane zarządzanie treścią: Sztuczna inteligencja, automatyzacja i dodatkowe bezpieczeństwo treści, przetwarzania i zarządzania, pomagają organizacjom zarządzać i chronić krytyczną zawartość przez cały jej cykl życia.
• Rozwiązania dotyczące dokumentów o dużej wartości: oferuje rozwiązania do pracy z dokumentami o dużej wartości, takimi jak umowy, zestawienia prac, zamówienia i faktury.

Inteligentne funkcje zarządzania dokumentami SharePoint AI umożliwiają automatyczną klasyfikację, wyodrębnianie i oznaczanie informacji z dokumentów, co prowadzi do poprawy wydajności i usprawnienia przepływów pracy. Możliwości platformy w zakresie analityki predykcyjnej wykorzystują sztuczną inteligencję do analizowania danych i dostarczania cennych spostrzeżeń, umożliwiając organizacjom podejmowanie decyzji w oparciu o dane i wyprzedzanie konkurencji.

Usprawnij swój przepływ pracy dzięki rozwiązaniom AI do zarządzania dokumentami

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym rozwiązania do zarządzania dokumentami oparte na sztucznej inteligencji stały się niezbędnymi narzędziami dla organizacji, które chcą usprawnić przepływ pracy, usprawnić współpracę i zwiększyć produktywność. Rozwiązania AI do zarządzania dokumentami omówione w tym artykule oferują szeroką gamę funkcji i możliwości zaprojektowanych w celu zaspokojenia różnorodnych potrzeb biznesowych.

Od inteligentnej klasyfikacji i ekstrakcji dokumentów po bezproblemową integrację z istniejącymi przepływami pracy – narzędzia te wykorzystują moc sztucznej inteligencji, aby uprościć tworzenie, przechowywanie i odzyskiwanie kluczowych dokumentów biznesowych. Automatyzując procesy wykonywane ręcznie, poprawiając funkcjonalność wyszukiwania i dostarczając cennych informacji, rozwiązania te umożliwiają organizacjom optymalizację operacji, redukcję kosztów i podejmowanie lepszych decyzji.