Kryzys dotyczący akt publicznych jest rzeczywisty. Opłaty dla obywateli to nie jest właściwe rozwiązanie.

Cicha kryzys rozgrywa się w salach rady miasta i biurach powiatowych w całym kraju.

Publiczność jest bardziej zaangażowana niż kiedykolwiek. Ludzie chcą wiedzieć, jak są wydatkowane ich podatki i jak powstają decyzje polityczne, i mają do tego pełne prawo. Ale nowa rzeczywistość utrudnia lokalnym władzom dotrzymywanie kroku: lawina wniosków o akta publiczne wygenerowanych przez sztuczną inteligencję.

Sztuczna inteligencja sprawiła, że wysłanie ogromnych, rozległych wniosków o akta publiczne stało się dziecinnie proste. I to już nie tylko osoby prywatne. Całe firmy zbudowały zespoły, których jedynym zadaniem jest składanie wniosków o akta publiczne na dużą skalę, a następnie odsprzedaż tych informacji dostawcom i sektorowi prywatnemu. Dla urzędników na odbiorców wynikiem jest przytłaczające obciążenie pracą.

To nie zniknie. Wnioski generowane przez sztuczną inteligencję będą tylko coraz częstsze i coraz bardziej agresywne.

Urzędnicy publiczni toną

Stając w obliczu takiego obciążenia, niektórzy ustawodawcy próbują wprowadzić opłaty za dostęp. Kalifornijski projekt ustawy nr 1821, opracowany przez posłankę Blanca Pacheco i niedawno zbadany przez CalMatters, jest jednym z pierwszych przykładów. Projekt ustawy pozwoliłby agencjom publicznym na pobieranie opłat bez limitu, gdy wniosek zajmuje pracownikom więcej niż dwie godziny na przeszukanie, a także na dodatkową opłatę, gdy pracownicy spędzają więcej niż 10 godzin w miesiącu na wnioskach od tej samej osoby.

Kalifornia nie jest wyjątkiem. Podczas gdy wnioski o akta publiczne gwałtownie rosną w całym kraju, agencje wszędzie rozważają, jak odzyskać koszty.

A jeśli ktoś wie, jak naprawdę funkcjonują samorządy lokalne, motywacja jest łatwa do zrozumienia. Każda godzina spędzona na wnioskach o akta publiczne to godzina odjęta od innej niezbędnej pracy: przetwarzanie pozwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej, utrzymanie publicznych archiwów, prowadzenie wyborów.

Liczby są oszałamiające.

Jeden wniosek w Chula Vista w Kalifornii wymagał 150 do 300 godzin pracy pracowników. W Fontanie jeden osoba złożyła ponad 100 wniosków z deklarowanym celem zakłócenia działania, co kosztowało miasto ponad 300 000 dolarów w wydatkach prawnych i związanych z zatrudnieniem.

Wersje tej historii rozgrywają się w społecznościach w całym kraju. Nazwijmy to po imieniu: wojna administracyjna, toczona wnioskiem o akta publiczne po wniosku.

Zaległości nie są tylko drogie. To ryzyko związane z przestrzeganiem prawa.

Koszty i wypalenie to tylko część historii. Większe ryzyko to związane z przestrzeganiem prawa.

‍Prawo o aktach publicznych nie tylko zachęca agencje do odpowiedzi. Wymaga tego, w określonym terminie. Zgodnie z kalifornijskim prawem o aktach publicznych, agencja ma geralnie 10 dni na ustalenie, czy wyprodukuje akta, a podobne terminy istnieją w niemal każdym stanie. Te terminy zostały napisane dla świata plików papierowych i okazjonalnego wniosku, a nie dla skrzynki pocztowej zalewanej przez sztuczną inteligencję.

‍Gdy liczba wniosków przewyższa liczbę pracowników, terminy zaczynają się przesuwać. A przegapiony termin to nie tylko drobne niedogodności administracyjne. To jest ekspozycja prawna. Wnioskodawcy, którzy pozywają do sądu, aby zmusić do produkcji i wygrają, regularnie otrzymują zwrot kosztów prawników, więc jeden zaległy wniosek może stać się nakazem sądowym plus rachunkiem prawnym, który ostatecznie płacą podatnicy.

‍To pozostawia agencje w prawdziwej pułapce. Nic nie robiąc, ryzykują utratą zgodności z samymi prawami, które mają utrzymać rząd otwarty. Opłaty za wnioski, a ryzykują, że wykluczą mieszkańców z dostępu. Żadna z tych dróg nie chroni naprawdę publiczności.

‍Projekty ustawy, takie jak AB 1821, są zrozumiałą odpowiedzią ze strony wyczerpanego systemu, który próbuje się bronić. Intencja jest godna pochwały, a odszkodowanie, które oferuje, jest sprawiedliwe. Ale jest szybsze i bardziej skuteczne rozwiązanie.

Uaktualnij narzędzia, a nie opłaty

Ta sama technologia, która zwiększa liczbę wniosków, może również rozwiązać te wnioski przy ułamku kosztów. Zamiast zmuszać obywateli do płacenia więcej za dostęp, możemy zamknąć lukę operacyjną za pomocą lepszych narzędzi.

To właśnie zbudowaliśmy w Madison AI. Nasz model wypełniania wniosków o akta publiczne bezpiecznie pobiera, sortuje i redaguje akta miejskie, zmieniając workflow, który kiedyś zajmował kilka dni, w ten, który zajmuje około godziny.

Obsługuje ciężką pracę od końca do końca: automatyczne oznaczanie wniosków, wykrywanie prawie duplikatów, redagowanie wspomagane przez sztuczną inteligencję i kompletne ślady audytowe, które utrzymują agencje zgodne z przepisami dotyczącymi przechowywania i ochrony danych.

Wstępne wyniki są uderzające. W hrabstwie Washoe w Nevadzie, nasz partner rozwojowy, asystent ds. akt publicznych dostarcza do 90% oszczędności czasu, redukując nawet 9 do 10 godzin pracy pracowników na jeden wniosek. Wniosek, który kiedyś kosztował około 1000 dolarów lub więcej, aby go zrealizować przy użyciu oprogramowania i pracy pracowników, może teraz zostać wypełniony za około 150 dolarów, w tym praca pracowników, a sztuczna inteligencja zajmuje się ciężką pracą. Palm Springs i Culver City w Kalifornii wdrażają ten sam model jako następne.

I to nie jest produkt „one-size-fits-all”. Dostosowujemy każdego asystenta do konkretnych workflow i danych agencji, budując go wraz z ludźmi, którzy żyją tymi realiami operacyjnymi każdego dnia. Ten sam podejście działa dla małego miasta lub dużego hrabstwa, w każdym stanie.

Opodatkowanie transparentności nie jest właściwym rozwiązaniem

Bądźmy szczerzy: to jest niezwykle trudny problem, a ustawodawcy nie mają wielu dobrych opcji. Kiedy pracownicy toną, a budżety są cienkie, opłaty za najbardziej ekstremalne wnioski mogą wyglądać jak jedyny dostępny suwak.

‍Ale opłata jest nadal płatną bramą. A płatna brama na akta publiczne robi dokładnie to, czego prawo o aktach publicznych ma zapobiec: redukuje dostęp publiczny do informacji. Ludzie, którzy zostają wykluczeni, to rzadko osoby, które źle wykorzystują system. To są zwykli mieszkańcy, rodzice i sąsiedzi, którzy próbują zrozumieć swój własny rząd.

‍Ponieważ ostatecznie wszyscy chcą tego samego: rządu, który jest otwarty, odpowiedzialny i transparentny. Nie musimy wybierać między ochroną urzędników publicznych przed wypaleniem a ochroną tego dostępu.

‍Dlatego zachęcamy ustawodawców, w Kalifornii i poza nią, do rozważenia innego podejścia. Co, gdyby stan utworzył bezpieczną przystań dla agencji, które przyjmują model odpowiedzi oparty na sztucznej inteligencji? Co, gdy wnioskodawcy używali zautomatyzowanego portalu przed składaniem wniosków? Co, gdyby agencje, które wdrożyły wiarygodne platformy sztucznej inteligencji, spełniały podstawowe kryteria akt publicznych w dobrej wierze i rozwiązywały większość wniosków publicznych, zarobiłyby więcej swobody w kwestii czasu odpowiedzi i odzyskiwania kosztów?

To podejście nagradza prawdziwą transparentność zamiast opodatkowywać ją. Działajmy w duchu otwartego rządu i dajmy samorządom lokalnym technologię, aby uczynić transparentność domyślną.