symplr lanserer KI-basert tidsregistrering og turnusplanlegging for å forutsi bemanningsbehovet i helsetjenesten

En bemanningsmangel på et sykehus blir ofte mest kostbar når det er lite tid igjen til å løse den. Ledere må skaffe folk på kort varsel, sykepleiere får hasteforespørsler, og overtid eller ekstra betalt arbeidskraft dekker de gjenværende hullene. symplr forsøker å legge til rette for at disse beslutningene tas tidligere, med lanseringen av symplr Time and Scheduling, en integrert løsning for arbeidsstyring som kombinerer KI-basert turnusplanlegging med tidsregistrering.

Produktet ble kunngjort 26. oktober og samler forventet bemanningsbehov, tilgjengelig personell på tvers av et helsesystem og arbeidskraftkostnader i én felles oversikt. De nye KI-arbeidsflytene foreslår turnusendringer som ledere kan godkjenne, og tar hensyn til de ansattes preferanser, turnusregler, forventet behov og historiske mønstre.

Lanseringen kobler symplrs funksjoner for prediktiv turnusplanlegging med tidsregistreringsteknologi som er utviklet med tanke på helsesektorens komplekse lønnsregler og krav til etterlevelse. Den legger også grunnlaget for en bredere strategi for drift av arbeidsstyrken, som omfatter planlegging, bemanning og analyse.

KI-anbefalinger skal løse flaskehalsen i turnusplanleggingen

Å sette opp en turnus er bare begynnelsen på bemanningen av et sykehus. Deretter må ledere avveie de ansattes preferanser mot behovet for dekning, fylle hull og reagere når balansen endrer seg. En turnus som ser komplett ut i et regneark, kan likevel innebære at en avdeling mangler folk på et bestemt tidspunkt.

Den nye produktets KI-baserte turnusbalansering er utviklet for å redusere det manuelle arbeidet med justeringer. I stedet for at en leder må lage hver endring fra bunnen av, foreslår løsningen justeringer basert på relevante bemanningsbegrensninger og mønstre. Lederen beholder godkjenningsansvaret.

Dette er et viktig skille i en situasjon der en bemanningsbeslutning påvirker både de ansatte og den kliniske driften. En anbefaling kan hjelpe en leder med å sammenligne alternativer tidligere, samtidig som vedkommende fortsatt har ansvaret for å vurdere om den foreslåtte bemanningen passer for avdelingen.

«Sykepleierledere skal ikke måtte bruke timevis på å sette opp turnuser og febrilsk forsøke å fylle ledige vakter når de heller kunne ha støttet teamene sine og pasientene», sa Ali Morin, symplrs sjef for sykepleieinformatikk.

Selskapet fremhever også at sykepleiere får større fleksibilitet. Målet er å lage turnuser som tar hensyn til de ansattes preferanser tidligere, med færre hasteforespørsler og mindre administrativt merarbeid med å finne passende vakter.

Slik fungerer prediktiv bemanning bak turnusen

Den eksisterende Smart Square-teknologien gir bakgrunn for lanseringen. Dokumentasjonen beskriver en prediktiv modell som kombinerer proprietær matematisk modellering med maskinlæring. Prognosene oppdateres ukentlig og behandles gjennom bemanningsmatriser for enkeltavdelinger eller tjenesteområder, slik at forventet pasientbehov kan sammenlignes med tilgjengelig personell.

Den nåværende produktsiden beskriver prognoser som strekker seg opptil 120 dager frem i tid. Formålet er å avdekke sannsynlige bemanningsmangler mens ledere fortsatt har tid til å håndtere dem, i stedet for å vente til en ubesatt vakt blir et umiddelbart driftsproblem.

Smart Square omfatter også administrasjon av ledige vakter med en variabel insentivmodell, oversikt over bemanningsressurser på tvers av virksomheten, selvplanlegging og koblinger til HR-, lønns-, tidsregistrerings- og elektroniske pasientjournalsystemer. Disse funksjonene viser hvordan en prognose kan danne grunnlag for handling: Ledere må se både den forventede mangelen og hvilke bemanningsalternativer som er tilgjengelige for å løse den.

Å forutsi behov og balansere en turnus er beslektede, men forskjellige oppgaver. Prognosen anslår hvilken bemanning som vil være nødvendig. Turnusbalanseringen tar deretter hensyn til tilgjengelighet, preferanser og regler når den anbefaler hvordan behovet kan dekkes. Tidsregistreringen dokumenterer hva som faktisk skjedde.

Kobler planlagt bemanning til faktisk arbeidstid

Integrering av turnusplanlegging og tidsregistrering håndterer en annen kilde til administrativt arbeid: forskjellen mellom en planlagt vakt og timene som føres til lønn. Når disse oppgavene håndteres i separate verktøy, må ledere avstemme endringer og timelister etter at bemanningsbeslutningen allerede er tatt.

symplr Time and Scheduling samler de to funksjonene, slik at sykepleierledere kan vurdere bemanningsdekning og arbeidskraftkostnader i samme arbeidsflyt. Tidsregistreringsdelen er laget for å håndtere helsesektorens lønnsregler og krav til etterlevelse, i stedet for å behandle alle vakter som likeverdige timeblokker.

symplr viser til tidligere rapporterte resultater fra selskapets løsninger for turnusplanlegging og tids- og oppmøteregistrering: omtrent 50 % mindre tid brukt på bemannings- og timelisterelaterte oppgaver, med mulighet for å frigjøre opptil 75 % av lønnsteamets kapasitet. Dette er potensielle fordeler som selskapet selv har rapportert for de kombinerte funksjonene, ikke en ny, uavhengig evaluering av produktet som lanseres i dag.

Dette skillet er viktig når lanseringen skal vurderes. Muligheten ligger i å redusere antallet manuelle trinn mellom det å forutse et bemanningsbehov, fylle en vakt og avstemme arbeidstimene. Resultatene for et bestemt helsesystem vil avhenge av arbeidsflytene, de eksisterende integrasjonene og implementeringen.

Manuelle prosesser består til tross for økende KI-investeringer

Selskapets Compass-undersøkelse for 2026 bidrar til å forklare behovet i markedet. 41 prosent av respondentene sa at vaktplanleggingen for leger og sykepleiere i organisasjonene deres fortsatt var helt manuell. Ytterligere 35 prosent beskrev den som minimalt automatisert, mens bare 4 prosent meldte om full automatisering.

Undersøkelsen, som ble gjennomført sammen med CHIME, omfattet 146 respondenter i kliniske, IT-relaterte og operative stillinger ved amerikanske sykehus og helsesystemer. Den ble gjennomført fra 1. juni til 17. juli 2026. Resultatene beskriver denne respondentgruppen, ikke samtlige sykehus.

Den samme undersøkelsen viste at 21 prosent av respondentene sa at organisasjonen deres hadde tatt i bruk KI uten å fastsette måleparametere for å evaluere den. Dermed er måling like viktig som automatisering ved innføring. For vaktplanlegging omfatter relevante måleparametere tiden som brukes på å administrere vaktplanen, ubesatte vakter, overtid, medarbeidertilfredshet og hvor nøyaktige prognosene for bemanningsbehov er.

Det er bare nyttig å automatisere en prosess mer hvis resultatet er en vaktplan som fungerer for dem som skal yte helsehjelpen. Ved å involvere sykepleierledere og ansatte i førstelinjen i innføringen får helsesystemet mulighet til å undersøke om anbefalingene tar tak i de faktiske årsakene til utfordringene med vaktplanleggingen.

Hva som er tilgjengelig nå, og hva som kommer senere

Den første lanseringen dreier seg om integrert vaktplanlegging og tidsregistrering, med KI-anbefalinger når vaktplanen balanseres. symplr planlegger å legge til KI-funksjoner for korrigering av timelister og konfigurering av regler for vaktplanlegging i 2027. Disse funksjonene står fortsatt på veikartet.

Selskapets bredere KI-strategi for helsesektoren omfatter prediktiv intelligens, smart selvplanlegging og verktøy integrert i operative arbeidsflyter. Selskapet beskriver sporbarhet til kildene og styrt dataforvaltning som prioriteringer for plattformen. Denne bredere strategien må skilles fra den konkrete funksjonaliteten som er tilgjengelig i Time and Scheduling ved lansering.

Produktsjef Scott Sbihli sa at symplrs planer går lenger enn tradisjonell vaktplanlegging, og skal knytte sammen arbeidsstyrkeplanlegging, bemanning og analyse på tvers av døgnbehandling og poliklinisk behandling, med mer avanserte funksjoner for leger og andre behandlere.

symplr vil demonstrere Time and Scheduling på ANCC Magnet Conference i Chicago fra 29. til 31. oktober, på stand 631. Den umiddelbare prøven blir om en mer sammenhengende oversikt over behov, tilgjengelig personale og arbeidede timer kan gi sykepleierledere færre problemer i siste liten å løse – og mer tid til å støtte teamene sine.