FinOps 101: Een beginnersgids voor financiële operaties

Bedrijven verhuizen naar de cloud om uitgaven te verlagen, efficiëntie te verbeteren en tools en gegevens toegankelijk te maken voor hun medewerkers over de hele wereld. FinOps, wat staat voor Financial Operations, is een cloudbeheerstrategie die bedrijven in staat stelt om de maximale waarde uit clouddiensten te halen. Het is een samenhangende aanpak die het mogelijk maakt voor de financiële, IT- en DevOps-teams om samen te werken en de clouduitgaven te optimaliseren.

De rol van FinOps in financieel beheer

Het financieel beheer van een bedrijf omvat budgettering, boekhouding, analyse, rapportage en prognose van de risico’s die samenhangen met het beheer en de investering van de middelen van het bedrijf. Om manageriale operaties uit te voeren, gebruiken bedrijven clouddiensten, en deze clouddiensten zijn duur, afhankelijk van de snelheid, opslagruimte en kwaliteit van de dienst. Bovendien is clouduitgave vaak inefficiënt, wat leidt tot verlies van omzet. En dat is waar FinOps om de hoek komt kijken. FinOps verbindt de financiële, marketing-, verkoop-, IT- en DevOps-afdelingen met elkaar, zodat een holistische aanpak wordt gevolgd en de cloudmiddelen op de meest efficiënte manier mogelijk worden gebruikt.

Het FinOps-kader volgt een driestappensproces:

1. Informer
2. Optimaliseren
3. Opereren

De cross-functionele teams analyseren hun behoeften en werken vervolgens samen met de andere afdelingen om een balans te vinden tussen de kwaliteit en de kosten van de benodigde diensten. Deze aanpak helpt bedrijven om drie zakelijke doelen te bereiken: de kwaliteit te verbeteren, omzet te genereren en middelen te besparen. Zodra het optimalisatiegedeelte is voltooid, wordt de focus verlegd naar het behouden van die optimalisatie.

Voordelen van de implementatie van FinOps

Kostenbeheer is een van de grootste uitdagingen voor een bedrijf. Bedrijven lijden onder inefficiënte operationele uitgaven en communicatietekorten tussen de afdelingen; dit kan allemaal worden voorkomen als FinOps wordt geïmplementeerd. Cloud FinOps introduceert financiële verantwoordelijkheid en groei voor bedrijven.

Daarnaast biedt het toegang tot tools die de engineeringsafdeling helpen om dashboards te maken om de executives te informeren over de status van het bedrijf. Bijvoorbeeld, een dashboard toont real-time cijfers over het budget en de uitgaven aan alle stakeholders. Dit geeft alle stakeholders zichtbaarheid in de gegevens en stelt hen beter in staat om alle financiële beslissingen te nemen.

Benjamin Franklin zei ooit: “Tijd is geld.” FinOps stelt bedrijven ook in staat om tijd- en middelenefficiënt te worden door het automatiseren van herhaalde bedrijfstaak, zoals rapportage en budgettering. Het brengt verschillende afdelingen samen, wat de samenwerking verbetert en een gezonde werkcultuur bevordert.

Sleuteltechnologieën en -tools

Cloudkostenbeheerplatforms worden gebruikt om de gebruik en uitgaven van een organisatie voor clouddiensten te controleren. Zakelijke gebruikers krijgen zichtbaarheid in onderbenutte of overbelaste cloudeenheden om een evenwicht te behouden tussen het gebruik en de behoefte aan een dienst. High-end tools zoals Google Cloud Management, AWS Cost Explorer en Azure Cost Management kunnen helpen om het gebruik en de uitgaven te optimaliseren.

Automatiseringscloudtools worden gebruikt om herhaalde en handmatige taken te automatiseren, wat veel moeite en tijd bespaart voor de teams en de operaties soepel maakt. Een aantal tools wordt gebruikt voor dergelijke operaties, maar de meest voorkomende zijn Azure Monitor en AWS Cloudwatch.

Online dashboards en rapporten worden gemaakt om de stakeholders te informeren over de financiële activiteiten in het bedrijf. Met behulp van automatisering wordt een systeem ingesteld dat deze dashboards en rapporten continu bijwerkt. Microsoft Power BI, Tableau en Microsoft Excel zijn de meest gebruikte tools voor dergelijke taken.

FinOps vereist dat mensen uit verschillende afdelingen samenwerken, en communicatie is de sleutel tot werken in zo’n diverse omgeving. Iemands standpunt moet duidelijk en tijdig aan anderen worden meegedeeld, en hiervoor zijn platforms nodig waar iedereen toegang tot heeft en waar een record van de communicatie wordt bijgehouden. Voor dergelijke doeleinden worden verschillende tools gebruikt, maar de meest voorkomende met geavanceerde functies zijn Microsoft Teams, Google Meet en Slack.

Uitdagingen en best practices

Een bedrijf komt verschillende problemen tegen bij het implementeren van FinOps. De meest voorkomende zijn:

• Gegevenssilo’s: Vanwege de omvang van een bedrijf zijn de gegevens overal verspreid. Toegang krijgen tot de gegevens en deze analyseren om nuttige inzichten te verkrijgen, is een probleem dat bedrijven tegenkomen bij het implementeren van FinOps. De oplossing voor dit probleem is het bouwen van een datawarehouse. Dit dient als de enige bron van waarheid voor de organisatie.
• Decentralisatie van aankopen: Deze decentralisatie van abonnementsaankopen bespaart tijd. Tegelijkertijd vormt dit een uitdaging voor bedrijven, omdat de onderhoudskosten van deze diensten vaak exponentieel toenemen in de loop van de tijd. De oplossing is om een mechanisme te hebben dat de aankopen reguleert.
• Beperkte samenwerking: Wanneer verschillende afdelingen moeten samenwerken, zijn de schema’s vaak niet op elkaar afgestemd, wat wrijving veroorzaakt. Dit is een personeelskwestie, en de HR-afdeling moet werken aan het creëren van een meer gastvrije omgeving.
• Onvoldoende gegevens: Een bedrijf heeft complete en uitgebreide kostengegevens nodig om patronen te herkennen en te voorspellen. Onvoldoende kostengegevens zullen geen oplossing kunnen modelleren die de uitgaven optimaliseert. De oplossing is om te focussen op het verzamelen van zoveel mogelijk gegevens en deze in een data lake te dumpen. Later kunnen de data-engineers de relevante gegevens extraheren en schoonmaken om klaar te zijn voor analyse.

Toekomstperspectief van FinOps

Artificiële intelligentie en machine learning worden op grote schaal gebruikt om financiële gegevens te analyseren. Hierdoor wordt het gemakkelijker om gebieden voor kostenbesparingen en verbeterde prognoses te identificeren. Meer bedrijven zullen naar de cloud migreren om hun volledige zakelijke groei te optimaliseren, inclusief financiële prestaties. FinOps is relevant dan ooit in de huidige zakenatmosfeer, aangezien het die migratie voor bedrijven zal vereenvoudigen. Het uitbesteden van FinOps aan gespecialiseerde aanbieders zal vaker voorkomen. We kunnen een toename in de interoperabiliteit tussen FinOps-tools verwachten. Hierdoor wordt het gemakkelijker om verschillende clouddiensten te verbinden en de financiële prestaties te controleren.

Er zijn tal van opkomende trends in de cloudecosysteem. Bekijk unite.ai om uw kennis over de laatste ontwikkelingen met betrekking tot clouddiensten uit te breiden.