公的記録の危機は現実だ。市民に課金することは解決策ではない。

国中の市役所や郡役場で、静かな危機が進行している。

市民は以前より関与度が高まっている。市民は税金がどのように使われているのか、政策がどのように作られているのかを知りたいと思っており、それを問う権利もある。ただし、地方自治体が追いつくことが難しい新たな現実が生まれている。それは、AIによって生成された大量の公的記録請求である。

生成的なAIにより、1回のクリックで大量の公的記録請求が簡単に送信できるようになった。ただし、これは個人だけに限ったことではない。企業も、公的記録請求を大量に送信し、それをベンダーや民間企業に販売するチームを設立している。政府のスタッフにとって、これは圧倒的な負担となる。

これは解決することができない。AIによる請求は今後も増加し、より激しくなるだろう。

公務員は溺れている

そのような負担に直面して、一部の議員はアクセス料金を課すことを検討している。カリフォルニア州のアセンブリビル1821は、議員ブランカ・パチェコによって作成され、最近CalMattersによって調査された。この法案は、公的機関が請求に対して2時間以上の調査を行った場合に、上限なしの料金を請求できるようにする。また、1ヶ月に10時間以上の請求に対して追加の料金を請求できる。

カリフォルニア州だけではない。全国的に公的記録請求が増加しているため、機関はコストを回収する方法を検討している。

もし、地方自治体の実際の運営を知っているなら、動機は容易に理解できる。公的記録請求に費やされる時間は、他の重要な作業から奪われる時間である。ビジネス許可の処理、公的アーカイブの維持、選挙の実施などである。

数字は驚くべきものである。

カリフォルニア州チュラビスタでは、1つの請求が150～300時間のスタッフ時間を必要とした。フォンタナでは、1人が100以上の請求を提出し、運営を妨害することを目的としたため、市に30万ドル以上の法務費と労働費がかかった。

同様の話は、全国のコミュニティで繰り広げられている。行政上の戦争と呼ぶべきものだ。1つの公的記録請求ごとに戦争が行われている。

積み残しはただ高額なだけでなく、コンプライアンスリスクでもある

コストとバーンアウトは物語の半分だけだ。より大きなリスクはコンプライアンスである。

公的記録法は、機関が対応することを奨励するだけでなく、要求する。カリフォルニア州公的記録法では、一般的に機関は記録を提供するかどうかを決定するために10日間の時間が与えられ、ほとんどの州にも同様の期限がある。これらの期限は、紙のファイルとまれにしかない請求の世界のために設定されたものであり、AIによってフラッドするインボックスのために設定されたものではない。

ボリュームがスタッフを上回ると、期限が遅れる。期限を逃すことは軽微な行政上のミスではない。法的責任である。請求者が記録の提出を強制するために訴訟を起こし、勝訴した場合は、通常、訴訟費用が与えられる。したがって、1つのバックログが法的命令となり、最終的には納税者が負担する法的請求書となる。

これにより、機関は真正なジレンマに陥る。何もしないと、開かれた政府を維持するために制定された法律に違反するリスクがある。料金を請求すると、アクセスを制限するリスクがある。どちらの道も、公共の利益を保護するものではない。

請求書の料金については、AB 1821のような法案は、疲弊したシステムが自分自身を保護しようとする理解できる対応である。意図は価値があり、提供される補償も公平である。しかし、より迅速で効果的な解決策がある。

ツールをアップグレードすること、料金を上げることではない

記録のボリュームを増やすのと同じテクノロジーは、請求を解決するコストを大幅に削減することもできる。市民にアクセス料金を課すのではなく、運用上のギャップを埋めるためにより優れたツールを使用することができる。

これは、Madison AIで構築したものと同じである。私たちの公的記録履行モデルは、自治体の記録を安全に取得、整理、編集し、数日かかっていたワークフローを約1時間に短縮する。

これは、自動化された受け入れタグ付け、ニアデュプリケート検出、AI支援編集、記録保存法とプライバシー法に準拠した完全な監査証跡を含む、エンドツーエンドのヘビーな作業を処理する。

初期の結果は驚くべきものである。ネバダ州ウォショー郡では、私たちの開発パートナーである公的記録アシスタントは、最大90%の時間を節約し、スタッフの作業時間を1つの請求で9～10時間削減している。レガシーソフトウェアとスタッフの労働力を使用して完了するのに約1,000ドルかかった請求は、AIがヘビーな作業を処理することで、約150ドルで完了できる。パームスプリングスとカルバーシティーは、同じモデルを次に導入する予定である。

これは、ワンサイズフィットオール製品ではない。各機関の特定のワークフローとデータに合わせて、毎日これらの運用上の現実を生きる人々と共に構築されたアシスタントである。同じアプローチは、小さな町や大きな郡、どの州でも機能する。

透明性に課税することは正しい解決策ではない

正直に言おう。この問題は非常に難しいものであり、立法者は良い選択肢を持っていない。スタッフが溺れ、予算が厳しいとき、最も極端な請求に対して料金を請求することは、引くことのできる最後のレバーのように見えるかもしれない。

しかし、料金は依然としてペイウォールである。公的記録に対するペイウォールは、公的記録法が存在することを防ぐものである。つまり、公的記録へのアクセスを制限する。価格外れた人々は、システムを操作する悪者ではない。自分の政府を理解しようとする普通の住民、親、隣人である。

最終的には、すべての人は同じことを望んでいる。開かれた、説明責任のある、透明性のある政府である。公務員のバーンアウトから保護することと、アクセスを保護することを選択する必要はない。

したがって、カリフォルニア州およびその他の地域の立法者は、別の道を検討するよう求めている。州がAIファーストの対応モデルを採用した機関に対して安全な港を創出したらどうなるだろうか。請求者が自動化されたポータルを使用してフォローアップを送信する前にどうなるだろうか。機関が信頼できるAIプラットフォームを展開し、基本的な公的記録基準を誠実に満たし、ほとんどの公的照会を解決した場合、対応時間とコスト回収についてより多くの柔軟性を得ることができるだろうか。

そのアプローチは、透明性を課税するのではなく、真の透明性を報いる。開かれた政府の精神を守り、地方自治体に透明性をデフォルトにする技術を与えよう。