Come gli assistenti esecutivi basati sull'intelligenza artificiale stanno reinventando il lavoro nel 2026

Oggi, il ruolo dell'assistente esecutivo (EA) è cambiato radicalmente rispetto a quello di appena due anni fa. Se un tempo aiutare un dirigente a conciliare lavoro e vita privata era una mera questione di gestione del tempo, ora gli EA sono dei moltiplicatori di forza, e la posizione richiede una nuova serie di competenze basate sull'intelligenza artificiale.

Per la prima volta, l'intelligenza artificiale ha permesso a un singolo assistente altamente qualificato di supportare più dirigenti attraverso l'ottimizzazione e l'automazione del flusso di lavoro. La profondità del loro supporto li sta persino portando ad assumere ruoli più simili a quelli di un Capo di Gabinetto che a quelli di un semplice assistente.

Quando noi di Viva Talent chiediamo ai nostri EA quali strumenti stanno sfruttando di più, ci vengono sempre in mente gli stessi nomi: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, client di posta elettronica (Gmail, Outlook o Superhuman), strumenti di gestione dei progetti (come Monday.com) e strumenti di pianificazione (tra cui Vimcal).

Si tratta di una classifica degli strumenti più popolari sul posto di lavoro, ma la parte interessante non è l'elenco in sé, bensì il modo in cui questi strumenti possono interagire tra loro.

Abbiamo visto che i migliori EA non sono collezionisti di strumenti di intelligenza artificiale. Sono strumenti connettori.

Raccogliere il gioco

La maggior parte delle aziende usa Slack come un servizio di chat. I migliori EA lo usano come un centro operativo. Ecco un semplice esempio: una richiesta viene inviata a Slack per un dirigente. Nella maggior parte delle aziende, questa richiesta rimane in sospeso finché qualcuno non si ricorda di intervenire.

Un approccio più intelligente? Imposta automazioni basate su emoji e loop in Notion. Assegna un'emoji a un messaggio e con la giusta integrazione di Notion Verrà automaticamente contrassegnato come attività tracciata. Senza dover essere inserito manualmente in una lista di cose da fare e potenzialmente dimenticato, tutti i compiti saranno contabilizzati e il dirigente non dovrà mai più chiedersi se qualcosa è passato inosservato.

Curare il sovraccarico di posta elettronica

Una delle prime cose che fa ogni nuovo utente di intelligenza artificiale è chiedergli di scrivere un'email per lui. Gli EA sono esperti nel triage delle email e il loro utilizzo dell'intelligenza artificiale dovrebbe essere un'estensione di questa capacità, ma la più grande opportunità persa con ChatGPT e Claude è trattare questi strumenti come un sofisticato strumento di completamento automatico, quando in realtà sono capaci di molto di più.

Alcune delle implementazioni più efficaci che ho visto coinvolgono strumenti di intelligenza artificiale generativa addestrati sulle email e sulle comunicazioni Slack di uno specifico dirigente. Il sistema di intelligenza artificiale rileva il suo stile di comunicazione, il suo tono, le sue preferenze e i suoi interessi. Può quindi comporre email con la sua voce, filtrare i messaggi indesiderati o ridurre un report di 100 pagine a pochi punti chiave che interessano a quella persona specifica.

Ciò che prima richiedeva 15 o 20 minuti per analizzare le email e comprenderne il contesto, ora richiede solo pochi secondi. Il dirigente può ora dedicare il proprio tempo a prendere decisioni invece di limitarsi a leggere e scrivere.

Lo stesso vale per le riunioni. Invece di passare l'intera riunione a prendere appunti, gli EA possono utilizzare soluzioni come Granola per questo compito. Combinate queste con un prompt ben strutturato in ChatGPTe i verbali delle riunioni sono pronti per essere distribuiti prima ancora che i partecipanti lascino la sala. Un assistente esecutivo può anche utilizzare questo strumento per raccogliere informazioni trimestrali dalle riunioni di sincronizzazione settimanali o estrarre dati da più chiamate in un'unica fonte dati coerente con un singolo prompt.

Un moltiplicatore di forza

Per quanto comodo possa sembrare, la vera svolta arriva quando il dirigente non può partecipare alla riunione. Grazie agli appunti di Granola e a una profonda conoscenza dei flussi di lavoro del dirigente e dello stato delle attività passate, l'EA può fungere da suo sostituto.

Inoltre, Granola consente la ricerca in stile LLM tramite una sezione di ricerca in cui è possibile inserire dei prompt. Ad esempio, stavo per partecipare a una riunione con una cliente e stavo cercando di ricordare il nome di suo figlio. Ho chiesto a Granola: "Come si chiama il figlio di Nicole?" e la risposta è arrivata in pochi secondi.

Abbiamo visto che sfruttando Granola e altri strumenti di intelligenza artificiale per tenere sotto controllo il lavoro quotidiano di un dirigente, gli EA possono gestire con sicurezza i colloqui con i clienti e le sessioni di sincronizzazione interna. Al ritorno del dirigente, possono dare un'occhiata agli appunti della riunione senza perdere un colpo.

Il mio EA ha creato documenti "Mentre eri fuori" utilizzando l'intelligenza artificiale con categorie come "Aggiornamenti chiave", "Riunioni perse" e "Riepilogo email". Ognuno di questi contiene tutti gli aggiornamenti chiave e gli elementi urgenti che devo affrontare, ed è facile da comprendere a colpo d'occhio. Questo semplice framework mi aggiorna immediatamente senza spiegazioni eccessive e raramente ho bisogno di fare domande di approfondimento per comprendere il contesto. Funziona e basta.

L'automazione in soccorso

Un singolo strumento può offrire piccoli vantaggi, ma quando si sa come far comunicare tra loro i flussi di lavoro dell'intelligenza artificiale, è allora che si può davvero risparmiare tempo.

Si consideri il processo di preparazione di un dirigente per un incontro con un nuovo cliente o fornitore. Svolgere questo lavoro manualmente significherebbe ricercare informazioni sull'azienda, reperire internamente i dati rilevanti, preparare un documento informativo e così via. Questo potrebbe richiedere un'ora o più, e questo prima ancora che la riunione abbia inizio.

L'automazione cambia tutto e gli EA formati in Zapier possono creare rapidamente un flusso di lavoro che svolge la maggior parte del lavoro in un batter d'occhio:

• Tutto inizia con un semplice input in HubSpot o Google Sheets.
• Che attiva l'IA di Zapier per estrarre i dati aziendali e fornire informazioni salienti.
• I dati vengono confrontati con documenti interni per identificare i punti di discussione rilevanti.
• Da lì, viene generato un documento informativo, viene preparata automaticamente una breve presentazione e tutto questo materiale viene inserito in una cartella cloud per un facile accesso da parte di tutto il team.
• Il personale dirigente e di supporto riceve un'e-mail che riassume il processo.

I team che sfruttano questo tipo di flussi di lavoro hanno segnalato una riduzione dei tempi di preparazione fino al 70% e, poiché il processo è ripetibile e prevedibile, funziona ogni volta.

I follow-up post-riunione funzionano allo stesso modo. Al termine della riunione, una trascrizione prodotta da Granola viene inviata a Zapier. L'intelligenza artificiale redige un'email concisa per il cliente, mentre le note interne della riunione vengono inserite in un canale Slack dedicato.

Per flussi di lavoro particolarmente complessi che non dispongono di supporto Zapier integrato, gli EA con una conoscenza approfondita del prompt di ChatGPT possono creare rapidamente un Google Apps Script senza alcuna esperienza di programmazione. Noi stessi abbiamo utilizzato questo approccio per estrarre dati dalle dashboard aziendali interne direttamente nei report settimanali, eliminando in un istante ore di noioso lavoro di copia/incolla.

Quello che viene dopo

Gli EA che hanno successo e prosperano non sono necessariamente quelli che imparano a usare più strumenti. Sono quelli che pensano in modo sistemico, sanno identificare e risolvere gli ostacoli nei flussi di lavoro e sanno dove l'automazione può far risparmiare tempo in modo sicuro, producendo comunque risultati eccellenti.

I dirigenti di maggior successo di oggi traggono già vantaggio da un gruppo di assistenti esecutivi esperti di intelligenza artificiale, in grado di creare sistemi che anticipano le esigenze, non solo di reagire ad esse.