Kebutuhan Mendesak untuk Kemampuan GenAI dalam Manajemen Proyek

Mengatasi tantangan, mengarahkan gangguan, dan meminimalkan risiko – mereka semua merupakan bagian integral dari percakapan tentang masa depan kecerdasan buatan generatif (GenAI). Mereka juga merupakan bagian integral dari peran yang dimainkan oleh para profesional manajemen proyek selama beberapa dekade.

Meskipun mereka memiliki kesadaran sehari-hari dengan masalah-masalah ini, banyak profesional proyek mungkin menemukan diri mereka tidak siap untuk bagaimana organisasi mereka akan menggunakan GenAI atau bagaimana itu akan mempengaruhi pekerjaan mereka secara khusus. Sementara tidak ada yang dapat memprediksi semua cara GenAI akan mengubah operasi dan proses perusahaan, tidak ada keraguan bahwa teknologi yang muncul ini akan meningkatkan peran banyak pekerja pengetahuan, termasuk profesional proyek.

GenAI memiliki dampak signifikan pada anatomi pekerjaan proyek. Mengingat kecepatan evolusi dan adopsi GenAI yang cepat, ada rasa urgensi yang tumbuh bagi profesional proyek untuk membangun keterampilan terkait AI – untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan keberhasilan proyek.

Bagi manajer proyek, GenAI dapat melakukan tugas-tugas berat di berbagai kegiatan proyek termasuk: generasi laporan otomatis, pembaruan timeline, analisis data, estimasi biaya, dan lain-lain. Profesional proyek yang dapat memanfaatkan kekuatan AI pada akhirnya akan membebaskan waktu mereka untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih berharga yang mengarah pada keberhasilan proyek. Sebagai hasilnya, ini seharusnya memungkinkan mereka untuk fokus lebih pada menambah nilai bisnis baru, mengembangkan kemampuan kepemimpinan mereka, dan mengarahkan inovasi untuk organisasi mereka – sejalan dengan tujuan perusahaan.

Penelitian menunjukkan bahwa organisasi secara signifikan meningkatkan investasi mereka dalam AI tahun ini. Profesional proyek yang tetap berada di garis depan kemajuan teknologi yang muncul dan membantu mengarahkan adopsi AI dalam organisasi mereka akan memposisikan diri mereka untuk kesuksesan karir.

Mengembangkan keterampilan, menjadi siap AI

Untuk memanfaatkan keuntungan yang ditawarkan oleh AI, profesional proyek akan perlu memprioritaskan pengembangan keterampilan. Penelitian PMI menunjukkan bahwa hanya sekitar 20% manajer proyek melaporkan memiliki pengalaman praktis yang luas atau baik dengan alat dan teknologi AI. Dan 49% memiliki sedikit atau tidak memiliki pengalaman dengan atau pemahaman tentang AI dalam konteks manajemen proyek. Ini sangat mengherankan dibandingkan dengan fakta bahwa 82% pemimpin senior mengatakan AI akan memiliki dampak setidaknya pada cara proyek dijalankan di organisasi mereka dalam lima tahun ke depan.

Menggunakan GenAI untuk mengotomatisasi, membantu, dan meningkatkan kemampuan manajemen proyek Anda memerlukan keterampilan baru dan pola pikir baru terhadap pekerjaan proyek. Profesional proyek dapat menggunakan GenAI untuk meningkatkan keterampilan proyek mereka di seluruh tiga area inti dari PMI Talent Triangle®: Cara Kerja, Keterampilan Kekuatan, dan Kemampuan Bisnis.

Cara Kerja. Dimensi ini berfokus pada mengadopsi pendekatan, praktik, teknik, dan alat terbaik untuk mengelola proyek dengan sukses. Dengan ketersediaan dan potensi alat GenAI yang luas di tingkat individu dan organisasi, penting untuk memanfaatkan hasil yang ditingkatkan yang dapat membantu manajer proyek capai.

Pikirkan “cara kerja” sebagai rantai kejadian dan tugas untuk menghasilkan hasil, di mana kecerdasan buatan generatif dapat mengotomatisasi, membantu, atau meningkatkan keterampilan dan kompetensi manajemen proyek. Area spesifik di mana Anda dapat memanfaatkan GenAI dalam ruang ini termasuk: perencanaan proyek, manajemen waktu dan biaya, manajemen risiko, bantuan penulisan dan membaca.

Manajer proyek juga harus mempelajari hubungan fundamental antara data dan AI dan menjadi familiar dengan strategi dan praktik data organisasi mereka. Dengan memahami bagaimana data memasok alat ini, manajer proyek akan lebih siap untuk memahami dan mengevaluasi output AI. Literasi data juga akan memungkinkan manajer proyek untuk membentuk alat dan model yang spesifik untuk proyek – yang memprediksi hasil proyek, risiko, sumber daya, dll. – sehingga mereka menghasilkan prediksi dan analisis yang paling akurat untuk mengarahkan pengambilan keputusan. Pengetahuan ini juga akan membantu manajer proyek mengidentifikasi dan menyelesaikan risiko yang dapat dipotensi oleh penggunaan GenAI kepada bisnis.

Keterampilan Kekuatan. Memastikan tim memiliki keterampilan antar pribadi yang kuat – yang kami sebut “keterampilan kekuatan” – memungkinkan mereka untuk mempertahankan pengaruh dengan berbagai pemangku kepentingan. Ini adalah komponen kritis untuk membuat perubahan dan mengarahkan hasil proyek yang sukses.

Survei Pulse of the Profession kami telah mengidentifikasi empat keterampilan kekuatan kritis yang penting untuk membantu organisasi bertransformasi dan menghasilkan hasil yang berkelanjutan: pemikiran strategis, pemecahan masalah, kepemimpinan kolaboratif, dan komunikasi. Semua ini adalah sifat manusia yang dapat ditingkatkan oleh AI sampai batas tertentu. Misalnya, manajer proyek dapat memberikan kontribusi lebih strategis pada proyek dan organisasi mereka dengan menerapkan alat AI pada berbagai aspek bisnis, industri, dan pasar mereka, untuk memecahkan masalah lebih efektif dan cepat.

Ada empat area kunci di mana Anda dapat memanfaatkan AI untuk meningkatkan keterampilan kekuatan:

• Untuk membenamkan pemikiran strategis
• Meningkatkan kolaborasi
• Pemecahan masalah yang lebih cepat
• Komunikasi yang ditingkatkan.

Keterampilan kekuatan akan menjadi keunggulan kompetitif, membuat atau menghancurkan setiap proyek karena keuntungan produktivitas AI memungkinkan lebih banyak waktu dihabiskan pada interaksi manusia. Penelitian kami, serta berbagai studi kecil dan besar selama dua dekade terakhir, secara konsisten menyebutkan faktor manusia di antara penyebab utama kegagalan proyek. Ingat bahwa algoritma tidak dapat menatap seseorang, berbicara dengan jujur kepada kekuasaan, tetap pada jalur etika atau bertanggung jawab atas keputusan mereka. Manajer proyek dapat melakukan semua ini dan lebih, termasuk kemampuan untuk berinteraksi dengan manusia, mengekspresikan empati, beradaptasi, menciptakan solusi kontra-intuitif, memutuskan dalam ketidakpastian, bernegosiasi, mengelola pemangku kepentingan, memimpin, dan memotivasi. Manajer proyek memiliki keterampilan yang tidak akan pernah ditemukan dalam mesin, tidak peduli seberapa pintar mesin tersebut.

Kemampuan Bisnis. Profesional dengan kemampuan bisnis memahami pengaruh makro dan mikro dalam organisasi dan industri mereka dan memiliki pengetahuan yang spesifik untuk membuat keputusan yang baik. Profesional pada semua tingkat perlu dapat mengembangkan pengambilan keputusan yang efektif dan memahami bagaimana proyek mereka sejalan dengan gambaran besar strategi organisasi dan tren global.

Bayangkan Anda ingin memiliki perspektif yang lebih baik tentang risiko pada tingkat perusahaan dari proyek atau program Anda dan skenario paling mungkin yang Anda temui jika beberapa risiko tersebut benar-benar terjadi. AI dapat membantu Anda memperoleh wawasan untuk mempersiapkan analisis risiko bisnis yang komprehensif dan evaluasi dampak karena masalah proyek. Ini akan mempersiapkan organisasi dengan rencana pemulihan dan untuk mengantisipasi semua tindakan mitigasi sebelum kejadian besar terjadi dan mempengaruhi organisasi. Manajer proyek dapat mulai memanfaatkan kemampuan GenAI untuk analisis skenario, generasi wawasan, dan inovasi, penilaian implikasi bisnis, dan keputusan berpikir sistem.

Penggunaan alat AI akan meningkatkan kemampuan bisnis dengan dua cara. Pertama, dengan menangani tugas-tugas yang memakan waktu dan membosankan, ini akan membebaskan manajer proyek untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk fokus pada pengaruh intra-organisasi, tujuan, dan hubungan. Kedua, GenAI dapat meningkatkan kemampuan manajer proyek untuk melihat implikasi strategis dari pekerjaan mereka, memungkinkan mereka untuk berlatih dan membingkai percakapan mereka dengan pemangku kepentingan tingkat tinggi dan membuat keputusan yang lebih baik tentang proyek mereka. Kehadiran alat ini juga dapat mengubah jenis kemampuan bisnis yang manajer proyek perlu untuk memahami dengan baik, versus yang dapat diakses oleh alat.

Misalnya, kecerdasan buatan generatif membuatnya sangat mudah bagi setiap manajer proyek untuk melihat situasi melalui mata ahli industri (melalui prompt). Jadi, seperti nomor telepon individu, pengetahuan industri umum mungkin kurang penting untuk dipertahankan di otak manusia. Namun, detail keunggulan kompetitif organisasi, potensi leverage dari data yang ada di ekosistem, atau data baru yang dihasilkan oleh proyek Anda – akan menjadi sesuatu yang perlu dipahami dengan detail.^[1]

Operasi fungsional menjadi lebih otomatis dan transparan. Proses yang diaktifkan oleh perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) ini juga didefinisikan dengan baik dalam set data umum. Lagi, di sini, kemampuan bisnis yang akan membedakan Anda memiliki lebih banyak hubungan dengan apa yang berbeda tentang cara organisasi Anda beroperasi. Apa yang membuatnya spesial, lebih efisien, lebih efektif? Pemahaman ini akan membantu Anda tidak hanya menghubungkan strategi dengan proyek Anda, tetapi juga memastikan bahwa semua koneksi proyek-ke-organisasi ada di tempat untuk benar-benar mencapai hasil.

Apakah Anda siap untuk meningkatkan keterampilan?

Pengetahuan adalah elemen kritis untuk memberdayakan profesional dalam perjalanan AI mereka. Anda dapat memanfaatkan pelatihan khusus untuk manajer proyek yang akan membantu Anda mengarahkan lanskap proyek yang diaktifkan GenAI ini. Project Management Institute (PMI) baru-baru ini merilis kursus e-learning introductory gratis untuk membantu mengatasi kecemasan adopsi AI dan mengisi kesenjangan pengetahuan di antara profesional proyek. Ini termasuk studi kasus yang relevan dan saran tentang cara menggunakan GenAI secara khusus untuk mengirimkan proyek.

Jelas bahwa AI akan meningkatkan cara proyek disampaikan, mengubah peran manajer proyek menjadi pemimpin proyek. Akan ada tantangan dan risiko baru di depan, tetapi dengan mengadopsi pola pikir AI dan tetap penasaran tentang potensi GenAI, profesional proyek akan siap untuk mengirimkan hasil proyek yang sukses. Pembelajaran berkelanjutan adalah kunci untuk mengarahkan revolusi AI dan meningkatkan peran yang dimainkan oleh profesional proyek di seluruh industri.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, April 12). Generative AI akan mengubah bisnis Anda. Berikut cara beradaptasi. Harvard Business Review. Tersedia di: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt