Masa Depan Kerja Tim: Bagaimana Alat yang Digerakkan AI Membentuk Kolaborasi

Ketika film Her dirilis pada 2013, ide bahwa manusia dapat membentuk hubungan dengan asisten yang ditenagai AI sulit dibayangkan, bahkan sedikit distopik. 11 tahun kemudian, alat AI tidak menggantikan pasangan romantis (belum), tetapi mereka memainkan peran yang semakin penting di tempat kerja. Faktanya, peneliti sedang menggeser persepsi mereka tentang AI, dari alat menjadi anggota tim kolaboratif. Penelitian menemukan, bagaimanapun, bahwa menambahkan rekan AI dapat mengurangi koordinasi, komunikasi, dan kepercayaan. Meskipun tantangan ini, banyak organisasi menemukan cara untuk mengintegrasikan AI ke dalam operasional mereka tanpa merusak kolaborasi tim. Pelatihan dan menentukan cara menggunakan AI adalah kunci. 

Di Jotform, kami telah mengintegrasikan AI ke dalam proses di setiap fungsi bisnis. Ini telah mengubah dinamika tim kami, meningkatkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas pada tugas yang penting. Berikut adalah gambaran lebih dekat tentang bagaimana. 

Manajemen Proyek Tanpa Perlu Kesabaran

Beberapa orang mengatakan bahwa kesabaran adalah kebajikan, tetapi dalam konteks manajemen proyek tim, kesabaran adalah overrated. Bottleneck menghancurkan momentum dan menghabiskan motivasi. Tidak ada yang lebih buruk daripada merasa terinspirasi dan berenergi, hanya untuk menunggu dengan cemas jawaban dari anggota tim. Tidak hanya itu: waktu yang berharga terbuang. 

Alat manajemen tugas yang ditenagai AI dapat mengubah dinamika proyek tim yang khas dengan menghilangkan banyak ketergantungan yang cenderung menghambat kemajuan. Misalnya, jika Anda adalah seorang manajer, menggunakan alat manajemen proyek yang digerakkan AI dapat memberi Anda wawasan tentang alur kerja karyawan tanpa harus bertanya. Alat AI dapat menemukan cara untuk menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas kolektif. 

Pertimbangkan platform manajemen kerja seperti Asana: fitur AI-nya dapat menyarankan langkah selanjutnya dalam proyek, menandai potensi bottleneck, dan menghasilkan wawasan tentang beban kerja dan produktivitas tim. Ini seperti memiliki anggota tim tambahan yang didedikasikan untuk menganalisis dan meningkatkan logistik, sehingga anggota tim manusia dapat fokus pada tugas yang lebih bermakna. 

Mengalirkan Penelitian dan Berbagi Informasi

Seorang teman pengacara pernah memberitahu saya tentang kursus penelitian hukum yang dia selesaikan selama sekolah hukum. Pada masa itu, penelitian hukum sangat bergantung pada mesin pencari khusus, dan tidak mengherankan, itu membutuhkan hampir satu semester untuk menguasai seni menggunakan mereka secara efektif. 

Hari ini, alat yang ditenagai AI seperti ChatGPT mengubah cara kita melakukan penelitian online. Dengan kemampuan untuk mengalirkan penelitian dan berbagi informasi, masuk akal bahwa ChatGPT menggantikan mesin pencari umum untuk tim yang cepat. 

Dengan ChatGPT, Anda dapat menggunakan bahasa alami untuk memperbarui pertanyaan penelitian dan mengakses hasil yang Anda butuhkan lebih cepat. ChatGPT dapat menyimpulkan artikel penelitian, laporan, dan kumpulan data yang panjang dalam waktu yang singkat. Terkadang, dokumen-dokumen ini akan membutuhkan perhatian penuh Anda. Tetapi ketika Anda hanya perlu poin-poin kunci, Anda dapat mendelegasikan tugas pemahaman ke ChatGPT dan mendistribusikan wawasan tersebut kepada rekan tim Anda. 

Misalnya, Anda mencari solusi dan tidak tahu harus memulai dari mana. ChatGPT dapat menjadi alat yang berguna dalam proses brainstorming, menghasilkan ide dan pendekatan alternatif untuk Anda dan rekan tim Anda. Tidak perlu lagi menatap halaman kosong menunggu inspirasi datang. Misalnya, salah satu tim kami sedang membuat konten tentang Gen Z di tempat kerja dan membutuhkan gambaran cepat tentang tren terkemuka. ChatGPT membantu memulai, meninggalkan anggota tim kami dengan lebih banyak energi untuk memilih dan mengembangkan strategi konten terbaik. 

Ketika Anda menggunakan alat AI untuk menghasilkan dan meneliti ide, Anda membuat lebih banyak waktu untuk berpikir kreatif dan mempertimbangkan perspektif rekan tim yang beragam. Di era AI, ini adalah pekerjaan yang mendefinisikan karyawan dan organisasi yang sukses.

Membuat Pertemuan yang Berarti

Pertemuan dapat menjadi pemborosan waktu. Dalam sebuah survei terbaru dari 5.000 pekerja pengetahuan di empat benua, 78% responden mengatakan bahwa mereka diharapkan untuk menghadiri banyak pertemuan sehingga sulit untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Pertemuan juga dapat melelahkan. Dalam survei yang sama, 76% mengatakan bahwa mereka merasa lelah pada hari-hari ketika mereka memiliki banyak pertemuan. 

Saya adalah pendukung untuk meminimalkan pertemuan dan menghilangkan pembaruan status yang tidak perlu. Saya ingin karyawan memiliki waktu yang luas untuk mendedikasikan diri pada pekerjaan yang menginspirasi mereka. Mereka perlu waktu yang cukup untuk memasuki mode “flow”. Tetapi ketika datang ke pertemuan penting, saya ingin semua orang dapat memberikan perhatian penuh mereka. Itulah di mana alat otomatisasi yang ditenagai AI datang, untuk mendengarkan dan menulis catatan pertemuan dan memastikan bahwa tidak ada yang hilang dalam proses. Tim kami mengintegrasikan aplikasi pengenalan suara AI langsung ke dalam platform konferensi video kami. Catatan pertemuan disimpan secara otomatis sebagai teks dalam dokumen Google. Jika nanti, salah satu peserta perlu mengingat sesuatu yang dibahas dalam pertemuan, itu hanya pencarian Google Drive yang cepat. 

Alat AI sederhana ini memungkinkan kami untuk fokus perhatian kami pada isi pertemuan, bukan pada tugas membosankan membuat catatan. Ketika kami hadir sepenuhnya, kami memiliki percakapan yang lebih kaya, ide yang lebih baik, dan menemukan solusi yang lebih baik—contoh bagaimana AI memfasilitasi kolaborasi dan inovasi. 

Mengkoordinasikan Jadwal

Salah satu keindahan AI adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi komunikasi Anda—dan ketenangan pikiran Anda. Penjadwalan adalah wilayah lain di mana waktu dan energi cenderung terbuang percuma. Dengan alat penjadwalan AI, Anda dapat melewati proses bolak-balik yang membosankan untuk mengkoordinasikan banyak kalender, alias komunikasi berharga rendah, dan tidak pernah khawatir tentang melupakan untuk memasukkan acara ke kalender Anda. Memori jangka pendek menyimpan sekitar tujuh potong informasi pada waktu tertentu. Mengapa membuang ruang yang berharga itu pada waktu dan tanggal pertemuan ketika alat AI dapat menanganinya untuk Anda? 

Alat yang ditenagai AI seperti Clara menggunakan pemrosesan bahasa alami untuk mengatur pertemuan dan bernegosiasi waktu dengan peserta pertemuan. Anda dapat mengintegrasikannya ke email dan kalender Anda, dan mengatur pemberitahuan dan tindakan lanjut. Clara dapat menawarkan wawasan ke dalam percakapan email Anda untuk mengelola jadwal Anda lebih efektif.

Dengan Clara dan alat penjadwalan AI serupa, setiap orang di organisasi Anda, dari pegawai baru hingga C-suite, dapat memiliki asisten pribadi, membebaskan mereka untuk fokus pada pekerjaan yang lebih penting. Dalam arti itu, sulit untuk tidak jatuh cinta dengan AI. Anda mungkin mengatakan bahwa Her tidak terlalu jauh dari kenyataan.