Apakah AI Membuat Pekerjaan Lebih Sulit? Tidak untuk Pekerja Jam

Apakah AI telah mengubah secara permanen cara kita bekerja? Itu tergantung pada jenis “AI” yang Anda bicarakan.

Kecerdasan Buatan menggambarkan sejumlah teknologi komputasi yang melakukan berbagai fungsi. Tidak jarang memiliki beberapa jenis AI yang digunakan dalam satu tempat kerja – atau bahkan dalam satu program perangkat lunak – untuk mengoptimalkan otomatisasi tugas dan meningkatkan produktivitas.

Sebagian besar percakapan terkini tentang AI di tempat kerja mengacu pada Kecerdasan Buatan Generatif (GenAI), jenis AI khusus yang menghasilkan output, biasanya gambar atau teks, berdasarkan potensi yang dipelajari.

Sudah, GenAI mengubah cara karyawan berinteraksi dengan teknologi (dan satu sama lain), membuat pemimpin ingin menerapkan AI di mana saja. Namun, ada laporan yang bertentangan tentang dampak GenAI saat ini pada produktivitas. Sebuah studi terbaru dari platform freelancing Upwork menemukan bahwa 77% karyawan mengatakan alat AI hanya menambah beban kerja mereka, meskipun antusiasme dari kepemimpinan perusahaan. Sementara itu, studi lain dari Section AI melaporkan bahwa 87% pekerja yang menggunakan AI setiap hari menghemat hingga 12 jam per minggu.

Jika satu kelompok karyawan yang pasti dapat memanfaatkan AI, itu adalah mereka di pekerjaan jam. Karyawan di industri yang intensif tenaga kerja seperti ritel dan hospitalitas perlu memaksimalkan waktu dengan pelanggan dan rekan kerja. Namun, seperti penelitian baru dari Legion menunjukkan, pekerja ini dibebani oleh tugas administratif, dan itu menciptakan ketidakpuasan yang mendalam dengan pekerjaan mereka – sehingga dalam 50% karyawan jam berencana untuk meninggalkan pekerjaan mereka dalam waktu satu tahun.

AI memiliki kemampuan untuk sangat mengurangi beban tugas yang membosankan di tempat kerja jam. Ini juga dapat mempercepat pelatihan karyawan baru, yang sangat berharga di sektor yang intensif tenaga kerja di mana turnover tinggi. Bertindak sebagai pelatih virtual, asisten GenAI dapat membimbing karyawan dengan tindakan yang disarankan dan membantu mereka mengakses informasi penting.

Dengan meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja, AI berdiri untuk membantu, bukan menghambat, pekerjaan jam. Tapi hanya jika alat AI diterapkan secara strategis.

AI dan Kekurangan Tenaga Kerja Jam

Pasaran tenaga kerja mungkin mendingin secara keseluruhan, tetapi permintaan tenaga kerja jam tetap tinggi, karena pekerjaan ini cenderung tertinggal di belakang jenis pekerjaan lain, seperti pekerjaan bergaji atau pekerja lepas, dalam hal pengalaman karyawan. Seperti yang dicatat dalam data Legion, hanya setengah dari karyawan jam yang percaya bahwa perusahaan mereka peduli untuk menciptakan pengalaman kerja yang baik bagi mereka.

Fleksibilitas adalah prioritas utama bagi karyawan jam yang mencari pekerjaan berikutnya. Mereka ingin dengan mudah menukar dan memilih shift, dan mereka ingin kemampuan untuk bekerja di berbagai waktu dan lokasi. Untungnya, memiliki AI dalam sistem manajemen tenaga kerja (WFM) dapat memungkinkan fleksibilitas ini dengan beberapa cara kunci.

Pertama, Manajemen Tenaga Kerja (WFM) dengan AI di intinya menggunakan pembelajaran mesin untuk memprediksi dengan akurat tenaga kerja yang dibutuhkan untuk shift tertentu. Ini meningkatkan efisiensi tenaga kerja, membantu mencegah kelebihan staf dan kekurangan staf. Prediksi tenaga kerja yang akurat menyelamatkan perusahaan uang dan, dalam kasus kekurangan staf, membantu mengurangi stres karyawan. Ketika karyawan memulai shift mereka dengan mengetahui bahwa mereka akan memiliki sumber daya dan staf yang tepat untuk memenuhi permintaan yang diprediksi, mereka dapat fokus pada menyediakan pengalaman yang baik bagi pelanggan.

WFM yang menggunakan AI juga dapat memberi karyawan lebih banyak input langsung ke jadwal mereka. Karyawan berbagi preferensi jadwal mereka, dan AI secara cerdas mengotomatisasi pembuatan jadwal, mencocokkan permintaan karyawan dengan kebutuhan bisnis. Dengan cara ini, karyawan tidak perlu melepaskan fleksibilitas mereka, dan bisnis dapat terus beroperasi dengan lancar.

Terakhir, GenAI muncul sebagai penggerak fleksibilitas yang kuat, tetapi kesuksesannya bergantung pada penerapan solusi yang tepat untuk benar-benar memungkinkannya.

GenAI sebagai alat manajemen tenaga kerja harus dapat diambil tindakan. Ini berarti bahwa tidak hanya menghasilkan output baru dan berguna, tetapi juga mengarahkan eksekusi tugas, menghasilkan peningkatan produktivitas yang lebih besar dan memperluas kemampuan bisnis untuk menyediakan pengalaman kerja yang lebih fleksibel.

Dalam pengaturan tempat kerja jam, antarmuka GenAI dapat mengotomatisasi tugas WFM seperti penjadwalan melalui interaksi konversational, menyelamatkan waktu manajer dan memungkinkan mereka untuk memenuhi permintaan karyawan dengan lebih cepat (dan lebih sering).

Model Bahasa Besar (LLM), jenis AI yang digunakan dalam antarmuka bahasa alami, ideal untuk komunikasi karyawan dan mengarahkan tindakan. Misalnya, jika seorang manajer di sebuah toko kopi ingin menambahkan kasir lain ke shift Sabtu pagi, mereka dapat memulai dengan memberikan perintah sederhana. Dari sana, mereka dapat berinteraksi dengan asisten untuk menentukan kasir mana yang akan ditugaskan untuk mengisi jadwal, lalu mengirim dan mendistribusikan jadwal yang direvisi ke tim mereka. Dalam satu percakapan, manajer akan telah melakukan tugas yang mungkin membutuhkan beberapa menit atau bahkan jam.

Namun, kemampuan untuk diambil tindakan tidaklah mudah dicapai. Antarmuka konversational dapat ambigu dan, tanpa sistem tambahan seperti RAG (retrieval-augmented generation), dapat menghalangi karyawan untuk mengakses informasi yang diperlukan. Ketika GenAI menjadi lebih terintegrasi dalam tempat kerja jam, solusi ini akan terus berkembang.

Mengaktifkan Kesuksesan Karyawan Jam dengan AI

Manajer karyawan jam akan sangat diuntungkan dari AI. Ketika Legion bertanya bagaimana manajer melihat AI mempengaruhi peran mereka dalam beberapa bulan mendatang, 66% percaya bahwa AI dapat “membuat penjadwalan lebih mudah” dan 59% menyatakan bahwa itu dapat “memperbaiki proses pelatihan”. Karena manajer memainkan peran yang sangat penting dalam fungsi perusahaan secara keseluruhan, perusahaan yang fokus pada manajer saat menciptakan efisiensi dengan AI akan mendapatkan keunggulan kompetitif.

Penghematan waktu adalah satu manfaat yang jelas bagi manajer: ketika mereka tidak perlu khawatir tentang tugas yang membosankan, mereka dapat fokus pada memastikan karyawan lain berhasil. Faktanya, sebagian besar manajer yang merespons survei Legion mengatakan bahwa mereka ingin menggunakan waktu yang mereka dapatkan dari otomatisasi tugas untuk melatih karyawan mereka.

AI juga membantu manajer mengurangi kesalahan di tempat kerja. Tugas seperti peramalan permintaan dan generasi jadwal rentan terhadap kesalahan manusia – dan kesalahan tersebut dapat memiliki konsekuensi yang mahal, terutama jika mereka menghasilkan perencanaan tenaga kerja yang buruk atau pelanggaran kepatuhan. Mengotomatisasi tugas ini dengan cerdas meningkatkan pengambilan keputusan dan mengurangi risiko bagi organisasi. Tentu saja, operator manusia harus selalu dapat mengambil alih dan membuat penyesuaian.

Terdengar kontradiktif, tetapi menerapkan AI di tempat kerja jam akhirnya akan membuat tempat kerja lebih berfokus pada manusia. Tidak hanya memberi manajer lebih banyak waktu untuk menghabiskan waktu dengan karyawan dan pelanggan, tetapi juga dapat menyediakan wawasan yang dapat diambil tindakan yang mengarah pada layanan pelanggan dan pengalaman pelatihan yang lebih baik.

Tentu saja, manfaat AI tidak hanya untuk manajer. Seperti yang dibahas sebelumnya, AI dapat memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar bagi karyawan jam dan membantu dengan pelatihan. Mereka juga akan melihat banyak manfaat penghematan waktu dan pengurangan kesalahan yang sama yang akan dialami oleh manajer.

Pemimpin juga harus mempersiapkan diri untuk mengatasi kekhawatiran karyawan tentang AI. Sementara hanya 12% manajer yang merespons survei Legion setuju bahwa mereka dapat melihat AI menggantikan peran mereka, angka itu dua kali lipat untuk karyawan jam. Namun, dengan pendidikan dan pelatihan yang tepat, manajer dapat menjadi “duta AI” di tempat kerja, membantu tim mereka membuka kunci keuntungan kuat dari teknologi ini.

Menghadap ke Depan

Saat ini, hanya 11% perusahaan di seluruh dunia yang menggunakan AI generatif secara besar-besaran. Ketika angka ini terus tumbuh, pemimpin harus fokus pada memastikan karyawan mereka siap untuk mengadopsi alat ini. Dengan cara ini, karyawan tidak merasa bahwa AI menambah beban kerja mereka, dan perusahaan dapat memanen manfaat penuh dari kemampuan peningkatan produktivitas teknologi.