FinOps 101: Panduan Pemula untuk Operasi Keuangan

Perusahaan beralih ke cloud untuk mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan membuat alat dan data dapat diakses oleh karyawan di mana saja di seluruh dunia. FinOps, yang merupakan singkatan dari Operasi Keuangan, adalah strategi manajemen cloud yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan nilai maksimal dari layanan cloud. Ini adalah pendekatan yang kohesif yang memungkinkan tim keuangan, IT, dan DevOps untuk berkolaborasi dan mengoptimalkan biaya layanan cloud.

Peran FinOps dalam Manajemen Keuangan

Manajemen keuangan perusahaan terdiri dari anggaran, akuntansi, analisis, pelaporan, dan peramalan risiko yang terkait dengan manajemen dan investasi sumber daya perusahaan. Untuk melakukan operasi manajerial, perusahaan menggunakan layanan cloud, dan layanan cloud ini mahal tergantung pada kecepatan, ruang penyimpanan, dan kualitas layanan. Di atas itu, pengeluaran cloud sering tidak efisien, menyebabkan kerugian pendapatan. Dan itulah di mana FinOps masuk ke dalam persamaan. FinOps menghubungkan tim keuangan, pemasaran, penjualan, IT, dan DevOps sehingga pendekatan holistik diadopsi dan sumber daya cloud digunakan dengan cara yang paling efisien mungkin.

Kerangka FinOps mengikuti proses tiga langkah:

1. Informasi
2. Optimalkan
3. Operasikan

Tim lintas fungsional menganalisis kebutuhan mereka dan kemudian berinteraksi dengan departemen lain untuk menemukan keseimbangan antara kualitas dan biaya layanan yang dibutuhkan. Pendekatan ini membantu perusahaan mencapai tiga tujuan bisnis, yaitu: meningkatkan kualitas, menghasilkan pendapatan, dan menghemat sumber daya. Setelah bagian optimasi selesai, fokus beralih ke mempertahankan optimasi tersebut.

Manfaat Mengimplementasikan FinOps

Manajemen biaya adalah salah satu tantangan utama bagi perusahaan. Perusahaan menderita karena operasi pengeluaran yang tidak efisien dan defisit komunikasi antar departemen; semua ini dapat dihindari jika FinOps diimplementasikan. Cloud FinOps memperkenalkan akuntabilitas keuangan dan pertumbuhan bagi perusahaan.

Lebih lanjut, FinOps memberikan akses ke alat yang membantu tim teknik membuat dasbor untuk menginformasikan eksekutif tentang status bisnis. Sebagai contoh, dasbor menampilkan angka-angka waktu nyata tentang anggaran dan pengeluaran kepada semua pemangku kepentingan. Ini memberikan semua pemangku kepentingan visibilitas ke dalam data dan mempersiapkan mereka lebih baik untuk membuat keputusan keuangan mereka saat bepergian.

Benjamin Franklin pernah berkata, “Waktu adalah uang.” FinOps juga memungkinkan perusahaan untuk menjadi efisien waktu dan sumber daya dengan mengotomatisasi tugas bisnis yang berulang seperti pelaporan dan anggaran. Ini membawa departemen yang berbeda bersama, meningkatkan kolaborasi dan mempromosikan budaya kerja yang sehat.

Teknologi dan Alat Kunci

Platform manajemen biaya cloud digunakan untuk memantau penggunaan dan pengeluaran organisasi untuk layanan cloud. Pengguna bisnis mendapatkan visibilitas ke dalam unit cloud yang tidak terpakai atau terlalu berat untuk menjaga keseimbangan antara penggunaan layanan dan kebutuhan. Alat-alat canggih seperti Google Cloud Management, AWS Cost Explorer, dan Azure Cost Management dapat membantu mengoptimalkan penggunaan dan pengeluaran.

Alat otomatisasi cloud digunakan untuk mengotomatisasi tugas berulang dan manual, yang menghemat banyak kesulitan dan waktu bagi tim di seluruh papan dan membuat operasi menjadi lancar. Sejumlah alat digunakan untuk operasi seperti itu, tetapi yang paling umum adalah Azure Monitor dan AWS Cloudwatch.

Dasbor online dan laporan dibuat untuk menjaga pemangku kepentingan tetap mendapat informasi tentang aktivitas keuangan yang terjadi di perusahaan. Dengan menggunakan otomatisasi, sistem ditempatkan untuk terus memperbarui dasbor dan laporan tersebut. Microsoft Power BI, Tableau, dan Microsoft Excel adalah alat yang paling banyak digunakan untuk tugas-tugas seperti itu.

FinOps memerlukan orang-orang dari departemen yang berbeda untuk bekerja sama, dan komunikasi adalah kunci untuk bekerja dalam lingkungan yang beragam. Pandangan seseorang harus dikomunikasikan kepada orang lain dengan jelas dan tepat waktu, dan untuk itu, Anda memerlukan platform di mana semua orang dapat diakses, dan catatan komunikasi dipertahankan. Untuk tujuan seperti itu, sejumlah alat digunakan, tetapi yang paling umum dengan fitur canggih adalah Microsoft Teams, Google Meet, dan Slack.

Tantangan dan Praktik Terbaik

Perusahaan menghadapi beberapa masalah saat mencoba mengimplementasikan FinOps. Yang paling umum adalah sebagai berikut:

• Silo Data: Karena skala perusahaan, data tersebar di mana-mana. Mendapatkan akses ke data dan menganalisisnya untuk mendapatkan wawasan yang berguna adalah masalah yang dihadapi perusahaan saat mengimplementasikan FinOps. Solusi untuk masalah ini adalah membangun gudang data. Ini berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal untuk organisasi.
• Desentralisasi Pembelian: Desentralisasi pembelian langganan menghemat waktu. Namun, ini juga menimbulkan tantangan bagi perusahaan karena biaya pemeliharaan layanan ini sering meningkat secara eksponensial dari waktu ke waktu. Solusi untuk ini adalah memiliki mekanisme yang mengatur pembelian.
• Kolaborasi Terbatas: Ketika departemen yang berbeda harus bekerja sama, jadwal sering tidak sejalan, yang menyebabkan gesekan. Ini adalah masalah sumber daya manusia, dan departemen HR harus bekerja untuk membuat lingkungan yang lebih ramah.
• Data yang Tidak Cukup: Perusahaan memerlukan data biaya yang lengkap dan komprehensif untuk mengenali dan meramalkan pola. Data biaya yang tidak cukup tidak akan dapat memodelkan solusi yang mengoptimalkan pengeluaran. Solusi untuk ini adalah fokus pada mengumpulkan sebanyak mungkin data dan memasukkannya ke dalam danau data. Kemudian, insinyur data dapat mengekstrak data yang relevan dan membersihkannya untuk siap dianalisis.

Prospek Masa Depan FinOps

Kecerdasan Buatan dan Pembelajaran Mesin secara luas digunakan untuk menganalisis data keuangan. Oleh karena itu, membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi area untuk penghematan biaya dan peramalan yang ditingkatkan. Lebih banyak perusahaan akan bermigrasi ke cloud untuk mengoptimalkan pertumbuhan bisnis mereka, termasuk kinerja keuangan. FinOps lebih relevan dari sebelumnya dalam atmosfer bisnis saat ini karena akan mempermudah migrasi tersebut bagi perusahaan. Mengoutsourcing FinOps ke penyedia khusus akan menjadi lebih umum. Kami dapat mengharapkan interoperabilitas yang meningkat di antara alat FinOps. Sebagai gantinya, membuatnya lebih mudah untuk menghubungkan alat cloud yang berbeda dan meninjau kinerja keuangan.

Ada banyak tren yang muncul di ekosistem cloud. Periksa unite.ai untuk memperluas pengetahuan Anda tentang perkembangan terbaru yang terkait dengan layanan cloud.