Manajemen Layanan Perusahaan Membuat Tim yang Ditenagai AI Menjadi Kenyataan

Karyawan Anda mungkin merasa seperti robot.

Secara mencoba untuk mengikuti dunia yang semakin terhubung dan selalu online sering berarti serangan terus-menerus dari notifikasi untuk berbagai aplikasi dan teknologi yang kita gunakan untuk melakukan pekerjaan kita. Kita dibanjiri dengan panggilan telepon, email, pesan teks, pesan Slack, dan sebagainya. Tim kita lebih terhubung daripada sebelumnya, tetapi kenyataannya mungkin membatasi produktivitas dan kolaborasi kita. Satu studi menemukan bahwa karyawan sudah menghabiskan hampir 30% waktu mereka untuk email, menyebabkan tingkat stres dan tekanan yang tinggi untuk merespons pesan daripada fokus pada tugas yang lebih substantif.

Sementara komunikasi adalah kunci untuk kolaborasi dan kreativitas di antara tim, terutama dalam kekuatan kerja hybrid dan jarak jauh saat ini, kelebihan komunikasi sebenarnya membatasi kemampuan karyawan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka dan mematikan kreativitas daripada memfasilitasinya.

Skenario kelebihan komunikasi ini adalah kenyataan untuk sebagian besar tim di seluruh departemen dalam sebuah organisasi. Namun, kabar baiknya adalah bahwa ada solusi untuk menyederhanakan komunikasi internal, permintaan, dan tugas.

Tim IT telah lama mengakui nilai Manajemen Layanan TI (ITSM) dalam menyederhanakan dan meningkatkan efisiensi. Sistem ini menggunakan AI untuk membantu mengautomasi tugas rutin, memprioritaskan permintaan, dan menyediakan opsi layanan mandiri untuk karyawan. Sebagai gantinya memiliki orang sungguhan melakukan ini sendiri, AI dengan cepat mendukung tugas sederhana seperti mengautomasi pengalihan tiket layanan, memanfaatkan asisten virtual untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan, dan mengembangkan umpan balik yang tidak terbatas untuk meningkatkan pengalaman pengguna akhir.

Survei terbaru dari SolarWinds menemukan bahwa fitur AI dalam solusi ITSM memungkinkan tim IT untuk mengurangi waktu untuk menyelesaikan tiket sebesar 24% dan menghemat rata-rata 23 jam per minggu. Manfaat ini sekarang dapat semakin dimanfaatkan di luar tim IT dengan peralihan ke apa yang disebut “Manajemen Layanan Perusahaan”, yang memungkinkan departemen lain untuk membangun sistem manajemen tiket yang didorong AI mereka sendiri.

Menutup Pintu Air Komunikasi: AI dan Manajemen Layanan Perusahaan Menyelamatkan

Ekspansi Manajemen Layanan Perusahaan (ESM) menyediakan setiap departemen di seluruh organisasi dengan portal layanan mereka sendiri, sistem manajemen tiket, dan katalog layanan. Ini memberdayakan departemen HR, hukum, pemasaran, penjualan, dan lain-lain untuk menikmati peningkatan efisiensi dan produktivitas yang sama seperti yang telah dialami oleh tim IT selama bertahun-tahun. Dan dengan integrasi AI ke dalam layanan ESM, ini lebih memfasilitasi kerja sama antar departemen, memungkinkan seluruh organisasi untuk meningkatkan pengiriman layanan, mengelola permintaan dengan lebih baik, dan mempercepat alur kerja untuk pengalaman karyawan dan pelanggan yang lebih baik.

Pertimbangkan departemen HR yang memainkan peran kunci dalam kesuksesan sebuah organisasi, dari rekrutmen dan onboarding hingga administrasi manfaat dan keterlibatan karyawan. Mereka sering dibanjiri dengan pertanyaan, dari permintaan cuti hingga masalah gaji dan segala sesuatu di antaranya. Saluran komunikasi tradisional seperti email, panggilan telepon, dan pesan instan sering menghasilkan bottleneck dan keterlambatan, membuat departemen HR berjuang untuk mengikuti.

Dengan sistem ESM, departemen HR dapat mengubah operasional mereka dan secara signifikan mengurangi kebutuhan akan email atau panggilan telepon. Sebagai contoh, permintaan cuti dapat disederhanakan melalui sistem ESM. Karyawan dapat mengajukan permintaan melalui portal, yang kemudian secara otomatis mengalihkannya untuk disetujui oleh manajer yang sesuai, dengan notifikasi dan pengingat yang terintegrasi. Ini mengurangi beban administratif pada HR dan memastikan bahwa permintaan diproses dengan cepat, meningkatkan kepuasan karyawan.

Keunggulan AI: Meningkatkan Kesuksesan di Seluruh Organisasi

Manfaat ESM menjadi semakin baik dengan integrasi AI, yang telah terbukti menjadi alat yang kuat untuk bisnis. Algoritma AI dalam ESM dapat menganalisis data yang dihasilkan oleh berbagai permintaan dan interaksi, memberikan wawasan berharga kepada semua tim. Solusi ESM yang didorong AI dapat melampaui sekadar mengarahkan permintaan tiket dengan tepat, misalnya, dengan memberikan respons pribadi berdasarkan profil karyawan dan interaksi sebelumnya. AI juga dapat mengidentifikasi tren dalam pertanyaan karyawan, membantu departemen untuk proaktif mengatasi kekhawatiran umum dan meningkatkan kebijakan perusahaan dan alur kerja. Dengan janji AI, seluruh organisasi diposisikan untuk menjadi lebih produktif dan efisien.

AI akan memiliki dampak yang mendalam pada bisnis dan tim kita. Namun, berlawanan dengan beberapa kekhawatiran, kita meramalkan bahwa ini akan membebaskan waktu tim kita untuk pekerjaan yang lebih berdampak daripada berarti kehilangan pekerjaan. Kita dapat mengharapkan orang untuk bekerja bersama “rekan” AI baru mereka sambil mengambil peran kreatif dan inovatif yang didorong oleh AI yang tidak sesuai untuknya. Singkatnya, bukan menggantikan pekerjaan, AI akan memberdayakan manusia untuk menghabiskan waktu mereka di tempat yang paling menarik dan berdampak.

Organisasi tidak dapat membiarkan komunikasi internal yang tidak efisien memperlambat operasional dan kreativitas mereka. Sudah waktunya untuk membayangkan tempat kerja di mana karyawan di seluruh organisasi dapat mengarahkan perhatian mereka pada tanggung jawab substantif mereka tanpa terhanyut oleh banjir notifikasi dan pemberitahuan. Masa depan pekerjaan telah tiba, mengarah pada kreativitas, inovasi, dan produktivitas yang belum pernah terjadi sebelumnya, tidak peduli ukuran bisnis atau industri Anda.