Mengimbangkan Integrasi AI dengan Pekerja untuk Kinerja Optimal

Ini adalah cerita yang sudah lama: Teknologi yang muncul memicu kepanikan dan nostalgia. Orang-orang berpikir bahwa televisi akan menghancurkan sastra. Sebuah band pernah menyanyikan bahwa video membunuh bintang radio. Hari ini, orang-orang takut bahwa AI akan mengambil pekerjaan manusia. Sebuah studi terbaru menemukan bahwa ketidakpercayaan pekerja terhadap AI sebagian besar disebabkan oleh mereka yang melihatnya sebagai ancaman pekerjaan. Ketidakpercayaan itu tidak tanpa dasar untuk pekerja pengetahuan yang mengisolasi diri dari AI dan kemampuannya. Tanggung jawab jatuh pada pemimpin untuk memastikan bahwa organisasi mereka mengintegrasikan AI ke tempat kerja untuk mengoptimalkan pekerjaan karyawan – bukan untuk menggantikan karyawan.

Kereta AI sudah berangkat dari stasiun, tetapi tidak terlambat untuk naik ke atas. Perusahaan saya, Jotform, telah menggunakan AI dalam prosesnya selama 4 tahun terakhir. Berikut adalah bagaimana kami terus mengintegrasikan alat AI dan otomatisasi terbaru untuk membantu karyawan kami melakukan pekerjaan terbaik mereka.

Mendorong pemikiran sistem

Anda mungkin telah mendengar istilah “pemikiran sistem.” Buku The Fifth Discipline oleh Peter Senge menawarkan penjelasan yang menyeluruh tentang konsep ini. Ini berarti melihat hal-hal di dunia dan kehidupan kita sebagai sistem, bukan sebagai hubungan sebab-akibat yang terisolasi dan linier. Ambil contoh tubuh manusia: itu bukan sekumpulan bagian, tetapi lebih seperti kumpulan sistem. Sistem tulang Anda menjaga setidaknya sebagian tubuh Anda tetap tegak, sistem otot Anda memungkinkan Anda untuk menggerakkan mata dan menggulir ke bawah pada layar smartphone Anda, sistem kardiovaskular Anda mengirimkan oksigen dan nutrisi ke jaringan Anda, dan sebagainya.

Salah satu prinsip inti saya dalam mengintegrasikan AI ke tempat kerja adalah mengadopsi pemikiran sistem. Alih-alih melatih karyawan secara terpisah pada alat AI, kami mendorong mereka untuk menganalisis alur kerja mereka – langkah-langkah yang terhubung yang membentuk berbagai tugas sepanjang hari kerja mereka – dan melihatnya sebagai sistem. Tujuannya adalah untuk menggunakan alat AI untuk mengotomatisasi sebanyak mungkin langkah dari alur kerja tersebut. Sebuah studi terbaru oleh McKinsey menemukan bahwa perusahaan menggunakan AI di lebih banyak bagian bisnis mereka. Setengah dari perusahaan responden melaporkan mengintegrasikan AI ke dua atau lebih fungsi bisnis, yang paling umum adalah pemasaran dan penjualan, produk dan layanan, dan fungsi IT. Setiap bisnis memiliki banyak peluang AI dan otomatisasi. Seperti fenomena Baader-Meinhof, sekali Anda mulai mencari, Anda akan menemukannya di mana-mana.

Pemikiran seperti ini memerlukan perubahan pemikiran kedua. Alih-alih melihat diri mereka sebagai kontributor individu, karyawan harus melihat diri mereka sebagai manajer – dari sistem mereka dan alat AI dan otomatisasi yang membuat roda berputar. Sebagai manajer, urutan pertama bisnis adalah menentukan tujuan sistem Anda: apa yang ingin Anda capai? Apa KPI Anda? Misalnya, mungkin Anda membuat sistem untuk mengirim newsletter ke pelanggan Anda sekali seminggu. Buatlah peta langkah-langkah, identifikasi peluang AI dan otomatisasi, dan bangun sistem. Sekali sistem Anda berada di tempat, tugas manajerial adalah untuk mengukur kinerja Anda dan terus mencari cara untuk meningkatkan sistem. Ada bahkan alat yang dapat Anda implementasikan untuk memantau secara otomatis apakah semua bagian sistem berfungsi dengan baik. Favorit pribadi saya disebut Dead Man’s Snitch.

Dengan mengadopsi pendekatan pemikiran sistem, karyawan dapat mengubah peran mereka dan mendapatkan kekuatan atas beban kerja harian mereka.

Memandang AI sebagai co-pilot kreatif Anda

Ketika karyawan mulai memandang alur kerja mereka sebagai sistem yang terhubung dan mengintegrasikan alat AI untuk meningkatkan proses ini, sangat penting bagi mereka untuk mengubah perspektif mereka tentang AI itu sendiri. AI bukan hanya alat – tetapi lebih seperti mitra kolaboratif. Mitra itu tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memfasilitasi inovasi.

Profesor Wharton Christian Terwiesch menantang ChatGPT untuk menghasilkan ide bisnis (produk untuk pasar mahasiswa) dan membandingkan output LLM dengan ide yang dihasilkan oleh mahasiswa. Hasilnya? Rata-rata probabilitas pembelian produk ChatGPT adalah 47%, dibandingkan dengan 40% untuk ide manusia.

Sementara ini tidak berarti bahwa AI lebih kreatif daripada manusia – ChatGPT kekurangan konteks dunia nyata, antara lain, dan bergantung pada manusia untuk membuat prompt – itu berarti bahwa AI dapat menjadi mitra kolaboratif yang sangat efisien dan rendah biaya untuk menghasilkan ide.

Seperti yang dikomentari oleh Profesor Terwiesch, “Skenario terburuk adalah Anda menolak semua ide dan berjalan dengan ide Anda sendiri. Tetapi penelitian kami berbicara kuat tentang fakta bahwa kolam ide Anda akan menjadi lebih baik.”

Bahkan jika ChatGPT menghasilkan ide dan solusi yang menang, manusia masih bertanggung jawab untuk memilih dan mengembangkan ide tersebut. Intinya: tidak ada alasan untuk tidak menggunakan AI untuk meningkatkan proses penghasilan ide.

Mengatur waktu untuk menghemat waktu

Prinsip inti ketiga dalam mengintegrasikan AI ke tempat kerja untuk mengoptimalkan kinerja adalah mengatur waktu untuk menghemat waktu. Mengadopsi pemikiran sistem, mengidentifikasi peluang otomatisasi, melakukan penelitian tentang alat yang tersedia, dan mempelajari cara membuat AI menjadi bagian dari proses kreatif Anda memerlukan investasi waktu awal. Ini memerlukan membangun beberapa kesenjangan dalam hari kerja, yang mungkin membuat karyawan enggan untuk melakukannya – siapa yang memiliki waktu? Pemimpin dapat menyoroti manfaat dari membuat waktu tersebut: Anda akan mendapatkannya kembali dalam bentuk tugas yang diotomatisasi.

Di Jotform, misalnya, kami selalu harus melawan phishing. Orang-orang menggunakan formulir online kami untuk tujuan SPAM dan penipuan. Di masa lalu, tim dukungan kami menghabiskan upaya signifikan untuk menangkap skema tersebut secara manual. Tetapi selama beberapa tahun terakhir, kami telah mengembangkan alat AI sehingga karyawan dukungan kami dapat mengalihkan energi mereka ke masalah yang lebih baru dan lebih canggih. Mengembangkan alat tersebut memerlukan investasi waktu. Karyawan kami masih memantau phishing secara manual. Tetapi AI secara dramatis mengurangi beban dan membebaskan mereka untuk fokus pada tugas yang lebih bermakna.

Itulah keindahan dari alat AI dan otomatisasi – bukan untuk menggantikan orang, tetapi untuk memberdayakan mereka untuk membuang tugas manual yang membosankan. Bagi karyawan kami, ini sudah cukup untuk meyakinkan mereka untuk mengadopsi pemikiran sistem dan menjadi manajer dari makrokosmos sistem mereka sendiri. Perlu diingat: menurut satu studi, 65 persen organisasi secara teratur menggunakan AI generatif. Jika Anda tidak menggunakan AI untuk meningkatkan kinerja karyawan, pesaing Anda akan melakukannya – dan saya akan mengatakan bahwa itu jauh lebih menakutkan daripada AI itu sendiri.