AI untuk Kebaikan: Meningkatkan Perjalanan Pendidikan Global

Meskipun telah ada kemajuan selama beberapa dekade, 251 juta pemuda masih berada di luar sekolah secara global. Salah satu penyebab utama adalah underinvestasi dalam pendidikan, terutama di negara-negara berpenghasilan rendah.

Kemajuan teknologi, bagaimanapun, telah membuka kemungkinan baru untuk mendukung pendidikan global. AI secara khusus meningkatkan akses ke pendidikan untuk semua, terutama di daerah-daerah kemiskinan, di mana pendidikan berkontribusi pada pertumbuhan ekonomi lokal.

Chorkor, Ghana, adalah sebuah daerah dengan kemiskinan yang parah yang kekurangan kehadiran nonprofit yang diperlukan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat secara keseluruhan. BASICS International, sebuah organisasi nonprofit yang menyediakan pendidikan, makanan, dan perawatan kesehatan untuk anak-anak di Chorkor dan komunitas miskin sekitarnya, telah berkontribusi pada inisiatif pendidikan dan telah melihat kesuksesan yang dapat diukur dengan bantuan teknologi AI.

Kebutuhan: kekuatan AI

Bermarkas di Queens, New York, dengan kantor di Chorkor, BASICS mengelola lebih dari 1.000 relawan antara dua negara untuk mengakhiri siklus kemiskinan, buta huruf, kelaparan, dan pekerja anak di Afrika. Inisiatif BASICS fokus pada membantu komunitas secara keseluruhan keluar dari kemiskinan, mengalokasikan dana untuk mensubsidi biaya sekolah sehingga anak-anak dapat bersekolah, dan tidak bekerja untuk mendukung rumah tangga.

Ketika BASICS tumbuh sebagai organisasi dan lebih banyak anak-anak terdaftar di sekolah karena pekerjaan mereka, mereka menyadari bahwa mereka memerlukan bantuan untuk memajukan dan menskala proses mereka. Di AWS re:Invent 2023, mereka memiliki kesempatan untuk menampilkan pekerjaan mereka, di mana mereka bertemu Vasion.

Setelah konferensi, Vasion menciptakan perangkat lunak yang didorong oleh AI yang memenuhi tantangan, kebutuhan, dan tujuan jangka panjang BASICS. Solusi ini telah berhasil menjembatani kesenjangan digital mereka sambil drastis meningkatkan efisiensi, pada akhirnya membantu memajukan dan menskala organisasi.

Tantangan: proses yang ketinggalan zaman dan tidak memadai

Sejak didirikan pada tahun 2000, BASICS mengandalkan proses berbasis kertas di dalam organisasi, dan proses manual ini telah menghasilkan kesalahan dan ketidakefisienan. Semuanya, dari pergi ke komunitas, mendaftarkan siswa, dan melacak informasi tentang anak, memerlukan waktu yang dihabiskan pada kertas kerja yang sering hilang, pada akhirnya memengaruhi kesempatan seorang anak untuk mendapatkan pendidikan yang diperlukan untuk kualitas hidup yang lebih baik.

Lebih lagi, BASICS kekurangan teknologi dasar di kantornya dan daerah sekitar Chorkor, menyebabkan tantangan komunikasi yang signifikan. Kantor Chorkor dan kantor pusat sering tidak bisa berkomunikasi tentang masalah-masalah yang sensitif waktu.

BASICS menghasilkan sebagian besar pendapatannya dengan berbagi kisah pribadi dari siswa-siswanya dengan sponsor. Siswa bertukar surat, foto, laporan, dan prestasi lainnya dengan sponsor mereka. Semua korespondensi awalnya ditulis tangan dan dikirim melalui layanan pos, yang sering menunda respons dan memakan waktu beberapa bulan.

Proses kertas ini juga membuktikan bahwa organisasi tidak mampu berbagi pembaruan tentang kemajuan seorang anak dan sponsornya. Staf menghabiskan banyak waktu untuk menjaga informasi mengalir, dan dalam banyak kasus, membutuhkan rata-rata satu tahun untuk seorang anak dan sponsor berkomunikasi. Akhirnya, komunikasi yang tertunda memengaruhi donasi dan, seringkali, kurangnya minat dari seorang sponsor. Karena kurangnya komunikasi yang cepat, BASICS harus direstrukturisasi, beralih dari donor individu ke pendapatan dari sponsor perusahaan.

Selain komunikasi yang tertunda, pendaftaran siswa adalah sebuah tugas yang memakan waktu. Relawan memasuki komunitas dengan hanya kertas dan clipboard untuk mengumpulkan informasi dari beberapa keluarga. Organisasi juga menghadapi tantangan dengan dokumen fisik yang hilang, yang memerlukan pekerjaan ganda atau menghasilkan kesempatan yang hilang untuk seorang siswa.

Solusi: AI khusus untuk kebutuhan mereka

Langkah pertama dalam mengatasi tantangan BASICS adalah mengidentifikasi kelemahan dan tujuan mereka, yang diikuti dengan menciptakan perangkat lunak khusus untuk kebutuhan mereka. Mengubah proses menjadi tanpa kertas dengan AI untuk meningkatkan kekuatan organisasi dan mengurangi upaya manusia juga diperlukan.

Ketika proses berubah menjadi tanpa kertas, beban kerja dan alur kerja perlu dikelola. Mengimplementasikan AWS dalam platform otomatisasi Vasion membantu meningkatkan kemampuan AI dan mengurangi alur kerja untuk staf. Teknologi AWS membantu mengurangi 90% alur kerja dengan menggunakan AI untuk membersihkan dan menangkap ketidakefisienan.

Solusi ini bekerja dengan menyediakan alur kerja seperti sistem periksa. Dengan setiap alur kerja, tim BASICS menyelesaikan setiap langkah sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya. Desain ini membantu memastikan semua tugas dijalankan dengan benar untuk sistem dan pengalaman yang lancar – tanpa kertas.

Hasil: operasi yang lancar untuk perjalanan pendidikan yang lancar

Dengan semua dokumen dan proses yang digigitalkan, 10 karyawan BASICS telah menjadi sama produktifnya dengan 30 karyawan.

Staf dan relawan BASICS sekarang dapat pergi ke komunitas dengan tablet untuk mengumpulkan informasi siswa, dan semua data tersedia untuk staf akses di seluruh kantor. Karena AI membantu menyederhanakan proses, pekerja sosial terlatih tidak lagi diperlukan untuk mendaftarkan, memungkinkan lebih banyak staf dan relawan untuk berpartisipasi dan memperluas jangkauan di komunitas dan daerah sekitarnya.

Penghapusan proses berbasis kertas juga mengurangi pendaftaran siswa dari minimal lima hari menjadi dua jam atau kurang. Dana yang terkait dengan kegiatan ini telah memungkinkan BASICS untuk mengalokasikan dana ke pengeluaran lain yang lebih berharga seperti makanan.

Yang paling penting, waktu komunikasi antara siswa dan sponsor telah meningkat secara dramatis. Pada awal tahun ajaran, sponsor menerima kartu sponsorship digital, yang merangkung siswa dan di mana mereka dapat mengakses semua dari laporan kemajuan, prestasi, foto, dan di mana untuk mengirim dan menerima surat.

Berkat AI, sponsor menerima pembaruan teratur selama semester akademik, memastikan komunikasi yang konsisten tanpa beban tambahan. Apa yang dulunya membutuhkan waktu berjam-jam untuk seorang anak untuk berbagi pembaruan sekarang dapat dilakukan dalam beberapa detik. Pada saat yang sama, sponsor mendapatkan visibilitas yang lebih baik tentang kekuatan koneksi mereka dan bagaimana bantuan mereka mengubah kehidupan siswa.

Akhirnya, semuanya lebih aman. Misalnya, file yang berisi informasi siswa yang sensitif, foto, dan surat sekarang disimpan di cloud dan dilindungi dengan kontrol akses dan jejak audit, menggantikan yang sebelumnya disimpan di lemari arsip dan rentan hilang.

Janji AI: meningkatkan pendidikan untuk kebaikan yang lebih besar

Kekuatan transformasi digital tidak dapat diabaikan ketika Anda menyadari potensinya untuk menginspirasi mimpi dan meningkatkan seluruh komunitas – terutama yang kurang beruntung. AI memainkan peran kunci dalam memfasilitasi pengalaman yang lebih inklusif dan mendorong kemajuan, dan ketika aplikasi matang, kita akan terus melihat pendidikan menjadi lebih terjangkau untuk semua orang.

Integrasi AI sebagai bagian dari proyek ini telah memungkinkan Vasion untuk membangunnya ke dalam fondasi solusi otomatisasi mereka. Vasion sekarang dapat menyediakan layanan ini kepada organisasi nonprofit lain yang menghadapi tantangan organisasi dan komunikasi yang serupa dengan memungkinkan proses seperti formulir, alur kerja, dan pelaporan.

Sebagai contoh tentang bagaimana AI memungkinkan perubahan positif, membuat proses menjadi sangat sederhana sehingga siapa pun pada usia dan tingkat pendidikan apa pun dapat berpartisipasi dan mengakses pengalaman digital akan secara dramatis mengubah cara kita mendekati inklusivitas di seluruh dunia.