AI dan Otomatisasi: Senjata dalam Pertempuran Melawan Penipuan AP

Oleh Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Penipuan biaya perusahaan sekitar 5% dari pendapatan tahunan, seperti yang dicatat oleh Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat (ACFE) dalam laporan terbaru. Penipu melihat departemen Accounts Payable (AP) dan melihat tanda dollar karena biasanya ada kontrol yang buruk untuk mencegah serangan. Karena fungsi bisnis ini memproses pembayaran, maka terbuka lebar untuk diserang oleh pelaku jahat.

Penipuan AP biasanya terjadi dalam beberapa pola, yang akan kita bahas di bawah. Kabar baiknya adalah bahwa ada langkah-langkah yang dapat diambil organisasi untuk mengurangi risiko terjadinya penipuan tersebut.

Vendor yang tidak ada

Sebagian besar perusahaan melakukan bisnis dengan sekelompok supplier dan vendor. Mereka melakukan pembelian rutin, dan pembayaran sering kali disetujui tanpa pemeriksaan yang teliti. Namun, perusahaan palsu dapat meniru vendor yang sebenarnya dan mengirimkan tagihan palsu, dan penagihan palsu ini dapat sulit dideteksi. Ini juga mahal – dapat biaya $100.000 per kasus, menurut AC.

Ancaman seperti ini juga dapat datang dari dalam. Memungkinkan bagi seorang karyawan untuk membuat vendor palsu dan mengirimkan tagihan palsu. Contoh dari ini adalah seorang wanita Oregon yang melakukan penipuan jutaan dolar dari perusahaannya selama hampir 15 tahun.

Tagihan untuk barang yang tidak ada

Dalam konteks yang sama, penipu mungkin bekerja sama dengan karyawan untuk membuat permintaan pembayaran untuk barang/jasa yang tidak diterima perusahaan dan kemudian menyimpan pembayaran yang diproses untuk diri mereka sendiri. Itulah yang terjadi dengan seorang mantan karyawan Honda di Ohio, yang menipu perusahaan sebesar $750.000.

Mengenakan biaya untuk tidak ada

Terkadang, vendor secara sengaja menambahkan item baris baru untuk mengembangkan jumlah yang terutang. Ketika proses AP secara manual dan mengalami lonjakan volume tagihan, item baris yang salah tambahkan dapat tidak terdeteksi. Dan itu menghasilkan perusahaan yang overbill.

Terkadang, beberapa pembayaran vendor diproses berdasarkan tagihan yang sama, yang dapat terjadi ketika ada lebih dari dua salinan tagihan yang sama yang mengapung di dalam sistem dan anggota tim AP (tidak sengaja) memulai pembayaran untuk semua salinan. Ini dapat terjadi karena berbagai alasan, mulai dari kesalahan sederhana hingga niat jahat. Terlepas dari penyebabnya, itu dapat memiliki dampak negatif pada perusahaan.

Melawan penipuan dengan otomatisasi

Tren yang tidak menguntungkan adalah munculnya cara-cara baru untuk menipu departemen AP. Namun, dengan kemajuan teknologi yang ditenagai AI, telah menjadi mungkin bagi perusahaan untuk mengembangkan strategi pencegahan dan mitigasi risiko. Otomatisasi dan AI/ML dapat menangani penipuan dengan beberapa fungsi kunci. Ini termasuk:

Otomatisasi alur persetujuan

Otomatisasi memastikan kepatuhan dengan meninggalkan jejak digital dari tindakan yang dilakukan di setiap tahap. Persetujuan otomatis mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk proses persetujuan manual. Pelatihan dan meningkatkan kesadaran dapat membantu mencegah niat jahat.

Otomatisasi tinjauan tagihan yang ditenagai AI

Membandingkan dokumen kunci yang dihasilkan di seluruh tahap pengadaan sangat penting untuk mengembangkan perlindungan esensial terhadap penipuan AP. Ini termasuk membandingkan informasi item baris tagihan dengan rincian pesanan pembelian, meninjau tanda terima untuk memastikan barang dan jasa telah dikirim, dan sering melibatkan memindai komunikasi lain dengan vendor. Ini dapat memakan waktu beberapa hari ketika dilakukan secara manual, tetapi dengan penerapan otomatisasi yang ditenagai AI, seluruh siklus rekonsiliasi dapat terjadi dalam beberapa menit.

Pemantauan dan pelacakan untuk niat jahat karyawan

Orang dalam yang melakukan penipuan AP cenderung bekerja sendiri atau dalam kelompok kecil setelah mendapatkan informasi strategis tentang operasi. Menggunakan sistem teknologi yang dapat melacak dan memantau keterlibatan karyawan secara real-time dapat mencegah perilaku jahat dan niat thanks to kemampuan seperti deteksi anomali. Pelatihan karyawan dalam hal ini juga penting untuk meningkatkan kesadaran. Membangun program loyalitas juga dapat membantu memetakan jalur menuju tindakan etis.

Mengenakan kepatuhan dengan solusi digital

Organisasi dapat mengurangi penipuan AP dengan mendigitalkan seluruh alur proses pengolahan tagihan. Digitalisasi mengkalibrasi tindakan dengan cap waktu, yang dapat digunakan kemudian untuk melakukan audit sistem. Sistem seperti ini dapat dirancang untuk menghasilkan laporan otomatis – di mana aktivitas karyawan dapat dipantau dan area perbaikan selanjutnya dapat diidentifikasi. Selain itu, peringatan waktu nyata memberikan administrator dengan wawasan holistik tentang operasi proses.

Membangun kemampuan pencocokan vendor

Sangat penting untuk mendeteksi tagihan yang dihasilkan oleh perusahaan palsu pada tahap awal, sebelum kerusakan terjadi. Deteksi dapat dilakukan melalui teknologi pencocokan fuzzy, di mana sistem memindai beberapa repositori, melihat basis data vendor yang ada, dan memeriksa berbagai dokumen untuk mendeteksi palsu.

Solusi modern untuk masalah kuno

Dalam hal penipuan, di mana ada kemauan, ada jalan. Orang dalam dan luar yang berniat mencuri dari Anda akan terus mengembangkan cara-cara baru untuk melakukannya. Namun, perusahaan dapat mengambil hati dengan mengetahui bahwa ML dan otomatisasi siap untuk mengatasi penipuan. Menambahkan teknologi ini ke departemen AP Anda akan membantu menemukan dan mencegah penipuan. Tim AP dapat beralih ke tugas yang kurang membosankan dan lebih fokus pada bisnis, dan organisasi Anda akan menghemat uang dan kesulitan.