3 Cara Generative AI Mengubah Manajemen Tenaga Kerja

Generative AI telah membuat berita utama dengan cara mengganggu dunia perusahaan, tetapi bisnis yang mempekerjakan pekerja tanpa meja juga dapat memanfaatkan manfaat teknologi ini sebagai bagian dari proses manajemen tenaga kerja (WFM). Menurut laporan terbaru dari McKinsey & Company, generative AI memiliki potensi untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang membosankan di tempat kerja yang menyerap hingga 70% waktu karyawan, sehingga mereka dapat fokus pada fungsi pekerjaan yang lebih bermakna dan memuaskan.

Satu tantangan besar dalam WFM adalah memenuhi kebutuhan pekerja tanpa meja. Karyawan ini sering menghadapi tingkat turnover yang tinggi dan mungkin tidak memiliki kesempatan atau keinginan untuk mengikuti pelatihan perangkat lunak yang intensif. Masuklah generative AI. Bayangkan sebuah dunia di mana semua fungsi manajemen tenaga kerja dan keahlian mendalam tentang manajemen kepatuhan atau kebijakan perusahaan dapat diakses melalui percakapan sederhana. Tidak ada menu, tidak ada antarmuka yang rumit—hanya dialog alami yang memahami dan melaksanakan permintaan. Ini adalah revolusioner untuk sejumlah besar pekerja shift yang biasanya lebih suka kesegeraan dan kesederhanaan.

Generative AI siap untuk mengubah pengalaman perangkat lunak, membawa era baru di mana WFM menjadi sangat intuitif bagi pekerja tanpa meja. Ini akan memberikan mereka akses ke fungsi WFM yang kuat dan mengakses keahlian mendalam melalui interaksi percakapan sederhana. Dengan mengambil kekuatan pemrosesan bahasa alami dan otomatisasi cerdas, generative AI tidak hanya memahami tetapi juga melaksanakan permintaan pengguna secara efektif.

Mari kita jelajahi tiga cara utama generative AI dapat memperbaiki proses WFM.

#1: Asisten Virtual yang Dapat Disesuaikan, Berpengetahuan, dan Dapat Ditindaklanjuti

Dari Siri hingga Alexa dan seterusnya, asisten virtual sudah memiliki kehadiran yang meluas dalam kehidupan sehari-hari—tetapi generative AI membuat mereka lebih kuat dan spesifik dalam fungsinya.

Ketika disematkan dalam solusi WFM, asisten virtual yang ditenagai AI dapat menyederhanakan proses pencarian informasi ahli menjadi percakapan sederhana berupa pertanyaan dan jawaban. Dengan akses ke basis pengetahuan di seluruh bisnis, platform WFM itu sendiri, dan sumber pihak ketiga yang dikurasi—seperti situs web .gov untuk pertanyaan kepatuhan—sebuah asisten generative AI dapat segera memperoleh wawasan waktu nyata yang langsung menjawab pertanyaan pengguna. Tidak hanya asisten virtual dapat mencari informasi, tetapi juga dapat segera melaksanakan tindakan berdasarkan informasi tersebut.

Pekerja shift, terutama mereka di industri jasa, tidak dapat terikat pada komputer atau tablet. Mereka tidak memiliki waktu untuk belajar menavigasi program perangkat lunak backend yang rumit. Sebuah asisten generative AI yang dapat disesuaikan, berpengetahuan, dan dapat ditindaklanjuti akan menyelesaikan masalah ini dengan memberdayakan pekerja untuk segera mengakses informasi yang mereka butuhkan dan bertindak secara mandiri berdasarkan informasi tersebut. Dengan demikian, ini akan meningkatkan keterampilan karyawan dan meningkatkan keterlibatan mereka dengan platform untuk mencapai produktivitas yang lebih besar.

Namun, ada risiko keamanan dan privasi yang terkait dengan asisten generative AI. Administrator harus memastikan bahwa antarmuka AI memberikan informasi kontekstual. Dengan cara itu, asosiasi tidak secara tidak sengaja diberikan informasi hanya untuk manajer, dan manajer tidak dikunci dari wawasan sensitif yang mungkin kritis untuk peran spesifik mereka.

Karena teknologi ini masih dalam tahap pengembangan awal, mereka juga membawa potensi untuk output yang salah, atau ‘halusinasi.’ Solusi yang memungkinkan data apa pun untuk dimasukkan dalam himpunan hasil berisiko paling tinggi. Cari solusi yang dengan hati-hati mengkurasi sumber data yang diizinkan diakses oleh asisten virtual, seperti situs web pemerintah tepercaya, termasuk Departemen Tenaga Kerja AS, dan pedoman tangan perusahaan serta pedoman kebijakan.

#2: Memfasilitasi Tindakan Karyawan

Tidak cukup bagi asisten generative AI untuk hanya menyebarkan informasi melalui platform WFM; program yang efektif juga harus membantu karyawan melaksanakan tugas WFM secara otomatis melalui perintah suara atau teks untuk meningkatkan produktivitas.

Karyawan dapat bertanya kepada sistem tentang shift yang tersedia minggu ini dan secara otomatis mengklaim shift. Manajer akan secara otomatis diberitahu tentang perubahan jadwal. Konsultasi dengan asisten virtual juga akan menjadi sangat penting bagi manajer, karena program dapat memberikan wawasan cepat tentang proses bisnis yang akan memungkinkan manajemen dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Ketika manajer memiliki akses instan ke wawasan ini, serta langkah-langkah berikutnya yang direkomendasikan, mereka akan kurang rentan terhadap kesalahan karena mereka memiliki semua sumber daya yang mereka butuhkan di depan mereka. Dengan cara ini, mereka dapat membimbing karyawan mereka dengan lebih baik dan mempersiapkan seluruh bisnis untuk sukses.

#3: Melatih dan Mengembangkan Karyawan

Mengajar karyawan baru dapat menjadi salah satu aspek paling memuaskan dari pekerjaan seorang manajer—tetapi juga dapat menjadi salah satu yang paling memakan waktu. Pekerja tanpa meja di industri yang intensif tenaga kerja seringkali kekurangan keahlian teknis dan mungkin mengalami kesulitan belajar teknologi baru, terutama jika teknologi tersebut diperkenalkan untuk menggantikan sistem yang mungkin mereka gunakan selama bertahun-tahun.

Generative AI memiliki potensi untuk lebih lanjut menyederhanakan pembelajaran dan pengembangan karyawan dengan memungkinkan karyawan bertanya dan melaksanakan tindakan melalui perintah sederhana. Manajer dapat mendapatkan panduan langkah demi langkah untuk melakukan tugas WFM kunci seperti membuat jadwal atau menyetujui pengecualian punch. Karyawan dapat mendapatkan panduan tentang cara mengirim preferensi jadwal mereka, mengubah ketersediaan mereka, mengklaim shift terbuka, meminta waktu libur, dan banyak tugas kunci lainnya. Karyawan dan manajer dapat mendapatkan jawaban yang disesuaikan berdasarkan buku pedoman karyawan perusahaan, standar tenaga kerja, dan konten pelatihan.

Karyawan dan manajer mendapatkan jawaban yang jelas dan langsung, dan sistem dapat secara otomatis melaksanakan tindakan berdasarkan jawaban, mengurangi risiko kesalahan dan membantu karyawan menjadi lebih produktif dalam pekerjaan mereka.

Hal-Hal yang Perlu Dipertimbangkan: Berhati-Hati dengan Generative AI

Generative AI memiliki potensi yang tidak dapat disangkal untuk mengubah proses kerja kita, tetapi juga menimbulkan kekhawatiran tentang manajemen perubahan. Bisnis harus memiliki komitmen dari manajer dan membantu mereka memahami bahwa AI dimaksudkan untuk mendukung mereka sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan mereka secara efektif: memfasilitasi pengambilan keputusan, menghabiskan lebih banyak waktu untuk melatih dan mengembangkan tim mereka, dan meningkatkan kualitas interaksi pelanggan.

Sementara beberapa pemimpin teknologi telah mengungkapkan kekhawatiran tentang perkembangan generative AI yang cepat, jelas ada kebutuhan yang meningkat akan teknologi semacam ini, terutama di industri yang intensif tenaga kerja seperti ritel dan hospitalitas. Seperti halnya teknologi baru, akan ada hambatan yang harus diatasi ketika mengadopsi generative AI, tetapi banyak bisnis sudah menciptakan fondasi dengan memanfaatkan AI dalam proses manajemen tenaga kerja mereka. Solusi WFM yang mencakup beberapa teknik AI, seperti pembelajaran mesin, optimisasi, dan generative AI, dapat membantu bisnis mengubah efisiensi tenaga kerja dan keterlibatan karyawan.