Τι είναι η Αυτοματοποίηση Ρομποτικών Διαδικασιών (RPA);

Ένα μεγάλο μέρος της δουλειάς που κάνουν οι άνθρωποι κάθε μέρα δεν περιλαμβάνει καμία από τις δημιουργικές τους ικανότητες ή τις μοναδικές τους δεξιότητες, είναι εξαιρετικά TEDIOUS και απλές εργασίες όπως η ταξινόμηση email και μηνυμάτων, η ενημέρωση elektronikων φύλλων, η επεξεργασία συναλλαγών και πολλά άλλα. Η Αυτοματοποίηση Ρομποτικών Διαδικασιών (RPA) είναι μια αναδυόμενη τεχνολογία που συχνά αξιοποιεί аспектς της τεχνητής νοημοσύνης για να αυτοματοποιήσει αυτές τις εργασίες, με στόχο να επιτρέψει στους εργαζόμενους να αφοσιωθούν σε πιο σημαντικές εργασίες. Η RPA μπορεί να επιτευχθεί με μια ποικιλία διαφορετικών τεχνικών, εργαλείων και αλγορίθμων, και οι σωστές εφαρμογές της RPA μπορούν να φέρουν πολλά οφέλη στις οργανώσεις.

Τι είναι η Αυτοματοποίηση Ρομποτικών Διαδικασιών (RPA);

Παρά το ότι έχει το όνομα “ρόμποτ” μέσα του, η Αυτοματοποίηση Ρομποτικών Διαδικασιών δεν έχει καμία σχέση με φυσικά ρομπότ. Αντίθετα, τα ρομπότ που αναφέρονται στην RPA είναι λογισμικά bots, και τα συστήματα RPA είναι ουσιαστικά μια συλλογή bots που εκτελούν συγκεκριμένες, συχνά TEDIOUS εργασίες. Τα bots RPA μπορούν να εκτελεστούν σε φυσικές ή εικονικές μηχανές, και μπορούν να οδηγηθούν να εκτελέσουν εργασίες από το χρήστη του λογισμικού. Οι διεπαφές RPA προορίζονται να επιτρέψουν ακόμη και σε άτομα που δεν είναι εξοικειωμένα με την κατασκευή των bots να ορίσουν μια σειρά εργασιών για το bot να εκτελέσει.

Όπως đã αναφερθεί προηγουμένως, ο κύριος σκοπός ενός RPA είναι να αυτοματοποιήσει τις πολλές επαναλαμβανόμενες, TEDIOUS εργασίες που οι άνθρωποι συχνά πρέπει να κάνουν σε ένα χώρο εργασίας. Η εξοικονόμηση χρόνου και πόρων είναι ο στόχος της RPA. Οι εργασίες που η RPA χρησιμοποιείται για να εκτελέσει πρέπει να είναι αρκετά απλές, με μια συγκεκριμένη σειρά βημάτων για να ακολουθηθούν για να ολοκληρωθεί η εργασία.

Πλεονεκτήματα της Αυτοματοποίησης Ρομποτικών Διαδικασιών (RPA)

Όταν χρησιμοποιηθεί σωστά, η τεχνολογία RPA μπορεί να απελευθερώσει χρόνο, προσωπικό και πόρους, επιτρέποντας να εφαρμοστούν σε πιο σημαντικές εργασίες και προκλήσεις. Η RPA μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ενεργοποιήσει καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών με τη διαχείριση των πρώτων αλληλεπιδράσεων με τους πελάτες και την κατεύθυνσή τους στον σωστό агент εξυπηρέτησης πελατών. Τα συστήματα RPA μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να βελτιώσουν τον τρόπο με τον οποίο συλλέγονται και χειρίζονται τα δεδομένα. Για παράδειγμα, όταν συμβαίνουν συναλλαγές, μπορούν να ψηφιοποιηθούν και να εισαχθούν αυτόματα σε μια βάση δεδομένων.

Τα συστήματα RPA μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να διασφαλίσουν ότι οι λειτουργίες μιας επιχείρησης συμμορφώνονται με καθιερωμένα πρότυπα και κανονισμούς. Η RPA μπορεί επίσης να μειώσει σημαντικά τις ταχύτητες σφάλματος ανθρώπων και να καταγράψει τις ενέργειες που έχουν ληφθεί, ώστε αν το σύστημα παράγει σφάλμα, τα γεγονότα που οδήγησαν στο σφάλμα μπορούν να αναγνωριστούν εύκολα. Τελικά, τα πλεονεκτήματα της RPA εφαρμόζονται σε κάθε περίπτωση όπου μια διαδικασία μπορεί να γίνει πιο αποτελεσματική με την αυτοματοποίηση πολλών από τα βήματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή της.

Πώς Λειτουργεί η Αυτοματοποίηση Ρομποτικών Διαδικασιών (RPA)

Οι ακριβείς μέθοδοι που χρησιμοποιούν τα πλαίσια και τα bots RPA για να εκτελέσουν τις εργασίες τους ποικίλλουν, αλλά συχνά χρησιμοποιούν κάποιες τεχνικές μάθησης μηχανής και αλγόριθμους AI, καθώς και αλγόριθμους οπτικής αναγνώρισης.

Οι τεχνικές μάθησης μηχανής και AI μπορεί να χρησιμοποιηθούν για να επιτρέψουν στα bots να μάθουν ποιες ενέργειες συσχετίζονται με τους στόχους που έχουν οριστεί από τον χειριστή. Ωστόσο, τα πλαίσια RPA συχνά εκτελούν τις περισσότερες από τις ενέργειές τους σύμφωνα με κανόνες, και ως αποτέλεσμα, λειτουργούν περισσότερο σαν παραδοσιακά προγράμματα παρά σαν AI. Ως αποτέλεσμα, υπάρχει κάποια συζήτηση σχετικά με το αν τα συστήματα RPA πρέπει να ταξινομηθούν ως συστήματα AI.

Παρά ταύτα, η RPA συχνά λειτουργεί σε συνδυασμό με τεχνολογίες και αλγόριθμους AI. Τα βαθιά νευρωνικά δίκτυα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να ερμηνεύσουν σύνθετα δεδομένα εικόνας και κειμένου, επιτρέποντας στα bots να καθορίσουν ποιες ενέργειες πρέπει να ληφθούν για να χειριστούν αυτά τα δεδομένα με τον τρόπο που έχει οριστεί από το χρήστη, ακόμη και αν οι ενέργειες που λαμβάνονται από το bot είναι αυστηρά βασισμένες σε κανόνες. Για παράδειγμα, τα convolutional νευρωνικά δίκτυα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επιτρέψουν σε ένα δίκτυο να ερμηνεύσει εικόνες σε μια οθόνη και να αντιδράσει με βάση τον τρόπο με τον οποίο αυτές οι εικόνες ταξινομούνται.

Ποίες Διαδικασίες Μπορούν να Χειριστούν από την RPA;

Παραδείγματα εργασιών που μπορούν να χειριστούν από συστήματα RPA περιλαμβάνουν βασική διαχείριση δεδομένων, επεξεργασία συναλλαγών και επικοινωνία με άλλα ψηφιακά συστήματα. Ένα σύστημα RPA θα μπορούσε να οριστεί για να συλλέξει δεδομένα από συγκεκριμένες πηγές ή να καθαρίσει δεδομένα που έχουν ληφθεί. Γενικά, υπάρχουν τέσσερις προϋποθέσεις που μια εργασία πρέπει να πληροί για να είναι καλή υποψήφια για αυτοματοποίηση με RPA.

Πρώτα, η διαδικασία πρέπει να είναι βασισμένη σε κανόνες, με πολύ συγκεκριμένες οδηγίες και γεγονότα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να καθορίσουν τι να κάνουν με τις πληροφορίες που συναντά το σύστημα. Δεύτερον, η διαδικασία πρέπει να συμβαίνει σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα ή να έχει μια ορισμένη συνθήκη έναρξης. Τρίτον, η διαδικασία πρέπει να έχει σαφείς εισόδους και εξόδους. Τέταρτον, η εργασία πρέπει να έχει όγκο, πρέπει να ασχοληθεί με một σημαντική ποσότητα πληροφοριών και να απαιτεί einen σημαντικό χρόνο για να ολοκληρωθεί, ώστε να έχει νόημα να αυτοματοποιηθεί η διαδικασία.

Βασισμένοι σε αυτές τις αρχές, ας εξετάσουμε κάποιες πιθανές περιπτώσεις χρήσης της RPA.

Ένας τρόπος με τον οποίο η RPA θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί είναι για να επιταχύνει τη διαδικασία χειρισμού επιστροφών πελατών. Οι επιστροφές είναι συνήθως μια δαπανηρή και χρονοβόρα επιχείρηση. Όταν ζητηθεί μια επιστροφή, ο πράκτορας εξυπηρέτησης πελατών πρέπει να στείλει eine σειρά μηνυμάτων που επιβεβαιώνουν την επιστροφή και τον τρόπο με τον οποίο ο πελάτης θέλει να του επιστραφούν τα χρήματά του, να ενημερώσει το τρέχον απόθεμα στο σύστημα και στη συνέχεια, μετά την πληρωμή στον πελάτη, να ενημερώσει τις πωλήσεις. Πολύ από αυτά θα μπορούσε να χειριστεί από μια RPA που καθορίζει ποια αντικείμενα επιστρέφονται και πώς ο πελάτης θέλει να του επιστραφούν τα χρήματά του. Η RPA θα χρησιμοποιούσε απλώς κανόνες που λαμβάνουν ως εισόδους το προϊόν που επιστρέφεται και τις πληροφορίες του πελάτη και εξόδους ένα πλήρες έγγραφο επιστροφής που ο πράκτορας θα έπρεπε απλώς να ρίξει μια ματιά και να εγκρίνει.

Άλλη μια πιθανή περίπτωση χρήσης της RPA είναι για εμπόρους που θα ήθελαν να αυτοματοποιήσουν certains аспектς της διαχείρισης της αλυσίδας εφοδιασμού. Η RPA θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για να διατηρήσει τα αντικείμενα σε απόθεμα, ελέγχοντας τα επίπεδα αποθέματος κάθε φορά που πωλείται ένα αντικείμενο και όταν το απόθεμα πέσει κάτω από ένα συγκεκριμένο όριο, οι παραγγελίες για αντικατάσταση θα μπορούσαν να γίνουν.

Μειονεκτήματα της Αυτοματοποίησης Ρομποτικών Διαδικασιών (RPA)

Ενώ τα συστήματα RPA έχουν το δυναμικό να σώσουν χρόνο, χρήματα και προσπάθεια για τις εταιρείες που τα χρησιμοποιούν, δεν είναι κατάλληλα για κάθε εργασία. Οι εφαρμογές RPA μπορεί να αποτύχουν συχνά λόγω των περιορισμών του συστήματος στο οποίο λειτουργούν. Αν δεν σχεδιαστούν και εφαρμοστούν σωστά, τα συστήματα RPA μπορούν επίσης να ενισχύσουν τα υπάρχοντα προβλήματα, καθώς λειτουργούν με βάση κανόνες που μπορεί να παύσουν να ισχύουν καθώς εξελίσσονται οι καταστάσεις. Για παράδειγμα, αν ένα σύστημα RPA οριστεί να παραγγέλλει αντικαταστάσεις αντικειμένων κάθε φορά που το απόθεμα πέσει πολύ χαμηλά, μπορεί να μην είναι σε θέση να προσαρμοστεί στις μεταβολές της ζήτησης και να συνεχίσει να παραγγέλλει μεγάλες παρτίδες προϊόντων ακόμη και όταν η συνολική ζήτηση για αυτά τα προϊόντα μειώνεται. Η κλιμάκωση των πλατφορμών RPA σε μια εταιρεία επίσης αποδεικνύεται να είναι δύσκολη, καθώς όσο περισσότερο μια система γίνεται βασισμένη σε κανόνες, τόσο λιγότερο ευέλικτη γίνεται.

Επιπλέον, η εγκατάσταση χιλιάδων bots σε ένα σύστημα μπορεί να είναι πολύ πιο χρονοβόρα και δαπανηρή από το αναμενόμενο, потенτικά τόσο δαπανηρή που οι οικονομικές επιπτώσεις των συστημάτων RPA μπορούν να είναι δύσκολο να προβλεφθούν και η σχέση μεταξύ αυτοματοποίησης και μείωσης κόστους δεν είναι μια γραμμική σχέση. Η αυτοματοποίηση του 30% μιας εργασίας δεν θα μειώσει απαραίτητα το κόστος μιας εταιρείας κατά 30%.