Η Smartsheet παρουσιάζει το vsActual και έναν γράφο εκτέλεσης για την εταιρική ΤΝ

Η ΤΝ μπορεί να βοηθήσει μια ομάδα να ολοκληρώνει εργασίες ταχύτερα, χωρίς όμως να βοηθά τον οργανισμό να υλοποιήσει τη στρατηγική του. Η Smartsheet επιχειρεί να καλύψει αυτό το κενό με το vsActual, ένα νέο αυτόνομο προϊόν σχεδιασμού και εκτέλεσης, εγγενώς σχεδιασμένο για την ΤΝ, που παρουσιάστηκε στο συνέδριο πελατών ENGAGE 2026.

Παράλληλα με το vsActual, η εταιρεία ανακοίνωσε εξειδικευμένους πράκτορες, επαναλαμβανόμενες ροές εργασίας με πράκτορες, νέες διασυνδέσεις και πρόσθετους ελέγχους ασφαλείας. Συνολικά, οι ενημερώσεις στοχεύουν στο να δώσουν στην ΤΝ σαφέστερη εικόνα για το πώς αλληλεξαρτώνται τα έργα, οι άνθρωποι, οι προϋπολογισμοί και οι επιχειρηματικές προτεραιότητες — και να επισημαίνουν πότε η πραγματική εργασία αρχίζει να αποκλίνει από το εγκεκριμένο σχέδιο.

Το vsActual συνδέει τη στρατηγική με τις εργασίες που βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη

Το vsActual έχει σχεδιαστεί ώστε να λειτουργεί με τα συστήματα που χρησιμοποιούν ήδη οι ομάδες, χωρίς να απαιτείται να μεταφέρουν κάθε δραστηριότητα σε ένα νέο εργαλείο διαχείρισης έργων. Η Smartsheet αναφέρει ότι έχει σχεδιαστεί για να αντλεί πληροφορίες από χρηματοοικονομικές πλατφόρμες, πλατφόρμες ανθρώπινου δυναμικού, πελατών και υπηρεσιών, όπως οι Oracle, SAP, Workday, Salesforce, Jira και ServiceNow.

Αφετηρία είναι η ίδια η στρατηγική. Το προϊόν μετατρέπει σχέδια από παρουσιάσεις, έγγραφα προϋπολογισμού ή υπολογιστικά φύλλα σε ένα δυναμικό σχέδιο με στόχους, χρονοδιαγράμματα και περιορισμούς, όπως οι δαπάνες και η διαθέσιμη στελέχωση. Στη συνέχεια, τα νέα αιτήματα μπορούν να αξιολογούνται με βάση αυτές τις προτεραιότητες.

Οι δυνατότητες σχεδιασμού σεναρίων έχουν στόχο να δείχνουν τις επιπτώσεις μιας απόφασης στον προϋπολογισμό και στη διαθέσιμη δυναμικότητα, προτού την εγκρίνει κάποιο στέλεχος. Μόλις επιλεγεί ένα σενάριο, γίνεται το επίσημο σχέδιο αναφοράς. Στη συνέχεια, οι πράκτορες συγκρίνουν τις εργασίες που βρίσκονται σε εξέλιξη με αυτό το σχέδιο, εντοπίζουν καθυστερήσεις που αρχίζουν να διαφαίνονται ή συγκρούσεις πόρων και συντάσσουν εκτελεστικές περιλήψεις με βάση τα υποκείμενα δεδομένα.

«Κάθε εταιρεία έχει μια στρατηγική. Αυτές που πετυχαίνουν είναι εκείνες των οποίων το έργο την υλοποιεί στην πράξη», δήλωσε ο Rajeev Singh, διευθύνων σύμβουλος της Smartsheet. Περιέγραψε το vsActual ως έναν τρόπο να γεφυρωθεί η απόσταση ανάμεσα στα σχέδια και στα πραγματικά αποτελέσματα.

Ένα βασικό όριο εξακολουθεί να αφορά τους ανθρώπους: η εταιρεία αναφέρει ότι οι πράκτορες δεν μπορούν να αλλάζουν αυτόνομα το σχέδιο και ότι οι προτάσεις συνοδεύονται από αιτιολόγηση, ώστε να τις εξετάζουν τα στελέχη. Η ανακοίνωση καλεί τους πελάτες να εγγραφούν για να λαμβάνουν ενημερώσεις, αλλά δεν προσδιορίζει πότε θα διατεθεί γενικά το vsActual ούτε την τιμή του.

Ο γράφος εκτέλεσης παρέχει επιχειρηματικό πλαίσιο

Πίσω από το vsActual βρίσκεται ο γράφος εκτέλεσης της Smartsheet, ο οποίος χαρτογραφεί τις σχέσεις από επιμέρους εργασίες έως έργα και προγράμματα και, τελικά, στρατηγικούς στόχους. Η εταιρεία αναφέρει ότι αξιοποιεί 20 χρόνια γνώσης γύρω από τις ροές εργασίας, εκατομμύρια έργα και εννέα πεταμπάιτ δεδομένων.

Η τεχνική προσέγγιση υπερβαίνει τη συλλογή εγγράφων για ένα chatbot. Ένα χρήσιμο μοντέλο εκτέλεσης πρέπει να αποτυπώνει τις σχέσεις: ποια πρωτοβουλία εξαρτάται από ένα έργο που έχει καθυστερήσει, ποιες ομάδες μοιράζονται περιορισμένους πόρους, ποιος είναι υπεύθυνος για μια απόφαση και ποια δικαιώματα ή εγκρίσεις περιορίζουν το επόμενο βήμα. Η Smartsheet αναφέρει ότι ο γράφος ενσωματώνει αυτές τις λειτουργικές σχέσεις και τις απαιτήσεις διακυβέρνησης.

Για παράδειγμα, μια καθυστέρηση σε ένα ορόσημο μπορεί να είναι διαχειρίσιμη μεμονωμένα, αλλά να καταστεί κρίσιμη όταν πολλές χρηματοδοτούμενες πρωτοβουλίες εξαρτώνται από την ίδια ομάδα. Η σύνδεση χρονοδιαγραμμάτων, δυναμικότητας και στρατηγικών προτεραιοτήτων θα μπορούσε να αποκαλύψει αυτή τη σύγκρουση νωρίτερα απ’ ό,τι οι ξεχωριστοί πίνακες εργαλείων. Η χρησιμότητα της πρότασης εξακολουθεί να εξαρτάται από την πληρότητα και την επικαιρότητα των συνδεδεμένων αρχείων.

Η υπάρχουσα αρχιτεκτονική AI της Smartsheet συνδυάζει ήδη το επίπεδο νοημοσύνης και το γράφημα γνώσης της με μοντέλα θεμελίωσης που παρέχονται μέσω των Azure OpenAI και Amazon Bedrock. Η δημόσια τεκμηρίωσή της περιγράφει αυτή την προσέγγιση ως προσθήκη εξειδικευμένου για την εργασία πλαισίου πάνω στα γενικά μοντέλα. Ο νέος γράφος εκτέλεσης επεκτείνει την έμφαση της εταιρείας στο πλαίσιο, εντάσσοντάς το στον σχεδιασμό και στην εκτέλεση· η ανακοίνωση δεν κατονομάζει κάποιο νέο μοντέλο θεμελίωσης που έχει εκπαιδευτεί εκ νέου ούτε δημοσιεύει συγκριτικά σημεία αναφοράς επιδόσεων.

Νέοι πράκτορες αναλαμβάνουν τη δημιουργία έργων και τους επαναλαμβανόμενους ελέγχους

Η παράλληλη έκδοση της πλατφόρμας εισάγει ροές εργασίας με πράκτορες, οι οποίες μετατρέπουν οδηγίες σε φυσική γλώσσα σε επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως η προετοιμασία εβδομαδιαίας σύνοψης έργου ή ο έλεγχος κινδύνων και εξαρτήσεων. Τα αποτελέσματα αποστέλλονται στους αρμόδιους χωρίς να χρειάζεται κάποιος να επαναλαμβάνει το αίτημα κάθε φορά.

Κατά την κυκλοφορία αναφέρονται επίσης ως διαθέσιμοι δύο εξειδικευμένοι πράκτορες. Ο πράκτορας δημιουργίας κατασκευάζει δομές έργων — όπως φύλλα, πίνακες εργαλείων, αναφορές και αυτοματισμούς — με βάση έναν στόχο διατυπωμένο σε απλή γλώσσα. Ο πράκτορας ποιότητας δεδομένων εξετάζει φύλλα και επισημαίνει προβλήματα ανάλογα με τη σοβαρότητά τους, είτε κατόπιν αιτήματος είτε βάσει προγράμματος.

Αυτές οι δυνατότητες βασίζονται στα Smart Assist και στον διακομιστή Model Context Protocol της Smartsheet. Η υπάρχουσα τεκμηρίωση εξηγεί πώς ο ενσωματωμένος βοηθός και τα συμβατά εξωτερικά εργαλεία ΤΝ μπορούν να αναζητούν ζωντανά δεδομένα έργων και να εκτελούν ενέργειες με τη συγκατάθεση του χρήστη. Το MCP παρέχει ένα κοινό περιβάλλον διασύνδεσης· η περιβάλλουσα εφαρμογή εξακολουθεί να πρέπει να παρέχει το κατάλληλο πλαίσιο και να επιβάλλει τους ελέγχους πρόσβασης.

Η Smartsheet ανακοίνωσε επίσης εγγενείς διασυνδέσεις με τις ServiceNow, Microsoft Dynamics 365, HubSpot και Workday. Ένας ξεχωριστός πράκτορας διασυνδέσεων βρίσκεται σε πρώιμη πρόσβαση και αρχικά στοχεύει στα GitHub, Zendesk, Airtable και Monday.com. Έχει σχεδιαστεί ώστε οι πελάτες να μπορούν να ζητούν συνομιλιακά τη σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα.

Η διακυβέρνηση εντάσσεται στο επίπεδο εκτέλεσης

Καθώς οι πράκτορες αποκτούν τη δυνατότητα να ενεργούν, τα δικαιώματα πρόσβασης έχουν εξίσου μεγάλη σημασία με την ποιότητα των απαντήσεών τους. Η Smartsheet αναφέρει ότι άνθρωποι και πράκτορες χρησιμοποιούν το ίδιο γράφημα που υπόκειται σε κανόνες διακυβέρνησης, ενώ οι πράκτορες περιορίζονται στην πρόσβαση και στις αλλαγές που επιτρέπονται στο άτομο το οποίο εκπροσωπούν.

Στα νέα μέτρα ελέγχου περιλαμβάνεται η ροή συμβάντων ασφαλείας, η οποία αποστέλλει συμβάντα ελέγχου σε εργαλεία όπως το Splunk και το Microsoft Sentinel σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Η ταξινόμηση δεδομένων, που διατίθεται μέσω του Smartsheet Safeguard, επιτρέπει στους διαχειριστές να ορίζουν ετικέτες ευαισθησίας και να παρακολουθούν τη χρήση τους μέσω κεντρικών αναφορών και ενός ίχνους ελέγχου.

Η εταιρεία ανακοίνωσε επίσης την πιστοποίηση ISO/IEC 42001 για τη διαχείριση της τεχνητής νοημοσύνης, καθώς και αξιολόγηση ασφαλείας IRAP στην Αυστραλία. Αυτά αφορούν, αντίστοιχα, τη διαχείριση της τεχνητής νοημοσύνης σε επίπεδο οργανισμού και τα αξιολογημένα μέτρα ελέγχου ασφαλείας· δεν εγγυώνται την ορθότητα κάθε σύστασης που παράγεται από τεχνητή νοημοσύνη.

Το ευρύτερο Κέντρο εμπιστοσύνης της Smartsheet περιγράφει δικαιώματα πρόσβασης σε επίπεδο στοιχείου, ελέγχους ταυτότητας και δυνατότητες ελέγχου, ενώ αναφέρει ότι τα δεδομένα των πελατών δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση θεμελιωδών μοντέλων τρίτων. Αυτές οι δεσμεύσεις παρέχουν χρήσιμο πλαίσιο, ενώ οι νέες κυκλοφορίες προσθέτουν μέτρα ελέγχου ειδικά σχεδιασμένα για την κλιμάκωση της δραστηριότητας των πρακτόρων.

Για τις επιχειρήσεις, το βασικό ερώτημα είναι αν η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να διατηρεί μια χρήσιμη, ελεγχόμενη εικόνα της εκτέλεσης εργασιών σε κατακερματισμένα συστήματα. Η Smartsheet ποντάρει στο ότι η εμπειρία της στη διαχείριση εργασιών τής προσφέρει το απαραίτητο πλαίσιο για να το πετύχει. Η σημασία του vsActual θα εξαρτηθεί από το πόσο αποτελεσματικά μετατρέπει αυτό το πλαίσιο σε έγκαιρες αποφάσεις για τις προτεραιότητες, τους πόρους και τις διορθωτικές ενέργειες.