Το AI πρέπει να κάνει την επιχείρησή σας πιο εύκολη στη λειτουργία

Η AI θα πρέπει να κάνει την επιχείρησή σας πιο εύκολη στη λειτουργία. Αυτό αξίζει να είναι ένας σαφής στόχος όταν αποφασίζετε πού να τη χρησιμοποιήσετε.

Η μεγαλύτερη παραγωγή είναι χρήσιμη όταν η επιχείρηση χρειάζεται περισσότερη παραγωγή. Αλλά υπάρχει επίσης αξία στο να έχετε λιγότερα άλυτα ζητήματα να θυμάστε, λιγότερη διοικητική εργασία που κρέμεται πάνω από το βράδυ, και περισσότερη προσοχή διαθέσιμη για τη δουλειά που θέλατε αρχικά να κάνετε.

Η χρήση της AI για διοικητική εργασία έχει κάνει τη διαχείριση των επιχειρήσεών μου πιο ευχάριστη. Αυτό με ενδιαφέρει. Το να απολαμβάνετε την επιχείρηση που έχετε δημιουργήσει είναι μια απολύτως λογική ανταπόδοση της προσπάθειας που καταβάλατε για τη βελτίωσή της.

Καθώς οι πράκτορες γίνονται πιο ικανοί, οι ιδιοκτήτες έχουν περισσότερες επιλογές σχετικά με το ποιες ευθύνες θα παραχωρήσουν. Πρέπει να είμαστε εξίσου προσεκτικοί σχετικά με το τι θέλουμε να επιστρέψει σε εμάς.

Μια επιχείρηση μπορεί να πετύχει και να είναι ακόμη εξαντλητική στη λειτουργία

Σκεφτείτε έναν σχεδιαστή με αρκετούς πελάτες, καλές παραγγελίες και μια υπηρεσία που οι άνθρωποι είναι ευχαριστημένοι να πληρώνουν. Η εμπορική πλευρά λειτουργεί. Ωστόσο, η εβδομάδα μπορεί ακόμη να φαίνεται κατακερματισμένη από προτάσεις, ενημερώσεις έργων, ελλιπή αρχεία, τιμολόγια και όλες τις μικρές αποφάσεις που χρειάζονται για να διατηρηθεί η συνεργασία σε εξέλιξη.

Κάθε εργασία μπορεί να είναι διαχειρίσιμη. Μαζί, δημιουργούν μια επιχείρηση που χρειάζεται την προσοχή του ιδιοκτήτη σχεδόν παντού. Η ολοκλήρωση του σχεδίου δεν ολοκληρώνει τη δουλειά. Υπάρχει ακόμη κάτι προς αποστολή, έλεγχο, καταγραφή ή παρακολούθηση.

Αυτό είναι ένα χρήσιμο σημείο για να αξιολογήσετε την AI. Ποια επαναλαμβανόμενη υποχρέωση θα θέλατε να αντιμετωπίζεται πιο αξιόπιστα; Ποιο μέρος της εβδομάδας συνεχίζει να αφαιρεί την προσοχή σας από τη δουλειά που σας ενδιαφέρει;

Τα τρέχοντα εργαλεία δημιουργούνται όλο και περισσότερο γύρω από αυτές τις ερωτήσεις. Anthropic’s Σεπτέμβρια επέκταση του Claude για μικρές επιχειρήσεις συνδέει τις ροές εργασίας με λογισμικό που οι ιδιοκτήτες χρησιμοποιούν ήδη για πωλήσεις, οικονομικά και καθημερινές λειτουργίες. Υποστηρίζει επίσης προγραμματισμένη εργασία, με προεπιλεγμένη απαίτηση έγκρισης πριν από ενέργειες όπως αποστολή, ανάρτηση ή πληρωμή.

Το ενδιαφέρον μέρος είναι η καθημερινή εργασία που αυτά τα συστήματα σχεδιάζονται να διαχειρίζονται. Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης δεν χρειάζεται μια δραματική ιστορία μετασχηματισμού για να ωφεληθεί από το να έχει μια επαναλαμβανόμενη ευθύνη υπό καλύτερο έλεγχο.

Ολοκληρώστε την ευθύνη πίσω από την εργασία

Φανταστείτε έναν ιδιοκτήτη που θέλει βοήθεια στην παρακολούθηση ληξιπρόθεσμων τιμολογίων. Η ζήτηση από έναν πράκτορα να γράψει υπενθυμίσεις πληρωμής είναι εύκολη. Αλλά η σύνταξη των μηνυμάτων είναι μόνο ένα μέρος της ευθύνης.

Κάποιος πρέπει να καθορίσει ποια τιμολόγια είναι πραγματικά ληξιπρόθεσμα, να ελέγξει αν έχει ληφθεί η πληρωμή, να λογαριάσει τυχόν συμφωνία που έχει ήδη γίνει με τον πελάτη, και να αποφασίσει ποιες υπενθυμίσεις είναι κατάλληλες. Μετά την αποστολή ενός μηνύματος, κάποιος εξακολουθεί να πρέπει να γνωρίζει τι συνέβη στη συνέχεια.

Μια χρήσιμη ροή εργασίας θα ετοίμαζε μια ελεγμένη λίστα, θα συντάσσει τις κατάλληλες παρακολουθήσεις για έγκριση, και θα διατηρεί τα άλυτα στοιχεία ορατά. Εάν τα αρχεία διαφωνούν ή ένας πελάτης αμφισβητεί μια χρέωση, θα μεταφέρει αυτήν την εξαίρεση στον ιδιοκτήτη με αρκετό πλαίσιο για να λάβει απόφαση.

Ο ιδιοκτήτης εξακολουθεί να έχει δουλειά. Μπορεί να εξετάσει μια προετοιμασμένη απόφαση και να αντιμετωπίσει τις εξαιρέσεις αντί να ανασυνθέτει την κατάσταση από διασκορπισμένα αρχεία κάθε φορά.

Anthropic’s Αύγουστος κυκλοφορία της χρήσης υπολογιστή, του Skills API και του Files API περιγράφει τα συστατικά πίσω από αυτό το είδος ροής εργασίας: λειτουργία λογισμικού, ακολούθηση αποθηκευμένης διαδικασίας, ανάγνωση εγγράφων και επιστροφή ολοκληρωμένων αρχείων. Η σύνδεση αυτών των δυνατοτήτων δίνει στους δημιουργούς περισσότερους τρόπους να μεταφέρουν μια εργασία μέσω των εφαρμογών όπου πραγματοποιείται η εργασία.

Αν αυτό βοηθά εξαρτάται από το τι ζητάτε από το σύστημα να ολοκληρώσει. Ένας φάκελος γεμάτος επεξεργασμένες υπενθυμίσεις μπορεί να αφήσει την ευθύνη εξ ολοκλήρου σε εσάς. Μια σαφής καταγραφή του τι χρειάζεται την έγκρισή σας και τι παραμένει εκκρεμές μπορεί να το κάνει πιο εύκολο στη διαχείριση.

Αυτό είναι το σημείο όπου η προτροπή γίνεται δεξιότητα διαχείρισης. Ορίστε το αποτέλεσμα με βάση την ευθύνη που θέλετε να διαχειριστεί. Δώστε στον πράκτορα ένα πρότυπο ολοκλήρωσης που να έχει νόημα για την επιχείρηση.

Μετρήστε τη δουλειά που σας επιστρέφει η AI

Να είστε ειλικρινείς σχετικά με το τι απαιτείται για να χρησιμοποιήσετε το αποτέλεσμα.

Ένας πράκτορας μπορεί να ετοιμάσει μια αναφορά γρήγορα, αλλά αν πρέπει να ανοίξετε ξανά κάθε πηγή, να διορθώσετε τους υπολογισμούς και να καταλάβετε τι προσπαθεί να σας πει η αναφορά, αυτή η προσπάθεια ανήκει στην αξιολόγησή σας. Το ίδιο ισχύει για την επισκευή μιας σπασμένης σύνδεσης ή την εξήγηση της ίδιας εξαίρεσης ξανά την επόμενη εβδομάδα.

Η ανασκόπηση είναι απαραίτητη για πολλές εργασίες. Το ερώτημα είναι αν η ανασκόπηση είναι διαχειρίσιμη και αν όλη η διαδικασία βελτιώνεται σε σχέση με ό,τι κάνατε πριν. Μια ροή εργασίας μπορεί να αφήσει την τελική απόφαση σε εσάς, αφαιρώντας μεγάλο μέρος της προετοιμασίας γύρω από αυτήν.

Δείτε μερικές πραγματικές εκτελέσεις. Πόσο συχνά έπρεπε να παρεμβείτε; Μπορούσατε να κατανοήσετε τις εξαιρέσεις; Ήρθε το αποτέλεσμα όταν ήταν χρήσιμο; Υπήρχε ακόμη κάτι σημαντικό που έπρεπε να θυμάστε εκτός του συστήματος;

Αυτές οι απαντήσεις σας λένε περισσότερα για την αξία της ροής εργασίας παρά το ότι παρακολουθείτε την παραγωγή ενός εντυπωσιακού πρώτου αποτελέσματος. Σας δείχνουν επίσης τι πρέπει να απλοποιήσετε. Ίσως η ανάθεση είναι πολύ ευρεία. Ίσως ο πράκτορας χρειάζεται καλύτερη πηγή. Ίσως μια επαναλαμβανόμενη εξαίρεση είναι εύκολο να λυθεί μόλις πάρετε την υποκείμενη επιχειρηματική απόφαση.

Ένα σύστημα που μπορείτε να καταλάβετε και να διατηρήσετε αξίζει περισσότερο από ένα πολύπλοκο που διστάζετε να αγγίξετε. Η συντήρησή του γίνεται επίσης μέρος της εργασιακής σας εβδομάδας.

Αποφασίστε για ποιο σκοπό προορίζεται η αποκατεστημένη χωρητικότητα

Έχω υποστηρίξει ότι η καλύτερη AI θα κάνει επιχειρήσεις ενός ατόμου αξίας εκατομμυρίων δολαρίων πιο εφικτές. Η επέκταση του τι μπορεί να παραδώσει ένας ιδιοκτήτης δημιουργεί χώρο για ανάπτυξη. Αυτό παραμένει μια συναρπαστική δυνατότητα.

Το τι θα κάνετε με αυτόν τον χώρο εξακολουθεί να είναι δική σας απόφαση.

Μπορείτε να αναλάβετε έναν ακόμη πελάτη. Μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στη βελτίωση της υπηρεσίας για τους πελάτες που ήδη έχετε. Μπορείτε τελικά να αναπτύξετε το προϊόν που συνεχώς αναβάλλετε, ή να αφήσετε αρκετό χώρο στην εβδομάδα για να σκεφτείτε πού κατευθύνεται η επιχείρηση.

Μπορείτε επίσης να ολοκληρώνετε τη δουλειά νωρίτερα. Δεν υπάρχει υποχρέωση να γεμίσετε κάθε αποκατεστημένη ώρα με άλλη δέσμευση. Μια επιχείρηση που υποστηρίζει τη ζωή σας και παραμένει διαχειρίσιμη είναι κάτι που αξίζει να χτίσετε.

Κάντε αυτή την πρόθεση μέρος της ανάθεσης. Αν ο στόχος είναι να διατηρήσετε το απόγευμα της Παρασκευής ελεύθερο από τυπική διοικητική εργασία, αξιολογήστε αν το σύστημα σας βοηθά σε αυτό. Αν ο στόχος είναι να δώσετε στην εργασία για τους πελάτες την πλήρη προσοχή σας, εξετάστε τις διακοπές και τις άλυτες υποχρεώσεις που αφαιρεί.

Η AI μας δίνει περισσότερους τρόπους να διαμορφώσουμε τη δουλειά γύρω από μια επιχείρηση. Χρησιμοποιήστε αυτή τη δυνατότητα για να χτίσετε μια που θέλετε να συνεχίσετε να λειτουργεί.