Co je Robotic Process Automation (RPA)?

Velká část práce, kterou lidé dělají každý den, nevyžaduje žádnou kreativitu nebo jedinečné dovednosti, ale jsou to spíše jednoduché a opakující se úkoly, jako je třídění e-mailů a zpráv, aktualizace tabulek, zpracování transakcí a další. Robotic Process Automation (RPA) je technologický nástroj, který často využívá prvky umělé inteligence k automatizaci těchto úkolů, s cílem umožnit pracovníkům věnovat pozornost důležitějším úkolům. RPA lze dosáhnout pomocí různých technik, nástrojů a algoritmů, a správné uplatnění RPA může přinést organizacím mnoho výhod.

Co je Robotic Process Automation (RPA)?

Navzdory tomu, že název obsahuje slovo “robot”, nemá Robotic Process Automation nic společného s fyzickými roboty. Spíše se jedná o softwarové boty, a RPA systémy jsou vlastně jen sbírka botů, které provádějí specifické, často opakující se úkoly. RPA boty mohou běžet na fyzických nebo virtuálních strojích, a mohou být řízeny softwarem. RPA rozhraní jsou navržena tak, aby umožňovala i lidem, kteří nejsou seznámeni s konstrukcí botů, definovat sadu úkolů, které bot provede.

Jak již bylo zmíněno, hlavním účelem RPA je automatizovat mnoho opakujících se a jednoduchých úkolů, které lidé musí vykonávat v pracovním prostředí. Úsporou času a zdrojů je cílem RPA. Úkoly, které RPA provádí, musí být poměrně jednoduché, s konkrétními kroky, které je třeba provést.

Výhody Robotic Process Automation (RPA)

Při správném využití může technologie RPA uvolnit čas, personál a zdroje, aby se mohli věnovat důležitějším úkolům a výzvám. RPA lze použít k zlepšení zákaznického servisu, a to tak, že zpracovává první interakce se zákazníky a směruje je k příslušnému zákaznickému servisnímu agentovi. RPA systémy lze také použít k zlepšení sběru a zpracování dat. Například, když dochází k transakcím, mohou být digitálně zaznamenány a automaticky vloženy do databáze.

RPA systémy lze také použít k zajištění toho, aby operace podniku splňovaly stanovené standardy a předpisy. RPA může také významně snížit chybovost a zaznamenat provedené akce, aby se v případě chyby snadno identifikovaly události, které vedly k chybě. V konečném důsledku se výhody RPA vztahují na jakoukoli situaci, ve které lze proces učinit efektivnějším automatizací mnoha kroků potřebných k jeho dokončení.

Jak funguje Robotic Process Automation (RPA)

Konkrétní metody, které RPA platformy a boty používají k provedení úkolů, se liší, ale často využívají některé algoritmy strojového učení a umělé inteligence, jakož i algoritmy počítačového vidění.

Techniky strojového učení a umělé inteligence mohou být použity k tomu, aby boty se naučily, které akce jsou spojeny s cíli, které operátor definoval. Nicméně, RPA platformy často provádějí většinu svých akcí podle pravidel, a proto se chovají více jako tradiční programy než jako umělé inteligence. V důsledku toho existuje debata o tom, zda by se RPA systémy měly klasifikovat jako systémy umělé inteligence.

Nicméně, RPA často funguje ve spojení s technologiemi a algoritmy umělé inteligence. Deep neuronové sítě lze použít k interpretaci komplexních obrazových a textových dat, aby boty mohly určit, které akce je třeba provést k zpracování těchto dat podle specifikací uživatele, i když akce, které boty provádějí, jsou striktně založeny na pravidlech. Například, konvoluční neuronové sítě lze použít k tomu, aby síť mohla interpretovat obrázky na obrazovce a reagovat na základě toho, jak jsou tyto obrázky klasifikovány.

Jaké procesy lze zpracovat pomocí RPA?

Příklady úkolů, které lze zpracovat pomocí RPA systémů, zahrnují základní manipulaci s daty, zpracování transakcí a komunikaci s jinými digitálními systémy. RPA systém lze nastavit tak, aby sbíral data z konkrétních zdrojů nebo čistil data, která byla přijata. Obecně existují čtyři kritéria, která musí úkol splňovat, aby byl vhodným kandidátem pro automatizaci pomocí RPA.

První, musí proces být založen na pravidlech, s velmi specifickými instrukcemi a základními fakty, které lze použít k určení, co dělat s informacemi, se kterými systém pracuje. Druhé, proces by měl probíhat v konkrétních časech nebo mít definovatelnou startovací podmínku. Třetím, proces by měl mít jasná vstupní a výstupní data. Nakonec, úkol by měl mít objem, měl by se zabývat značným množstvím informací a vyžadovat dostatek času k dokončení, aby mělo smysl proces automatizovat.

Založeno na těchto principech, pojďme prozkoumat einige potenciální použití RPA.

Jedním ze způsobů, jak lze RPA použít, je urychlit proces zpracování zákaznických vrácení. Vrácení jsou obvykle nákladné a časově náročné. Když je požadováno vrácení, zákaznický servisní agent musí odeslat řadu zpráv, které potvrzují vrácení a způsob, jakým chce zákazník své peníze vrátit, aktualizovat aktuální zásoby v systému a poté, co provede platbu zákazníkovi, aktualizovat prodejní údaje. Velká část toho lze zpracovat pomocí RPA, která určí, které položky se vracejí a jak zákazník chce své peníze vrátit. RPA by pouze použila pravidla, která berou jako vstup produkt, který se vrací, a informace o zákazníkovi, a výstupem by byl kompletní dokument o vrácení, který by agent musel pouze prohlédnout a schválit.

Dalším potenciálním použitím RPA je pro prodejce, kteří chtějí automatizovat aspekty svého řízení dodavatelského řetězce. RPA lze použít k udržení položek ve skladu, kontrolou stavu zásob, kdykoli je položka prodána, a kdy stav zásob klesne pod určitou hranici, objednávky na náhradní položky lze provést.

Nevýhody Robotic Process Automation (RPA)

Přestože RPA systémy mají potenciál ušetřit firmám, které je používají, čas, peníze a úsilí, nejsou vhodné pro každý úkol. Implementace RPA mohou často selhat kvůli omezením systému, ve kterém fungují. Pokud nejsou správně navrženy a implementovány, RPA systémy mohou také zhoršit stávající problémy, protože fungují na základě pravidel, která mohou přestat být platná, jak se situace vyvíjí. Například, pokud je RPA systém instruován k objednání náhradních položek, kdykoli stav zásob klesne pod určitou hranici, nemusí být schopen přizpůsobit se fluktuacím poptávky a může pokračovat v objednávání velkých dávek produktů, i když celková poptávka po těchto produktech klesá. Škálování RPA platforem napříč firmou se také ukazuje jako obtížné, protože čím více je systém založen na pravidlech, tím méně flexibilní je.

Kromě toho, samotný proces instalace tisíců bot do systému může být mnohem více časově náročný a nákladný, než se očekávalo, potenciálně nákladný natolik, že úspory, které RPA systém přináší, nevyváží náklady na instalaci. Ekonomické dopady RPA systémů mohou být obtížně předpověditelné a vztah mezi automatizací a snížením nákladů není lineární. Automatizace 30% úkolu nemusí nutně snížit náklady firmy o 30%.