5 nejlepších řešení správy dokumentů AI (květen 2024)

V rychle se rozvíjející digitální éře podniky neustále hledají inovativní řešení, jak zefektivnit procesy správy dokumentů. Vzhledem k tomu, že umělá inteligence (AI) pokračuje v transformaci různých aspektů moderní práce, ukázaly se systémy pro správu dokumentů poháněné umělou inteligencí, které mění hru a nabízejí bezkonkurenční efektivitu, přesnost a bezpečnost. Tyto nástroje využívají sílu strojové učení, zpracování přirozeného jazykaa inteligentní automatizace pro zjednodušení vytváření, ukládání a získávání důležitých obchodních dokumentů.

Od inteligentní klasifikace a extrakce dokumentů až po bezproblémovou integraci se stávajícími pracovními postupy, tyto špičkové nástroje pro správu dokumentů AI nabízejí širokou škálu funkcí navržených tak, aby uspokojily různé obchodní potřeby. V tomto článku prozkoumáme nejlepší řešení správy dokumentů AI, která nově definují způsob, jakým organizace nakládají se svými digitálními aktivy, a umožňují vám činit informovaná rozhodnutí při výběru ideální platformy pro požadavky vaší organizace na správu dokumentů.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect je výkonné softwarové řešení pro snímání dokumentů a optické rozpoznávání znaků (OCR), které zjednodušuje proces zachycování, zpracování a distribuce dokumentů z různých zdrojů. Software je navržen tak, aby se bezproblémově integroval do stávajících pracovních postupů a podporoval širokou škálu typů a zdrojů dokumentů, jako jsou tiskové ovladače, složky, webové prohlížeče a e-mailové systémy.

Díky využití technologií AI a strojového učení DeskConnect automatizuje proces sběru dat rozpoznáním a extrakcí relevantních informací z dokumentů. Tato funkce výrazně snižuje potřebu ručního zadávání dat, šetří čas a minimalizuje riziko chyb. Pokročilé funkce OCR softwaru zajišťují vysokou přesnost při zpracování rastrovaných dokumentů, což z něj činí spolehlivou volbu pro podniky, které se zabývají rozmanitou řadou formátů dokumentů.

FabSoft také nabízí Document Companion s pokročilou integrací AI Chat poháněnou ChatGPT. Toto špičkové vylepšení nově definuje správu dokumentů tím, že zjednodušuje import a slučování dokumentů, nabízí okamžitý přístup k chatu s umělou inteligencí pro efektivní analýzu dokumentů a zajišťuje přesnost díky nejmodernější technologii OCR.

Klíčové vlastnosti FabSoft DeskConnect:

• Všestranná podpora dokumentů: Pojme tiskové ovladače, složky, webové prohlížeče, e-mailové systémy a další.
• Inteligentní extrakce dat: Využívá AI a strojové učení k automatickému rozpoznávání a extrahování dat z dokumentů.
• Vynikající výkon OCR: Poskytuje špičkovou přesnost pro rastrované dokumenty.
• Zjednodušená distribuce dokumentů: Automatizuje snímání a distribuci dokumentů do cloudových nebo místních řešení, včetně Microsoft OneDrive, SharePoint a Power Apps.
• Přizpůsobitelné API: Nabízí uživatelsky přívětivé rozhraní API, které umožňuje pluginům řídit doručování dokumentů a automatizovat akce a způsoby odesílání.
• Robustní bezpečnostní opatření: Implementuje funkce zabezpečení nejvyšší úrovně pro ochranu důvěrnosti dokumentů a omezení přístupu na oprávněné uživatele.

Uživatelsky přívětivé API FabSoft DeskConnect umožňuje podnikům vytvářet vlastní pracovní postupy a integrace a dále optimalizovat procesy zpracování dokumentů a extrakce dat. Robustní bezpečnostní opatření softwaru zajišťují, že citlivé dokumenty zůstanou důvěrné a přístupné pouze oprávněným pracovníkům.

2. DocuPhase

Zdroj: DocuPhase

DocuPhase je všeobjímající softwarové řešení pro správu dokumentů navržené k optimalizaci procesů ukládání, skenování, vyhledávání a archivace dokumentů pro podniky jakékoli velikosti. Tato platforma přesahuje možnosti jednoduché digitální kartotéky a nabízí funkce, které spravují, sledují a dokončují probíhající práci, což výrazně zvyšuje produktivitu.

Jednou z výjimečných funkcí DocuPhase je schopnost zachycování dat a načítání dokumentů pomocí umělé inteligence. Tyto inteligentní nástroje zjednodušují proces získávání důležitých informací z různých dokumentů a získávání dat ze starých souborů. Funkce řízené umělou inteligencí dokáže rychle prohledávat vícestránkové dokumenty, identifikovat a extrahovat relevantní informace, čímž eliminuje potřebu časově náročného ručního vyhledávání. Kromě toho funkce umělé inteligence a strojového učení platformy umožňují automatické směrování a indexování souborů, což uživatelům šetří drahocenný čas a úsilí.

Klíčové vlastnosti DocuPhase:

• Sběr dat s umělou inteligencí: Inteligentní extrakce základních informací z různých dokumentů.
• Efektivní načítání dokumentů: Rychlé a přesné načítání dat ze starých souborů pomocí pokročilých funkcí AI.
• Automatické směrování a indexování souborů: AI a automatizace založená na strojovém učení pro zjednodušenou organizaci dokumentů.
• Bezproblémová integrace: Kompatibilita s běžnými platformami, jako jsou systémy plánování podnikových zdrojů (ERP), pro větší všestrannost a omezení přepínání programů.
• Bezpečné cloudové řešení: Intuitivní rozhraní pro ukládání digitálních dokumentů a odstranění zbytečného papírování.
• Funkce pokročilého vyhledávání: Klíčová slova a konfigurovatelné vyhledávací nástroje pro rychlé vyhledávání dokumentů.
• Uživatelsky přívětivé rozhraní: Snadno naučitelný software s řízeným školením pro hladké začlenění a integraci pracovních postupů.

Povaha DocuPhase vstřícná k integraci umožňuje bezproblémové propojení s jinými běžnými platformami, jako jsou systémy ERP, což z něj činí všestranný nástroj pro každodenní operace. Tato integrace zkracuje čas, který uživatelé tráví přepínáním mezi programy, a zefektivňuje jejich pracovní postup. Cloudové řešení softwaru poskytuje bezpečné a intuitivní rozhraní pro ukládání digitálních dokumentů a efektivně eliminuje zbytečné papírování.

3. Fluix

Fluix je mobilní platforma pro správu dokumentů a pracovních toků přizpůsobená pro správu služeb v terénu. Tento inovativní software umožňuje podnikům bezpečně ukládat a přistupovat k důležitým dokumentům a formulářům v rámci centralizovaného úložiště. Tím, že poskytuje terénním servisním technikům a manažerům snadný přístup k základním souborům, a to i v místech s omezeným nebo žádným připojením k internetu, Fluix zjednodušuje práci na dálku a zvyšuje celkovou produktivitu.

Jednou z klíčových vlastností Fluix jsou jeho vlastní pracovní postupy, které podporují efektivní komunikaci a odpovědnost mezi členy týmu. Platforma umožňuje aktualizace v reálném čase a upozornění na nové úkoly, změny nebo důležité zprávy, což zajišťuje, že všechny zúčastněné strany zůstanou informovány a sladěny. Automatické směrování a indexování souborů Fluix výrazně snižuje manuální úsilí a umožňuje podnikům optimalizovat jejich pracovní postupy a zvýšit efektivitu.

Klíčové vlastnosti Fluix:

• Design pro mobily: Optimalizováno pro správu terénních služeb, umožňující bezpečné ukládání dokumentů a přístup na cestách.
• Centralizované úložiště dokumentů: Poskytuje jediné, snadno dostupné umístění pro kritické dokumenty týkající se oboru.
• Vlastní pracovní postupy: Usnadňuje komunikaci a odpovědnost mezi členy týmu prostřednictvím aktualizací a upozornění v reálném čase.
• Bezproblémová integrace: Kompatibilní s běžnými platformami, jako jsou systémy ERP, zjednodušuje každodenní operace a minimalizuje přepínání programů.
• Technologie OCR: Podporuje optické rozpoznávání znaků pro přesnou konverzi textových obrázků na strojově kódovaný text.
• Funkce chatu AI: Využívá technologii ChatGPT, nabízí okamžitý přístup k informacím souvisejícím s dokumentem a eliminuje ruční vyhledávání.
• Uživatelsky přívětivé nastavení: Jednoduchá konfigurace funkce OpenAI Chat v Document Companion.

Architektura Fluix přívětivá k integraci umožňuje bezproblémové propojení s dalšími převládajícími platformami, jako jsou systémy ERP. Tato integrace umožňuje podnikům zvládat každodenní operace efektivněji a snižuje čas strávený přepínáním mezi programy. Fluix navíc podporuje technologii OCR, která zajišťuje, že data přenášená do funkce chatu AI jsou přesná a komplexní pro podrobnou analýzu.

4. Soubory M.

M-Files je inteligentní platforma pro správu informací, která nabízí chytřejší přístup ke správě obsahu během celého životního cyklu. Bezproblémovým propojením obsahu a využitím inteligentní automatizace umožňuje M-Files znalostním pracovníkům být produktivnější poskytováním správných informací správným lidem ve správný čas.

Platforma poskytuje komplexní pohled na obsah napříč organizací bez nutnosti složité a nákladné migrace do jednoho úložiště. Řešení správy digitálních dokumentů M-Files se může pochlubit výkonnými funkcemi pro vyhledávání a načítání, které uživatelům umožňují rychle a snadno najít dokumenty, aniž by ztráceli čas hledáním ztracených souborů nebo se snažili zapamatovat si, kde bylo co uloženo. Platforma také zjednodušuje tvorbu dokumentů tím, že nabízí šablony, snadné pojmenování a ukládání funkcí a možnost odhalit skryté dokumenty a temná data prostřednictvím technologie s podporou AI.

Klíčové vlastnosti M-Files:

• Inteligentní správa informací: Kombinuje propojený obsah a inteligentní automatizaci pro zvýšení produktivity a poskytuje 360stupňové zobrazení obsahu.
• Rychlé vyhledávání a načítání: Umožňuje uživatelům rychle a snadno najít dokumenty, což šetří čas a námahu.
• Zjednodušené vytváření dokumentů: Nabízí šablony, snadné pojmenování a ukládání dokumentů a odhalování skrytých dokumentů a tmavých dat.
• Automatická shoda a zabezpečení: Zajišťuje soulad s firemními politikami a předpisy a poskytuje zabezpečení dat prostřednictvím přístupových práv a šifrování.
• Bezproblémová spolupráce: Umožňuje současně spoluvytvářet, komentovat a anotovat dokumenty.
• Integrace s oblíbenými nástroji: Nabízí integraci s Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook a dalšími široce používanými aplikacemi.
• Procesy poháněné umělou inteligencí: Využívá AI, jako je M-Files Aino, k uspořádání informací, pochopení kontextu dokumentu a interakci se znalostmi pomocí přirozeného jazyka.

Automatizační schopnosti M-Files zjednodušují soulad s firemními politikami a předpisy, zajišťují bezpečnost dat prostřednictvím přísných přístupových práv a podnikového šifrování a umožňují jednoduchou spolupráci prostřednictvím spoluvytváření, komentování a komentování dokumentů současně. M-Files, postavené na vysoce konfigurovatelné platformě, lze snadno přizpůsobit tak, aby splňovaly specifické obchodní potřeby prostřednictvím rozhraní API, šablon řešení a doplňků třetích stran.

5. SharePoint AI

Zdroj: Microsoft

Microsoft SharePoint je výkonná platforma pro spolupráci a správu dokumentů, která po integraci s technologiemi AI transformuje pracovní postupy, zlepšuje spolupráci a zvyšuje produktivitu organizací. Začleněním funkcí AI do SharePointu mohou podniky automatizovat procesy, zjednodušit správu dokumentů, zlepšit funkce vyhledávání a získat cenné poznatky z dat.

SharePoint AI umožňuje zaměstnancům pracovat chytřeji a rychleji a zároveň snižuje manuální úsilí a zvyšuje produktivitu. Platforma nabízí různé výhody, včetně inteligentní správy dokumentů, automatizace pracovních postupů, integrace chatbotů a prediktivní analýzy, což organizacím umožňuje optimalizovat operace, zlepšit spolupráci a zůstat konkurenceschopné v dnešním prostředí. SharePoint Premium, pokročilá platforma pro správu obsahu a zážitků, přináší umělou inteligenci, automatizaci a přidané zabezpečení do obsahu, zpracování a správy a pomáhá organizacím spravovat a chránit kritický obsah během celého životního cyklu.

Klíčové vlastnosti SharePoint AI:

• Inteligentní správa dokumentů: Zpracování dokumentů pomocí umělé inteligence, automatická klasifikace, extrakce a označování informací z dokumentů, což vede ke zvýšení efektivity a zefektivnění pracovních postupů.
• Automatizace pracovních postupů: Automatizace pracovních postupů vylepšená umělou inteligencí analyzuje historická data, učí se z minulých rozhodnutí a činí inteligentní rozhodnutí při automatizaci úloh a směrování dokumentů.
• Integrace chatbota: Chatboti s umělou inteligencí integrovaní do SharePointu umožňují zaměstnancům komunikovat se systémem prostřednictvím přirozeného jazyka a poskytují okamžité odpovědi a podporu.
• Prediktivní analýza: Využívá umělou inteligenci k analýze dat a poskytování cenných poznatků, což organizacím umožňuje činit rozhodnutí založená na datech a udržet si náskok.
• Pokročilá správa obsahu: Umělá inteligence, automatizace a přidané zabezpečení k obsahu, zpracování a správě, což organizacím pomáhá spravovat a chránit kritický obsah během celého životního cyklu.
• Řešení dokumentů s vysokou hodnotou: Nabízí řešení pro práci s dokumenty vysoké hodnoty, jako jsou smlouvy, výkazy práce, objednávky a faktury.

Inteligentní funkce správy dokumentů služby SharePoint AI umožňují automatickou klasifikaci, extrakci a označování informací z dokumentů, což vede ke zvýšení efektivity a zefektivnění pracovních postupů. Možnosti prediktivní analýzy platformy využívají AI k analýze dat a poskytují cenné poznatky, což organizacím umožňuje činit rozhodnutí založená na datech a udržet si náskok.

Zefektivněte svůj pracovní postup pomocí řešení správy dokumentů AI

V dnešním rychle se rozvíjejícím obchodním prostředí se řešení pro správu dokumentů založená na AI stala nezbytnými nástroji pro organizace, které chtějí zefektivnit své pracovní postupy, zlepšit spolupráci a zvýšit produktivitu. Řešení pro správu dokumentů AI, o kterých pojednává tento článek, nabízejí širokou škálu funkcí a schopností navržených tak, aby uspokojily různé obchodní potřeby.

Od inteligentní klasifikace a extrakce dokumentů až po bezproblémovou integraci se stávajícími pracovními postupy tyto nástroje využívají sílu umělé inteligence ke zjednodušení vytváření, ukládání a získávání důležitých obchodních dokumentů. Automatizací manuálních procesů, vylepšením vyhledávacích funkcí a poskytováním cenných informací umožňují tato řešení organizacím optimalizovat jejich provoz, snižovat náklady a řídit lepší rozhodování.