Rozdrobené digitální pracovní prostředí – je AI připravena vás odhalit?

SharePoint … ServiceNow … Salesforce … Workday … prakticky každá společnost na světě používá jednu nebo více z těchto podnikových softwarových platforem. Ve skutečnosti průměrný znalostní pracovník používá více než 11 různých aplikací každý den a 40 % používá ještě více. S tolik nástroji v provozu, je vhodné se zeptat: jak dobrá je tato „zaměstnanecká zkušenost“?

Zeptejte se kohokoli a pravděpodobně dostanete směs reakcí, od dobré po špatnou a ošklivou. Zaměstnanci již nejsou ochotni tento stav dále snášet. 43 % zaměstnanců uvádí, že hledání informací napříč různými systémy je obtížné. Oddělený průzkum zjistil, že téměř 70 % zaměstnanců tráví až 20 hodin týdně hledáním informací napříč nesouvisejícími systémy, místo aby se soustředili na smysluplnou práci.

To je více než jen stížnost na uživatelskou zkušenost. Je to rozpad toho, co nazývám zaměstnaneckou zkušeností – operačním systémem práce („EEOS of Work“). Bez koherentní vrstvy zkušeností, každý přihlášení, každá duplikovaná politika, každý nefunkční odkaz snižuje produktivitu a důvěru.

Složitost toho, co existuje dnes, je výsledkem desetiletí technologických inovací, komplikovaných nekordinovaným rozhodováním. Nikomu nelze vyčítat, že se vytvořily nové „lesklé“ objekty, které byly vyvinuty po delší dobu a velký obraz toho, co tvoří digitální pracovní prostředí, byl ztracen.

Dokud nedávno, společnosti mohly přežít a dostat se s tím. Ale příchod podnikového umělého inteligence mění situaci. Velké jazykové modely budou indexovat každou repozitář a odhalí každou nesrovnalost, která existuje v aktuálně instalovaných systémech – zastaralé politiky, rozporuplná data, duplikovaný obsah. To, co se dnes zdá jako malé vnitřní tření, se zítra stane zjevnou, veřejnou neefektivitou.

S vývojem umělých inteligencí v exponenciálním tempu, je čas uvažovat o „vrstvě zkušeností“ pro EEOS of Work.

Rozdrobené digitální pracovní prostředí

Výzva, která existuje v podniku dnes, spočívá v tom, že nástroje jako SharePoint, ServiceNow, Workday atd. se skládají z repozitářů obsahu a znalostních bazí. Pro mnohé se SharePoint stal výchozím firemním intranetem pouze proto, že organizace je Microsoft shop. Pro ostatní se ServiceNow, Salesforce a Workday staly umělými intranety ve snaze maximalizovat náklady na efektivitu pomocí těchto systémů nad rámec jejich hlavního účelu (tj. automatizace HR/IT, CRM a HCM).

Výsledný problém? Chybí dohled a správa obsahu … duplikovaný a nesrovnalý obsah na nesouvisejících, nepropojených místech … noční můra při vyhledávání, kde se objevují multiple a zastaralé verze obsahu, když zaměstnanci hledají to, co potřebují k výkonu své práce. Konečným výsledkem … frustrace a nefunkční EEOS of Work.

AI: Velké odhalení

Umělá inteligence je připravena osvětlit trhliny, které existují v dnešním digitálním pracovním prostředí. Velké jazykové modely a nástroje poháněné umělou inteligencí již procházejí podnikové systémy, indexují obsah napříč různými znalostními bázemi. Timing nemůže být kritičtější: Salesforce uvádí, že 81 % lídrů IT tvrdí, že datové sila brání digitální transformaci, a 75 % organizací má potíže s integrací poznatků do bezproblémových uživatelských zkušeností.

Ale nejdříve musíme uznat, že současná digitální pracovní prostředí byla postavena v izolovaných systémech, často po desetiletí, s malou myšlenkou na sjednocenou zaměstnaneckou cestu do budoucna (která je nyní zde).

Ale existuje řešení. Je světlo poté, co je potřeba „zásah“. EEOS of Work potřebuje evoluci a to vyžaduje přidání „zaměstnanecké vrstvy zkušeností“ – sjednocené, zaměstnanecké rozhraní, které integruje nesouvisející systémy a poskytuje bezproblémový EEOS of Work.

Přidání vrstvy zkušeností do dnešního digitálního pracovního prostředí

Jak jsem argumentoval v předchozích textech, C-Suite by měl vlastnit a zajišťovat mezioborovou správu, pokud jde o různé řešení, která existují napříč podnikem, která jsou vlastněna různými odděleními (tj. HR, IT, prodej, atd.), a jsou zdrojem problémů, které existují dnes. Pouze 13 % zaměstnanců je plně spokojeno se svou digitální pracovní zkušeností, a 85 % uvádí, že ztrácí čas při řešení verzí a hledání správných dokumentů, což dále zdůrazňuje, jak je sjednocená digitální zkušenost jádrem zaměstnanecké produktivity a spokojenosti. Také jsem navrhoval, že AI může pohánět tento systém s správou obsahu, inteligentní komunikací a prediktivními poznatky. Vrstva zkušeností je další krok v evoluci procesu čištění nepořádku, který existuje, sjednocování různých „intranetových“ platforem a výrazného zlepšení zaměstnanecké pracovní zkušenosti. Je navržena tak, aby sjednotila digitální pracovní prostředí, než AI odhalí jeho chyby.

Vytvoření vrstvy zkušeností nad současným digitálním pracovním prostředím nemusí být úzkostlivým nebo časově náročným úkolem.

Zde jsou čtyři akční kroky k jeho vytvoření:

1. Provést audit zkušeností: Mapovat všechny digitální kontaktní body – HR systémy, intranety, komunikační platformy, operační nástroje – aby se identifikovaly mezery, duplikáty a bolestivé body. Použít zaměstnaneckou zpětnou vazbu (tj. pulsní průzkumy) k určení frustrací, jako je čas strávený hledáním nebo přístupem k nástrojům.
2. Stanovit mezioborovou správu: Vytvořit radu zkušeností se lídry z HR, IT, komunikací a operací. Pověřit je definováním standardů pro integraci systémů, přesnost obsahu a metriky uživatelské zkušenosti (tj. čas na informace, míra dokončení úkolů).
3. Využít AI pro čištění obsahu: Zatímco technologie ještě není plně vyvinuta, nasadit AI, kde je to možné, pro skenování repozitářů zastaralého, duplikovaného nebo nesrovnalého obsahu. Nástroje jako Microsoft Copilot mohou označit a archivovat zastaralé dokumenty, zajišťující, že zaměstnanci mají přístup pouze k aktuálním a důvěryhodným informacím.
4. Měřit a iterovat: Nastavit metriky zkušeností – jako je čas na vědomí kritických aktualizací, míra úspěšného vyhledávání nebo hodnocení spokojenosti zaměstnanců – a sledovat je pomocí analytiky poháněné umělou inteligencí. Zpracovat tyto údaje každoročně pro C-Suite, spolu s dalšími důležitými metrikami, jako jsou finance a ESG, aby se zajistila odpovědnost.

V této fázi vývoje umělých inteligencí v pracovním prostředí je stále mnoho teoretických a ve vývoji. Ale nebude to dlouho. Organizace mají bezprecedentní příležitost重新definovat svá digitální pracovní prostředí. Vrstva zkušeností poskytuje koncept pro uživatelsky zaměřené rozhraní, které integruje fragmentované systémy, sjednocuje vyhledávání, streamuje přístup k informacím a personalizuje zaměstnaneckou cestu.

Není to nová platforma a nevyžaduje odstranění SharePointu, ServiceNow nebo jiných řešení, která jsou aktuálně používána. Je to lidsky poháněná strategická vrstva, která sedí na vrcholu stávajících nástrojů, a řeší rozdrobené digitální pracovní prostředí sjednocením systémů, obsahu a komunikací pod jednou, zaměstnaneckou vrstvou. Přenáší teoretické do praktické implementace, která nakonec přinese hmatatelné výsledky pro podnik.