KI en outomatisering: wapens in die stryd teen AP-bedrog

Deur Akhil Sahai, hoofprodukbeampte, Kanverse

Bedrog kos ondernemings sowat 5% van jaarlikse inkomste, die Vereniging van gesertifiseerde bedrogondersoekers (ACFE) in 'n onlangse verslag opgemerk. Bedrieërs kyk na die rekeninge betaalbaar (AP)-afdeling en sien dollartekens omdat daar tipies swak beheermaatreëls in plek is om aanvalle te voorkom. Omdat hierdie besigheidsfunksie betalings verwerk, is dit wyd oop vir teiken deur slegte akteurs.

AP-bedrog breek uit in 'n paar tipiese patrone, wat ons hieronder sal ondersoek. Die goeie nuus is dat daar stappe is wat organisasies kan neem om die risiko dat dit gebeur, te verminder.

Verkopers wat nie bestaan ​​nie

Die meerderheid ondernemings doen sake met 'n stal van verskaffers en verskaffers. Hulle doen roetine-aankope, en betalings word dikwels vooraf goedgekeur sonder veel inspeksie en ondersoek. Maar vals maatskappye kan die werklike verkopers naboots en vals fakture stuur, en hierdie vals faktuur kan moeilik wees om op te spoor. Dit is ook duur – dit kan $100,000 XNUMX per geval kos, volgens AC.

Bedreigings van hierdie soort kan ook van binne kom. Dit is moontlik vir 'n werknemer om vals verskaffers te skep en vals fakture te stuur. ’n Voorbeeld hiervan is ’n Oregon-vrou wat oor byna 15 jaar miljoene dollars van haar maatskappy verduister het.

Rekeninge vir goedere wat nie bestaan ​​nie

Op soortgelyke wyse kan bedrieërs met werknemers saamwerk om betalingsversoeke te skep vir goedere/dienste wat die maatskappy nie ontvang het nie en dan die verwerkte betaling vir hulself hou. Dit is wat gebeur het met een voormalige Honda-werknemer in Ohio, wat die maatskappy met $750,000 XNUMX bedrieg het.

Laai vir niks

Soms voeg 'n verkoper doelbewus nuwe lynitems by om die verskuldigde bedrag op te blaas. Wanneer 'n AP-proses met die hand aangedryf word en 'n toename in faktuurvolume ervaar, kan hierdie verkeerdelik bygevoegde lynitems ongemerk bly. En dit lei daartoe dat die maatskappy te veel betaal word.

Soms word talle verkoperbetalings op dieselfde faktuur verwerk, wat kan gebeur wanneer daar meer as twee kopieë van dieselfde faktuur binne die stelsel dryf en 'n AP-spanlid (onopsetlik) betaling vir al die kopieë begin. Dit kan om verskeie redes gebeur, wat wissel van 'n eenvoudige fout tot kwaadwillige opset. Ongeag die oorsaak, kan dit 'n negatiewe impak op die maatskappy hê.

Bestry bedrog met outomatisering

’n Ongelukkige neiging is die vinnige opkoms van nuwe maniere om AP-afdelings te bedrieg. Gelukkig, met die vooruitgang in KI-aangedrewe tegnologieë, het dit vir maatskappye moontlik geword om voorkomende strategieë te ontwikkel en risiko's te versag. Outomatisering en AI/ML kan bedrog met verskeie sleutelfunksies aanspreek. Dit sluit in:

Outomatisering van goedkeuringswerkvloei

Outomatisering verseker voldoening deur 'n digitale spoor te laat van die aksies wat oor elke stadium uitgevoer word. Outomatiese goedkeurings verminder die tydrowende handmatige goedkeuringsprosesse. Opleiding en bewusmaking kan help om enige kwaadwillige bedoeling te stuit.

Outomatisering van faktuurhersiening aangedryf deur KI

Om sleuteldokumente wat oor die verkrygingstadia gegenereer word, te pas, is nodig om noodsaaklike beskerming teen rekeninge-betaalbare bedrog te ontwikkel. Dit sluit in ooreenstemming van faktuurlyn-iteminligting met aankoopbestellingbesonderhede, hersiening van kwitansies om te verseker dat goedere en dienste gelewer is, en dit behels dikwels die skandering van ander kommunikasie met die verkoper. Dit kan dae neem as dit met die hand gedoen word, maar met die ontplooiing van KI-aangedrewe outomatisering kan die hele rekonsiliasiesiklus binne minute plaasvind.

Monitering en opsporing van werknemers se wanopset

Insiders wat AP-bedrog pleeg, is geneig om alleen of in 'n klein groepie te werk nadat hulle strategiese inligting oor bedrywighede verkry het. Die gebruik van tegnologiestelsels wat werknemerbetrokkenheid intyds kan opspoor en monitor, kan kwaadwillige gedrag en voorneme stuit danksy vermoëns soos anomalie-opsporing. Werknemersopleiding in hierdie area is ook belangrik om bewustheid te verhoog. Die bou van 'n lojaliteitsprogram kan ook help om 'n kursus na etiese optrede te handves.

Dwing voldoening aan digitale oplossings af

Organisasies kan AP-bedrog verminder deur die hele faktuurverwerkingswerkvloei te digitaliseer. Digitalisering kalibreer aksies met tydstempels, wat later gebruik kan word om stelseloudits uit te voer. Sulke stelsels kan ontwerp word om geoutomatiseerde verslae te genereer – waar werknemeraktiwiteite gemonitor kan word en daaropvolgende areas van verbetering geïdentifiseer kan word. Intydse waarskuwings bied ook aan administrateurs holistiese insigte in prosesbedrywighede.

Bou die vermoë om verkopers te pas

Dit word al hoe belangriker om fakture wat deur vals maatskappye gegenereer word op te spoor in die aanvanklike stadiums, voordat skade aangerig word. Opsporing kan gedoen word deur fuzzy bypassende tegnologie, waarin die stelsel verskeie bewaarplekke skandeer, deur die bestaande verskafferdatabasis kyk en verskeie dokumente nagaan om vervalsings op te spoor.

Moderne oplossings vir 'n eeue oue probleem

Wat bedrog betref, waar daar 'n wil is, is daar 'n manier. Insiders en buitestanders wat van plan is om van jou te steel, sal aanhou met nuwe maniere vorendag kom om dit te doen. Maar maatskappye kan troos in die wete dat ML en outomatisering die taak het om bedrog uit te roei. Deur hierdie tegnologieë by jou AP-afdeling te voeg, sal dit help om bedrog te ontdek en te voorkom. Die AP-span kan na minder alledaagse en meer besigheidsgerigte take draai, en jou organisasie sal geld en moeite bespaar.