5 個最佳 AI 文件管理解決方案（2024 年 XNUMX 月）

在快節奏的數位時代，企業不斷尋求創新的解決方案來簡化其文件管理流程。隨著人工智慧 (AI) 不斷改變現代工作的各個方面，人工智慧驅動的文件管理系統已成為遊戲規則改變者，提供無與倫比的效率、準確性和安全性。這些工具利用了 機器學習 自然語言處理和智慧自動化，以簡化關鍵業務文件的建立、儲存和檢索。

從智慧文件分類和提取到與現有工作流程的無縫集成，這些頂級人工智慧文件管理工具提供了廣泛的功能，旨在滿足不同的業務需求。在本文中，我們將探索最佳的人工智慧文件管理解決方案，這些解決方案正在重新定義組織處理數位資產的方式，使您能夠在選擇適合組織文件管理要求的理想平台時做出明智的決策。

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect 是一款功能強大的文件擷取和光學字元辨識 (OCR) 軟體解決方案，可簡化從各種來源擷取、處理和分發文件的流程。該軟體旨在與現有工作流程無縫集成，支援多種文件類型和來源，例如列印驅動程式、資料夾、網頁瀏覽器和電子郵件系統。

DeskConnect 利用人工智慧和機器學習技術，透過識別和提取文件中的相關資訊來自動化資料擷取流程。此功能顯著減少了手動資料輸入的需要，節省了時間並最大限度地降低了錯誤風險。此軟體先進的 OCR 功能可確保處理光柵化文件時的高精度，使其成為處理各種文件格式的企業的可靠選擇。

FabSoft 還提供具有由 ChatGPT 支援的高級 AI 聊天整合的文件伴侶。這項尖端增強功能透過簡化文件匯入和合併、提供對人工智慧支援的聊天的即時存取以實現高效文件分析以及透過最先進的 OCR 技術確保準確性，重新定義了文件管理。

FabSoft DeskConnect 的主要特點：

• 多功能文件支援： 容納列印驅動程式、資料夾、網頁瀏覽器、電子郵件系統等。
• 智能數據提取： 利用人工智慧和機器學習自動識別和提取文件中的資料。
• 卓越的 OCR 性能： 為光柵化文件提供業界領先的準確性。
• 簡化的文檔分發： 自動擷取文件並將其分發到雲端或本機解決方案，包括 Microsoft OneDrive、SharePoint 和 Power Apps。
• 可自訂的API： 提供使用者友善的 API，使插件能夠控製文件交付並自動化操作和提交方法。
• 強大的安全措施： 實施頂級安全功能以保護文件機密性並限制授權使用者的存取。

FabSoft DeskConnect 的使用者友善 API 可讓企業建立自訂工作流程和集成，進一步最佳化其文件處理和資料擷取流程。該軟體強大的安全措施可確保敏感文件保密，並且只有授權人員才能存取。

2. 文檔階段

資料來源：DocuPhase

DocuPhase 是一款包羅萬象的文件管理軟體解決方案，旨在優化任何規模企業的文件儲存、掃描、檢索和歸檔流程。該平台超越了簡單的數位文件櫃的功能，提供管理、追蹤和完成正在進行的工作的功能，從而顯著提高生產力。

DocuPhase 的突出功能之一是其人工智慧驅動的資料擷取和文件檢索功能。這些智慧工具簡化了從各種文件中提取關鍵資訊以及從舊文件中檢索資料的過程。人工智慧驅動的功能可以快速掃描多頁文檔，識別和提取相關信息，從而消除耗時的手動搜尋。此外，該平台的人工智慧和機器學習功能可實現自動檔案路由和索引，從而節省使用者寶貴的時間和精力。

DocuPhase 的主要特徵：

• 人工智慧驅動的數據採集： 從不同文件中智慧提取重要資訊。
• 高效率的文檔檢索： 使用先進的人工智慧功能快速且準確地從舊文件中檢索資料。
• 自動檔案路由和索引： 人工智慧和機器學習驅動的自動化可簡化文件組織。
• 無縫整合： 與企業資源規劃 (ERP) 系統等通用平台相容，以增強多功能性並減少程式切換。
• 基於雲端的安全解決方案： 用於儲存數位文件並消除不必要的文書工作的直覺式介面。
• 進階搜尋功能： 用於快速文件檢索的關鍵字和可配置搜尋工具。
• 用戶友好的界面： 易於學習的軟體，具有指導培訓，可實現順利的入職和工作流程整合。

DocuPhase 的整合友善性使其能夠與其他通用平台（例如 ERP 系統）無縫連接，使其成為處理日常營運的多功能工具。這種整合減少了使用者在程式之間切換所花費的時間，從而簡化了他們的工作流程。該軟體基於雲端的解決方案提供了安全直觀的介面來儲存數位文檔，有效消除了不必要的文書工作。

3. 流體

Fluix 是專為現場服務管理量身打造的行動優先文件和工作流程管理平台。這種創新軟體使企業能夠在集中儲存庫中安全地儲存和存取關鍵文件和表格。即使在網路連線有限或沒有網路連線的地方，Fluix 也能讓現場服務技術人員和管理人員輕鬆存取重要文件，從而簡化遠端工作並提高整體生產力。

Fluix 的主要功能之一是其自訂工作流程，可促進團隊成員之間的有效溝通和問責制。該平台支援新任務、變更或重要訊息的即時更新和通知，確保所有利害關係人保持知情並保持一致。 Fluix 的自動檔案路由和索引功能顯著減少了手動工作量，使企業能夠優化其工作流程並提高效率。

流體的主要特點：

• 行動優先設計： 針對現場服務管理進行了最佳化，可實現安全的文件儲存和行動存取。
• 集中文檔儲存庫： 為重要的現場相關文件提供一個易於存取的單一位置。
• 自定義工作流程： 透過即時更新和通知促進團隊成員之間的溝通和問責。
• 無縫整合： 與 ERP 系統等通用平台相容，簡化日常操作並最大限度地減少程式切換。
• 文字識別技術： 支援光學字元識別，將文字圖像準確轉換為機器編碼文字。
• 人工智慧聊天功能： 由 ChatGPT 提供支持，可即時存取文件相關信息，無需手動搜尋。
• 用戶友好的設置： Document Companion 中 OpenAI 聊天功能的直接設定。

Fluix 的整合友善架構使其能夠與其他流行平台無縫連接，例如 ERP 系統。這種整合使企業能夠更有效地處理日常運營，並減少程式之間切換所花費的時間。此外，Fluix支援OCR技術，確保傳輸到AI聊天功能的資料準確、全面，以便進行詳細分析。

4. M文件

M-Files 是一個智慧資訊管理平台，提供更聰明的方法來管理內容的整個生命週期。透過無縫連接內容並利用智慧自動化，M-Files 在正確的時間向正確的人員提供正確的訊息，使知識工作者能夠提高工作效率。

該平台提供整個組織內容的全面視圖，無需複雜且昂貴的遷移到單一儲存庫。 M-Files 的數位文件管理解決方案具有強大的搜尋和檢索功能，使用戶能夠快速輕鬆地定位文檔，而無需浪費時間搜尋放錯位置的文件或費力記住某些內容的儲存位置。該平台還透過提供模板、輕鬆命名和保存功能以及透過人工智慧技術發現隱藏文件和暗數據的能力來簡化文件創建。

M 文件的主要特點：

• 智慧資訊管理： 將互聯內容和智慧自動化結合，提高生產力並提供 360 度內容視圖。
• 快速搜尋和檢索： 使用戶能夠快速輕鬆地找到文檔，節省時間和精力。
• 簡化文檔建立： 提供範本、輕鬆命名和保存文件以及發現隱藏文件和暗資料。
• 自動化合規性和安全性： 確保遵守公司政策和法規，並透過存取權限和加密提供資料安全。
• 無縫協作： 允許同時共同創作、評論和註釋文件。
• 與流行工具整合： 提供與 Microsoft Teams、Salesforce、SharePoint、Outlook 和其他廣泛使用的應用程式的整合。
• 人工智慧驅動的流程： 利用 M-Files Aino 等人工智慧來組織資訊、理解文件上下文並使用自然語言與知識互動。

M-Files 的自動化功能簡化了對公司政策和法規的遵守，透過嚴格的存取權限和企業級加密確保資料安全，並透過同時共同創作、評論和註釋文件實現簡單的協作。 M-Files 建立在高度可配置的平台上，可透過 API、解決方案範本和第三方外掛程式輕鬆自訂以滿足特定業務需求。

5. 共享點人工智能

來源：微軟

Microsoft SharePoint 是一個功能強大的協作和文件管理平台，與 AI 技術整合後，可轉換工作流程、增強協作並提高組織的生產力。透過將 AI 功能整合到 SharePoint 中，企業可以實現流程自動化、簡化文件管理、改善搜尋功能並從資料中獲得有價值的見解。

SharePoint AI 讓員工更聰明、更快速地工作，同時減少手動工作並提高生產力。該平台提供各種優勢，包括智慧文件管理、工作流程自動化、聊天機器人整合和預測分析，使組織能夠優化營運、增強協作並在當今的環境中保持競爭力。 SharePoint Premium 是先進的內容管理和體驗平台，為內容體驗、處理和治理帶來了人工智慧、自動化和更高的安全性，幫助組織在整個生命週期中管理和保護關鍵內容。

SharePoint AI 的主要特點：

• 智慧型文件管理： 基於人工智慧的文檔處理，自動分類、提取和標記文件中的信息，從而提高效率並簡化工作流程。
• 工作流程自動化：人工智慧增強的工作流程自動化分析歷史數據，從過去的決策中學習，並在自動化任務和路由文件方面做出明智的選擇。
• 聊天機器人整合： 與 SharePoint 整合的人工智慧聊天機器人使員工能夠透過自然語言與系統交互，提供即時答案和支援。
• 預測分析： 利用人工智慧分析數據並提供有價值的見解，使組織能夠做出數據驅動的決策並保持領先地位。
• 高級內容管理： 人工智慧、自動化以及內容體驗、處理和治理的額外安全性，幫助組織在整個生命週期中管理和保護關鍵內容。
• 高價值文件解決方案：提供處理高價值文件的解決方案，例如合約、工作說明書、訂單和發票。

SharePoint AI 的智慧型文件管理功能可自動分類、擷取和標記文件中的信息，從而提高效率並簡化工作流程。該平台的預測分析功能利用人工智慧來分析數據並提供有價值的見解，使組織能夠做出數據驅動的決策並保持領先地位。

使用 AI 文件管理解決方案簡化您的工作流程

在當今快節奏的商業環境中，人工智慧驅動的文件管理解決方案已成為尋求簡化工作流程、增強協作和提高生產力的組織的重要工具。本文討論的人工智慧文件管理解決方案提供了廣泛的特性和功能，旨在滿足不同的業務需求。

從智慧文檔分類和提取到與現有工作流程的無縫集成，這些工具利用人工智慧的力量來簡化關鍵業務文件的創建、儲存和檢索。透過自動化手動流程、改進搜尋功能並提供有價值的見解，這些解決方案使組織能夠優化其營運、降低成本並推動更好的決策。