Chuyển đổi AI 12 tuần: Những thay đổi khi các tác nhân tham gia vào mọi quy trình làm việc

Khi nói đến việc chuyển đổi một doanh nghiệp bằng AI một cách liền mạch, hầu hết các giám đốc điều hành nghĩ về các công cụ – một bộ công nghệ, các đăng ký mới và tổ chức các khóa đào tạo doanh nghiệp cho nhân viên. Nhưng chúng ta sống trong một thế giới nơi thuyết phục thậm chí một người thay đổi cách làm việc thông thường của họ là một thách thức đủ khó, và thuyết phục hàng chục hoặc hàng trăm người là một cấp độ thách thức hoàn toàn khác. Trong những năm qua, tôi đã trải qua quá trình này với một đội hơn 100 người, và tôi muốn chia sẻ những gì thực sự hiệu quả – không chỉ về lý thuyết.

Chuyển đổi bắt đầu với người lãnh đạo, không phải với đội

Lỗi phổ biến nhất là các công ty thuê một nhà tư vấn hoặc giao cho một chuyên gia nội bộ thực hiện AI theo cách từ trên xuống. Các công ty nơi các nhà lãnh đạo tự mình tích cực sử dụng AI trong công việc hàng ngày đạt được những thay đổi bền vững trong hành vi của đội nhanh hơn nhiều so với những nơi chuyển đổi được ủy quyền cho cấp độ nhân viên. Chuyển đổi bắt đầu với người sáng lập và mọi quản lý làm việc với các tác nhân trên cơ sở hàng ngày trên các nhiệm vụ của họ – từ lập kế hoạch chiến lược đến phân tích đường ống.
Trong kinh nghiệm của tôi, trong 12 tuần chuyển đổi AI, chúng tôi dành 20% đến 30% thời gian trong các cuộc họp thường xuyên cho một chủ đề duy nhất: ai thử gì, điều gì hoạt động và điều gì không. Đây là những nghiên cứu trường hợp thực tế từ những người mà đồng nghiệp của họ biết và tin tưởng. Định dạng này thay đổi cơ bản động lực vì mọi người thấy cách các công cụ áp dụng cho công việc cụ thể của họ, chứ không chỉ trong các ví dụ trừu tượng.

Giải pháp “aha” cá nhân quan trọng hơn bất kỳ kế hoạch thực hiện nào

Mỗi nhân viên có điểm vào riêng cho quy trình làm việc AI, và đó là công việc của người quản lý để giúp họ tìm thấy điểm đó. Đối với các nhà phát triển, điểm chuyển đổi đến khi tác nhân bắt đầu viết các bài kiểm tra và cập nhật tài liệu và thông số kỹ thuật trong một bước. Đối với nhân viên bán hàng, đó là khi họ ngừng chờ đợi phản hồi từ đồng nghiệp và bắt đầu nhận được gần như tất cả thông tin họ cần ngay lập tức. Đối với các nhà phân tích, đó là khi quy trình làm việc thường xuyên đầu tiên – vốn từng mất hàng giờ – được tự động hóa.

Chu kỳ phản hồi 5 phút thay thế mô hình ủy quyền cũ

Trong mô hình quản lý truyền thống, một người quản lý xem xét một nhiệm vụ, tạo một nhiệm vụ, ủy quyền và chờ đợi một ngày hoặc một tuần. Trong chế độ bản địa AI, chu kỳ này được giảm xuống một đến mười phút. Các đội sử dụng tác nhân trong quy trình làm việc thực tế của họ cũng cắt giảm các cuộc họp nội bộ ít nhất 15% và giảm giao tiếp thông tin Slack 50%.
Điều này có nghĩa là người quản lý làm việc lặp lại với tác nhân cho đến khi kết quả đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu, và chỉ sau đó mới đưa một thành viên trong đội vào các nhiệm vụ yêu cầu chuyên môn. Sự thay đổi này thay đổi vai trò của người lãnh đạo: anh ta trở thành một kiến trúc sư quy trình xác định ý định và theo dõi chất lượng trong khi AI thực hiện công việc.

Khoảng không gian làm việc chung như một bộ não thứ hai của công ty

Về mặt kỹ thuật, đây là một thiết lập đơn giản – một thư mục được đồng bộ hóa trên máy tính của mỗi nhân viên với một cấu trúc thư mục rõ ràng: chiến lược, sản phẩm, dữ liệu khách hàng, đường ống bán hàng, tài chính và hoạt động. Mỗi thư mục được chỉ định cho một người quản lý cụ thể, người chịu trách nhiệm giữ cho nó cập nhật, trong khi tất cả các tác nhân trong công ty đều có quyền truy cập vào toàn bộ cấu trúc thư mục.
Quyết định quan trọng đã đẩy nhanh việc áp dụng là di chuyển toàn bộ cơ sở kiến thức doanh nghiệp sang một không gian làm việc chung và chặn quyền truy cập vào nó thông qua bất kỳ phương tiện nào khác. Ban đầu, điều này đòi hỏi một số áp lực từ quản lý, nhưng một khi mọi người thấy rằng tác nhân tìm thấy thông tin họ cần nhanh hơn và toàn diện hơn so với tìm kiếm thủ công, sự kháng cự sẽ tự động biến mất.

Thế nào là kết quả sau 3 tháng?

Sau 12 tuần đầu tiên, chuyển đổi không còn yêu cầu quản lý tích cực. Các đội độc lập phát triển các kỹ năng và công cụ mới, chia sẻ và cải thiện quy trình. Các cuộc họp nội bộ gần như không còn tồn tại để xem xét cập nhật và tin tức – chúng trở thành không gian để đưa ra quyết định, đánh đổi và thảo luận chiến lược. Giao tiếp không đồng bộ giảm khoảng một nửa vì nhân viên không còn phải chờ đợi nhau để có được câu trả lời cho các câu hỏi liên quan đến công việc.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng con người không biến mất khỏi quy trình. Họ đảm nhận các vai trò mới; ví dụ, những người trước đây thực hiện các nhiệm vụ thủ công trở thành kiến trúc sư và chuyên gia kiểm soát chất lượng cho các hệ thống tự động hóa công việc đó. Mỗi giải pháp cho một vấn đề và mỗi phương pháp tìm thấy để cải thiện quy trình làm việc được kết hợp vào các hướng dẫn của các tác nhân và vẫn còn trong hệ thống, chứ không biến mất khi một nhân viên rời đi.

Chuyển đổi đội ngũ được thúc đẩy bởi AI trước hết là một thách thức quản lý, không phải là một thách thức kỹ thuật. Các công cụ là thứ yếu; điều quan trọng nhất là cách các nhà lãnh đạo suy nghĩ, đưa ra quyết định và tạo ra một môi trường trong đó các tác nhân AI trở thành một phần không thể thiếu của mọi quy trình làm việc.