Các tổ chức phi lợi nhuận đang mất sự gắn kết. AI có thể giúp họ tái xây dựng lại

Vào giữa năm nay, các nhà điều hành tổ chức phi lợi nhuận đã nhận ra rằng, trong khi các khoản quyên góp trên toàn nước Mỹ vẫn tăng, với các hộ gia đình giàu có đóng góp trung bình 33.219 USD theo 2025 Bank of America Study of Philanthropy, số lượng nhà tài trợ thực tế đã giảm mạnh. 

Hai thập kỷ trước, gần hai phần ba các hộ gia đình đã quyên góp hàng năm. Hiện nay, ít hơn một nửa số hộ gia đình còn lại. Mặc dù mong muốn quyên góp vẫn tồn tại, nhưng số lượng nhà tài trợ đang giảm khiến một số ít người gánh vác phần lớn gánh nặng, báo cáo cho thấy. 

Khi bối cảnh quyên góp ngày càng tập trung, nó có khả năng gây ra những hệ lụy cho các tổ chức phi lợi nhuận theo nhiều cách then chốt. Đầu tiên, các chiến lược gây quỹ có thể trở nên cạnh tranh hơn, khi số lượng lớn các tổ chức phi lợi nhuận nhắm vào một nguồn các hộ gia đình có giá trị cao ngày càng thu hẹp để kêu gọi quyên góp. 

AI là một phương pháp mà các nhà điều hành tổ chức phi lợi nhuận có thể tận dụng để giải quyết các participation trends đang ảnh hưởng đến ngành. Trong khi công nghệ này đã được nhiều tổ chức phi lợi nhuận sử dụng rộng rãi để hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính và tạo nội dung, giai đoạn tiếp theo tập trung vào các ứng dụng chiến lược để hỗ trợ các chiến lược dài hạn. 

Công nghệ không nên được xem như một danh mục phần mềm khác mà các tổ chức phi lợi nhuận cần mua, mà nên được đánh giá như một lớp vận hành có thể giảm chi phí thực hiện các quy trình hiện có, tăng năng lực nhân viên và, trong một số trường hợp, mở rộng dịch vụ vượt qua khả năng kinh tế của mô hình chỉ có con người. 

Trong mô hình này, các tổ chức được hưởng lợi nhất từ AI sẽ là những tổ chức sử dụng nó để thiết kế lại các quy trình làm việc có khối lượng lớn và tạo ra nhiều năng lực hơn mà không cần tăng đáng kể số lượng nhân sự; không nhất thiết là những tổ chức triển khai nhiều công cụ nhất. 

Và khi bối cảnh tài trợ ngày càng tập trung mạnh mẽ, đây là cách AI có thể giúp các tổ chức phi lợi nhuận chứng minh giá trị và tương tác với nhà tài trợ một cách chiến lược hơn.

Cơ hội Lớn nhất Là Kinh tế Quy trình Làm việc

Niềm tin ngày càng tăng vào tiềm năng của AI là hiện thực trong toàn bộ lĩnh vực phi lợi nhuận. Ở đây, 47% người trả lời khảo sát State of AI in Nonprofits: 2025 tin rằng AI có thể tăng đáng kể năng suất và hiệu quả của tổ chức họ. 

Nghiên cứu cũng phát hiện rằng các tổ chức phi lợi nhuận lớn, với ngân sách hàng năm vượt quá 1 triệu USD, đang áp dụng các công cụ AI với tốc độ gần gấp đôi so với các tổ chức nhỏ hơn (66% so với 34%), làm nổi bật khoảng cách số hóa ngày càng tăng.

Tuy nhiên, trong khi 85,6% cho biết họ đang khám phá các công cụ AI, chỉ có 24% có chiến lược triển khai chính thức, cho thấy khoảng cách lớn giữa sự quan tâm và kế hoạch hành động.

Việc đưa các tổ chức phi lợi nhuận ra khỏi các trường hợp sử dụng độc lập chỉ tập trung vào các sản phẩm AI cá nhân và hướng tới một chiến lược toàn diện, bao trùm toàn tổ chức là cơ hội hiện đang nảy sinh. Điều này xem xét cách công nghệ có thể hỗ trợ một cách có ý nghĩa và cụ thể các mục tiêu vận hành của một tổ chức phi lợi nhuận.

Nhưng trước hết, các bên liên quan có thể tập trung vào kinh tế quy trình làm việc. Mỗi tổ chức đều có những quy trình tiêu tốn đáng kể thời gian của nhân viên mà không trực tiếp thúc đẩy sứ mệnh. Đây là những nhiệm vụ không thể thương lượng, tạo nền tảng cho các sáng kiến khác, bao gồm việc điều phối lịch trình và chuẩn bị báo cáo.

Khi các tổ chức phi lợi nhuận phát triển, khối lượng công việc của những nhiệm vụ liên quan này cũng tăng lên. Cách truyền thống để giải quyết là thuê thêm nhân viên hành chính, nhưng AI mang lại một lựa chọn khác.

Giải pháp không phải là loại bỏ nhân viên, những người thiết yếu cho các trường hợp cần sự can thiệp toàn diện và cung cấp phán đoán con người trong việc quản lý các ngoại lệ. Tuy nhiên, khi một quy trình bao gồm khối lượng lớn công việc có cấu trúc hoặc lặp đi lặp lại, việc tự động hóa một phần trong khi giữ nguyên nhân lực cốt lõi là câu trả lời.

Điều này đưa AI từ một sản phẩm phần mềm độc lập thành một công cụ vận hành chiến lược; không chỉ làm cho một nhân viên nhanh hơn 10%, mà còn xác định xem toàn bộ quy trình có thể hoạt động với ít can thiệp thủ công hơn hay không.

Không chỉ có thể chứng minh cho các nhà tài trợ có giá trị cao thấy tổ chức phi lợi nhuận có khả năng quản lý nguồn lực một cách minh bạch từ góc độ vận hành, mà còn đồng nghĩa với việc không có đồng nào bị lãng phí vào các hệ thống kém hiệu quả.

Gây Quỹ Cần Đòn Bẩy, Không Chỉ Cá Nhân Hóa

Vì AI đã trở thành công cụ phổ biến cho các tổ chức phi lợi nhuận, gây quỹ từ lâu đã là một lĩnh vực tự nhiên cho công nghệ này. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo cần vượt ra ngoài việc xem công nghệ chỉ là công cụ phần mềm để tạo brochure hay soạn email và thay vào đó tập trung vào tiềm năng thay đổi kinh tế gây quỹ trong bối cảnh cuộc khủng hoảng tham gia.

Các đội gây quỹ đã có sẵn cơ sở dữ liệu nhà tài trợ, chiến lược phân khúc và các chương trình truyền thông, đây là một lợi thế lớn. AI là cách để khai thác cơ hội này hơn nữa và loại bỏ rào cản về khả năng thực thi.

Câu hỏi thú vị hơn là liệu AI có cho phép một nhà gây quỹ quản lý một danh mục quan hệ lớn hơn mà không làm cho các tương tác trở nên kém cá nhân hoá không. Nếu tự động hoá có thể loại bỏ lớp hành chính bao quanh việc gây quỹ trong khi vẫn duy trì mối quan hệ ở cốt lõi, kết quả không chỉ là tăng năng suất mà còn, tiềm năng, mở rộng khả năng gây quỹ.

Trong thời kỳ tổng số nhà tài trợ đang giảm, chiến lược gây quỹ cần bao gồm các cách cải thiện sự gắn kết của nhà tài trợ và xây dựng các mối quan hệ lâu dài. AI, trong bối cảnh này, chỉ là một cách mà các đội gây quỹ có thể cải thiện kinh tế hiệu suất của mình.

Hãy nghĩ đến mô hình dự đoán để đánh giá tiềm năng đóng góp của các nhà tài trợ tiềm năng và ước tính kích thước quà tặng, mô hình tương đồng để tìm các khách hàng tiềm năng giống các nhà tài trợ hàng đầu và tự động hoá thư cảm ơn quyên góp. Đây là những trụ cột có ROI đo lường được cao nhất, cải thiện độ chính xác và tăng cường kết nối thực sự.

Giao Tiếp Có Thể Là Một trong Những Cơ Hội Chưa Được Khai Thác Lớn Nhất

Ngoài bối cảnh hiện tại, các tổ chức phi lợi nhuận có thể vượt ra ngoài giới hạn của AI sinh tạo và hướng tới các ứng dụng thực tiễn hơn.

Nhiều tổ chức phi lợi nhuận vẫn phụ thuộc mạnh mẽ vào các tương tác qua điện thoại, đặc biệt là các tổ chức cung cấp dịch vụ cộng đồng và hỗ trợ y tế, vốn đòi hỏi trung tâm cuộc gọi để hỗ trợ liên tục.

Nhiều cuộc gọi này thường nhạy cảm, khi người gọi có thể đang trong giai đoạn khủng hoảng nghiêm trọng hoặc cần cấp bách; chúng không phải là những cuộc gọi ngắn gọn, đơn giản mà các ngành khác xử lý hàng ngày, và nhân viên thường phải nói chuyện với cùng một người gọi trong nhiều giờ để thảo luận về trường hợp của họ.

Khi các vấn đề như cuộc khủng hoảng chi phí sinh hoạt càng gây áp lực, các tổ chức phi lợi nhuận đã chứng kiến số lượng cuộc gọi tăng vọt. Ví dụ, đường dây trợ giúp 211 của Hạt Sacramento đã bị ngập trong các cuộc gọi yêu cầu hỗ trợ thực phẩm trong bối cảnh cắt giảm tài trợ của chính phủ.

Cùng lúc đó, nhiều tổ chức thường có ít lựa chọn ngoài việc để người gọi chờ trên dây hoặc chuyển tới hộp thư thoại khi khối lượng tăng, vì việc mở rộng năng lực trung tâm cuộc gọi đi kèm với chi phí đáng kể. Các hệ thống giọng nói AI có thể thay đổi kinh tế này. Một hệ thống trả lời bằng AI có thể xử lý các cuộc gọi đến thường xuyên, trả lời các câu hỏi thường gặp, thu thập thông tin, lên lịch hẹn, định hướng người gọi và chuyển cuộc trò chuyện khi cần có con người can thiệp.

Điều này cho phép nhân viên hỗ trợ đã được đào tạo vẫn ở lại để xử lý các trường hợp đang diễn ra và hỗ trợ các cuộc gọi khẩn cấp nhất, trong khi những người gọi thông thường nhận được phản hồi kịp thời qua một lễ tân ảo. Nó cũng loại bỏ nhu cầu để người gọi phải chờ trên dây trong thời gian dài. Thay vì coi hộp thư thoại là điểm cuối của một tương tác bị bỏ lỡ, các tổ chức có thể sử dụng AI để biến đường dây điện thoại thành một kênh dịch vụ hoạt động.

Ở đây, cũng không phải là thay thế nhân viên điện thoại. Trong nhiều tình huống, một tổ chức phi lợi nhuận không nên làm như vậy, và thay vào đó nên ưu tiên sự chạm khắc con người đã lịch sử đặc trưng cho hoạt động của mình. Nhưng cơ hội là dành năng lực con người cho các cuộc trò chuyện đòi hỏi sự đồng cảm và phán đoán chuyên môn, trong khi cho phép tự động hoá hấp thụ khối lượng dự đoán quanh những tương tác đó.

Đối với một tổ chức phi lợi nhuận xử lý hàng ngàn cuộc gọi mỗi tháng, sự phân biệt này có thể chuyển thành khoản tiết kiệm vận hành đáng kể, và quan trọng hơn, duy trì những nỗ lực xây dựng mối quan hệ mà họ đã thực hiện trong nhiều năm với cộng đồng cần giúp đỡ và các nhà tài trợ.

AI Là Nền Tảng Cho Tổ Chức Phi Lợi Nhuận Hiện Đại

Giữa cuộc khủng hoảng tham gia ảnh hưởng đến gây quỹ, các tổ chức phi lợi nhuận có thể tìm thấy một cách mạnh mẽ để cải thiện hiệu suất kinh tế tổng thể của tổ chức thông qua AI. Điều này đưa công nghệ vượt ra ngoài một sản phẩm phần mềm độc lập thành một đòn bẩy chiến lược để tăng hiệu suất, tương tác với các nhà tài trợ và hỗ trợ cộng đồng của mình. 

AI, ở đây, có thể là động lực cho ngành, cũng như là cách để bảo vệ và mở rộng các mối quan hệ con người. Khoảng nguồn nhà tài trợ đã thu hẹp, cạnh tranh để thu hút sự chú ý của họ đã tăng lên, và việc vượt qua những rào cản này không liên quan đến việc sử dụng nhiều công cụ nhất.

Thay vào đó, tất cả đều liên quan đến việc sử dụng AI để giải phóng các đội ngũ của các tổ chức phi lợi nhuận thực hiện những gì chỉ con người mới có thể: xây dựng niềm tin, hiện diện cho cộng đồng, và khiến mỗi nhà tài trợ cảm thấy được nhìn thấy và trân trọng.