Ваш AI бесполезен, если ваши документы в беспорядке

Представьте, что крупная компания развертывает корпоративного помощника AI, чтобы упростить доступ к информации. Через три месяца они обнаруживают, что некоторые сотрудники применяли устаревшие политики, ошибочно полагаясь на ответы, предоставленные чат-ботом. AI говорит с непоколебимой властью, но черпает информацию из устаревших документов, закопанных в их базе знаний.

К сожалению, это слишком распространенный сценарий. Недавнее исследование центра Tow, которое протестировало восемь инструментов генеративного поиска AI, показало, что чат-боты были уверенно неверны более 60% времени при цитировании информации. Что еще более тревожно, эти системы редко выражали неуверенность. В отличие от традиционных поисковых систем, которые направляют пользователей к источникам, инструменты AI переупаковывают информацию сами, потенциально распространяя неверные данные или идеи. Тестирование показало, что премиум-сервисы иногда работали хуже, чем бесплатные.

Когда организации развертывают чат-ботов и помощников AI, они обнаруживают, что искусственный интеллект усиливает существующие проблемы управления информацией. Корпоративная спешка развернуть эти технологии часто обходит критический шаг – обеспечение качества и управления информацией, к которой обращаются эти системы. Хотя AI обещает повышенную производительность и конкурентное преимущество, он может так же легко стать сложным механизмом для распространения дезинформации по всей вашей организации.

Чат-боты AI отлично находят и представляют информацию в естественном языке. Однако они не способны различать действительную, актуальную информацию и устаревшую, устаревшую или неверную информацию. Это создает значительный бизнес-риск, поскольку AI может уверенно предоставлять неверные ответы с абсолютной уверенностью, что приводит к дорогостоящим ошибкам.

Теперь представьте, что это происходит шесть из десяти раз, когда ваш бизнес полагается на чат-бот, чтобы получить критическую информацию из вашей базы данных. Бум AI может быстро превратиться в бизнес-кошмар.

Когда AI встречает плохое управление информацией

Традиционные инструменты поиска представляют пользователям список релевантных результатов, позволяя им вручную оценить, какой документ является наиболее надежным. Чат-боты AI, с другой стороны, предоставляют прямые ответы – что означает, что пользователи могут даже не осознавать, что существует несколько источников, некоторые из которых могут быть устаревшими или неточными.

Вот, что происходит на практике: финансовый аналитик нуждается в последних квартальных прогнозах для предстоящего заседания совета директоров. В традиционной системе его поиск возвращает несколько документов – текущий прогноз, отчет за прошлый квартал, предварительные черновики и устаревшие прогнозы. Аналитик может сразу же определить, какой документ содержит авторитетную информацию, необходимую ему.

Однако, когда используется помощник AI, аналитик просто спрашивает: “Каковы наши прогнозы доходов за второй квартал?” AI отвечает точной цифрой и подробным разбивом – но фактически извлекает эти данные из устаревшего черновика, который был позже пересмотрен. Аналитик, доверяя уверенному представлению, включает эти неверные цифры в материалы для совета директоров, что потенциально может привести к неинформированным стратегическим решениям.

Это то, как AI, вместо того, чтобы решить проблемы управления документами, может фактически усугубить их, если компании не реализуют надлежащее управление.

Без надлежащего управления информацией системы AI не решают хаос с документами – они ускоряют его, распространяя дезинформацию с большей эффективностью и уверенностью, чем когда-либо прежде.

Документные агенты AI на самом деле работают

Документы стимулируют бизнес-решения. Когда сотрудники могут быстро найти точную информацию, компании работают быстрее. Когда они не могут, производительность страдает, и возможности упускаются, и могут произойти дорогостоящие ошибки.

Инструменты документов AI решают конкретные проблемы с конкретными результатами. Проверка контрактов, которая заняла у юридических команд дни, теперь происходит за часы. Представители службы поддержки клиентов находят точные подробности политики за секунды вместо минут. Финансовые команды извлекают данные из тысяч счетов-фактур автоматически, а не вводят числа вручную.

Когда люди тратят меньше времени на поиск информации, они тратят больше времени на ее использование. Команды принимают лучшие решения, потому что у них есть полная информация. Они реагируют быстрее, потому что не ждут обработки документов. Они выявляют закономерности в тысячах документов, которые человеческие рецензенты никогда бы не связали.

Системы документов AI удаляют барьеры между людьми и информацией, которую они cần, позволяя сотрудникам сосредоточиться на высокоценной работе, а не искать файлы.

От времени потери к стратегическому активу – измеримые результаты

Системы документов, основанные на AI, обеспечивают конкретные результаты. Организации, реализующие эти инструменты, сообщают о следующих конкретных улучшениях:

• Ваша команда получает свое время обратно. Реальные люди – аналитики, менеджеры и специалисты, которые делают ваш бизнес работают, – возвращают большую часть своей рабочей недели, поскольку AI обрабатывает документальную рутину, которая когда-то поглощала часы их дня. Это не только вопрос показателей эффективности; это вопрос о том, чтобы дать людям время для работы, которая их вдохновляет: творческое решение проблем, построение отношений и стратегическое мышление – уникальные человеческие элементы, которые действительно движут бизнес вперед.
• Операционные расходы уменьшаются без ущерба для качества. С меньшим количеством ошибок, меньше переделкой и значительно более быстрыми временами обработки организации видят снижение затрат в документоемких отделах, таких как юридический, финансовый и комплаенс.
• Последовательность становится нормой, а не исключением. Больше нет вариаций в том, как обрабатываются документы, в зависимости от того, кто их обработал. Организации получают надежные, последовательные результаты, будь то обработка десяти документов или десяти тысяч по нескольким отделам.
• Комплаенс переходит от постоянной заботы к фоновому процессу. Четкие аудиторские следы, автоматическое обеспечение политики и проактивные проверки комплаенса гарантируют, что нормативные требования выполняются без постоянного человеческого надзора.
• Хранилища документов превращаются из центров затрат в стратегические активы. AI помогает выявить связи и идеи, которые в противном случае остались бы埋енными, превращая архивы документов в ценные источники бизнес-интеллекта и конкурентного преимущества.
• Масштабируемость становится бесшовной. Организации могут увеличивать свою способность обрабатывать документы вместе с расширением бизнеса без обычных проблем с экстренным наймом или бюджетными кризисами, когда объемы документов внезапно увеличиваются.

Новая глава в бизнес-информации

Влияние современного управления документами выходит за рамки показателей эффективности. Спросите кого-либо, кто провел часы,搜索ая критическую статью контракта или ожидая утверждения – разница в ежедневной работе существенна.

Документные агенты AI меняют то, как мы работаем с информацией, общаемся и принимаем решения, которые влияют на людей внутри и вне наших организаций. Будет ли это изменение ликвидировать рабочие места или переопределить их – как технологии обычно делают – остается быть увиденным. Но то, как бизнес обрабатывает информацию, уже меняется фундаментально.