Ваш AI бесполезен, если ваши документы в беспорядке

Представьте себе, что крупная компания развертывает корпоративного помощника AI, чтобы оптимизировать доступ к информации. Через три месяца они обнаруживают, что некоторые сотрудники применяли устаревшие политики, ошибочно полагаясь на ответы, предоставленные чат-ботом. AI говорит с непоколебимой уверенностью, но на самом деле черпает информацию из устаревших документов, похороненных в их базе знаний.

К сожалению, это далеко не редкий сценарий. Недавнее исследование центра Това, которое проверило восемь инструментов генеративного поиска AI, показало, что чат-боты были уверенно неверны более чем в 60% случаев при цитировании информации. Что еще более тревожно, эти системы редко выражали неуверенность. В отличие от традиционных поисковых систем, которые направляют пользователей к источникам, инструменты AI перепаковывают информацию сами, потенциально распространяя неверные данные или идеи. Тесты показали, что премиум-сервисы иногда работали хуже, чем бесплатные.

Когда организации развертывают чат-ботов и помощников AI, они обнаруживают, что искусственный интеллект усиливает существующие проблемы управления информацией. Корпоративный спринт к развертыванию этих технологий часто обходит критический шаг – обеспечение качества и управления информацией, к которой эти системы обращаются. Хотя AI обещает повышение производительности и конкурентного преимущества, он также может стать сложным механизмом для распространения дезинформации по всей организации.

Чат-боты AI отлично справляются с поиском и представлением информации в естественном языке. Однако они не способны различать действительную, актуальную информацию и устаревшую, устаревшую или неверную информацию. Это создает значительный бизнес-риск, поскольку AI может уверенно предоставлять неверные ответы с абсолютной уверенностью, что приводит к дорогостоящим ошибкам.

Теперь представьте, что это происходит шесть из десяти раз, когда ваш бизнес полагается на чат-бот для получения критической информации из вашей базы данных. Бум AI может быстро превратиться в бизнес-кошмар.

Когда AI встречается с плохим управлением информацией

Традиционные инструменты поиска представляют пользователям список релевантных результатов, позволяя им вручную оценить, какой документ является наиболее надежным. Чат-боты AI, с другой стороны, предоставляют прямые ответы, что означает, что пользователи могут даже не осознавать, что существует несколько источников, некоторые из которых могут быть устаревшими или неточными.

Вот, что происходит на практике: финансовый аналитик нуждается в последних квартальных прогнозах для предстоящего совещания директоров. В традиционной системе его поиск возвращает несколько документов – текущий прогноз, отчет за прошлый квартал, предварительные черновики и устаревшие прогнозы. Аналитик может сразу же определить, какой документ содержит авторитетную информацию, необходимую для этого.

Однако, когда используется помощник AI, аналитик просто спрашивает: “Каковы наши прогнозы доходов за второй квартал?” AI отвечает точной цифрой и подробным разбивом, но на самом деле взял эту информацию из устаревшего черновика, который был позже пересмотрен. Аналитик, доверяя уверенному представлению, включает эти неверные цифры в свои материалы для совещания директоров, что потенциально может привести к недостоверным стратегическим решениям.

Это то, как AI, вместо того, чтобы решать проблемы управления документами, может фактически усугубить их, если компании не реализуют надлежащее управление.

Без надлежащего управления информацией системы AI не решают хаос с документами – они ускоряют его, распространяя дезинформацию с большей эффективностью и уверенностью, чем когда-либо прежде.

Документные агенты AI действительно работают

Документы стимулируют бизнес-решения. Когда сотрудники могут быстро найти точную информацию, компании работают быстрее. Когда они не могут, производительность страдает, и возможности упускаются, и могут произойти дорогостоящие ошибки.

Инструменты AI для документов решают конкретные проблемы с конкретными результатами. Проверка контрактов, которая занимала у юридических команд дни, теперь происходит за часы. Представители службы поддержки клиентов находят точные детали политики за секунды вместо минут. Финансовые команды извлекают данные из тысяч счетов-фактур автоматически, вместо того, чтобы вводить числа вручную.

Когда люди тратят меньше времени на поиск информации, они тратят больше времени на ее использование. Команды принимают лучшие решения, потому что у них есть полная информация. Они реагируют быстрее, потому что не ждут обработки документов. Они выявляют закономерности в тысячах документов, которые человеческие рецензенты никогда бы не связали.

Системы документов AI удаляют барьеры между людьми и информацией, которую они cần, позволяя сотрудникам сосредоточиться на высокоценной работе вместо поиска через файлы.

От временных затрат к стратегическому активу – измеримые результаты

Системы документов, основанные на AI, обеспечивают конкретные результаты. Организации, реализовавшие эти инструменты, сообщают о следующих конкретных улучшениях:

• Ваша команда получает свое время обратно. Реальные люди – аналитики, менеджеры и специалисты, которые делают ваш бизнес работать, – возвращают большую часть своей рабочей недели, поскольку AI обрабатывает документальную рутину, которая ранее занимала часы их дня. Это не только вопрос эффективности; это вопрос о том, чтобы дать людям время для работы, которая их вдохновляет: творческое решение проблем, построение отношений и стратегическое мышление – уникальные человеческие элементы, которые действительно стимулируют бизнес.
• Операционные расходы сокращаются без ущерба для качества. С меньшим количеством ошибок, меньше переделкой и значительно более быстрыми временами обработки организации видят снижение затрат в документоемких отделах, таких как юридический, финансовый и комплаенс.
• Последовательность становится нормой, а не исключением. Больше нет вариаций в том, как обрабатываются документы, в зависимости от того, кто их обрабатывал. Организации получают надежные, последовательные результаты, будь то обработка десяти документов или десяти тысяч по нескольким отделам.
• Комплаенс переходит от постоянной заботы к фоновому процессу. Ясные аудиторские следы, автоматическое обеспечение политики и активные проверки комплаенса гарантируют, что нормативные требования выполняются без постоянного человеческого надзора.
• Хранилища документов превращаются из центров затрат в стратегические активы. AI помогает выявить связи и идеи, которые в противном случае остались бы похороненными, превращая архивы документов в ценные источники бизнес-интеллекта и конкурентного преимущества.
• Масштабируемость становится бесшовной. Организации могут увеличивать свои возможности обработки документов вместе с расширением бизнеса без обычных проблем с чрезвычайным наймом или бюджетными кризисами, когда объемы документов внезапно увеличиваются.

Новая глава в бизнес-информации

Влияние современного управления документами выходит за рамки показателей эффективности. Спросите кого-либо, кто провел часы,搜索ая критический пункт контракта или ожидая утверждения – разница в повседневной работе существенна.

Документные агенты AI меняют то, как мы работаем с информацией, общаемся и принимаем решения, которые влияют на людей внутри и вне наших организаций. Будет ли этот сдвиг исключать рабочие места или переопределять их – как это обычно делает технология – остается быть увиденным. Но то, как бизнес обрабатывает информацию, уже меняется фундаментально.