Nevoia urgentă de abilități GenAI în managementul proiectelor

Depășirea provocărilor, navigarea între perturbări și minimizarea riscurilor – toate sunt parte integrantă a conversațiilor de astăzi despre viitorul AI generativă (GenAI). Ele sunt, de asemenea, parte integrantă a rolului pe care profesioniștii în managementul de proiect l-au îndeplinit de zeci de ani.

În ciuda familiarizării lor zilnice cu aceste probleme, mulți profesioniști din proiecte se pot găsi nepregătiți pentru modul în care organizațiile lor vor folosi GenAI sau cum le va afecta în mod specific locurile de muncă. Deși nimeni nu poate prezice toate modalitățile în care GenAI va schimba operațiunile și procesele corporative, nu există nicio îndoială că această tehnologie emergentă va spori rolul multor lucrători ai cunoștințelor, inclusiv profesioniștilor de proiect.

GenAI are un impact semnificativ asupra anatomiei muncii de proiect. Având în vedere ritmul rapid al evoluției și adoptării GenAI, există un sentiment din ce în ce mai mare de urgență ca profesioniștii din proiecte să-și construiască seturi de abilități legate de AI - pentru a crește productivitatea, eficiența și succesul proiectului.

Pentru managerii de proiect, GenAI poate efectua sarcini grele în diverse activități de proiect, inclusiv: generarea automată de rapoarte, actualizările cronologice, analiza datelor, estimările costurilor și multe altele. Profesioniștii de proiect care pot valorifica puterea AI își vor elibera în cele din urmă timpul pentru a se concentra pe sarcini de valoare mai mare care conduc la succesul proiectului. Ca rezultat, ar trebui să le permită să se concentreze mai mult pe adăugarea de noi valori de afaceri, dezvoltarea capacităților lor de conducere și impulsionarea inovației pentru organizațiile lor, aliniate cu obiectivele întreprinderii.

Cercetare arată că organizațiile își măresc semnificativ investițiile în IA în acest an. Profesioniștii de proiect care rămân în fruntea progresului tehnologiilor emergente și ajută la promovarea adoptării AI în cadrul organizațiilor lor se vor poziționa cel mai bine pentru succesul în carieră.

Dezvoltarea abilităților, devenind pregătit pentru AI

Pentru a profita de multitudinea de avantaje pe care AI le poate oferi, profesioniștii din proiecte vor trebui să acorde prioritate perfecționării. PMI cercetarile arata că doar aproximativ 20% dintre managerii de proiect raportează că au o experiență practică extinsă sau bună cu instrumentele și tehnologiile AI. Și 49% au puțină sau deloc experiență sau înțelegere a AI în contextul managementului de proiect. Acest lucru este uluitor în comparație cu faptul că 82% dintre liderii seniori spun că AI va avea cel puțin un anumit impact asupra modului în care proiectele sunt derulate în organizația lor în următorii cinci ani.

Utilizarea GenAI pentru a automatiza, asista și crește capacitățile dvs. de management de proiect necesită abilități noi și o nouă mentalitate față de munca pe proiect. Profesioniștii de proiect pot folosi GenAI pentru a-și îmbunătăți abilitățile de proiect în cele trei domenii principale ale PMI Talent Triangle®: moduri de lucru, abilități de putere și perspicacitate în afaceri.

Modalitati de lucru. Această dimensiune se concentrează pe adoptarea celei mai bune abordări, practici, tehnici și instrumente pentru a gestiona proiecte cu succes. Având în vedere disponibilitatea și potențialul pe scară largă ale instrumentelor GenAI atât la nivel individual, cât și la nivel organizațional, este important să profităm de rezultatele îmbunătățite pe care GenAI le poate ajuta pe managerii de proiect să le ofere.

Gândiți-vă la „modurile de lucru” ca la un lanț de evenimente și sarcini pentru a oferi un rezultat, în care IA generativă poate automatiza, asista sau crește abilitățile și competențele de management de proiect. Domeniile specifice în care puteți utiliza GenAI în acest spațiu includ: planificarea proiectelor, managementul timpului și costurilor, managementul riscurilor, asistență pentru scriere și citire.

Managerii de proiect ar trebui, de asemenea, să învețe despre relația fundamentală dintre date și AI și să se familiarizeze cu strategia și practicile de date ale organizației lor. Înțelegând modul în care datele alimentează aceste instrumente, managerii de proiect vor fi mai bine poziționați să înțeleagă și să evalueze rezultatele AI. Cunoașterea datelor va permite, de asemenea, managerilor de proiect să modeleze instrumentele și modelele care sunt specifice proiectelor - cele care prezic rezultatele proiectului, riscurile, resursele etc. - astfel încât să furnizeze cele mai precise predicții și analize pentru a conduce luarea deciziilor. Aceste cunoștințe vor ajuta, de asemenea, managerii de proiect să identifice și să rezolve riscurile pe care utilizarea GenAI le poate introduce în afacere.

Abilități de putere. Asigurarea că echipele au abilități interpersonale puternice – pe care le numim „abilități de putere” – le permite să mențină influența cu o varietate de părți interesate. Aceasta este o componentă critică pentru realizarea schimbărilor și pentru obținerea rezultatelor de succes ale proiectelor.

Our Sondajul Pulsul profesiei a identificat patru abilități critice de putere care sunt esențiale pentru a ajuta organizațiile să se transforme și să ofere rezultate durabile: gândire strategică, rezolvare de probleme, leadership colaborativ și comunicare. Toate acestea sunt trăsături umane care, într-o oarecare măsură, pot fi sporite de AI. De exemplu, managerii de proiect pot contribui mai strategic la proiectele și organizația lor, aplicând instrumente AI la diferite aspecte ale afacerilor, industriei și pieței lor, pentru a rezolva problemele mai eficient și mai rapid.

Există patru domenii cheie în care puteți folosi AI pentru a îmbunătăți abilitățile de putere:

• Pentru a încorpora gândirea strategică
• Îmbunătățiți colaborarea
• Rezolvarea mai rapidă a problemelor
• Comunicare îmbunătățită.

Abilitățile de putere vor deveni și mai mult un avantaj competitiv, realizând sau distrugând fiecare proiect, pe măsură ce câștigurile de productivitate AI permit să se aloce mai mult timp interacțiunii umane. Propria noastră cercetare, precum și multiple studii la scară mică și mare din ultimele două decenii, citează în mod constant factorii umani printre principalele cauze ale eșecului proiectului. Amintiți-vă că algoritmii nu pot privi pe nimeni în ochi, nu pot spune adevărul puterii, nu pot menține cursul etic sau nu pot fi responsabili pentru deciziile lor. Managerii de proiect pot face toate aceste lucruri și multe altele, inclusiv capacitatea de a interacționa cu oamenii, de a exprima empatie, de a se adapta, de a crea soluții contraintuitive, de a decide în ambiguitate, de a negocia, de a gestiona părțile interesate, de a conduce și de a motiva. Managerii de proiect au abilități care nu își vor găsi niciodată drumul în mașini, indiferent cât de inteligente devin mașinile.

Afaceri de afaceri. Profesioniștii cu pricepere pentru afaceri înțeleg influențele macro și micro din organizația și industria lor și au cunoștințele specifice funcției sau domeniului pentru a lua decizii bune. Profesioniștii de la toate nivelurile trebuie să fie capabili să cultive procesul decizional eficient și să înțeleagă modul în care proiectele lor se aliniază cu imaginea de ansamblu a strategiei organizaționale mai ample și a tendințelor globale.

Imaginați-vă că doriți să aveți o perspectivă mai bună asupra riscurilor la nivel corporativ al proiectului sau programului dvs. și asupra scenariilor cele mai probabile pe care le puteți întâlni dacă unele dintre riscuri apar cu adevărat. AI vă poate ajuta să obțineți informații pentru a pregăti o analiză cuprinzătoare a riscurilor de afaceri și o evaluare a impactului din cauza problemelor legate de proiect. Aceasta va pregăti organizația cu un plan de recuperare și va anticipa toate acțiunile de atenuare înainte ca un eveniment major să aibă loc și să afecteze organizația. Managerii de proiect pot începe să utilizeze capabilitățile GenAI pentru analiza scenariilor, generarea de informații și inovare, evaluarea implicațiilor de afaceri și deciziile de gândire a sistemelor.

Utilizarea instrumentelor AI va îmbunătăți perspicacitatea afacerilor în două moduri. În primul rând, gestionând sarcini banale, consumatoare de timp, îi va elibera pe managerii de proiect să petreacă mai mult timp concentrându-se pe influențele, obiectivele și relațiile intraorganizaționale. În al doilea rând, GenAI poate crește abilitățile managerilor de proiect de a vedea implicațiile strategice ale muncii lor, le poate permite să practice și să încadreze conversațiile cu părțile interesate la nivel înalt și să ia decizii mai bune cu privire la proiectele lor. Însăși prezența acestor instrumente poate schimba, de asemenea, tipurile de perspicacitate în afaceri pe care managerii de proiect trebuie să le înțeleagă profund, față de cele care pot fi accesate de instrumente.

De exemplu, IA generativă face mult mai ușor pentru orice manager de proiect să privească o situație prin ochii unui expert în industrie (printr-un prompt). Deci, la fel ca numerele de telefon individuale, cunoștințele generale ale industriei pot fi mai puțin importante de reținut în creierul uman. Cu toate acestea, detaliile avantajului competitiv al organizației, potențialul pârghie din datele care există în ecosistem sau datele noi generate de proiectul dvs. vor fi ceva de înțeles în detaliu.^[1]

Operațiunile funcționale devin tot mai automate și mai transparente. Aceste procese obișnuite activate prin software-as-a-service (SaaS) sunt, de asemenea, bine definite în seturile de date generale. Din nou, aici, perspicacitatea afacerilor care vă va diferenția are mai mult de-a face cu ceea ce este diferit în modul în care funcționează organizația dumneavoastră. Ce îl face special, mai eficient, mai eficient? Acest nivel de înțelegere vă va ajuta nu numai să vă conectați ferm la strategia cu proiectul dvs., dar vă va permite să vă asigurați că toate conexiunile dintre proiect și organizație sunt în vigoare pentru a obține cu adevărat rezultate.

Sunteți gata să vă îmbunătățiți abilitățile?

Cunoașterea este un element esențial pentru abilitarea profesioniștilor în călătoriile lor AI. Puteți beneficia de formare specializată pentru managerii de proiect, care vă va ajuta să navigați în acest nou peisaj de proiect compatibil GenAI. Project Management Institute (PMI) a lansat recent un program gratuit curs introductiv de e-learning pentru a ajuta la combaterea anxietății privind adoptarea AI și pentru a umple golul de cunoștințe dintre profesioniștii din proiect. Include cazuri de utilizare relevante și sfaturi despre cum să utilizați GenAI în mod specific pentru a livra proiecte.

Este clar că AI va îmbunătăți modul în care proiectele sunt livrate, transformând rolul managerilor de proiect în lideri de proiect. Vor exista noi provocări și riscuri în viitor, dar adoptând o mentalitate AI și rămânând curioși cu privire la potențialul GenAI, profesioniștii din proiect vor fi pregătiți să ofere rezultate de succes ale proiectelor. Învățarea continuă este cheia pentru a naviga în revoluția AI și pentru a crește rolul pe care profesioniștii în proiecte îl joacă în toate industriile.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12 aprilie). AI generativ îți va schimba afacerea. Iată cum să te adaptezi. Harvard Business Review. Disponibil la: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt