A próxima fronteira da IA? Você está sentado nela

Quase todas as manchetes sobre IA este ano têm sido sobre algum aspecto da camada digital do trabalho, desde agentes que escrevem código até modelos que anotam chamadas de conferência. Enquanto isso, os mesmos funcionários que utilizam IA para se tornarem notavelmente eficientes em seus laptops estão entrando em seus escritórios no mundo real, onde nenhuma dessa eficiência existe. 

O problema da conversa sobre IA nos últimos dois anos é que ela permaneceu quase que totalmente dentro de casa, e digo isso de forma muito literal. Tem sido sobre telas, janelas de chat e documentos — as coisas que acontecem entre uma pessoa e um monitor. E todo esse tempo, o escritório físico apenas ficou lá, tratado como um custo fixo a ser gerenciado, em vez de um sistema que poderia realmente ser compreendido e melhorado.

Os ambientes de trabalho flexíveis modernos, em particular, sofrem com esse descompasso entre quem deveria estar presente e quem realmente aparece, o que dificulta a gestão de tudo. Quando os funcionários chegam, podem não conseguir encontrar uma sala de reunião, ou podem perambular pelo andar procurando uma mesa livre como se estivessem buscando uma vaga de estacionamento no shopping na véspera de Natal. O próprio plano de piso provavelmente foi elaborado com base na melhor suposição de alguém, em vez de qualquer evidência real de como as pessoas utilizam o espaço.

Esta incapacidade de usar o espaço de forma eficiente é um problema maior do que parece. Imóveis costumam ser a segunda maior despesa de uma empresa, logo atrás das pessoas. E, em um levantamento recente realizado pela The Collab Collective, seis em cada dez profissionais de operações de ambientes de trabalho disseram que esse tipo de atrito — a incapacidade de gerenciar recursos de escritório como mesas e salas de reunião de forma eficiente — realmente piorou no último ano. 

Esse atrito também tem um preço, e é significativo. Os funcionários perdem entre duas e quatro horas por semana procurando espaço, perseguindo colegas e contornando sistemas de escritório díspares. Faça as contas com base nos números padrão de remuneração, e uma empresa com mil funcionários pode perder até $9 million por ano apenas com o atrito no local de trabalho. 

O ponto cego do planejamento imobiliário

A IA tem um potencial significativo para enfrentar esses desafios. Assim como a IA pode prever demanda ou encaminhar tickets de suporte, ela pode aprender quais mesas e salas estão sendo usadas por quem e quando. Pode perceber onde o equipamento de AV falha rotineiramente e identificar quais andares ou espaços de reunião não estão sendo utilizados. 

O manual antigo para gerenciar um escritório também supunha uma força de trabalho que aparecia principalmente em um horário previsível. No ambiente híbrido de hoje, isso raramente acontece. Dados de ocupação mostram o quão ampla realmente é essa variação. A empresa de imóveis comerciais CBRE constatou que a maioria das organizações opera em plena capacidade no dia de escritório mais movimentado, mas apenas cerca de um terço dessa capacidade em um dia médio. Essa diferença é exatamente o motivo pelo qual o número de funcionários por si só é tão pouco confiável para planejar espaço. Um andar construído para o pico de segunda-feira fica quase vazio até quinta-feira, e nenhuma quantidade de intuição captura esse padrão como os dados de uso fazem.

As próprias ferramentas pioram a situação, porque a maioria das empresas opera reserva, registro de visitantes, planejamento de espaço, serviços de reunião e análises como sistemas separados que nunca foram projetados para se comunicar entre si. Uma ferramenta de agendamento que não tem ideia de como uma sala realmente é usada não pode informar ao setor de facilities nada útil quando chega a hora de negociar um contrato. Análises em um painel não podem intervir e remarcar alguém para outra sala quando a reserva falha.

O fato é que a maioria das decisões imobiliárias hoje ainda são amplamente tomadas com base na intuição e no quadro de funcionários atual, não no uso real. Essa abordagem era viável quando os escritórios operavam com ocupação consistente e previsível. É muito mais difícil justificá‑la em um mundo híbrido onde a presença varia por dia da semana e por equipe.

Quando bem aplicada, a IA no local de trabalho desempenha duas funções simultaneamente. Para os funcionários, resolve a logística do trabalho ao combinar automaticamente as pessoas com o espaço disponível, exibindo quais recursos estão livres em tempo real e eliminando a necessidade de remarcar reuniões em curto prazo. Para as equipes de operações e facilities que gerenciam o orçamento, a IA pode analisar todos esses pequenos sinais — quem reservou o quê, quando, com que frequência e quais salas permanecem vazias — para criar uma visão clara de como o espaço realmente está sendo utilizado. 

Melhor ainda, quando uma empresa consegue ver como o espaço está realmente sendo usado, os gestores podem basear suas decisões imobiliárias na demanda real, assim como fariam com qualquer outra decisão de alocação de recursos. Com essa informação em mãos, podem consolidar os andares que ninguém utiliza, entrar em uma renovação de contrato com real poder de negociação e redesenhar o layout do escritório de acordo com a forma como suas equipes realmente colaboram.

Quando os dados são unificados, o retorno se torna específico rapidamente. Digamos que uma organização descubra que 40 % de suas reuniões passam por uma pequena fração de suas salas de conferência. Com essa informação, os gestores de operações podem, por exemplo, determinar facilmente quais salas devem ter prioridade nas atualizações de AV e quais das demais precisam de uma repensada de design em vez de manutenção rotineira.

Empresas que já colocaram IA em prática em seu código, nas filas de suporte e nas caixas de entrada já viram o que acontece quando dados de qualidade substituem suposições. O escritório é simplesmente o próximo local para aplicar essa lição. Melhor ainda, as organizações que chegarem primeiro não apenas gastarão menos com espaços que não utilizam, mas também devolverão aos funcionários as horas que eles vêm perdendo silenciosamente devido ao atrito no ambiente de trabalho.