A Crise dos Registros Públicos é Real. Cobrar dos Cidadãos não é a Maneira Certa de Resolvê-la.

Uma crise silenciosa está se desenrolando nas prefeituras e escritórios de condados em todo o país.

O público está mais engajado do que nunca. As pessoas querem saber como seus impostos são gastos e como as políticas são feitas, e elas têm todo o direito de perguntar. Mas uma nova realidade está tornando mais difícil para os governos locais acompanharem: um dilúvio de solicitações de registros públicos gerados por IA.

A IA gerativa tornou fácil disparar solicitações de registros massivos e amplos com um único clique. E isso não é mais apenas indivíduos. Empresas inteiras agora construíram equipes cujo único trabalho é enviar solicitações de registros públicos em larga escala, e então revender essas informações para vendedores e setor privado. Para o pessoal do governo que recebe essas solicitações, o resultado é uma carga de trabalho esmagadora.

Isso não vai embora. As solicitações impulsionadas por IA só vão se tornar mais frequentes e mais agressivas.

Os Servidores Públicos Estão Afogando

Diante dessa carga de trabalho, alguns legisladores estão se movendo para cobrar pelas solicitações. O Projeto de Lei 1821 da Assembleia da Califórnia, autorizado pela Assembleísta Blanca Pacheco e recentemente examinado pelo CalMatters, é um exemplo inicial. O projeto de lei permitiria que as agências públicas cobrassem uma taxa ilimitada quando uma solicitação levasse mais de duas horas para ser pesquisada, além de uma taxa adicional quando o pessoal gastasse mais de 10 horas em um mês em solicitações da mesma pessoa.

A Califórnia não está sozinha. À medida que as solicitações de registros abertos aumentam em todo o país, as agências em todos os lugares estão avaliando como recuperar os custos.

E se você sabe como o governo local realmente funciona, a motivação é fácil de entender. Cada hora gasta em solicitações de registros é uma hora tirada de outros trabalhos essenciais: processamento de licenças comerciais, manutenção de arquivos públicos, realização de eleições.

Os números são impressionantes.

Uma única solicitação em Chula Vista, Califórnia, exigiu 150 a 300 horas de trabalho do pessoal. Em Fontana, uma pessoa apresentou mais de 100 solicitações com o objetivo declarado de interromper as operações, custando à cidade mais de $300.000 em despesas legais e de mão de obra.

Versões dessa história estão sendo reproduzidas em comunidades em todo o país. Chamemos de administrative warfare, travada uma solicitação de registros de cada vez.

A Sobrecarga Não é Apenas Cara. É um Risco de Conformidade.

Custo e burnout são apenas parte da história. O maior risco é a conformidade.

As leis de registros públicos não apenas incentivam as agências a responder. Elas exigem, com um prazo. Sob a Lei de Registros Públicos da Califórnia, uma agência geralmente tem 10 dias para determinar se produzirá registros, e prazos semelhantes existem em quase todos os estados. Esses prazos foram escritos para um mundo de arquivos em papel e solicitações ocasionais, não para uma caixa de entrada inundada por IA.

Quando o volume supera o pessoal, os prazos começam a escorregar. E um prazo perdido não é um pequeno erro administrativo. É exposição legal. Solicitantes que processam para forçar a produção e prevalecem são regularmente premiados com honorários advocatícios, então uma única sobrecarga pode se tornar uma ordem judicial mais uma conta legal que os contribuintes acabam pagando.

Isso deixa as agências em um verdadeiro dilema. Se não fizerem nada, elas arriscam sair da conformidade com as próprias leis destinadas a manter o governo aberto. Se cobrarem uma taxa, elas arriscam preços fora do alcance dos residentes. Nenhum dos caminhos realmente protege o público.

Projetos de lei de taxas, como o AB 1821, são uma resposta compreensível de um sistema exausto tentando se proteger. A intenção é louvável, e a compensação que oferece é justa. Mas há uma solução mais rápida e eficaz.

Atualize as Ferramentas, Não a Taxa

A mesma tecnologia que está aumentando o volume de solicitações de registros também pode resolver essas solicitações a uma fração do custo. Em vez de cobrar dos cidadãos mais para acessar, podemos fechar a lacuna operacional com ferramentas melhores.

É exatamente isso que construímos na Madison AI. Nosso modelo de atendimento de registros públicos recupera, classifica e retira informações de registros municipais de forma segura, transformando um fluxo de trabalho que antes levava vários dias em um que leva cerca de uma hora.

Ele lida com o trabalho pesado de ponta a ponta: marcação automática de entrada, detecção de near-duplicatas, redação assistida por IA e rastreamento de auditoria completo que mantém as agências em conformidade com leis de retenção e privacidade.

Os resultados preliminares são impressionantes. No condado de Washoe, Nevada, nosso parceiro de desenvolvimento, o assistente de registros públicos está entregando até 90% de economia de tempo, cortando até 9 a 10 horas de trabalho do pessoal de uma única solicitação. Uma solicitação que antes custava cerca de $1.000 ou mais para ser concluída usando software e mão de obra legados agora pode ser atendida por cerca de $150, incluindo mão de obra, com a IA lidando com o trabalho pesado. Palm Springs e Culver City, Califórnia, estão implementando o mesmo modelo em seguida.

E isso não é um produto de tamanho único. Nós personalizamos cada assistente para os fluxos de trabalho e dados específicos de uma agência, construído ao lado das pessoas que vivem essas realidades operacionais todos os dias. A mesma abordagem funciona para uma pequena cidade ou um grande condado, em qualquer estado.

Cobrar pela Transparência Não é a Solução Certa

Vamos ser honestos: este é um problema incrivelmente difícil, e os legisladores não estão trabalhando com muitas boas opções. Quando o pessoal está afogando e os orçamentos estão esticados, cobrar pelas solicitações mais extremas pode parecer a única alavanca restante para puxar.

Mas uma taxa é ainda uma barreira de pagamento. E uma barreira de pagamento sobre registros públicos faz exatamente o que a lei de registros públicos existe para evitar: reduz o acesso do público à informação. As pessoas que são excluídas são raramente os atores ruins que jogam com o sistema. São residentes comuns, pais e vizinhos tentando entender seu próprio governo.

Porque, no final do dia, todos querem a mesma coisa: um governo que seja aberto, responsável e transparente. Não precisamos escolher entre proteger os servidores públicos do burnout e proteger esse acesso.

Então, pedimos aos legisladores, na Califórnia e além, que considerem um caminho diferente. E se um estado criasse um porto seguro para agências que adotam um modelo de resposta baseado em IA? E se os solicitantes usassem um portal automatizado antes de enviar follow-ups? E se as agências que implantassem plataformas de IA credíveis, atendessem a critérios básicos de registros públicos de boa fé e resolvessem a maior parte das consultas públicas, ganhassem mais flexibilidade nos prazos de resposta e recuperação de custos?

Essa abordagem recompensa a transparência genuína em vez de taxá-la. Vamos defender o espírito do governo aberto e dar aos governos locais a tecnologia para tornar a transparência o padrão.