IA para o Bem: Melhorando as Jornadas Educacionais Globais

Apesar de décadas de progresso, 251 milhões de jovens permanecem fora da escola em todo o mundo. Uma das principais causas é a falta de investimento em educação, especialmente em países de baixa renda.

Os avanços tecnológicos, no entanto, abriram novas possibilidades para apoiar a educação global. A IA melhora especificamente o acesso à educação para todos, especialmente em regiões de pobreza, onde a educação contribui para o crescimento econômico local.

Chorkor, Gana, é uma região de pobreza extrema que carece da presença de organizações sem fins lucrativos necessárias para melhorar o bem-estar geral de suas comunidades. BASICS International, uma organização sem fins lucrativos que fornece educação, alimentação e saúde para crianças em Chorkor e comunidades circundantes empobrecidas, tem contribuído para iniciativas educacionais e tem visto sucesso mensurável com a ajuda de tecnologias de IA.

A necessidade: o poder da IA

Com sede em Queens, Nova York, e um escritório em Chorkor, a BASICS gerencia mais de 1.000 voluntários entre os dois países para acabar com os ciclos de pobreza, analfabetismo, fome e trabalho infantil na África. As iniciativas da BASICS se concentram em ajudar a comunidade inteira a sair da pobreza, alocando fundos para subsidiar a mensalidade para que as crianças possam estar na escola e não trabalhar para apoiar a família.

À medida que a BASICS cresceu como organização e mais crianças se matricularam na escola por causa de seu trabalho, eles perceberam que precisavam de ajuda para avançar e ampliar seus processos. Na AWS re:Invent 2023, eles tiveram a oportunidade de mostrar seu trabalho, onde conheceram a Vasion.

Após a conferência, a Vasion criou um software impulsionado por IA que atende às necessidades, desafios e objetivos de longo prazo da BASICS. A solução foi bem-sucedida em pontuar a lacuna digital, melhorando drasticamente a eficiência, ajudando a avançar e ampliar a organização.

O desafio: processos desatualizados e insuficientes

Desde sua fundação em 2000, a BASICS confiou em processos baseados em papel dentro da organização, e esses processos manuais resultaram em erros e ineficiências. Tudo, desde sair para a comunidade, matricular alunos e rastrear informações sobre a criança, dependia de horas gastas em papelada, frequentemente perdida, afetando a chance de uma criança ter a educação necessária para uma vida melhor.

Além disso, a BASICS carecia de tecnologia fundamental em seus escritórios e na área circundante de Chorkor, levando a significativos desafios de comunicação. O escritório de Chorkor e a sede muitas vezes não conseguiam sequer se comunicar sobre questões urgentes.

A BASICS gera a maior parte de sua receita compartilhando histórias pessoais de seus alunos com patrocinadores. Os alunos trocam cartas, fotos, boletins e outros sucessos com seus patrocinadores. Toda a correspondência era inicialmente escrita à mão e enviada pelo correio, o que frequentemente atrasava as respostas e levava meses.

Esses processos em papel também comprovaram a falta de capacidade da organização de compartilhar atualizações sobre o progresso de uma criança e seu patrocinador. A equipe colocou um esforço esmagador para manter as informações fluindo, e em muitos casos, levou uma média de um ano para que uma criança e um patrocinador se comunicassem. Em última análise, as comunicações atrasadas afetaram as doações e, muitas vezes, a falta de interesse de um patrocinador. Devido à falta de comunicação rápida, a BASICS teve que reestruturar, mudando de doadores individuais para obter receita de patrocínios corporativos.

Além das comunicações atrasadas, o registro de alunos foi uma tarefa demorada. Os voluntários entravam nas comunidades com apenas papel e uma prancheta para coletar informações de várias famílias. A organização também enfrentou desafios com documentos físicos perdidos, que exigiam trabalho duplicado ou resultavam em uma oportunidade perdida para um aluno.

A solução: IA específica para suas necessidades

O primeiro passo para abordar os desafios da BASICS foi identificar suas deficiências e objetivos, seguido da criação de software específico para suas necessidades. A digitalização de processos com IA para aumentar o poder da organização e reduzir o esforço humano também foi necessária.

Quando os processos se tornam sem papel, as cargas de trabalho e os fluxos de trabalho precisam ser gerenciados. Implementar a AWS na plataforma de automação da Vasion ajudou a melhorar as capacidades de IA e mitigar os fluxos de trabalho para a equipe. As tecnologias da AWS ajudaram a mitigar 90% dos fluxos de trabalho usando a IA para limpar e detectar ineficiências.

A solução funciona fornecendo fluxos de trabalho como um sistema de verificação. Com cada fluxo de trabalho, a equipe da BASICS completa cada etapa antes de prosseguir para a próxima. Esse design ajuda a garantir que todas as tarefas sejam encaminhadas corretamente para um sistema e experiência sem interrupções – sem papel necessário.

Os resultados: operações sem interrupções para jornadas educacionais sem interrupções

Com todos os documentos e processos digitalizados, 10 funcionários da BASICS se tornaram tão produtivos quanto 30 funcionários.

A equipe da BASICS e os voluntários agora podem ir para a comunidade com um tablet para coletar informações de alunos, e todos os dados estão prontamente disponíveis para a equipe acessar em seus escritórios. Como a IA ajuda a simplificar o processo, os trabalhadores sociais treinados não são mais necessários para registrar, permitindo que mais funcionários e voluntários sejam capazes de expandir o alcance da comunidade e áreas circundantes.

A eliminação do processo baseado em papel também reduziu a matrícula de alunos de um mínimo de cinco dias para duas horas ou menos. Os fundos vinculados a essas atividades permitiram que a BASICS realocasse fundos para outras despesas mais valiosas, como alimentação.

O mais importante é que o tempo de comunicação entre os alunos e os patrocinadores melhorou dramaticamente. No início do ano letivo, o patrocinador recebe seu cartão de patrocínio digital, resumindo o aluno e onde pode acessar tudo, desde relatórios de progresso, realizações, fotos e onde enviar e receber cartas.

Obrigado à IA, o patrocinador recebe atualizações regulares durante o período acadêmico, garantindo uma comunicação consistente sem sobrecarga adicional. O que costumava levar horas para uma criança compartilhar atualizações agora pode ser feito em segundos. Ao mesmo tempo, o patrocinador obtém mais visibilidade sobre o poder de sua conexão e como sua ajuda está mudando a vida dos alunos.

Finalmente, tudo é mais seguro. Por exemplo, arquivos que contêm informações confidenciais de alunos, fotos e cartas agora são armazenados na nuvem e protegidos com controles de acesso e registros de auditoria, substituindo aqueles anteriormente armazenados em arquivos e propensos a serem perdidos.

A promessa da IA: melhorando a educação para o bem maior

O poder da transformação digital não pode ser ignorado quando se percebe seu potencial para inspirar sonhos e melhorar comunidades inteiras – especialmente as desfavorecidas. A IA desempenha um papel fundamental na criação de experiências mais inclusivas e impulsionando o progresso, e à medida que as aplicações amadurecem, continuaremos a ver a educação se tornar mais acessível a todos.

A integração da IA como parte desse projeto permitiu que a Vasion a incorporasse à fundação de sua solução de automação. A Vasion agora pode fornecer esses serviços a outras organizações sem fins lucrativos que enfrentam desafios organizacionais e de comunicação semelhantes, impulsionando processos como formulários, fluxos de trabalho e relatórios.

Como apenas um exemplo de como a IA permite a mudança positiva, tornar os processos tão simples que qualquer pessoa, independentemente da idade ou nível de educação, possa se engajar e acessar uma experiência digital mudará dramaticamente a forma como abordamos a inclusão em todo o mundo.