Notion Review: To miejsce pracy może zastąpić 5 aplikacji z łatwością

Czy kiedykolwiek otwierałeś pięć różnych aplikacji, aby zaplanować jeden projekt? Przykład: Google Docs do notatek, Trello do zadań i Excel do śledzenia. Dość absurdalne, jeśli spytać mnie.

Z Notion, jugglowanie wielu aplikacji na raz może być rzeczą przeszłości. Ponad 100 milionów ludzi używa teraz Notion, aby porzucić rozproszone narzędzia i zbudować jeden elastyczny obszar pracy, który robi wszystko!

W tej recenzji Notion, omówię zalety i wady, co to jest, dla kogo jest najlepsze i jego kluczowe funkcje. Następnie pokażę, jak użyłem Notion, aby utworzyć stronę, dodać bloki treści, dodać bazę danych i więcej.

Zakończę artykuł, porównując Notion z moimi trzema najlepszymi alternatywami (Miro, ClickUp i Monday.com).

Jeśli kiedykolwiek życzyłeś sobie, aby Twoje notatki, zadania i czat zespołu mogły mieszkać w jednym dostosowanym miejscu, Notion może być Twoim nowym ulubionym narzędziem.

Werdykt

Notion to elastyczny obszar pracy, który łączy notatki, zadania, bazy danych i współpracę w czasie rzeczywistym. Jednak może być skomplikowane do nauki początkowo i brakuje mu niektórych zaawansowanych funkcji projektowych i bezpieczeństwa.

Czym jest Notion?

Notion to aplikacja do notatek i obszar pracy dla osób i zespołów. Możesz go użyć do przechwytywania myśli, zarządzania projektami, organizowania informacji i współpracy z innymi.

Założony w 2013 roku przez Ivana Zhao i Simona Lasta, Notion ewoluował od prostego edytora notatek do kompleksowej platformy produktywności używanej przez wolnych strzelców, studentów, startupy i przedsiębiorstwa.

Najłatwiejszym sposobem zrozumienia Notion jest wyobrażenie sobie połączenia Google Docs, Excel, Trello i wiki w jeden spójny system, w którym wszystko jest połączone. To właśnie robi Notion: tworzy elastyczny obszar pracy, w którym możesz zbudować prawie wszystko, co potrzebne do organizacji informacji i zarządzania projektami.

Notion to więcej niż aplikacja do notatek. To elastyczny cyfrowy obszar pracy do zarządzania produktywnością i współpracą biznesową pod jednym ujednoliconym interfejsem.

Od prostych notatek do potęgi biznesu

Kiedy Notion po raz pierwszy został uruchomiony w 2016 roku, oferował podstawowe funkcje notatek. Jednak założyciele chcieli stworzyć coś bardziej elastycznego niż tradycyjne edytory dokumentów. Chcieli stworzyć platformę, na której można było mieszać różne typy treści na tej samej stronie.

Ludzie zaczęli tworzyć złożone systemy zarządzania projektami, wiki firmowe, bazy danych CRM i nawet pełne systemy operacyjne biznesu w Notion. Struktura oparta na blokach (gdzie każdy element treści jest przenośnym blokiem) umożliwiła tego rodzaju dostosowanie.

Do 2019 roku Notion ewoluował z narzędzia produktywności osobistej w poważną platformę biznesową, którą firmy używały do zastąpienia całych stosów oprogramowania.

Czym Notion różni się

Tradycyjne narzędzia produktywności mają tendencję do bycia dość sztywnymi w porównaniu z Notion. Microsoft Word jest idealny do dokumentów, Excel radzi sobie z arkuszami kalkulacyjnymi, a narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana lub Monday.com, koncentrują się na śledzeniu zadań.

Jednak te narzędzia nie rozmawiają ze sobą. Oznacza to, że kończysz z informacjami rozproszonymi w wielu platformach, co utrudnia znalezienie tego, czego potrzebujesz.

Notion odwraca ten podejście całkowicie. Zamiast oddzielnych narzędzi dla różnych funkcji, wszystko mieszka w jednym połączonym obszarze roboczym. Możesz osadzić bazę danych w dokumencie, połączyć zadania z notatkami ze spotkań i utworzyć szablony, które łączą wiele typów treści.

Poziom dostosowania jest również dość wysoki w porównaniu z innymi narzędziami. Podczas gdy Google Workspace zapewnia wbudowane aplikacje, Notion ma bloki budowlane, które możesz układać w dowolny sposób, jaki ma sens dla Twojego przepływu pracy.

Integracja AI i funkcje inteligentne

Dodanie AI przesunęło Notion do nowego terytorium. Asystent AI pomaga w pisaniu, podsumowaniu treści i tworzeniu przepływów pracy. Zamiast przełączania się do ChatGPT lub innych narzędzi AI, możesz generować treści bezpośrednio w ramach Twoich istniejących stron Notion.

To, co kocham w ich implementacji AI, to sposób, w jaki integruje się z Twoimi istniejącymi danymi. AI może odnosić się do informacji z Twoich baz danych, zrozumieć kontekst Twoich projektów i pomóc zautomatyzować rutynowe zadania. To świadomość kontekstowa sprawia, że jest bardziej użyteczna niż samodzielne narzędzia AI dla wielu przepływów pracy biznesowych.

Dla kogo Notion jest najlepszy?

Oto rodzaje ludzi, którzy najwięcej zyskują z używania Notion:

• Studenci mogą używać Notion, aby zorganizować notatki, materiały do studiowania, projekty i harmonogramy w jednym miejscu. Mogą również używać szablonów do prowadzenia dziennika i śledzenia celów.
• Wolni strzelcy mogą używać Notion, aby śledzić klientów, terminy, faktury i portfele. Mogą również planować treści, organizować pomysły, przechowywać badania i dostosowywać pulpity, aby dopasować je do swoich unikalnych przepływów pracy.
• Małe zespoły mogą używać Notion, aby współpracować w czasie rzeczywistym, udostępniać pliki, zarządzać zadaniami i organizować informacje.
• Startupy mogą używać Notion, aby zastąpić wiele narzędzi jednym elastycznym obszarem roboczym, aby zaoszczędzić pieniądze i pracować szybciej.
• Przedsiębiorstwa mogą używać Notion, aby współpracować i tworzyć wiki firmowe.
• Każdy może używać Notion do notatek, zarządzania zadaniami, śledzenia projektów, list odczytanych i planowania posiłków.

Kluczowe funkcje Notion

Oto kluczowe funkcje Notion:

• Bloki i struktura stron: Treść jest budowana przy użyciu blokowych elementów treści (takich jak akapity, listy, obrazy, kody, tabele, bazy danych itp.), a strony mogą zawierać dowolną treść z zagnieżdżoną strukturą i linkami.
• Bazy danych: Pełnie elastyczne bazy danych z wieloma widokami, gdzie każdy wpis jest swoją własną szczegółową stroną.
• Szablony: Twórz szablony dla stron i baz danych, aby zaoszczędzić czas i utrzymać pracę spójną.
• Narzędzia współpracy: Pracuj razem na żywo, komentuj gdziekolwiek, oznaczaj ludzi i trzymaj współpracę w jednym miejscu.
• Bogate media i osadzanie: Dodawaj obrazy, pliki, audio, wideo i osadzaj je z podglądami.
• Zarządzanie projektami i zadaniami: Używaj list zadań, tablic, przypomnień i kalendarzy, aby śledzić pracę i postęp.
• Zaawansowane wyszukiwanie i organizacja: Znajdź wszystko szybko za pomocą zjednoczonego wyszukiwania we wszystkich stronach i plikach.
• Integracja AI: Wbudowany AI może podsumowywać, pisać, tłumaczyć i analizować Twój obszar roboczy.
• Integracja i rozszerzalność: Połącz Notion z Slack, Google Drive, GitHub, Jira i zautomatyzuj za pomocą API Notion.
• Tworzenie witryn i portfeli: Publikuj strony i bazy danych online dla witryn i portfeli.
• Dostosowywalne obszary robocze: Projektuj pulpity, wiki i projekty z ustawieniami prywatności i przypisaniami.
• Historia wersji: Zobacz historię dokumentu i przywróć stare wersje w dowolnym momencie.
• Notion dla startupów: Uzyskaj połączony obszar roboczy z narzędziami AI, aby zbudować i skalować swój startup.

Jak używać Notion

Oto jak możesz zacząć z Notion:

1. Zarejestruj się w Notion
2. Utwórz swoją pierwszą stronę
3. Dodaj bloki treści
4. Przemieść swoje bloki
5. Dodaj bazę danych
6. Dodaj właściwości do bazy danych
7. Zmień widok
8. Utwórz szablon
9. Dostosuj swój szablon
10. Użyj funkcji wyszukiwania
11. Udostępnij swoją stronę
12. Wspomnij o współpracowniku

Krok 1: Zarejestruj się w Notion

Zacząłem od przejścia do notion.com i wybrania “Get Notion Free” w prawym górnym rogu.

Krok 2: Utwórz swoją pierwszą stronę

Po utworzeniu konta znalazłem się w pustym obszarze roboczym z listą sposobów, aby zacząć.

To była moja pierwsza “Strona” w Notion. To doskonałe miejsce do testowania bez presji.

Krok 3: Dodaj bloki treści

Wszystko w Notion jest zbudowane z bloków:

• Kiedy wpisujesz akapit, to jest blok tekstu
• Dodaj nagłówek, to jest blok nagłówka
• Wstaw tabelę, a utworzysz blok bazy danych

Aby uzyskać dostęp do tych bloków, nacisnąłem “Enter” na klawiaturze, aby rozpocząć nową linię, a następnie “/” aby zobaczyć menu wszystkiego, co mogłem wstawić.

Oto niektóre podstawowe polecenia slash, które należy zapamiętać:

• /h1 dla dużych nagłówków
• /todo dla checkboxów
• /table dla prostych tabel
• /page dla linków do innych stron

Krok 4: Przemieść swoje bloki

Dodałem tabelę do mojego dokumentu i mógł łatwo przenieść bloki, klikając i przeciągając sześciopunktowy uchwyt, który pojawił się, gdy najechałem kursorem nad treścią.

Ta funkcja przeciągania i upuszczania oznaczała, że mogłem reorganizować swoje myśli, gdy się rozwijały, zamiast być zablokowanym przez swoją oryginalną strukturę.

Krok 5: Dodaj bazę danych

Bazy danych to miejsce, w którym Notion staje się potężne, ale to także miejsce, w którym wiele osób się gubi. Utworzyłem nową bazę danych, wpisując “/database” i wybierając “Baza danych – Pełna strona.”

Krok 6: Dodaj właściwości do bazy danych

Stamtąd dałem jej wyraźną nazwę i zacząłem od tylko kilku właściwości: Tytuł (tekst), Autor (tekst), Status (wybór) i Ocena (liczba). Możesz śledzić wszystkiego rodzaju rzeczy, w tym projekty w pracy lub restauracje do wypróbowania.

Krok 7: Zmień widok

Bazy danych Notion nie są po prostu arkuszami kalkulacyjnymi. Są bardziej elastycznymi zbiorami danych, które mogą być wyświetlane na różne sposoby. Ta sama baza danych książek może być wyświetlana jako tabela, tablica Kanban, kalendarz lub galeria, w zależności od tego, co ma sens dla Twojego przepływu pracy.

Aby dodać różne widoki, po prostu kliknąłem “+” pod tytułem mojej bazy danych.

Krok 8: Utwórz szablon

Następnie przekształciłem moją bazę danych śledzenia książek w szablon. Szablony oszczędzają ogromną ilość czasu, gdy zaczniesz tworzyć powtarzalną treść.

Jeśli często tworzysz podobne strony, przekształć jedną w szablon. Notatki ze spotkań, plany projektów i cotygodniowe przeglądy są idealne do szablonów.

Aby utworzyć szablon, kliknąłem strzałkę rozwijaną obok “Nowy” w mojej bazie danych i wybrałem “Nowy szablon.”

Krok 9: Dostosuj swój szablon

To otworzyło nowe okno, w którym mogłem dostosować mój szablon ze stronami, tekstem, listami kontrolnymi i dowolnymi blokami, których potrzebowałem. Gdy skończyłem, zapisłem go. Teraz mogę go ponownie użyć, kiedykolwiek chcę.

Największy błąd, jaki popełniają ludzie, to próba stworzenia idealnego systemu organizacyjnego, zanim zrozumieją, jak pracują. Zacznij prosto i pozwól swojemu systemowi ewoluować organicznie. Twórz strony, gdy ich potrzebujesz, a nie dlatego, że myślisz, że powinieneś.

Używaj kombinacji zagnieżdżonych stron i baz danych, aby zorganizować różne typy informacji:

• Strony działają dobrze dla statycznej treści, takiej jak dokumentacja lub materiały referencyjne.
• Bazy danych są idealne do zarządzania dynamicznymi informacjami, które musisz sortować, filtrować lub śledzić w czasie.

Krok 10: Użyj funkcji wyszukiwania

Funkcja wyszukiwania jest potężna, więc nie martw się zbyt dużo o idealną organizację.

Możesz znaleźć prawie wszystko, wpisując Ctrl+K (lub Cmd+K na Mac) i wyszukując frazy kluczowe. To oznacza, że możesz się skoncentrować na tworzeniu użytecznej treści i mniej na idealnym jej przechowywaniu.

Krok 11: Udostępnij swoją stronę

Udostępnianie w Notion działa na poziomie strony. Możesz udostępnić poszczególne strony lub całe bazy danych z określonymi osobami lub udostępnić je publicznie, wybierając “Udostępnij” w prawym górnym rogu, zapraszając współpracowników i zmieniając poziomy uprawnień.

Poziomy uprawnień są proste:

• “Can edit” pozwala ludziom modyfikować treść
• “Can comment” pozwala na komentarze bez zmian
• “Can view” zapewnia dostęp tylko do odczytu

Dla współpracy zespołowej ustal podstawowe konwencje na początku. Zdecyduj, jak nazwać strony, kiedy używać komentarzy a edycji, i jak obsłużyć powiadomienia.

Krok 12: Wspomnij o współpracowniku

System @mention działa dobrze, aby kogoś zwrócić uwagę, i możesz wspominać o całych zespołach lub grupach, jeśli Twój obszar roboczy jest skonfigurowany w taki sposób.

Funkcje współpracy w czasie rzeczywistym działają gładko. Możesz zobaczyć kursory innych ludzi i ich edycje, gdy się dzieją. To sprawia, że Notion jest szczególnie skuteczny dla sesji planowania i grupowego burzy mózgów, gdzie każdy musi współpracować jednocześnie.

Ogólnie Notion staje się najbardziej wartościowy, gdy przestajesz próbować go używać jak innych narzędzi i zaczynasz myśleć o swoich rzeczywistych przepływach pracy. Zamiast odtwarzać swoje istniejące systemy dokładnie, rozważ, co próbujesz osiągnąć i zbuduj od podstaw.

Wiele osób odnosi sukces, zaczynając od jednego konkretnego przypadku użycia (np. śledzenia projektów lub organizacji notatek) i stopniowo rozwijając, gdy stają się bardziej komfortowe. Próba migracji wszystkiego na raz zwykle prowadzi do frustracji i porzucenia.

Elastyczność Notion jest zarówno jego największą siłą, jak i największym wyzwaniem. Możesz zbudować prawie wszystko, ale to nie znaczy, że powinieneś.

Skoncentruj się na rozwiązywaniu prawdziwych problemów, które masz, zamiast tworzyć skomplikowane systemy, bo wyglądają imponująco. Najlepsza konfiguracja Notion to ta, którą używasz konsekwentnie!

Top 3 alternatywy dla Notion

Oto najlepsze alternatywy dla Notion, które polecam:

Miro

Pierwsza alternatywa dla Notion, którą polecam, to Miro. Miro to wizualne narzędzie do burzy mózgów, planowania i współpracy na niekończącym się wirtualnym tablicy.

Miro i Notion oba oferują elastyczne, bezkodekowe obszary robocze dla zespołów do zarządzania projektami i współpracy w jednym miejscu.

Jednak Miro wyróżnia się swoim wizualnym canvasem. Możesz burzować mózgi z notatkami, tworzyć wykresy przepływu, szkice i mapy myśli. Możesz również używać szablonów dla warsztatów, prezentacji i generowania pomysłów.

Narzędzia Miro w czasie rzeczywistym są idealne dla zespołów zdalnych, które prosperują na wizualnych, interaktywnych sesjach. Łączy się również łatwo z Slack, Jira, Microsoft Teams i więcej.

Tymczasem Notion jest idealny do utrzymania pracy zorganizowanej i udokumentowanej. Łączy notatki, wiki, zadania i bazy danych w dostosowanym, opartym na blokach obszarze roboczym.

Notion jest kochany za bycie wszechstronnym hubem informacji. Z Notion możesz zagnieżdżać strony, zarządzać zadaniami, tworzyć bazy danych i automatyzować przepływy pracy wspierane przez AI. Jest idealny do wiki firmowych, zarządzania projektami i utrzymania zadań, dokumentów i współpracy w jednym wyszukiwalnym miejscu.

Dla wizualnej współpracy zespołowej i na żywo whiteboardingu wybierz Miro. Dla notatek, zadań, wiki i organizacji wybierz Notion!

ClickUp

Kolejna alternatywa dla Notion, którą polecam, to ClickUp. ClickUp to pełne narzędzie do zarządzania projektami z śledzeniem czasu, 15 widokami i automatyzacją.

Jego bezpłatny plan jest bardziej hojny niż plan Notion w niektórych obszarach, takich jak oferowanie nieograniczonej liczby miejsc. To sprawia, że ClickUp jest bardziej atrakcyjny dla większych zespołów z ograniczonym budżetem.

Tymczasem Notion wyróżnia się jako wszechstronny, all-in-one obszar roboczy. Łączy notatki i elastyczne bazy danych z dostosowanym interfejsem i szablonami. Ma bardziej potężne funkcje notatek i bogatej treści niż ClickUp.

Dla szczegółowego zarządzania projektami i automatyzacji wybierz ClickUp. Dla elastycznego obszaru roboczego z notatkami, dokumentami i śledzeniem projektu wybierz Notion!

Monday.com

Ostatnia alternatywa dla Notion, którą polecam, to Monday.com. Monday.com to platforma zespołowa do zarządzania projektami, przepływami pracy i zadaniami z silną automatyzacją i łatwym dostosowaniem.

Z jednej strony Notion wyróżnia się swoją architekturą opartą na blokach. Każdy element treści jest całkowicie dostosowywalny przy użyciu przeciągania i upuszczania bloków.

Tymczasem Monday.com podkreśla automatyzację przepływów pracy i zarządzanie projektami. Możesz zintegrować swoje ulubione aplikacje, takie jak Slack, Gmail i Microsoft Teams. Kontrola uprawnień i wbudowane raportowanie pomagają zespołom śledzić postęp.

Dla all-in-one obszaru roboczego z silnym dostosowaniem wybierz Notion. Dla śledzenia projektu i automatyzacji przepływów pracy wybierz Monday.com.

Recenzja Notion: Prawidłowe narzędzie dla Ciebie?

Notion jest wystarczająco elastyczny, aby pomieścić moje rozproszone pomysły i wystarczająco inteligentny, aby zastąpić pół tuzina innych aplikacji. Jednak wymaga trochę czasu, aby go ustawić.

Więc jeśli jesteś kimś, kto kocha budowanie systemów i dostosowywanie ich w miarę postępu, będziesz kochać Notion. Jeśli wolisz ścisłą strukturę i gotowe przepływy pracy, możesz preferować coś bardziej ukierunkowanego.

W przeciwnym razie rozważ te alternatywy:

• Miro jest najlepsze dla zespołów, które prosperują na burzach mózgów, mapach myśli i na żywo whiteboardingu.
• ClickUp jest najlepsze dla tych, którzy chcą zarządzania projektami z wbudowanym śledzeniem czasu i automatyzacją.
• Monday.com jest najlepsze dla zespołów, które potrzebują automatyzacji przepływów pracy, śledzenia projektu i łatwych integracji.

Dziękuję za przeczytanie mojej recenzji Notion! Mam nadzieję, że była pomocna.

Notion oferuje bezpłatny plan dla osób, aby zorganizować swoje projekty i życie. Wypróbuj go sam i zobacz, jak Ci się podoba!

Często zadawane pytania

Czego używa się Notion?

Notion jest głównie używany jako all-in-one obszar roboczy do notatek, zarządzania projektami i współpracy. Pozwala myśleć, pisać i planować w jednym dostosowanym miejscu.

Czy Notion jest darmowy?

Bezpłatny plan Notion oferuje nieograniczoną liczbę stron i bloków, a także współpracę z do 10 gości. Jednak zaawansowane funkcje, takie jak pełny dostęp do AI, nieograniczone przesyłanie plików, rozszerzona historia stron i zaawansowaną współpracę, są dostępne tylko w płatnych planach.

Czy Notion jest lepszy niż OneNote?

Notion jest lepszy niż OneNote pod względem organizacji, baz danych i potężnej współpracy. Jego modułowa struktura i szablony przewyższają OneNote w zarządzaniu złożonymi projektami lub tworzeniu niestandardowych systemów produktywności.

Jednak OneNote jest lepszy do szybkiego, swobodnego notowania. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli wolisz notatki odręczne lub polegasz silnie na ekosystemie Microsoft Office.

Co oznacza słowo Notion?

Słowo “notion” ogólnie oznacza pojęcie, pomysł lub przekonanie o czymś.

Czy Notion jest naprawdę warty?

Notion jest wart dla każdego, kto szuka elastycznego obszaru roboczego do zarządzania notatkami, projektami, bazami danych i współpracą. Jednak niektórzy mogą uznać jego krzywą uczenia i interfejs za przytłaczające dla podstawowych zadań.

Czy Notion jest zbyt wiele dla użycia osobistego?

Notion może wydawać się zbyt wiele dla użycia osobistego, jeśli Twoje potrzeby są proste (np. listy zadań lub podstawowe notowanie), ze względu na jego nadmiar funkcji. Jednak jeśli lubisz dostosowywać przepływy pracy lub potrzebujesz zorganizować złożone projekty, Notion może być potężny nawet dla osób.

Czy Notion AI jest lepszy niż ChatGPT?

Notion AI jest lepszy niż ChatGPT do zarządzania dokumentami, organizacji treści i produktywności. Jednak ChatGPT oferuje silniejsze zdolności konwersacyjne i lepszą wydajność w tworzeniu treści, kodowaniu i odpowiadaniu na ogólne pytania.

Czy Notion jest lepszy niż Google?

Notion jest lepszy do tworzenia niestandardowych przepływów pracy, które łączą notatki i bazy danych w jednym miejscu. Tymczasem Google Workspace jest lepszy do e-maili i edycji dokumentów dzięki swojemu pakietowi narzędzi, takich jak Gmail, Docs i Drive.

Ostatecznie Notion wyróżnia się w organizowaniu złożonych informacji i zadań w bardzo spersonalizowany sposób, podczas gdy Google Workspace jest idealny do tworzenia dokumentów, udostępniania plików i komunikacji biznesowej na dużą skalę.