Jak zintegrować AI z firmą, gdy pracownicy nie mają odpowiednich umiejętności

Według niedawnego sondażu Deloitte, 57% amerykańskich małych firm inwestuje w AI, w porównaniu z 36% w 2023 roku. Pomimo tego wzrostu, małe firmy często napotykają na poważną przeszkodę w postaci nieprzeszkolonego personelu, który nie jest wyposażony w obsługę tej nowej technologii.

Z mniejszą liczbą pracowników i mniejszymi zasobami na szkolenie ich, małe firmy są w znacznej niekorzyści wobec swoich większych, lepiej wyposażonych rywali. Na szczęście, istnieją sposoby, aby te firmy mogły pomyślnie zintegrować AI ze swoimi operacjami, nawet jeśli ich personel nie posiada wymaganych umiejętności.

Proces wdrożenia AI

Jak mogą firmy zintegrować AI, gdy ich pracownicy nie są przygotowani? Zazwyczaj zwracają się do zewnętrznego partnera lub budują wiedzę wewnątrz firmy.

Dla firm, które wybierają samodzielne podnoszenie kwalifikacji, istnieją dwie ścieżki. Pierwsza, którą często obserwujemy, to zatrudnienie pełnoetatowego lidera, z tytułami takimi jak “VP of AI” lub “Chief AI Officer”, lub firm konsultingowych specjalizujących się w strategii AI. Druga (i często mniej wykorzystywana metoda) to szkolenie i podnoszenie kwalifikacji istniejących pracowników. Szkolenie wewnętrzne może być czasochłonne i wymagające, ponieważ pracownicy muszą opanować złożoną nową technologię, dodatkowo do ich dotychczasowych obowiązków.

Niezależnie od tego, czy firma pracuje z wewnętrznym pracownikiem, czy zewnętrznym partnerem, idealny proces wdrożenia jest podobny. Rozpoczyna się od analizy codziennych operacji i procesów biznesowych w celu identyfikacji miejsc, w których można zintegrować AI. Dla każdego procesu, ekspert analizuje jakość danych i ocenia ją krok po kroku. Na podstawie zebranych informacji, procesy muszą być ponownie ocenione, aby zobaczyć, gdzie AI ma sens w obecnych procesach lub gdzie obecne procesy mogą być przekształcone z AI jako podstawą.

Niezależnie od tego, gdzie firma zaczyna, otwarty umysł jest kluczowym składnikiem. Firma nie musi znać każdego szczegółu dotyczącego technologii, aby zacząć. Budowanie podstawy umiejętności dla pracowników wymaga zrozumienia obecnego stanu, wpływu efektywności lub tworzenia wartości, które firma chce osiągnąć, oraz miejsca, w którym AI może rozsądnie wpłynąć na proces. Dobra ramy dla początkowej edukacji to pokazanie pracownikom możliwości AI, a następnie nowych procesów, danych, na których opiera swoje decyzje, oraz czy może podejmować decyzje samodzielnie, czy potrzebuje udziału człowieka. Każda firma może mieć podstawową wiedzę o AI, gdy jest wyjaśnione w taki prosty sposób.

Najczęstsze wyzwania

Chociaż wdrożenie AI ma wiele wyzwań, są dwa, które są szczególnie częste. Pierwsze to sytuacja, w której kierownictwo naciska na firmę, aby przyspieszyć proces wdrożenia AI. Ze względu na to, że wiele firm już korzysta z AI, liderzy często boją się, że jeśli nie wezmą udziału natychmiast, zostaną pozostawieni w tyle.

W obliczu tego nacisku, ważne jest, aby eksperci pozostali spokojni i ostrzegli kierownictwo o możliwych pułapkach. Jeśli firma spieszy się z wdrożeniem AI bez analizy procesu, efekt końcowy będzie prawdopodobnie słaby, skutkując nie tylko marnowaniem czasu i pieniędzy, ale także potencjalną szkodą dla operacji.

Drugim wyzwaniem są dane. Dobra wiadomość jest taka, że o ile dane istnieją, nawet jeśli ich jakość nie jest dobra, firmy często mogą stworzyć ścieżkę, aby je przygotować do AI. Mogą uzupełnić luki i zbudować solidną ramę jakości danych. Chociaż ten proces wymaga czasu i cierpliwości, jest niezbędny do zbudowania udanego systemu AI. Jeśli firma buduje AI na słabych danych, wyniki będą prawdopodobnie wadliwe, a zespoły stracą zaufanie do procesu.

Wyzwanie z danymi staje się trudne do rozwiązania tylko wtedy, gdy danych brakuje. Jeśli firma chce, aby agent AI podejmował prognozy, ale nie ma danych, na których mógłby się opierać, wtedy potrzebne są zewnętrzne źródła danych lub syntetyczne dane, aby potencjalnie uzupełnić luki. Jeśli takie źródła nie są dostępne, wtedy te odpowiedzialności są najlepiej pozostawione ludziom.

Jak podejść do najmniej przygotowanych firm

Gdy firma jest szczególnie nieumiejętna w AI, eksperci powinni trzymać swoje wyjaśnienia prosto i nie zanurzać się zbyt głęboko w technologie. Powinni zacząć od podstawowych definicji powszechnych terminów, takich jak agent, kontekst i MCP. Definiując te słowa w prosty sposób, eksperci mogą pomóc firmom zrozumieć AI bez zbytniego technicznego języka.

Podnoszenie kwalifikacji zaczyna się od góry. Często słyszymy, jak dyrektorzy sprzeciwiają się zrozumieniu, jak AI naprawdę działa, mówiąc, że jest to zbyt techniczne lub zbyt niskiego poziomu, aby musieli to zrozumieć. Jednak często prowadzi to do niezgodnych oczekiwań co do wpływu AI i niezgodności w jego ograniczeniach. AI wprowadza nowy poziom autonomii technologicznej do firm. Czy nie chciałbyś zrozumieć tła i dostępu nowych pracowników dołączających do twojej firmy?

Zrozumienie AI umożliwia również liderom i pracownikom identyfikowanie wzorców użycia w sferach izolowanych w firmie. AI wykorzystuje dane z wielu departamentów, więc eksperci często rozmawiają z wszystkimi nimi. Są w stanie znaleźć połączenia, takie jak “To jest miejsce, w którym przepływ pracy jednego departamentu łączy się z przepływem pracy innego departamentu, i to, jak ich procesy są podobne. Musimy tylko zbudować jedno rozwiązanie, które rozwiązuje problemy obu departamentów.”

Firmy często nie zauważają tych korelacji przed rozpoczęciem wdrożenia AI. Gdy proces ten zaczyna się, zaczynają widzieć wszystkie podobieństwa między operacjami swoich departamentów. Dlatego, oprócz optymalizacji przepływów pracy firmy, AI otwiera rozmowę o większej współpracy wewnątrz firmy.

Jak pracownicy mogą stać się ekspertami

Wiele pracowników czeka na to, aż ich organizacje powiedzą im, jak myśleć o AI. Ale, gdy mają do czynienia z technologią, która powoduje ogromną zmianę kulturową, pracownicy mają odpowiedzialność za pozostanie poinformowanymi. Dostępne są zasoby, takie jak biuletyny AI, które mogą wyjaśnić trudne do zrozumienia pojęcia i utrzymać czytelników na bieżąco z wszystkimi najnowszymi rozwojami.

Ta zmiana myślenia jest podstawowym czynnikiem decydującym o tym, kto będzie prosperować w tej nowej erze. Ci pracownicy nie podchodzą do AI z obawą “To mnie zastąpi” lub “To uczyni moją pracę bezużyteczną”. Zamiast tego, pytają siebie, “Jak mogę wykorzystać tę technologię, aby przyspieszyć wartość, którą świadczę, i otworzyć nowe horyzonty dla siebie?”

Proaktywne i otwarte podejście do AI ostatecznie będzie miało pozytywny wpływ na pracowników i ich firmy. Pracownicy, którzy pozostają poinformowani i mają pozytywne nastawienie, mogą stać się liderami myśli i rzecznikami AI w swojej pracy. A gdy ich firmy decydują się na wdrożenie AI, to właśnie oni są tymi, którzy prowadzą transformację.

Następne kroki

Nawet jeśli firma pomyślnie zintegrowała AI ze swoimi operacjami, to nie jest koniec historii. Firmy powinny stale monitorować swoje programy, aby upewnić się, że działają gładko i dostarczają dokładne wyniki i wpływ, jaki pragną.

Z AI ciągle ewoluującą, firmy powinny również określić, jak włączyć najnowsze osiągnięcia do swoich programów. Tylko poprzez ciągłe pozostawanie poinformowanymi mogą firmy pozostać na czele i stać się prawdziwymi liderami AI.