AI powinno ułatwić prowadzenie Twojej firmy

AI powinno ułatwić prowadzenie Twojego biznesu. To zasługuje na wyraźny cel, gdy decydujesz, gdzie je zastosować.

Większa ilość wyników jest przydatna, gdy firma potrzebuje ich więcej. Jednak istnieje także wartość w tym, by mieć mniej niezałatwionych spraw, mniej pracy administracyjnej ciągnącej się po wieczorach i więcej uwagi dostępnej na pracę, którą chciałeś wykonać od samego początku.

Wykorzystanie AI do pracy administracyjnej sprawiło, że prowadzenie moich firm stało się przyjemniejsze. To ma dla mnie znaczenie. Cieszenie się firmą, którą zbudowałeś, jest w pełni uzasadnioną nagrodą za wysiłek włożony w jej usprawnianie.

W miarę jak agenci stają się bardziej zdolni, właściciele zyskują więcej możliwości wyboru, które obowiązki przekazać. Musimy być równie rozważni co do tego, co chcemy zachować.

Firma może odnieść sukces, a jednocześnie być wyczerpująca w prowadzeniu

Weźmy pod uwagę projektanta z wystarczającą liczbą klientów, dobrymi zleceniami i usługą, za którą ludzie chętnie płacą. Strona handlowa działa. Tydzień może jednak wydawać się rozbity przez oferty, aktualizacje projektów, brakujące pliki, faktury i wszystkie drobne decyzje potrzebne do utrzymania współpracy.

Każde zadanie może być wykonalne. Razem tworzą jednak firmę, która wymaga uwagi właściciela niemal wszędzie. Zakończenie projektu nie kończy pracy. Zawsze pozostaje coś do wysłania, sprawdzenia, zarejestrowania lub dopilnowania.

To jest przydatne miejsce do oceny AI. Jakie powtarzające się zobowiązanie chciałbyś, aby było realizowane bardziej niezawodnie? Która część tygodnia ciągle odciąga uwagę od pracy, na której Ci zależy?

Obecne narzędzia są coraz częściej budowane wokół tych pytań. Anthropic’s wrześniowa rozbudowa Claude dla małych firm łączy przepływy pracy z oprogramowaniem, którego właściciele już używają do sprzedaży, finansów i codziennych operacji. Obsługuje także pracę zaplanowaną, z domyślnym wymogiem zatwierdzenia przed takimi działaniami jak wysyłanie, publikowanie czy płacenie.

Ciekawą częścią jest codzienna praca, do której te systemy są przeznaczone. Właściciel firmy nie potrzebuje dramatycznej historii transformacji, aby skorzystać z lepszej kontroli nad powtarzającym się obowiązkiem.

Zakończ odpowiedzialność stojącą za zadaniem

Wyobraź sobie właściciela, który chce pomocy w egzekwowaniu zaległych faktur. Poproszenie agenta o napisanie przypomnień o płatnościach jest proste. Jednak pisanie wiadomości to tylko część odpowiedzialności.

Ktoś musi ustalić, które faktury są rzeczywiście zaległe, sprawdzić, czy płatność dotarła, uwzględnić wszelkie ustalenia już zawarte z klientem i zdecydować, które przypomnienia są odpowiednie. Po wysłaniu wiadomości ktoś nadal musi wiedzieć, co wydarzyło się dalej.

Przydatny przepływ pracy przygotowałby listę kontrolną, szkicował odpowiednie dalsze kroki do zatwierdzenia i utrzymywał niewyjaśnione elementy widoczne. Jeśli zapisy się nie zgadzają lub klient zakwestionował opłatę, wyjątek zostanie przekazany właścicielowi z wystarczającym kontekstem do podjęcia decyzji.

Właściciel nadal ma zadanie. Może przejrzeć przygotowaną decyzję i zająć się wyjątkami, zamiast za każdym razem odtwarzać sytuację z rozproszonych zapisów.

Anthropic’s sierpniowe wydanie użycia komputera, Skills API i Files API opisuje komponenty stojące za tego rodzaju przepływem pracy: obsługę oprogramowania, podążanie za zapisaną procedurą, czytanie dokumentów i zwracanie gotowych plików. Połączenie tych możliwości daje twórcom więcej sposobów na realizację zadania w aplikacjach, w których odbywa się praca.

To, czy to pomaga, zależy od tego, co poprosisz system o wykonanie. Folder pełen dopracowanych przypomnień może pozostawić całą odpowiedzialność po twojej stronie. Jasny wykaz tego, co wymaga twojej zgody i co pozostaje nierozwiązane, może ułatwić zarządzanie.

To jest miejsce, w którym promptowanie staje się umiejętnością zarządzania. Zdefiniuj rezultat w kategoriach odpowiedzialności, którą chcesz, aby została wykonana. Daj agentowi standard ukończenia, który ma znaczenie dla firmy.

Policz pracę, którą AI zwraca Tobie

Bądź szczery co do tego, co wymaga użycie wyniku.

Agent może szybko przygotować raport, ale jeśli musisz otworzyć każdy źródłowy dokument, naprawić obliczenia i zrozumieć, co raport ma ci przekazać, ten wysiłek wchodzi w twoją ocenę. To samo dotyczy naprawy zepsutego połączenia lub wyjaśniania tego samego wyjątku w przyszłym tygodniu.

Recenzja jest niezbędna przy wielu zadaniach. Pytanie brzmi, czy recenzja jest wykonalna i czy cały proces poprawia to, co robiłeś wcześniej. Przepływ pracy może pozostawić ostateczną decyzję w twoich rękach, jednocześnie usuwając dużą część przygotowań.

Spójrz na kilka rzeczywistych uruchomień. Jak często musiałeś interweniować? Czy potrafiłeś zrozumieć wyjątki? Czy wynik pojawił się, gdy był przydatny? Czy wciąż było coś ważnego, co musiałeś zapamiętać poza systemem?

Te odpowiedzi mówią więcej o wartości przepływu pracy niż obserwowanie, jak generuje imponujący pierwszy wynik. Wskazują również, co uprościć. Być może zadanie jest zbyt szerokie. Być może agent potrzebuje lepszego źródła. Być może jedną powtarzającą się wyjątkową sytuację łatwo rozwiązać, gdy podejmiesz podstawową decyzję biznesową.

System, który możesz zrozumieć i utrzymać, jest warty więcej niż rozbudowany, którego niechętnie dotykasz. Jego utrzymanie staje się również częścią twojego tygodnia pracy.

Zdecyduj, do czego przeznaczona jest odzyskana pojemność

Argumentowałem, że lepsza sztuczna inteligencja uczyni bardziej osiągalne jednoosobowe firmy warte milion dolarów. Rozszerzenie tego, co właściciel może dostarczyć, tworzy przestrzeń na rozwój. To nadal ekscytująca możliwość.

To, co zrobisz z tą przestrzenią, wciąż pozostaje twoją decyzją.

Możesz przyjąć kolejnego klienta. Możesz poświęcić więcej czasu na ulepszanie usługi dla już posiadanych klientów. Możesz w końcu opracować produkt, który ciągle odkładasz, albo zostawić wystarczająco dużo miejsca w tygodniu, aby zastanowić się, dokąd zmierza firma.

Możesz także zakończyć pracę wcześniej. Nie ma obowiązku wypełniać każdej odzyskanej godziny kolejnym zobowiązaniem. Firma, która wspiera twoje życie i pozostaje zarządzalna, jest warta budowy.

Uczyń tę intencję częścią zadania. Jeśli celem jest utrzymanie piątkowego popołudnia wolnego od rutynowej administracji, oceń, czy system pomaga to osiągnąć. Jeśli celem jest poświęcenie pełnej uwagi pracy dla klienta, przyjrzyj się przerwom i nierozwiązanym zobowiązaniom, które usuwa.

Sztuczna inteligencja daje nam więcej sposobów na kształtowanie pracy wokół firmy. Wykorzystaj tę możliwość, aby zbudować taką, którą chcesz dalej prowadzić.