AI dla dobra: poprawa globalnych edukacyjnych podróży

Pomimo dziesięcioleci postępu, 251 milionów młodych ludzi pozostaje poza szkołą na całym świecie. Jedną z głównych przyczyn jest niedoinwestowanie w edukację, szczególnie w krajach o niskich dochodach.

Postępy technologiczne otworzyły nowe możliwości wspierania globalnej edukacji. AI w szczególności poprawia dostęp do edukacji dla wszystkich, zwłaszcza w regionach ubóstwa, gdzie edukacja przyczynia się do lokalnego wzrostu gospodarczego.

Chorkor, Ghana, to region skrajnego ubóstwa, który nie posiada wystarczającej obecności organizacji non-profit, aby poprawić ogólne dobrobyt społeczności. BASICS International, organizacja non-profit, która zapewnia edukację, żywność i opiekę zdrowotną dla dzieci w Chorkor i okolicznych społecznościach, przyczynia się do inicjatyw edukacyjnych i odniosła wymierny sukces dzięki technologiom AI.

Potrzeba: moc AI

Z siedzibą w Queens, Nowy Jork, z biurem w Chorkor, BASICS zarządza ponad 1000 wolontariuszami między dwoma krajami, aby zakończyć cykle ubóstwa, analfabetyzmu, głodu i pracy dzieci w Afryce. Inicjatywy BASICS koncentrują się na pomocy całej społeczności w wyjściu z ubóstwa, przydzielając fundusze na dofinansowanie czesnego, aby dzieci mogły chodzić do szkoły, a nie pracować, aby wspierać gospodarstwo domowe.

Podczas gdy BASICS rosło jako organizacja i więcej dzieci zapisywało się do szkoły dzięki ich pracy, zrealizowali, że potrzebują pomocy w rozwoju i skalowaniu swoich procesów. Na konferencji AWS re:Invent 2023 mieli okazję zaprezentować swoją pracę, gdzie spotkali Vasion.

Po konferencji Vasion stworzył oprogramowanie napędzane AI, które spełnia unikalne wyzwania, potrzeby i długoterminowe cele BASICS. Rozwiązanie pomyślnie przyczyniło się do przełamania cyfrowego podziału, znacznie poprawiając wydajność, co w końcu pomogło w rozwoju i skalowaniu organizacji.

Wyzwanie: przestarzałe, niewystarczające procesy

Od założenia w 2000 roku BASICS opierał się na procesach opartych na papierze wewnątrz organizacji, a te ręczne procesy spowodowały błędy i niewydajności. Wszystko, od wychodzenia do społeczności, rekrutacji studentów i śledzenia informacji o dziecku, wymagało godzin spędzonych na pracy biurowej, często zagubionej, co ostatecznie wpływało na szansę dziecka na edukację potrzebną do lepszej jakości życia.

Ponadto BASICS nie posiadał podstawowej technologii w swoich biurach i okolicznych obszarach Chorkor, co prowadziło do znacznych wyzwań komunikacyjnych. Biuro w Chorkor i siedziba często nie mogły nawet komunikować się w sprawach pilnych.

BASICS generował większość swoich dochodów, dzieląc się osobistymi historiami swoich studentów ze sponsorami. Studenci wymieniali listy, zdjęcia, raporty z postępów, osiągnięciami i innymi sukcesami ze swoimi sponsorami. Wszystka korespondencja była początkowo pisana ręcznie i wysyłana pocztą, co często opóźniało odpowiedzi i zajmowało miesiące.

Te procesy oparte na papierze również dowiodły braku zdolności organizacji do udostępniania aktualizacji na temat postępów dziecka i jego sponsora. Pracownicy wkładali ogromną ilość pracy w utrzymanie przepływu informacji, a w wielu przypadkach zajmowało to średnio rok, aby dziecko i sponsor mogli się skomunikować. Ostatecznie opóźnione komunikacje wpływały na darowizny i często brak zainteresowania ze strony sponsora. Ze względu na brak szybkiej komunikacji BASICS musiał przebudować się, przechodząc od indywidualnych darczyńców do pozyskiwania dochodów z sponsorów korporacyjnych.

Ponadto rejestracja studentów była czasochłonnym zadaniem. Wolontariusze wchodzili do społeczności z tylko papierem i klamerką, aby zebrać informacje od wielu rodzin. Organizacja również spotkała się z wyzwaniami związanych z zagubionymi dokumentami fizycznymi, co wymagało powtarzającej się pracy lub skutkowało utratą możliwości dla studenta.

Rozwiązanie: AI dostosowane do ich potrzeb

Pierwszym krokiem w rozwiązaniu wyzwań BASICS było zidentyfikowanie ich słabości i celów, co było następnie realizowane poprzez tworzenie oprogramowania dostosowanego do ich potrzeb. Zdigitalizowanie procesów za pomocą AI w celu wzmocnienia mocy organizacji i zmniejszenia wysiłku ludzkiego było również konieczne.

Gdy procesy przechodzą na bezpapierowe, obciążenia i przepływ pracy muszą być zarządzane. Wdrożenie AWS w platformie automatyzacji Vasion pomogło poprawić możliwości AI i złagodzić przepływ pracy dla personelu. Technologie AWS pomogły złagodzić 90% przepływu pracy, wykorzystując AI do oczyszczenia i wykrycia niewydajności.

Rozwiązanie działa, zapewniając przepływ pracy, takie jak system sprawdzania. Z każdym przepływem pracownicy BASICS wykonują każdy krok, zanim przejdą do następnego. Ten projekt pomaga zapewnić, że wszystkie zadania są odpowiednio trasowane, aby zapewnić bezproblemowy system i doświadczenie – bez papieru.

Wyniki: bezproblemowe operacje dla bezproblemowych edukacyjnych podróży

Z wszystkimi dokumentami i procesami zdigitalizowanymi, 10 pracowników BASICS stało się tak produktywnych, jak 30 pracowników.

Pracownicy i wolontariusze zespołu BASICS mogą teraz wchodzić do społeczności z tabletem, aby zebrać informacje o studentach, a wszystkie dane są gotowe do dostępu przez personel w ich biurach. Ponieważ AI pomaga uprościć proces, przeszkoleni pracownicy socjalni nie są już wymagani do rejestracji, co pozwala na większą liczbę pracowników i wolontariuszy, aby rozwinąć zasięg w społeczności i okolicznych obszarach.

Wyeliminowanie procesu opartego na papierze również skróciło czas rejestracji studentów z minimum pięciu dni do dwóch godzin lub mniej. Środki związane z tymi działaniami umożliwiły BASICS ponowne przydzielenie funduszy na inne, bardziej wartościowe wydatki, takie jak żywność.

Najważniejsze, czas komunikacji między studentami a sponsorami znacznie się poprawił. Na początku roku szkolnego sponsor otrzymuje cyfrową kartę sponsorowania, podsumowującą studenta i miejsce, w którym można uzyskać dostęp do wszystkiego, od raportów postępów, osiągnięć, zdjęć i miejsca, w którym można wysyłać i otrzymywać listy.

Dzięki AI sponsor otrzymuje regularne aktualizacje w trakcie roku szkolnego, zapewniając stałą komunikację bez dodatkowego obciążenia. To, co wcześniej zajmowało godziny, aby dziecko mogło udostępnić aktualizacje, może teraz być wykonane w sekundach. W tym samym czasie sponsor uzyskuje większą widoczność władzy swojego połączenia i tego, jak jego pomoc zmienia życie studentów.

Wreszcie, wszystko jest bardziej bezpieczne. Na przykład pliki zawierające wrażliwe informacje o studentach, zdjęcia i listy są teraz przechowywane w chmurze i chronione przez kontrolę dostępu i ślady audytowe, zastępując te wcześniej przechowywane w szafach i podatne na zagubienie.

Obietnica AI: poprawa edukacji dla większego dobra

Potęga transformacji cyfrowej nie może być zignorowana, gdy uświadamiamy sobie jej potencjał, aby zainspirować marzenia i poprawić całe społeczności – szczególnie te, które są nieuprzywilejowane. AI odgrywa kluczową rolę w tworzeniu bardziej inkluzywnych doświadczeń i napędzaniu postępu, a gdy aplikacje dojrzewają, będziemy nadal widzieć, jak edukacja staje się bardziej dostępna dla wszystkich.

Integracja AI w ramach tego projektu pozwoliła Vasion na wbudowanie ich w fundamenty swojego rozwiązania automatyzacji. Vasion może teraz zapewnić te usługi innym organizacjom non-profit, które mają podobne wyzwania organizacyjne i komunikacyjne, napędzając procesy, takie jak formularze, przepływy pracy i raportowanie.

Jako przykład tego, jak AI umożliwia pozytywną zmianę, uproszczenie procesów, aby każdy, niezależnie od wieku i poziomu edukacji, mógł zaangażować się i uzyskać dostęp do cyfrowego doświadczenia, dramatycznie zmieni sposób, w jaki podchodzimy do inkluzji na całym świecie.