Det presserende behovet for GenAI-ferdigheter i prosjektledelse

Å komme før utfordringene, navigere i forstyrrelser og minimere risiko – det er alle essensielle deler av dagens samtaler om fremtiden for generativ AI (GenAI). De er også essensielle deler av rollen som prosjektledere har utført i årevis.

Til tross for deres daglige bekjentskap med disse problemene, kan mange prosjektledere finne seg selv uforberedt på hvordan deres organisasjoner vil utnytte GenAI eller hvordan det vil påvirke deres jobber spesifikt. Mens ingen kan forutsi alle måtene GenAI vil endre bedriftens operasjoner og prosesser, er det ingen tvil om at denne nye teknologien vil supplere rollen til mange kunnskapsarbeidere, inkludert prosjektledere.

GenAI har en betydelig innvirkning på anatomien av prosjektarbeid. Gitt den raske utviklingen og tilpasningen av GenAI, er det en økende følelse av hastverk for prosjektledere å bygge AI-relaterte ferdighetssett – for å øke produktivitet, effisiens og prosjekt-suksess.

For prosjektledere kan GenAI utføre tungt arbeid over ulike prosjektaktiviteter, inkludert automatisert rapportgenerering, tidsplanoppdateringer, dataanalyse, kostnadsestimeringer og mer. Prosjektledere som kan utnytte kraften til AI, vil til slutt frigjøre sin tid til å fokusere på høyverdioppgaver som driver prosjekt-suksess. Som et resultat, bør det tillate dem å fokusere mer på å legge til ny forretningsverdi, utvikle sine ledelsesferdigheter og drive innovasjon for sine organisasjoner – i tråd med målene for bedriften.

Forskning viser at organisasjoner betydelig øker sine investeringer i AI i år. Prosjektledere som holder seg foran utviklingen av nye teknologier og hjelper med å drive AI-tilpasning innen sine organisasjoner, vil best plassere seg selv for karriere-suksess.

Utvikling av ferdigheter, bli AI-klar

For å utnytte den rikeholdige fordelen som AI kan gi, må prosjektledere prioritere oppgradering. PMI forskning viser at bare om lag 20% av prosjektledere rapporterer å ha omfattende eller god praktisk erfaring med AI-verktøy og -teknologier. Og 49% har liten eller ingen erfaring med eller forståelse av AI i sammenheng med prosjektledelse. Dette er slående når sammenlignet med faktum at 82% av seniorledere sier at AI vil ha en viss innvirkning på hvordan prosjekter drives i deres organisasjon over de neste fem årene.

Bruk av GenAI til å automatisere, assistere og supplere dine prosjektledelseskapasiteter krever nye ferdigheter og en ny holdning til prosjektarbeid. Prosjektledere kan bruke GenAI til å forbedre sine prosjektferdigheter over de tre kjerneområdene i PMI Talent Triangle®: Måter å arbeide på, Power Skills og Forretningsforstand.

Måter å arbeide på. Denne dimensjonen fokuserer på å adoptere den beste tilnærmingen, praksis, teknikker og verktøy for å lede prosjekter suksessfullt. Med den vidt tilgjengelige og potensialet for GenAI-verktøy på både individ- og organisasjonsnivå, er det viktig å dra nytte av de forbedrede resultater som GenAI kan hjelpe prosjektledere med å levere.

Tenk “måter å arbeide på” som en rekke hendelser og oppgaver for å levere et resultat, der generativ AI kan automatisere, assistere eller supplere prosjektledelsesferdigheter og kompetanser. Spesifikke områder der du kan utnytte GenAI i dette rommet inkluderer: prosjektplanlegging, tid- og kostnadsstyring, risikostyring, skriving og lesehjelp.

Prosjektledere bør også lære om den grunnleggende relasjonen mellom data og AI og bli kjent med sin organisasjons datastrategi og praksis. Ved å forstå hvordan data matet disse verktøyene, vil prosjektledere være bedre posisjonert til å forstå og evaluere AI-utdata. Data-litteratus vil også enable prosjektledere å forme verktøyene og modellene som er spesifikke for prosjekter – de som forutsier prosjektresultater, risiko, ressurser osv. – så de leverer de mest nøyaktige forutsagn og analyse til å drive beslutninger. Denne kunnskapen vil også hjelpe prosjektledere med å identifisere og løse for risikoene som bruk av GenAI kan potensielt introdusere til bedriften.

Power Skills. Å sikre at teamene har sterke mellompersonlige ferdigheter – som vi kaller “power skills” – tillater dem å opprettholde innflytelse med en rekke interessenter. Dette er en kritisk komponent for å drive suksessfulle prosjektresultater.

Vår Pulse of the Profession Survey har identifisert fire kritiske power skills som er essensielle for å hjelpe organisasjoner med å transformere og levere bærekraftige resultater: strategisk tenkning, problemløsning, samarbeidende ledelse og kommunikasjon. Alle disse er menneskelige egenskaper som til en viss grad kan suppleres av AI. For eksempel kan prosjektledere bidra mer strategisk til sine prosjekter og organisasjon ved å anvende AI-verktøy til ulike aspekter av deres forretninger, bransje og marked, for å løse problemer mer effektivt og raskt.

Det er fire nøkkelområder der du kan utnytte AI til å forbedre power skills:

• For å innlemme strategisk tenkning
• Forbedre samarbeid
• Raskere problemløsning
• Forbedret kommunikasjon.

Power skills vil bli enda mer en konkurransefordel, som gjør eller bryter hvert enkelt prosjekt, mens AI-produktivitetsgevinstene tillater mer tid å brukes på menneskelig interaksjon. Vår egen forskning, samt flere små- og stor-skala studier over de siste to tiårene, har konsekvent sitert menneskelige faktorer blant de øverste årsakene til prosjektfeil. Husk at algoritmer ikke kan se noen i øynene, snakke sannhet til makt, holde den etiske kurs eller være ansvarlig for sine beslutninger. Prosjektledere kan gjøre alle disse tingene og mer, inkludert evnen til å interagere med mennesker, uttrykke empati, tilpasse, skape motintuitive løsninger, avgjøre i usikkerhet, forhandle, håndtere interessenter, lede og motivere. Prosjektledere har ferdigheter som aldri vil finne veien inn i maskiner, uansett hvor smart maskinene blir.

Forretningsforstand. Profesjonelle med forretningsforstand forstår de makro- og mikro-influenser i sin organisasjon og bransje, og har den funksjonsspesifikke eller domenespesifikke kunnskapen til å ta gode beslutninger. Profesjonelle på alle nivåer må kunne dyrke effektiv beslutning og forstå hvordan deres prosjekter passer inn i den større bildet av bedriftens strategi og globale trender.

Tenk deg at du ønsker å ha en bedre perspektiv på risikoene på bedriftsnivå i ditt prosjekt eller program, og de mest sannsynlige scenariene du kan møte hvis noen av risikoene faktisk skjer. AI kan hjelpe deg med å få innsikt for å forberede en omfattende forretningsrisikoanalyse og påvirkningsvurdering på grunn av prosjektproblemer. Dette vil forberede organisasjonen med en gjenopprettingsplan og å forutse alle mitigasjonsaksjoner før en stor hendelse skjer og påvirker organisasjonen. Prosjektledere kan begynne å utnytte GenAI-kapasiteter for scenarieanalyse, innsiktsgenerering og innovasjon, vurdering av forretningsimplikasjoner og systemtenkning-beslutninger.

Bruken av AI-verktøy vil forbedre forretningsforstand på to måter. Først, ved å håndtere tidskrevende, mundane oppgaver, vil det frigjøre prosjektledere til å bruke mer tid på å fokusere på intraorganisatoriske influenser, mål og relasjoner. For det andre kan GenAI supplere prosjektledernes evne til å se de strategiske implikasjonene av deres arbeid, enable dem til å praktisere og ramme sine samtaler med høynivå-interessenter og ta bedre beslutninger om sine prosjekter. Selv tilstedeværelsen av disse verktøyene kan også endre typene forretningsforstand som prosjektledere trenger å forstå dypt, versus de som kan aksesseres av verktøyene.

For eksempel gjør generativ AI det mye enklere for enhver prosjektleder å se på en situasjon gjennom øynene til en bransje-ekspert (gjennom en prompt). Så, som individuelle telefonnumre, generell bransje-kunnskap kan være mindre viktig å beholde i det menneskelige hjernen. Men detaljene om organisasjonens konkurransefordel, potensiell gevinst fra data som eksisterer i økosystemet, eller ny data generert av ditt prosjekt – vil være noe å forstå i detalj.^[1]

Funksjonelle operasjoner blir mer automatiserte og gjennomsiktige. Disse vanlige software-as-a-service (SaaS)-aktiverede prosessene er også godt definert i generelle datasamlinger. Igjen her, er forretningsforstanden som vil sette deg fra andre mer å gjøre med hva som er forskjellig med måten din organisasjon opererer. Hva gjør det spesielt, mer effektivt, mer effektivt? Denne nivået av forståelse vil hjelpe deg ikke bare å koble deg til strategien med ditt prosjekt, men også å sikre at alle prosjekt-til-organisasjons-tilkoblinger er på plass for å virkelig oppnå resultater.

Er du klar til å oppgradere?

Kunnskap er en kritisk komponent til å enable profesjonelle i deres AI-reiser. Du kan tape inn i spesialisert opplæring for prosjektledere som vil hjelpe deg med å navigere dette nye GenAI-aktiverede prosjektlandskapet. Project Management Institute (PMI) har nylig lansert en gratis innledende e-læring-kurs for å hjelpe med å bekjempe AI-tilpasningsangst og fylle kunnskapsgapet blant prosjektledere. Det inkluderer relevante brukstilfeller og råd om hvordan å bruke GenAI spesifikt for å levere prosjekter.

Det er klart at AI vil forbedre måten prosjekter leveres på, og transformere rollen til prosjektledere til prosjektledere. Det vil være nye utfordringer og risiko foran, men ved å adoptere en AI-mentalitet og forbli nysgjerrig på GenAI-potensialet, vil prosjektledere være forberedt på å levere suksessfulle prosjektresultater. Kontinuerlig læring er nøkkelen til å navigere AI-revolusjonen og heve rollen som prosjektledere spiller over industrier.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, April 12). Generativ AI vil endre din forretning. Her er hvordan du kan tilpasse deg. Harvard Business Review. Tilgjengelig på: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt