Det presserende behovet for GenAI-ferdigheter i prosjektledelse

Å komme før utfordringer, navigere i forstyrrelser og minimere risiko – alt dette er en del av dagens samtaler om fremtiden for generativ AI (GenAI). Dette er også en del av rollen som prosjektledere har hatt i årevis.

Til tross for deres daglige bekjentskap med disse problemene, kan mange prosjektledere finne seg selv uforberedt på hvordan deres organisasjoner vil utnytte GenAI eller hvordan det vil påvirke deres jobber spesifikt. Mens ingen kan forutsi alle måter GenAI vil endre bedriftsdrift og prosesser, er det ingen tvil om at denne nye teknologien vil supplere rollen til mange kunnskapsarbeidere, inkludert prosjektledere.

GenAI har en betydelig innvirkning på prosjektarbeidets anatomi. Gitt den raske utviklingen og tilpasningen av GenAI, er det en økende følelse av hastverk for prosjektledere å bygge AI-relaterte ferdigheter – for å øke produktivitet, effisiens og prosjektets suksess.

For prosjektledere kan GenAI utføre tungt arbeid over ulike prosjektaktiviteter, inkludert automatisert rapportgenerering, tidsplanoppdatering, dataanalyse, kostnadsestimering og mer. Prosjektledere som kan utnytte kraften til AI, vil til slutt frigjøre sin tid til å fokusere på høyere-verdioppgaver som driver prosjektets suksess. Dette burde også gi dem mulighet til å fokusere mer på å legge til ny forretningsverdi, utvikle sine ledelsesferdigheter og drive innovasjon for sine organisasjoner – i tråd med målene for bedriften.

Forskning viser at organisasjoner øker betydelig sine investeringer i AI i år. Prosjektledere som holder seg foran utviklingen av nye teknologier og hjelper å drive AI-tilpasning innen sine organisasjoner, vil best plassere seg selv for karrieresuksess.

Utvikling av ferdigheter, bli AI-klar

For å utnytte den rike fordelen som AI kan gi, må prosjektledere prioritere å utvikle sine ferdigheter. PMI forskning viser at bare ca. 20% av prosjektlederne rapporterer å ha omfattende eller god praktisk erfaring med AI-verktøy og -teknologier. Og 49% har lite eller ingen erfaring med eller forståelse av AI i sammenheng med prosjektledelse. Dette er slående når det sammenlignes med det faktum at 82% av seniorledere sier at AI vil ha en viss innvirkning på hvordan prosjekter drives i deres organisasjon over de neste fem årene.

Å bruke GenAI til å automatisere, assistere og supplere prosjektledelseskapasiteten krever nye ferdigheter og en ny holdning til prosjektarbeid. Prosjektledere kan bruke GenAI til å forbedre sine prosjektferdigheter over de tre kjerneområdene i PMI Talent Triangle®: måter å arbeide på, kraftferdigheter og forretningsdyktighet.

Måter å arbeide på. Denne dimensjonen fokuserer på å adoptere den beste tilnærmingen, praksis, teknikker og verktøy for å håndtere prosjekter suksessfullt. Med den vidt tilgjengelige og potensialet for GenAI-verktøy på både individ- og organisasjonsnivå, er det viktig å dra nytte av de forbedrede resultater som GenAI kan hjelpe prosjektledere å levere.

Tenker “måter å arbeide på” som en rekke hendelser og oppgaver for å levere et resultat, der generativ AI kan automatisere, assistere eller supplere prosjektledelsesferdigheter og kompetanser. Spesifikke områder der du kan utnytte GenAI i dette rommet inkluderer: prosjektplanlegging, tid- og kostnadsstyring, risikostyring, skrive- og lesehjelp.

Prosjektledere bør også lære om den grunnleggende relasjonen mellom data og AI og bli kjent med sin organisasjons datastrategi og praksis. Ved å forstå hvordan data matet disse verktøyene, vil prosjektledere være bedre posisjonert til å forstå og evaluere AI-utdata. Datakompetanse vil også enable prosjektledere til å forme verktøyene og modellene som er spesifikke for prosjekter — de som forutsier prosjektresultater, risiko, ressurser osv. — så de leverer de mest nøyaktige forutsagn og analyse for å drive beslutninger. Denne kunnskapen vil også hjelpe prosjektledere til å identifisere og løse for risikoene som bruken av GenAI kan potensielt introdusere til forretningen.

Kraftferdigheter. Å sikre at teamene har sterke mellompersonlige ferdigheter — som vi kaller “kraftferdigheter” — gjør det mulig for dem å beholde innflytelse over en rekke interessenter. Dette er en kritisk komponent for å gjøre endringer og drive suksessfulle prosjektresultater.

Vår Pulse of the Profession Survey har identifisert fire kritiske kraftferdigheter som er essensielle for å hjelpe organisasjoner å transformere og levere bærekraftige resultater: strategisk tenkning, problemløsning, samarbeidende ledelse og kommunikasjon. Alle disse er menneskelige egenskaper som til en viss grad kan suppleres av AI. For eksempel kan prosjektledere bidra mer strategisk til sine prosjekter og organisasjoner ved å bruke AI-verktøy til ulike aspekter av deres forretninger, bransje og marked, for å løse problemer mer effektivt og raskt.

Det er fire nøkkelområder der du kan utnytte AI til å forbedre kraftferdigheter:

• For å innlemme strategisk tenkning
• Forbedre samarbeid
• Raskere problemløsning
• Forbedret kommunikasjon.

Kraftferdigheter vil bli enda mer en konkurransefordel, og gjøre eller bryte hvert enkelt prosjekt, når AI-produktivitetsgevinster tillater mer tid å brukes på menneskelig interaksjon. Vår egen forskning, samt flere små- og stor-skala studier over de siste to tiårene, har konsekvent sitert menneskelige faktorer blant de øverste årsakene til prosjektfeil. Husk at algoritmer ikke kan se noen i øynene, snakke sannhet til makt, holde den etiske kurs eller være ansvarlig for sine beslutninger. Prosjektledere kan gjøre all dette og mer, inkludert evnen til å interagere med mennesker, uttrykke empati, tilpasse, skape motintuitive løsninger, avgjøre i usikkerhet, forhandle, håndtere interessenter, lede og motivere. Prosjektledere har ferdigheter som aldri vil finne sin vei inn i maskiner, uansett hvor smarte maskinene blir.

Forretningsdyktighet. Profesjonelle med forretningsdyktighet forstår de makro- og mikro-influensene i deres organisasjon og bransje, og har den funksjonsspesifikke eller domenespesifikke kunnskapen til å ta gode beslutninger. Profesjonelle på alle nivåer må kunne dyrke effektiv beslutning og forstå hvordan deres prosjekter harmonerer med den større bildet av organisatorisk strategi og globale trender.

Tenker at du vil ha en bedre perspektiv på risikoene på det korporative nivået av ditt prosjekt eller program, og de mest sannsynlige scenariene du kan møte hvis noen av risikoene faktisk skjer. AI kan hjelpe deg å få innsikt i å forberede en omfattende forretningsrisikoanalyse og påvirkningsvurdering på grunn av prosjektproblemer. Dette vil forberede organisasjonen med en gjenopprettingsplan og å forutse alle mitigationsaksjoner før en større hendelse skjer og påvirker organisasjonen. Prosjektledere kan begynne å utnytte GenAI-kapasiteter for scenarieanalyse, innsiktsgenerering og innovasjon, vurdering av forretningsimplikasjoner og systemtenkningbeslutninger.

Bruken av AI-verktøy vil forbedre forretningsdyktighet på to måter. Først, ved å håndtere tidkrevende, rutineoppgaver, vil det frigjøre prosjektledere til å bruke mer tid på å fokusere på intraorganisatoriske influenser, mål og relasjoner. For det andre kan GenAI supplere prosjektledernes evne til å se de strategiske implikasjonene av deres arbeid, enable dem til å praktisere og ramme deres samtaler med høynivå-interessenter og ta bedre beslutninger om sine prosjekter. Selv nærværet av disse verktøyene kan også endre typen forretningsdyktighet som prosjektledere trenger å forstå dypt, versus de som kan aksesseres av verktøyene.

For eksempel gjør generativ AI det mye enklere for enhver prosjektleder å se på en situasjon gjennom øynene til en bransjeekspert (gjennom en prompt). Så, som individuelle telefonnumre, generell bransje-kunnskap kan være mindre viktig å beholde i det menneskelige hjernen. Men, detaljene om organisasjonens konkurransefordel, potensiell gevinst fra data som eksisterer i økosystemet, eller ny data generert av ditt prosjekt – vil være noe å forstå i detalj.^[1]

Funksjonelle operasjoner blir mer automatiserte og gjennomsiktige. Disse vanlige software-as-a-service (SaaS)-aktiverede prosessene er også godt definert i generelle datasamlinger. Igjen her, er forretningsdyktigheten som vil sette deg apart, mer å gjøre med hva som er forskjellig med måten din organisasjon opererer. Hva gjør den spesiell, mer effektiv, mer effektiv? Denne forståelsen vil hjelpe deg ikke bare å koble deg til strategien med ditt prosjekt, men også å sikre at alle prosjekt-til-organisasjonsforbindelser er på plass for å faktisk oppnå resultater.

Er du klar til å utvikle dine ferdigheter?

Kunnskap er en kritisk komponent for å empowerment profesjonelle i deres AI-reiser. Du kan nå spesialisert opplæring for prosjektledere som vil hjelpe deg å navigere i dette nye GenAI-aktiverede prosjektlandskapet. Project Management Institute (PMI) har nylig lansert en gratis innføringse-læringskurs for å hjelpe å bekjempe AI-tilpasningsangst og fylle kunnskapsgapet blant prosjektledere. Det inkluderer relevante brukstilfeller og råd om hvordan å bruke GenAI spesifikt til å levere prosjekter.

Det er klart at AI vil forbedre måten prosjekter leveres på, og transformere rollen til prosjektledere til prosjektledere. Det vil være nye utfordringer og risiko fremover, men ved å adoptere en AI-mentalitet og forbli nysgjerrig på GenAIs potensiale, vil prosjektledere være forberedt til å levere suksessfulle prosjektresultater. Kontinuerlig læring er nøkkelen til å navigere i AI-revolusjonen og å heve rollen som prosjektledere spiller over industrier.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, April 12). Generative AI will change your business. Here’s how to adapt. Harvard Business Review. Tilgjengelig på: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt